檔案管理與辦公自動聯(lián)網(wǎng)探究

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一、自動化聯(lián)網(wǎng)在辦公領域的應用

1.合理性

在現(xiàn)今社會信息化的今天，很多地方對網(wǎng)絡及自動化聯(lián)網(wǎng)的應用十分普遍。為了更好地方便辦公，自動化聯(lián)網(wǎng)也被引入到了辦公領域。首先我們先對辦公領域中的專業(yè)文檔處理、辦公事務等簡單進行了解。在一些機要部門，包括一些私營企業(yè)，整個企業(yè)中最重要的部門之一就是檔案室，在檔案室中不但有一個部門或者企業(yè)的重要信息還存儲著企業(yè)部門人員的相關信息，檔案室屬于一個企業(yè)的內部部門，所以管理好檔案室是一項重要的工作。而辦公室中的自動化聯(lián)網(wǎng)是說在一定程度上用現(xiàn)在的計算機及網(wǎng)絡信息技術來實現(xiàn)非人工的操作以及管理應用，通過計算機的操作，在一定上減少人力的利用，為企業(yè)可以減少由于不必要的員工的錄用，減少公司的運作成本，另一方面，由計算機進行操作的過程，少了人工參與，增強了真實性也提高了信息傳達和積累的效率性。部門或企業(yè)的檔案室是容納一個企業(yè)整體的客觀物資及一些其他數(shù)據(jù)資料的重要資料庫，計算機由于它配備的功能齊全，例如從物力來看，文檔檔案管理體系、全自動錄入和智能管理體系等，都可以將檔案室實現(xiàn)信息化管理和經營。檔案室管理的信息化在逐漸加快地發(fā)展，這一點從負責的人員年齡的變化就可以看出。從前，檔案的管理都是由企業(yè)的老人值得信任，有多年的工作經驗人才能勝任，現(xiàn)今卻由年輕、善于操作電腦的年輕人取代。

2.客觀性

辦公的自動化聯(lián)網(wǎng)利于文件管理的齊全性和機密文件的安全性。如果檔案室實現(xiàn)自動化聯(lián)網(wǎng)并由專業(yè)人士進行計算機方面的管理操作，可以有效地將待處理文件以及已處理好的文件進行同步操作和管理，企業(yè)發(fā)展的每個階段的文件的收發(fā)及處理都有一臺或者幾臺計算機進行管理，由專業(yè)部門將必要信息進行存儲，按日期類別分類好各種文檔文件，這樣下去，在日后資料的整理及調用的過程中都能很方便并快速地將有用信息進行快速的提取，為存儲及整理等環(huán)節(jié)提供了更多安全性的保障的同時又提高了工作的效率性并對文件有了很好的保密性。

二、實現(xiàn)辦公中的現(xiàn)代信息化管理與自動化聯(lián)網(wǎng)的相關操作

1.管理人員理念要現(xiàn)代

當今檔案管理若要實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，首先本企業(yè)或者部門的首要管理者要有現(xiàn)代化管理的觀念及思想，只有這樣才能帶動所管理的員工對企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化管理及自動化聯(lián)網(wǎng)的應用。管理者的思維模式和行為模式將是影響一個企業(yè)的關鍵點，是企業(yè)及其員工檔案室自動化聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)的必須要走出的一步?，F(xiàn)代社會中，由于信息時代的高速發(fā)展，員工可以通過網(wǎng)絡及自動化聯(lián)網(wǎng)不再受到時間、地域等太多的現(xiàn)實因素的限制。比如文件的簽署、審查、發(fā)送等都可以借助網(wǎng)絡自動化聯(lián)網(wǎng)而非人力就可以快速完成。除此之外，對于信息檢查的人員來說，對于他們最重要的是關注信息的價值性及高度濃縮性，利用計算機網(wǎng)絡自動化聯(lián)網(wǎng)可以將來自不同計算機的閱讀內容及形式進行綜合，然后快速地傳遞給閱讀者，有效地減少資料冗雜性的發(fā)生，并且對各種資料的應用以及調動都會大大提高效率。所以只有使這種計算機閱讀形式的檔案管理擁有整體性、直觀性、具有高價值性的性能，用戶才能通過信息自動化聯(lián)網(wǎng)更快速地真實地體驗到各種服務的有效性及真實性。此時如果企業(yè)管理者的思想仍不能隨著時代而改變，那么必然將會被用戶及這個信息時代落在后面，所以在企業(yè)實現(xiàn)改革之前，管理者的思想的改變及實施是最為重要的。

2.檔案室管理者的工作素質的必要

在實現(xiàn)了網(wǎng)絡自動化聯(lián)網(wǎng)的信息化管理之后，管理人員必然會向著更年輕熟知計算機網(wǎng)絡技術操作的人員發(fā)展，此時就要求管理人員要有著對企業(yè)的高度負責化，不能利用計算機自動化聯(lián)網(wǎng)技術進行企業(yè)信息管理的竊取，為了個人利益出賣企業(yè)信息，不能對他們的要求僅僅限制在有著一般的電腦操作技巧，而是要對這個人的專業(yè)素質及個人素質都要有一個客觀地評估，才能把企業(yè)的機要檔案室交給他管理。檔案室的管理過程是要通過體系整理過去的資料文案對個人各項進行專門的管理的。所以，檔案室及其資料的管理都是要受到管理模式及方式的影響的。

作者：汪琳單位：襄陽市口岸服務中心