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      檢測機構儀器設備檔案管理研討

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      檢測機構儀器設備檔案管理研討

      1儀器設備檔案的收集、整理、立卷

      儀器設備檔案作為科技檔案的一種,應按照《檔案法》的規定,實行統一集中管理;同時根據檢測機構的特點,制定本單位的“儀器設備檔案管理辦法”,實行檔案室和各實驗室共同負責。

      1.1檔案室對儀器設備檔案實行統一集中管理

      凡固定資產原值在一萬元以上的儀器設備,其檔案原件由檔案室負責保管,各實驗室留存復印件。若復制確有困難,經檔案室立卷、各實驗室辦理檔案借閱手續后,由各實驗室負責保管。儀器設備到貨后,檔案室人員到場參加開箱驗收,監督、檢查、指導儀器設備隨機文件材料的清點、驗收工作,并在驗收記錄上簽字、蓋章。

      1.2將積累的文件組卷成冊,定期向檔案室移交

      1)各實驗室兼職檔案員將收集到的隨機文件材料整理、立卷成冊。凡屬建檔的儀器設備,一律按歸檔范圍及自然形成的先后順序立卷,填寫卷內目錄、儀器設備履歷表、備考表及檔案編號。凡屬儀器設備的隨機資料,應將原件存檔,復印件隨機使用。歸檔的文件材料,要字跡工整、圖樣清晰。文字不得用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫,以利長期保存。

      2)給儀器設備粘貼唯一性標識。實驗室的儀器設備有了唯一性編號(檔案編號)后,才可以給儀器設備粘貼唯一性標識。用于校準、檢測對結果有影響的每一臺儀器設備,應該既有檢定、校準狀態標識又有唯一性標識(檔案編號)。

      3)各實驗室通過掌握儀器設備的動態信息,督促儀器設備使用者做好使用、維護記錄。每年將使用過程中產生的技術資料,加入該儀器設備檔案盒,實現儀器設備檔案的動態管理。

      4)各實驗室兼職檔案員通過掃描、拍照等方式,將儀器設備檔案數字化,并錄入到實驗室管理系統,從而實現儀器設備檔案的網絡化動態管理。

      2儀器設備檔案管理的數字化、網絡化、動態化

      為提高儀器設備檔案的管理水平,在開發“實驗室管理系統”時,設計了設備管理子系統(圖1)。該系統包括“設備器具管理、檢定記錄管理、標準物質管理、設備查詢、計量器具臺帳查詢、計量器具送檢計劃查詢、計量器具送檢超期報警、檢定記錄查詢、強檢計量器具查詢、標準物質查詢”共10個模塊,涵蓋了《實驗室資質認定評審準則》對儀器設備檔案管理的要求。

      1)確保了儀器設備檔案的安全。原始檔案經數字化后就不需要反復借出,保證了原始檔案的安全;對于軟件和驅動程序之類檔案,也因網絡系統提供的備份而防止了原始光碟因時間延長而造成的數據無法讀出,保證了數據安全。

      2)提高了儀器設備檔案的管理效率。數字化檔案統一了多種形式的檔案,較實物檔案節約了大量空間;原始檔案經數字化轉換后歸檔,除維修時基本不被擾動,極大地減輕了后期檔案管理的工作量。

      3)方便了檔案的借閱利用。數字化檔案的查詢通過網絡搜索功能可以瞬間完成,極大地提高了檔案查詢速度;檔案網絡化管理可以全天候供需要的技術人員下載,為技術人員提供了學習儀器設備使用和保養的第一手資料,這一優勢是實物檔案管理無法實現的。

      3結論

      嚴格按照《實驗室資質認定評審準則》對儀器設備檔案進行管理,開發實驗室管理系統實現儀器設備檔案管理的數字化、網絡化、動態化,提高了檢測中心儀器設備檔案的管理水平,為檢測中心順利通過國家實驗室認證認可委員會的評審及多次監督審核做出了積極貢獻。由于檢測機構儀器設備檔案是按照《實驗室資質認定評審準則》等標準規范進行管理的,因此,需注意與上級單位的設備管理制度、檔案管理制度協調一致;同時,在開發、升級實驗室管理系統時,需做到與上級單位設備、檔案等信息管理系統互聯互通,從而使檢測機構的儀器設備檔案發揮更大的經濟效益和社會效益。

      作者:滑麗娟宋炳政單位:中國石化勝利油田分公司技術檢測中心

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