管理模式下的科研檔案管理管窺

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一、高校科研檔案管理的特點

1形成科研檔案的原因

某些科研課題的周期特別長，經(jīng)歷選題、開題、評審、實施、驗收、鑒修等多個階段，而每個階段都必須建立科研檔案。但是，由于這些環(huán)節(jié)、階段并非來自同一部門，有時涉及多個高校部門、機構(gòu)，導(dǎo)致前來歸檔的機構(gòu)、單位非常多，且復(fù)雜，甚至歸檔儀員自身也難以了解檔案的歸屬問題。此時，就可能使得同一課題的檔案分散、缺少完整性。由于源頭眾多，單人甚至多人的科研檔案管理團隊都很難對這些檔案進行有效的管理，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)差錯、漏項等不良清況。某些高校科研課題周期非常長，甚至能夠達到5一10年，同時涉及的單位、部門、機構(gòu)也眾多，人員更為復(fù)雜，而高校的檔案館不可能參與全校的科研課題中，因此，管理人員對于各項科研課題的復(fù)雜程度、進展程度都難以完全了解。經(jīng)常出現(xiàn)管理儀員已經(jīng)劉某課題進行結(jié)題歸檔，結(jié)果不久后技術(shù)人員又對該課題進行歸檔，對管理儀員造成大量的反復(fù)工作量，且容易出現(xiàn)分割檔案、漏檔的現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)張冠彗三戴等現(xiàn)象。

2檔案定級返工沒有約束

對于高校的科研檔案，一般都會對其進行定級，如省級課題、市級課題、校級課題、院級課題等。但是，有時候這些檔案定級并非一成不變。由于科研檔案的特殊性，優(yōu)秀的校級課題可能會申報為市級、省級課題，此時，就需要對檔案歸檔定級工作進行返。同時，由于課題申報定級后，仍然需要一段時間來對課題進行深化研究修改等工作，再次對課題進行歸檔時，可能距離課題申報高等級課題時間已經(jīng)過去數(shù)月，在統(tǒng)一管理模式下，科研檔案存在一定的滯后性。由于我國高校體制管理日不在缺陷、漏洞，科研檔案的管理沒有一定的約束力。根據(jù)我國已經(jīng)出臺的相關(guān)政策，凡是申報獎勵的課題必項進行歸檔工作。但是在實際操作過程中，科研檔案的歸檔工作經(jīng)常被人們忽視，沒有任何約束力，造成大量檔案遺失、流失等現(xiàn)象。

二、存在的問題

數(shù)十年以來，科研檔案的管理工作已經(jīng)有了初步的發(fā)展，無論是從技術(shù)管理上、儀員配備上、管理理念上都取得了很大的進步。但是，實行統(tǒng)一管理模式的高校科研檔案管理僅是近幾年才興起的，在建立統(tǒng)一管理模式實踐時，由于缺乏相關(guān)的理論知識研究與實踐經(jīng)驗，劉科研檔案管〕蟹丈程中產(chǎn)生了許多無效管理，整洲莫式下存在一系列問題。例如，在統(tǒng)一管理模式下的管理理念，仍未擺脫傳統(tǒng)管理理念束縛，難以完全實現(xiàn)統(tǒng)一管理的優(yōu)勢;在重建的高校科研檔案管理的統(tǒng)一機構(gòu)方面，由于工作職能分割太細，經(jīng)常出現(xiàn)部門機構(gòu)間的推誘扯皮等現(xiàn)象;由于統(tǒng)一管理模式是新型管理模式，科研檔案管理的技術(shù)人員學歷普遍較低，或者實踐技能仍然不熟練等現(xiàn)象，產(chǎn)生人才與管理互相矛盾的現(xiàn)象;相關(guān)的科研檔案的管理軟件未及時更新、升級、研發(fā)，導(dǎo)致技術(shù)水平與管理互才目矛盾的現(xiàn)象。

