醫院文書檔案管理工作研究

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1.醫院文書檔案管理的特點

1.1醫院文書檔案的保密性

一是注重檔案資料的原始性，尤其是注意把我電子文件的原始性；二是注重電子檔案的加密性，可采用加密處理、不定期更換密鑰、跟蹤監控等有效方式；三是規范檔案人員的行為，要求檔案管理人員在工作中一絲不茍，杜絕檔案泄密和遺失現象發生。

1.2醫院文書檔案的服務性

一是為醫院各級各類評審工作提供檔案資料信息；二是及時準確為醫院干部任免、職稱晉升等工作提供個人相關材料；三是在基建改造過程中提供有關材料和圖紙；四是提供網上在線查詢服務。

1.3業務指導性文件較多

由于綜合性醫院科室劃分細致，相關醫療技術日新月異，使得醫院醫療業務指導性、規范性文件數量眾多，更新較快。

1.4由于醫患糾紛所形成的文件數量逐年增多

由于醫療事業的發展，業務量不斷上升，使得醫患糾紛同比例增加；又由于患者的維權意識近年來逐步加強，使得相關檔案如醫療過程調查報告、醫療鑒定報告等的數量呈快速增長趨勢。

2.目前醫院文書檔案管理工作存在的問題

2.1文書檔案意識薄弱

文書檔案資料的充分利用，可以為醫院創造出不菲的經濟和社會價值。但是由于大多數醫院對檔案管理工作的價值和作用重視不夠，檔案工作不斷為臨床需求讓路，致使文書檔案資料的利用率遠遠不能達到預想的狀況。

2.2歸檔工作不夠規范

部分醫院的檔案管理人員在歸檔文書檔案的過程中，不能按照《文件歸檔范圍和保管期限表》要求進行，致使文書檔案的收集難以完整，進而影響到文書檔案管理工作的基礎。

2.3文書檔案管理人員專業素質有待提高

在多數醫院中，檔案管理人員多為行政人員兼任，理論水平、文化程度參差不齊，很難勝任規范化、標準化的文書檔案管理要求，影響了文書檔案管理整體質量和可持續發展。

2.4對檔案管理的投入不足

由于醫院醫療用房緊張，導致存放檔案的空間十分有限，嚴重限制了檔案事業的發展；再加上在有限的資金條件下，既要保證傳統檔案文獻資料的建設，又要進行檔案管理的網絡化、信息化建設，實現其憑證價值和情報價值，使得醫院文書檔案管理工作陷入困境。

2.5文書工作與文書檔案工作銜接不暢

在醫院的實際工作中，由于文書人員不懂檔案管理，常常出現收集工作不及時、收集范圍不明確、裝訂不規范、原稿不齊全、辦理程序不規范等問題，直接影響文書檔案的質量。

2.6文書檔案管理的現代化程度不高

目前有部分大型綜合性醫院將檔案管理自動化作為辦公自動化系統的一部分進行建設，但在大多數基層醫院，文書檔案管理基本上還是以手工為主，普及檔案自動化管理仍需時日。

3.加強醫院文書檔案管理的主要措施

3.1提高對醫院文書檔案工作的重視程度

醫院文書檔案是醫院管理工作的一部分，是醫院歷史發展的見證。做好文書檔案工作，離不開領導的充分理解和高度重視，并不斷加大對文書檔案管理工作的投入，切實加強各科室與檔案科室的溝通協調，從而推動醫院文書檔案管理工作的順利展開。

3.2注重文書檔案管理人員專業素質的提高

專業的人員素質、健全的管理體系是做好檔案工作的關鍵，一是要將檔案人員的培養納入醫院人才培養計劃，二是要在醫院文書檔案人員中營造濃厚的學習氛圍，三是積極借鑒先進醫院的經驗。

3.3正確處理文書工作與檔案管理工作的關系

。文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿。一是規范公文處理是做好文書檔案管理工作的基礎，要依照有關規定，全面審核、嚴格把關，以確保公文的高質量、高水平；二是保證歸檔公文的齊全完整是做好文書檔案管理工作的前提，要從平時做起，從細節做起，規范公文材料形成和辦理過程的每一個環節；三是科學歸類公文是文書檔案管理工作的關鍵，要求文書人員具有對檔案工作的高度認識和高度的責任感，同時不斷提高自身的專業素質和綜合素質，用發展得眼光和敏銳的洞察力嚴格篩選和整理。

3.4做好文書檔案的開發和利用

檔案管理的主要目的是實現檔案資源的開發利用，使檔案為臨床醫療、教學、科研服務，通過編寫檔案匯編，建立全引目錄、案卷目錄，卷宗目錄索引及分類索引，方便查找和使用，充分發揮其社會效益。

3.5推進檔案管理信息化和現代化建設

隨著無紙化辦公的逐步普及，文書檔案的管理也必須由傳統的管理方式向信息化、網絡化轉變。實現計算機存儲檢索檔案，一是重視各類紙質檔案數字化和信息數據的建庫工作，二是在檔案資料收集、整理、錄入過程中逐步實現計算機管理，三是積極構建醫院信息網絡平臺，進行檔案信息的網上數據傳輸。

作者：李文進單位：天津中醫藥大學第二附屬醫院