管窺文書檔案管理工作革新
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檔案是記錄單位日常工作信息的重要載體，是單位發(fā)展的見證，對(duì)問題處理、決策制定以及生產(chǎn)管理等方面都具有很強(qiáng)的指導(dǎo)作用，是單位實(shí)現(xiàn)持續(xù)健康發(fā)展的重要前提。而文書檔案管理工作又是檔案管理工作中的重要組成部分，可以有效提升單位日常工作質(zhì)量和效率。就文書檔案管理工作性質(zhì)來看是一項(xiàng)服務(wù)性、技術(shù)性以及政治性比較強(qiáng)的工作，對(duì)研究本單位發(fā)展歷史以及制定發(fā)展策略可以起到重要指導(dǎo)性作用，保證單位發(fā)展在大方向上不會(huì)偏離前進(jìn)道路。隨著社會(huì)快速發(fā)展對(duì)文書檔案管理工作提出了更高的要求，無(wú)論是在工作內(nèi)容、手段還是在相應(yīng)制度的建立上。因此，單位在進(jìn)行文書檔案管理工作時(shí)必須要認(rèn)清時(shí)展的需求，不斷進(jìn)行創(chuàng)新，做到與時(shí)俱進(jìn)，以求能更好的提升管理工作水平，做到更及時(shí)、準(zhǔn)確、完整以及實(shí)用。實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作創(chuàng)新對(duì)促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，以及實(shí)現(xiàn)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展都具有重要意義。
二、文書檔案管理工作存在的問題
時(shí)代在快速前進(jìn)，傳統(tǒng)文書檔案管理工作機(jī)制逐漸不能滿足單位在新時(shí)代背景下發(fā)展的需求，逐漸不能滿足人們對(duì)檔案的需求。無(wú)論是在工作理念還是方式上都具有一定的局限性，存在很多問題。主要體現(xiàn)在一下幾個(gè)方面：
（一）文書檔案管理體制不完善
就我國(guó)文書檔案管理工作現(xiàn)狀來看，存在比較明顯的問題就是工作體制落后，不能適應(yīng)新時(shí)展腳步。現(xiàn)在大部分單位文書檔案管理工作體制依然受傳統(tǒng)黨政機(jī)關(guān)大難管理影響，不能明確“藏”和“用”之間關(guān)系，往往重藏輕用，使檔案失去了其具有的功效。同時(shí)，單位在進(jìn)行文書檔案管理工作時(shí)一般都是上級(jí)指示下級(jí)執(zhí)行，但是往往是領(lǐng)導(dǎo)抓大頭，各小頭更細(xì)化的部分沒人重視，例如檔案規(guī)章制度的建立完善工作就很少有人關(guān)注，很大程度上影響了文書檔案管理工作的規(guī)范性、時(shí)效性以及實(shí)用性。另外，工作體制的不完善側(cè)面決定了工作管理人員工作態(tài)度和側(cè)重點(diǎn)，一般都是將重點(diǎn)放在檔案資料的收集、整理、保存等前期業(yè)務(wù)上，忽視了文書檔案工作的服務(wù)性，降低了工作有效性。
（二）文書檔案工作手段落后
隨著信息時(shí)代的來臨，對(duì)文書檔案?jìng)鹘y(tǒng)手工工作方提出了更大的沖擊，對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，就需要運(yùn)用高新技術(shù)，更近一步實(shí)現(xiàn)文書檔案的時(shí)效性、實(shí)用性以及共享性。但就我國(guó)目前文書檔案管理工作現(xiàn)狀來看，很多單位只是為應(yīng)潮流影響，匆忙配備計(jì)算機(jī)，在使用程度上比較低。例如有的單位使用計(jì)算機(jī)只是將檔案轉(zhuǎn)換為電子文件進(jìn)行保存，然后脫網(wǎng)單機(jī)來編目或提供檢索，不能實(shí)現(xiàn)真正意義上的共享。這種工作手段雖然可以提高一定的工作效率，但是卻將信息孤島化，喪失了其具有的分享性質(zhì)。
（三）管理人員專業(yè)水平低
很多單位文書檔案管理工作不具備專業(yè)人員，工作人員通常是身兼數(shù)職，在工作上分身乏術(shù)。同時(shí)，工作人員對(duì)文書檔案的認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為檔案管理就是收集、整理、保存，本身不具備任何技術(shù)含量，對(duì)其重視程度比較低，這都在很大程度上影響管理工作的順利進(jìn)行。另外，雖然有的單位具有專門的文書檔案管理人員，但是文書檔案管理部門一般在改革和精簡(jiǎn)情況下都是首當(dāng)其沖，逐漸成為薪資改革、職稱評(píng)價(jià)以及閑雜人等安置的地方，為文書檔案管理工作帶來很大的不良影響。
