探求企業檔案管理系統的設計

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一、現在大多數的電力企業檔案管理中存在的主要問題

在現在，電力企業對檔案進行管理的重視程度不斷地加深，雖然在檔案管理上已經取得了一些成效，但是由于歷史遺留、人的意識技術等方面還存在一些問題，電力企業的檔案管理并不能完全達到企業長足發展的需要。

（一）大多數人對于檔案管理重視程度不夠

電力企業的領導干部及各專業管理人員，特別是企業的檔案管理的員工，對于企業檔案的認識不夠，觀念落后，對于檔案管理投入的資金和精力都不夠，這樣直接導致了檔案管理的設施不夠用，技術手段都比較落后。大多數的電力企業對于檔案管理投入的人手比較少，意識淡薄，這樣也會對檔案管理的員工觀念造成一定的影響，會覺得這個工作不重要，檔案的管理是可有可無的。在這種心態下對檔案進行管理，檔案的質量很難得到真正的提高。

（二）大多數電力企業在進行檔案管理的時候都沒有安排專門負責的人員

現在大多數的電力企業在進行檔案的管理的時候隨意性比較強，沒有安排專門負責的人員，這樣直接導致了檔案保管歸檔的時候不統一，資料也很難及時的保存下來。由于隨意性較強專業度不夠，很多根本沒有價值的資料被長期的保存，增加了企業檔案管理的成本。此外由于沒有專門的負責人員，在對檔案進行查看的時候，提取檔案的記錄也很難被記載下來，容易造成檔案的遺失。

（三）檔案管理的時候存在滿足不了安全要求的現象

滿足不了安全的要求，便比較容易出現各種安全的隱患，在此處主要是下面幾方面的問題：首先，由于不夠重視，有的電力企業的檔案室比較潮濕，檔案可能會出現發霉的現象，很難保持檔案的完整；其次有些電力企業的檔案室在陽光直射的地方，長期的暴曬也很難保持檔案的完整；再次，有些電力企業的檔案室依然在使用玻璃的門窗安全系數比較低。

（四）電力企業在進行檔案管理的時候

信息化程度不夠并且發展速度緩慢現如今，雖然一些企業對檔案進行了信息化的管理，但是發展速度和信息化的程度遠遠達不到企業長足發展的需要。首先，電力企業在進行檔案管理的時候并沒有十分完善的制度；其次，雖然一些企業有信息化的設備，但是對設備進行利用卻不夠，信息錄入比較少；再次，電力企業在對檔案進行管理的時候，管理人才不夠專業，大多數是“半路出家”。這些因素對于電力企業檔案的信息化程度加深都是十分不利的。

二、提高電力企業的檔案管理方面工作質量的方法

（一）必須根據時代的發展，提高檔案管理的信息化程度

在現代社會，電力事業的發展速度是十分迅速的，這對于檔案信息的要求也不斷地增加，想要跟上電力企業的發展腳步就必須對檔案工作進行科學化的管理，發揮電力企業自身的優勢，引進先進的設備，做好檔案的歸檔和分卷工作，方便檔案的統計，不斷地更新觀念，對檔案管理中不足的地方進行改進，盡快的實現信息化的管理。

（二）必須從實際出發在根本上提高檔案管理人員的水平和意識

電力企業必須加強并提高對檔案的重視程度，狠抓檔案管理工作，制定適合新時期檔案管理工作需要的新制度，聘用專業的人才對檔案進行管理，實行檔案管理專人負責的辦法，對自身嚴格要求，并更新觀念，通過專業知識技能的培養，提高服務意識，提高業務能力。別處，加強各方溝通聯絡，除嚴格遵守規章制度外，更主要的是靠檔案工作者自身協調能力的發揮，通過工作達到各部門檔案管理的統一，更好的進行檔案管理工作，促進檔案工作的整體水平就會有大幅度提高。

（三）在檔案管理的時候必須提高對效益的重視

在很多人的觀念中檔案工作不過是管理檔案，一般情況下想到的也多是技術方面的問題。為了檔案工作的長遠發展，不僅僅需要技術還要注重創收的工作，必須注重基礎性的工作，只有本職的工作做好了，才能夠做好創收工作。在協調組織的領導下，選用統一的高質量應用軟件，建立建設單位檔案館網絡化協調機構，開發高質量的應用軟件，集中人力和資金開發館藏資源，建設單位建立標準化的數據庫和大型文獻數據庫以及多媒體數據庫，實現有償資源共享。

（四）必須消除檔案管理的安全隱患

想要消除安全隱患在進行檔案管理的時候，電力企業必須舍得投入資金，做好防火防潮防蟲的舉措。對于那些意義重大的特別重要的檔案必須進行著重的保護，保證檔案的完整。電力企業在進行檔案管理的時候，必須緊跟時代的步伐，更新落后的觀念，建立符合企業需要的管理制度，立足企業的長遠發展。四、結語電力企業在進行檔案的管理的加強、促進檔案管理信息化的時候，必須立足企業的長期發展。一個企業的檔案管理是長遠而又艱巨的工作，制定合理的檔案管理制度，從實際出發認真的做好電力企業的檔案管理工作，對于企業的長遠發展有著重要的意義。

作者：童慶宇單位：中國能源建設集團云南省火電建設公司