管窺檔案管理信息化的首要性
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（一）淘汰紙質(zhì)檔案
原來(lái)的紙質(zhì)檔案不但容易損壞，而且檢閱也非常的不方便，因此要依靠網(wǎng)絡(luò)。將檔案全部錄入到網(wǎng)絡(luò)中，從而實(shí)現(xiàn)自動(dòng)的檢閱、查找、存儲(chǔ)等工作，這樣就提高了使用效率和管理效率。另外為了加大檔案的存儲(chǔ)量，還必須保證計(jì)算機(jī)的容量，因?yàn)椴块T(mén)和機(jī)構(gòu)的檔案會(huì)不斷的增加，如果沒(méi)有一個(gè)大容量的檔案存放系統(tǒng)，就很難實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。
（二）建立合理的檔案管理制度
另外還要建立合理的檔案管理制度，讓所有的工作人員嚴(yán)格的按照制度和規(guī)范來(lái)操作，比如查閱制度、保密制度、存儲(chǔ)制度等等。另外還要細(xì)化并健全檔案管理的環(huán)節(jié)和步驟，制定出科學(xué)可行的安全管理措施。如果工作人員違反了規(guī)定，那么必須要嚴(yán)懲不貸。
（三）樹(shù)立正確的檔案管理理念
在一些檔案管理部門(mén)內(nèi)，管理者自身沒(méi)有樹(shù)立起正確的檔案管理理念，因此內(nèi)部很松散，同時(shí)也給工作人員的檔案查找?guī)?lái)了一些困難。檔案管理者首先應(yīng)該樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的觀念，充分的帶動(dòng)員工，提高員工的積極性。另外，管理者還必須具備良好的思維方式和創(chuàng)新意識(shí)，這樣才能適應(yīng)新時(shí)代的檔案管理工作。
（四）加強(qiáng)人員的建設(shè)
新時(shí)代的檔案管理人員必須要有過(guò)硬的知識(shí)和專業(yè)的素質(zhì)，這就需要對(duì)管理人員進(jìn)行合理的培訓(xùn)，以提高他們的能力。需要培訓(xùn)的方面包括計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、網(wǎng)絡(luò)管理、圖像處理等等。此外，還要鼓勵(lì)檔案管理人員進(jìn)行自學(xué)，并且把檔案管理人員的管理效果納入薪資績(jī)效中，從而抓好人員的建設(shè)，為管理隊(duì)伍提供良好的保障。
（五）投入一定的經(jīng)費(fèi)
在檔案管理信息化的建設(shè)當(dāng)中，必須要投入一定的經(jīng)費(fèi)，以保證信息化管理工作的正常進(jìn)行，最基礎(chǔ)的設(shè)施包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描機(jī)、復(fù)印機(jī)、磁盤(pán)等等，如果缺少了這些設(shè)備，就無(wú)法正常的進(jìn)行信息化的檔案管理。在資金方面，國(guó)家可以適當(dāng)?shù)負(fù)芨兑徊糠郑胤秸部梢再Y助一部分，然后機(jī)構(gòu)再自己籌集一部分，這樣就可以很好的解決經(jīng)費(fèi)問(wèn)題，而且也不會(huì)加重國(guó)家和社會(huì)的負(fù)擔(dān)。另外，對(duì)于比較偏遠(yuǎn)和貧困的地區(qū)，國(guó)家還要適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行資助，以促進(jìn)當(dāng)?shù)貦n案的信息化管理。
二、檔案管理信息化的重要性
（一）可以提高檔案管理工作的效率
為了提高檔案管理工作的效率，必須實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，使檔案管理從封閉化走向開(kāi)放化，同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置，為社會(huì)和機(jī)構(gòu)提高良好的服務(wù)。因?yàn)槠髽I(yè)或者機(jī)構(gòu)的決策都是來(lái)自于檔案，因此檔案信息必須合理、準(zhǔn)確、可靠。另外，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，還能夠?yàn)楣ぷ魅藛T節(jié)約時(shí)間，使工作人員在最短的時(shí)間內(nèi)查閱到了需要的檔案和信息，提高了檔案管理工作的效率。