三、文書檔案管理工作創(chuàng)新策略研究
傳統(tǒng)的文書檔案管理工作模式逐漸不能滿足時(shí)展的要求，想要增強(qiáng)單位競(jìng)爭(zhēng)力，使其在市場(chǎng)中占據(jù)一定位置，就需要單位對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。主要可以在以下幾個(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)新：
（一）創(chuàng)新管理制度
文本檔案管理制度的創(chuàng)新需要結(jié)合單位實(shí)際發(fā)展需要，針對(duì)單位機(jī)制不合理地方進(jìn)行改善，根據(jù)時(shí)展要求進(jìn)行創(chuàng)新，以新制度彌補(bǔ)舊制度的漏洞和不足。其中包括兩個(gè)方面：一方面是機(jī)構(gòu)內(nèi)部制度的確立，以領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任為基礎(chǔ)建立相應(yīng)制度，主要為實(shí)現(xiàn)電子檔案管理提供支持。另一方面針對(duì)檔案執(zhí)行工作建立管理制度，為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理工作的需要，不斷對(duì)現(xiàn)行的制度及逆行那個(gè)評(píng)審，針對(duì)漏洞和不足來進(jìn)行改善，保證制度的完整性和效用性。創(chuàng)新管理制度需要根據(jù)實(shí)際需求對(duì)現(xiàn)行制度橫向和縱向進(jìn)行改善，保證制度行之有效。
（二）創(chuàng)新工作手段
信息時(shí)代的來臨對(duì)檔案管理傳統(tǒng)工作方式帶來了巨大的挑戰(zhàn)，以往的手工工作方式逐漸不能滿足時(shí)展對(duì)檔案的需求，因此必須要對(duì)文書檔案管理工作手段進(jìn)行創(chuàng)新。一方面是對(duì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，文書檔案在單位發(fā)展過程中具有重要作用，承載著單位發(fā)展繼往開來的重任，因此必須要保證檔案內(nèi)容的完整性。對(duì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化管理就是將以往紙質(zhì)記載的形式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?shù)據(jù)庫(kù)的形式，對(duì)檔案信息進(jìn)行編號(hào)管理，不但可以提高檔案信息的安全性而且在數(shù)據(jù)信息調(diào)取時(shí)能夠更加方便。另一方面?zhèn)鹘y(tǒng)文書檔案管理工作人員負(fù)責(zé)不同方面，在查取時(shí)比較麻煩，針對(duì)這一點(diǎn)可以對(duì)每個(gè)工作人員信息進(jìn)行錄入，并與其工作內(nèi)容相關(guān)聯(lián)，這樣只要輸入工作人員信息就可以調(diào)取相應(yīng)檔案內(nèi)容。或者是可以通過掃描二維碼和條形碼等方式加快信息錄入和檢索速度，文書檔案管理程序得到縮減，進(jìn)而提高工作效率。
（三）創(chuàng)新工作人員管理制度
工作人員是保證文書檔案管理工作順利執(zhí)行的關(guān)鍵因素，因此單位在加強(qiáng)文書檔案管理工作時(shí)必須要加強(qiáng)對(duì)工作人員的管理，制定相應(yīng)的管理制度。一方面可以單位可以對(duì)工作人員進(jìn)行工作能力的測(cè)試，針對(duì)存在的不足采取培訓(xùn)等形式不斷提升工作人員的管理理念以及工作水準(zhǔn)，增強(qiáng)工作人員業(yè)務(wù)知識(shí)的儲(chǔ)備，以此來選取高素質(zhì)的管理人員。另一方面要制定相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，改變傳統(tǒng)“老大難”現(xiàn)狀，重視文書檔案管理部門人員的晉升問題，建立公平、公正的職稱評(píng)價(jià)系統(tǒng)。同時(shí)要積極引進(jìn)年輕專業(yè)人才，為文書檔案管理部門帶入一股新風(fēng)，保證工作的鮮活性，不斷提升工作效率。
作者：羅傲雪單位：廣州地鐵設(shè)計(jì)研究院有限公司
