電子檔案管理論文

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1電子檔案與紙質檔案相比的優越性

1.1電子檔案有利于提高檔案管理工作的質量。檔案管理，主要是為了滿足檔案信息使用者的查詢的需要，傳統的紙質檔案，在相關信息的編制方面，存在很大的靈活性，一些信息的錄入，在很大程度上依賴于檔案管理者的個人理解。紙質檔案的信息整理、分類等工作，比較耗時，需要較多的人力。而電子檔案有著比較規范統一的標準，在檔案信息的分類、整理、統計方面，可以借助于計算機檔案管理軟件，大大提高效率，節約人力成本。

1.2電子檔案有利于遺漏文件的查漏補缺。紙質的檔案，在需要修改或者增添相關信息時，一般都需要把裝訂好的檔案袋進行拆封，有的甚至需要重新編制檔案，這個過程耗時費力。而在使用電子檔案后，其相關信息的查漏補缺變得相當容易，檔案信息的管理效率大大提高，并且節約了大量的管理成本。

1.3電子檔案更有利于文檔的保密。同傳統的紙質的檔案相比，檔案信息使用者，通過登錄檔案管理軟件，輸入自己的用戶名和密碼，即可查詢所需要的信息，這個過程幾乎不需要外人參與，這對于個人檔案信息的保密是非常重要的，而若是通過紙質檔案查詢時，需要翻閱整個檔案資料袋，并且需要檔案管理人員的協助，這對于一些檔案信息的保密，是不利的。

2電子檔案給檔案管理帶來的新挑戰

2.1對檔案管理部門參與歸檔工作提出的新挑戰。盡管同傳統的紙質檔案相比，電子檔案在一些方面，有著比較明顯的優勢，但是，對于電子檔案的管理人員、管理系統、管理程序，有著更高的要求和標準。從檔案信息的錄入，到分類匯總整理，再到系統管理等，均需要比較專業的電子檔案管理知識，在流程的設計、系統維護方面，電子檔案管理系統存在一些漏洞，需要專業技術人員及時發現，防止檔案信息的遺漏。

2.2對電子檔案具備的法律效應提出的新挑戰。在電子檔案的管理立法方面，相關的法律、法規尚不夠完善，電子檔案的查詢和傳閱十分方便，但也面臨著被網絡黑客竊取、攻擊等風險。在互聯網大數據快速發展的今天，電子檔案信息的存儲空間變得很大，在云端存儲，在硬盤存儲，都為檔案信息的使用帶來了便利。但是，不可否認的是，一些檔案信息內容，容易被網絡上的病毒、木馬等侵襲，導致個人信息的外泄，而在這方面，相關的法律制度沒有完善。

2.3對電子檔案的使用提出的新挑戰。電子檔案在使用和查詢方面，變得很快捷，可以說是提高了檔案信息的使用價值。但是，不可忽視的是，電子檔案的使用權限問題，這是對電子檔案管理工作，提出的一個新的挑戰，相關的管理程序、管理流程，不夠科學合理，一些人員對電子檔案信息的使用，容易侵犯他人的隱私，或者一些檔案信息的查詢，沒有明確的時間、范圍方面的約束。這種現象的存在，導致一些人，不愿意使用電子信息檔案。使用權限、查詢權限、瀏覽權限的不確定，使得檔案信息資源的版權問題得不到有效的保護。因此，電子檔案在線查閱必須有很好的控制功能，必須在檔案部門規范的查閱環境下進行閱讀，不能由其它軟件打開閱讀，避免查閱人員隨意進行下載保存。

2.4對電子檔案的保管提出的新挑戰。電子文件整理歸檔后，電子文件本身載體和存在方式發生了根本性的變化，這給檔案管理部門帶來新的管理規范。由于電子文件存儲的特殊性質決定了其保管的特殊性，電子檔案不能簡單地存儲在電腦服務器硬盤中，為保證電子檔案的安全性，避免由于計算機網絡、病毒以及人為錯誤操作對電子檔案造成破壞或丟失，最重要的工作就是數據備份和恢復工作。要能夠借助軟件系統按照設定的時間段自動備份和增量備份，而且還需要對備份的數據進行刻錄保存，有條件的還可以進行異地備份，保證檔案數據和電子文件的絕對安全。

3結束語

各級組織部門，要培養一批政治素質好、責任心強，熟悉信息技術和組織工作的工作人員擔任電子檔案管理員，每年開展為期一周的網上業務知識強化培訓，加強管理員的業務素質。同時，注重格式標準，從格式、字體、字號、字數、圖片數量和質量等方面都作出了明確具體的規定。管理人員對基礎數據堅持每季度自查更新一次，確定專人負責整個系統的管理維護，定期做好設備檢查、維護、數據備份等日常工作，確保了圖文資料的嚴謹性、時效性和完整性。

作者：孟松波單位：青島市城陽區發展和改革局