企業檔案管理工作研討

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一、創新檔案服務方式和內容

信息化時代，檔案工作的服務方式、內容與傳統檔案利用服務相比發生了巨大的變化，提供了前所未有的發展和創新空間。信息系統深入、廣泛的應用，形成了質優量大的電子文件信息資源。信息系統用戶群體越多，對信息服務的要求就越多、越廣，因此，檔案管理人員必須樹立信息服務的理念。在信息服務方式上，首先要充分考慮用戶信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺。通用的信息應用系統，在功能模塊設計時，對文件與檔案管理的業務工作考慮得多，功能全面。但用戶在利用信息時，往往只是希望查找文件本身，他們更關注的是獲取信息的效率和信息本身的準確率。因此，有必要為用戶建立專門的信息利用平臺，將信息過濾掉一些檔案管理屬性，使用戶能簡約、快速地獲取所需信息。面向用戶的信息利用平臺，突出了用戶的權益，保護了用戶信息利用的效果，使用戶在共享信息的同時，體會到檔案服務工作人性化、主動性的宗旨，縮短了用戶與檔案工作的距離。其次，在對信息需求充分調查的基礎上，建立專題，收集、篩選、深層次加工相關信息，以先進技術為依托，將專題信息制作成光盤，形成信息產品，為企業領導和業務部門提供相關信息服務。再次，為有遠程信息利用需求的用戶提供跨越時間、空間的信息服務。

二、在社會變遷中把握檔案管理范式的轉型

上個世紀改革開放以來，隨著市場經濟體制的確立和完善，政府管理改革的不斷推進，社會組織的不斷培育和發展，中國社會已經步入了“全面的、整體性轉型過程”，對此社會學界多有專論。我國著名社會學家陸學藝、李培林在其主編的《中國社會發展報告》中就提出“我們正在從自給自足的產品經濟社會向有計劃的商品經濟(今天當可稱之為“市場經濟”——筆者注)社會轉型；從農業社會向工業社會轉型；從鄉村社會向城鎮社會轉型；從封閉社會向開放社會轉型；從同質的單一性社會向異質的多樣性社會轉型；從倫理型社會向法理型社會轉型。”也有學者將現代信息技術的發展和廣泛運用納入社會變遷的主要推動力之中，指出中國社會正在從傳統手工社會向現代信息社會過渡等等。社會變遷對檔案工作在不同層次和不同側面產生了深刻的影響。改革前那種重國家輕社會的模式的改變，導致社會結構由整體社會向分化型社會轉變，社會整合由行政性整合向契約性整合轉變，國家與組織(單位)的關系由整體的生成模式向獨立生成模式轉變，國家不再是社會資源的唯一擁有者和分配者，政府職能發生變化，權力下放，形成“小政府、大社會”的格局，檔案管理從國家范式向社會范式轉變，可以說是與這一趨勢相適應的。在這一巨大的社會變遷過程中，如果看不到轉型時期的新特點、新問題，我們就會在判斷和決策上失誤。作為檔案學者首先應有學術探索的精神，構建檔案管理的主流范式，從而確立專業研究與專業管理的新形象。首先，構建符合時代特征的檔案管理主流范式，其學術與理論意義是巨大的，這樣能夠更加突顯我們的管理理念和戰略思考。其次，在構建和推行管理范式的過程中，應對管理范式所體現的價值觀念、思維框架、理論基礎、概念體系有清晰的把握和認識，從而獲得每種范式下檔案管理的價值取向，如德國“新社會范例”的支持者漢斯•布姆斯認為：社會應確定其自身價值，檔案文件必須如實地反映這些價值。檔案價值不應該取決于詹金遜所說的行政官員，也不應該取決于謝倫伯格所說的歷史學家，而是取決于人民大眾。再次，通過范式的建構，調整檔案政策，實行從管理理念到管理體制、管理方式等方面的整體改革，使檔案管理更加人道地發揮自己的功能，從而推進檔案事業的發展。

作者：李山菊單位：中國第一汽車股份有限公司動能分公司