（二）可以避免檔案的遺失
很多單位、機(jī)構(gòu)都面臨過(guò)這樣的問(wèn)題，重要的檔案因?yàn)榇娣诺姆椒ú划?dāng)，或者存放時(shí)間太長(zhǎng)，導(dǎo)致檔案被損壞或者遺失。但檔案的信息化管理可以克服這個(gè)問(wèn)題，因?yàn)闄n案的信息化是將檔案錄入到計(jì)算機(jī)中，計(jì)算機(jī)的容量非常大，可以存放很多的檔案，而且還能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢閱、自動(dòng)搜索，避免了紙質(zhì)檔案容易受潮，容易遺失的現(xiàn)象發(fā)生。
（三）能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享
檔案同時(shí)也屬于資源，檔案的管理只有實(shí)現(xiàn)了井然有序，才能夠保證機(jī)構(gòu)、企業(yè)的正常運(yùn)行。檔案的信息管理，能夠保存大量的歷史資料，這些歷史資料是社會(huì)各界人士了解政策形成、工作考察、學(xué)術(shù)研究的重要依據(jù)，并且能使人們有案可查，有據(jù)可依。同時(shí)，這些檔案信息對(duì)于社會(huì)各個(gè)行業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域來(lái)說(shuō)，具有非常強(qiáng)的利用價(jià)值，甚至也和民眾息息相關(guān)。
（四）在現(xiàn)代化的經(jīng)濟(jì)決策中能起到重要作用
如今的時(shí)代，競(jìng)爭(zhēng)十分激烈，如果企業(yè)的決策不合理，就會(huì)影響到自身的發(fā)展。要實(shí)現(xiàn)正確、合理的決策，就必須參照過(guò)去的檔案和資料。比如，企業(yè)要制定生產(chǎn)工藝和經(jīng)營(yíng)決策，必須要了解自己過(guò)去的生產(chǎn)信息，或者掌握其他企業(yè)的生產(chǎn)檔案，但是同行對(duì)檔案信息都是必須要保密的，一條檔案信息，甚至?xí)Q定企業(yè)的生存和發(fā)展。
（五）為整個(gè)管理工作奠定基礎(chǔ)
檔案信息化管理還是整個(gè)管理工作的基礎(chǔ)，在知識(shí)平臺(tái)的基礎(chǔ)上，將檔案全部轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)中的文字、圖像、聲音、視頻等信息，另外還要將這些信息進(jìn)行整理、匯集、分類(lèi)。這就給各部門(mén)的工作帶來(lái)了一定的方便，使各部門(mén)在工作中能夠獲得準(zhǔn)確而真實(shí)的資料，并且進(jìn)行良好的溝通與協(xié)調(diào)。不但提高了檔案管理的水平，還為整個(gè)管理工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
（六）節(jié)約一定的資源
眾所周知，過(guò)去的紙質(zhì)檔案不但需要工作人員花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行收集、整理、保存，還需要耗費(fèi)大量的紙張，不經(jīng)濟(jì)、不環(huán)保，甚至存儲(chǔ)量也有限，另外，紙質(zhì)檔案在使用的過(guò)程中容易受潮、損壞。而信息化的手段則克服了這一缺點(diǎn)，不但不需要大量的紙張，還提高了檔案的存儲(chǔ)量，更不會(huì)被損壞。因此節(jié)約了一些資源，降低了紙張成本。
三、總結(jié)與體會(huì)
如今，過(guò)去的管理方法已經(jīng)不能再適應(yīng)檔案管理的需要了，檔案的信息化管理已經(jīng)成為主要的發(fā)展趨勢(shì)。檔案管理部門(mén)必須轉(zhuǎn)變管理模式，不斷更新，不斷發(fā)展，這樣才能提高檔案管理的整體水平，實(shí)現(xiàn)檔案的合理化、科學(xué)化管理。
作者：英寶云張玉瑛單位：吉林省撫松縣人力資源和社會(huì)保障局吉林省撫松縣委組織部