三、管理措施

根據(jù)統(tǒng)一管理模式下的科研檔案的特點，及目前應(yīng)用情況存在的問題，有針對性地提出了有效管理的措施，具體如下。思想決定理含，理念決定管理，一切的管理都應(yīng)從理念的樹立與改變開始。雖然高校的科研檔案管理在形式上已經(jīng)由傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)榻y(tǒng)一管理模式，但是僅僅停留在形式層面上。高校科研檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)層并未從思想上完全轉(zhuǎn)變，在實際管理過程中，僅僅是形式上的統(tǒng)一管理，實質(zhì)仍然是傳統(tǒng)管理。這種管理理念并非有效管理，是無效管理，只會浪費高校管理資源。因此，高校科研檔案方面的領(lǐng)導(dǎo)必須樹立有效管理的概念，這就刊領(lǐng)導(dǎo)層提出了更高的要求。首先領(lǐng)導(dǎo)層必須注意分析科研檔案管理的恃點，善于分析總結(jié);其次必須加強劉科研檔案管理工作者的重視，提高其業(yè)務(wù)水平與收人待遇。要求檔案管理儀員成為復(fù)合型人才，不僅需要管理檔案，還應(yīng)掌握檔案信息的開發(fā)與維護。從而，真正實現(xiàn)統(tǒng)一管理模式下的有效管理，實現(xiàn)高校科研檔案管壓卿瓢正的統(tǒng)一一體化管理。在統(tǒng)一管理模式下，科研檔案的工作機構(gòu)已經(jīng)進行了改變，一般來說是由學校新成立一個單獨部門一一檔案館協(xié)會，負責所育科研檔案的歸檔、管理、整理工作;其次是設(shè)立監(jiān)督管理部門，負責對檔案館協(xié)會進行監(jiān)督、檢查、考核與驗收;最后是設(shè)定決策部門，負責對于檔案館重大事件的判斷與決策時的主持;還需要設(shè)置行政管理部門與刊外服務(wù)部門，負責日常對外服務(wù)工作。但是這樣一種模式下，也存在職能區(qū)分過細，容易導(dǎo)致在職能部門間產(chǎn)生業(yè)務(wù)盲點。例如，當課題組人員需要歸類某科研檔案時，首先去日常對外服務(wù)部門，可是檔案材料又不符合歸檔要求。而檔案館協(xié)會可能會劉此事不了解，被要求去監(jiān)督管理部門進行核對，若他們同意歸檔，我們也同意歸檔。此類相互推誘的事情時育發(fā)生。因此，針對這.現(xiàn)象，應(yīng)在原工作機構(gòu)的基礎(chǔ)上進行機構(gòu)優(yōu)化。例如合玲檔案館協(xié)會與決策部門，對外服務(wù)部門增加審核權(quán)限。這樣可以有效避免才目互推誘，盡量消除科研檔案工作過程中盲點區(qū)域，達到有效管理的效果。科研檔案的工作優(yōu)劣，直接由檔案館工作人員的職業(yè)素質(zhì)與技能有關(guān)。要在統(tǒng)一管理模式下實王財斗研檔案的有效管理，離不開高素質(zhì)、高學歷、高技能的專業(yè)人才隊伍，健康有序的、可持續(xù)發(fā)展的人才隊伍結(jié)構(gòu)必須合理，老中青搭配，才能形成階梯形隊伍，避免因人才的流失、轉(zhuǎn)移等人力資源問題，劉科研檔案的管理帶來混亂。由于科研檔案涉及國家最高科研實力，因此其人才隊伍首‘先必項保證忠誠、保密、思想政治修養(yǎng)扎實;其次，需要加強職業(yè)道德素質(zhì)教育，讓責任心深深扎人每一位檔案館工作人員的心中;第三，需要不斷培養(yǎng)和提升檔案館工作人員的業(yè)務(wù)水平，鼓勵工作人員工作之余進修學歷、出國考察、學習先進的管理知識，提高隊伍的整體素質(zhì);最后，仍然需要不斷引進新鮮血液，引進高端管理人才，使人才隊伍保持積極向上的精神。只有保證了人力資源的健康發(fā)展，才能實王財斗研檔案的有效管理。現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，為高校科研檔案的管理工作帶來了新的思路。在目前統(tǒng)一管理模式下，雖然已經(jīng)很少再有儀紙質(zhì)管理檔案的現(xiàn)象，計算機化已經(jīng)非常普及。但是，由于資金投人等方面的問題，科研檔案管理的應(yīng)用軟件仍然是傳統(tǒng)管理模式下的應(yīng)用軟件。因此，為了能夠真正實現(xiàn)統(tǒng)一管理模式下的有效管理，而非僅限于形式上的統(tǒng)一，必須對既有軟件進行研發(fā)、更新、換代、升級，以保記環(huán)斗研檔案管理的工具是育效的。高校每年都有大量的科研課題的研究，科研課題成果的檔案管〕酬人旱種程度曰是說，也標志著高校的科研實力和管理實力。目前，科研檔案基本實行了統(tǒng)一管理模式，但由于實踐時間較短，仍然難以擺脫傳統(tǒng)模式的影響。使得僅僅停留在形式上的統(tǒng)一管理，并未實現(xiàn)有效管理。因此，本文對統(tǒng)一管理模式下的科研檔案管理的特點進行了詳細分析，找出其衫不在的問題，詳細探析了高校科研檔案有效管理的方式與方法。

作者：劉金亮單位：北京建筑大學