概述學(xué)校的人事檔案管理工作

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一、中小學(xué)校人事檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

（一）管理投入不足，硬件滯后

體現(xiàn)在人事檔案保管的硬件條件不能完全符合人事檔案安全保管的要求，如檔案庫(kù)房多是普通的辦公用房，沒有配置檔案保管所需的“八防”設(shè)施，與檔案安全保管差距甚大。

（二）人員配備不足，素質(zhì)不高

檔案室很少設(shè)有專職的檔案管理人員；從事檔案工作的人員多數(shù)沒有經(jīng)過檔案專業(yè)知識(shí)和技術(shù)培訓(xùn)的，且變更比較頻繁；兼職人員無法保證有充足的時(shí)間和精力對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，從而導(dǎo)致學(xué)校人事檔案管理建設(shè)滯后，檔案管理工作只能在低水平的層面上進(jìn)行。

二、改進(jìn)中小學(xué)校人事檔案管理工作的建議

（一）提高檔案意識(shí)，建立健全各項(xiàng)制度

制度建設(shè)是做好工作的前提和保障。要充分認(rèn)識(shí)到人事檔案在學(xué)校管理工作中的作用，從檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、保密和利用等各個(gè)方面都要得到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和具體工作人員的重視，形成上上下下都有檔案意識(shí)的工作氛圍。當(dāng)然，這必須進(jìn)一步完善各項(xiàng)管理制度，并在落實(shí)上下功夫。因此，要建立健全學(xué)校人事檔案的收集補(bǔ)充制度、轉(zhuǎn)遞制度、移交制度、檢查核對(duì)制度、保管保密制度、查(借）閱制度、檔案人員管理職責(zé)等。做到制度造冊(cè)上墻，簿冊(cè)與日常管理工作同步，人事檔案工作做到有法可依，有章可循，臺(tái)賬清楚，責(zé)任分明。

（二）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員素質(zhì)

做好中小學(xué)校的人事檔案管理工作必須要有一支在思想上、政治上、工作作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等方面過得硬的人事檔案工作隊(duì)伍。首先，要有較高的政治素質(zhì)。要重視和加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，特別是要重視對(duì)新《條例》的學(xué)習(xí)。要通過學(xué)習(xí)使自身有較高的綜合素質(zhì)，有嚴(yán)格的組織紀(jì)律，有良好的職業(yè)道德。同時(shí)要求淡泊名利，忠于職守，踏實(shí)工作，提高為檔案事業(yè)建功的責(zé)任心，要具有吃苦耐勞的精神。其次，要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。要加大對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)力度，滿足人事工作的需要。在培訓(xùn)形式上采取集中培訓(xùn)與以會(huì)代訓(xùn)相結(jié)合，也可安排外出參觀學(xué)習(xí)，拓寬視野，增長(zhǎng)見識(shí)。第三，要有較強(qiáng)的服務(wù)觀念。人事檔案工作的宗旨就是服從和服務(wù)于學(xué)校的人事管理工作，因此說人事檔案工作服務(wù)性較強(qiáng)。這就要求人事檔案的工作人員樹立服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)服務(wù)觀念，時(shí)刻從大局出發(fā)，為全校的管理工作做好服務(wù)。

（三）加大經(jīng)費(fèi)投入，改善檔案保管條件

檔案工作經(jīng)費(fèi)做到年初有預(yù)算安排，特別是對(duì)檔案庫(kù)房的維護(hù)、檔案保護(hù)和搶救、檔案信息化建設(shè)等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障，要有專項(xiàng)預(yù)算，各個(gè)學(xué)校要按標(biāo)準(zhǔn)按要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室，購(gòu)置必備的檔案柜，搞好通風(fēng)、防光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護(hù)措施，有條件的學(xué)校還可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備及檔案管理系統(tǒng)軟件，進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

（四）加強(qiáng)信息化，提高檔案管理水平

學(xué)校人事檔案管理應(yīng)由實(shí)體管理轉(zhuǎn)向信息管理，由手工管理轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)管理，由人工檢索轉(zhuǎn)向網(wǎng)上查詢，全面實(shí)行計(jì)算機(jī)管理。進(jìn)行人事檔案信息化管理，擴(kuò)大人事檔案服務(wù)范圍。人事檔案管理信息化在必須從以下三個(gè)方面著手：一是配備必需的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)；二是應(yīng)建立基本數(shù)據(jù)庫(kù)；三是充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。因此，學(xué)校應(yīng)將人事檔案工作的重心逐步由檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)信息化管理。同時(shí)人事檔案管理人員必須提高基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識(shí)和技能技巧，不斷地增強(qiáng)科學(xué)管理的能力，進(jìn)一步掌握學(xué)校人事檔案的現(xiàn)代化管理手段，全面服務(wù)于中小學(xué)校的各項(xiàng)管理工作。

作者：齊思航單位：吉林省通榆縣檔案局