民辦高職院校畢業(yè)生就業(yè)檔案管理論文
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民辦高職院校畢業(yè)生在離校之前沒有落實(shí)就業(yè)單位的學(xué)生，需要將檔案返回生源地由院校就業(yè)指導(dǎo)中心派人送至即人才交流中心進(jìn)行登記編號(hào)，畢業(yè)生擇業(yè)期一年內(nèi)可以進(jìn)行免費(fèi)存放。
二、民辦院校就業(yè)檔案服務(wù)程序
1.開具證明。擇業(yè)期內(nèi)未落實(shí)就業(yè)單位并且檔案還存放在市人才交流服務(wù)中心的畢業(yè)生可以享受一下服務(wù)：憑就業(yè)報(bào)到證開具存放檔案證明、開具未就業(yè)證明其他與檔案相關(guān)的證明。
2.檔案提取。擇業(yè)期（2年）內(nèi)就業(yè)手續(xù)辦理完的畢業(yè)生，可以憑就業(yè)報(bào)到證、加蓋公章的就業(yè)協(xié)議書，到各級人社局進(jìn)行檔案提取。擇業(yè)期內(nèi)沒有就業(yè)畢業(yè)生不能進(jìn)行檔案的提取。
3.對于自謀職業(yè)、出國留學(xué)、擇業(yè)期未滿的畢業(yè)生檔案和派遣期內(nèi)自謀職業(yè)或自費(fèi)出國留學(xué)以及擇業(yè)期滿后仍未就業(yè)的畢業(yè)生，可在各地市人才交流服務(wù)中心辦理人事檔案保管。
三、民辦高職院校學(xué)生“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的主要區(qū)別
民辦高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案是指學(xué)生通過參加全國統(tǒng)一高考并被錄取的學(xué)生檔案，它以文字資料形式記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績、家庭狀況、高考成績、在校期間表現(xiàn)、在校期間的獎(jiǎng)懲情況等。民辦高職院校畢業(yè)生的人事檔案是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換的，畢業(yè)生畢業(yè)后將其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報(bào)到證當(dāng)中，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機(jī)構(gòu)。學(xué)籍檔案也就正式成為畢業(yè)生的人事檔案，它需要通過畢業(yè)生與用人單位或人才交流機(jī)構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，取得報(bào)到證后才能得以實(shí)現(xiàn)。
四、民辦高職院校畢業(yè)生檔案存在問題及解決辦法
一是畢業(yè)生進(jìn)入國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)，這些用人單位本身具有人事管理權(quán)，他們可以直接接收畢業(yè)生檔案。二是各類非公企事業(yè)單位與民營機(jī)構(gòu)他們沒有檔案管理權(quán)。畢業(yè)生畢業(yè)后一定將檔案交由各級人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業(yè)生在檔案的轉(zhuǎn)遞過程中需要注意一下幾點(diǎn)：
1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權(quán)之前，不能把檔案轉(zhuǎn)入該用人單位，應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)交給該用人單位所在地的人才交流中心進(jìn)行管理。
2.個(gè)別沒有檔案管理權(quán)的單位違規(guī)接收檔案，導(dǎo)致檔案丟失。為了避免上述情況發(fā)生，畢業(yè)生應(yīng)首先詢問用人單位的性質(zhì)，在確定對方是否具有人事檔案管理權(quán)限后再?zèng)Q定將檔案投向哪里。
3.檔案的歸屬是有相關(guān)規(guī)程的，學(xué)生在離開學(xué)校之前要制定好檔案調(diào)離時(shí)間，不要將檔案來回調(diào)離，最好做到一步到位。
4.畢業(yè)生畢業(yè)后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業(yè)生、考研的畢業(yè)生以及無法確定是否在用人單位長期就職的畢業(yè)生，這部分學(xué)生可以將自己檔案交由人才交流服務(wù)中心進(jìn)行托管。
五、民辦高職院校畢業(yè)生工作后檔案提取及補(bǔ)辦辦法
一是畢業(yè)生還沒畢業(yè)，檔案不可能調(diào)走，當(dāng)畢業(yè)生找到工作單位時(shí)，一般公司會(huì)把員工檔案統(tǒng)一存在當(dāng)?shù)厝瞬沤涣鞣?wù)中心，不過學(xué)校一般建議學(xué)生檔案不要交由企業(yè)管理，以防離職時(shí)候被企業(yè)扣留。學(xué)生可以選擇將檔案掛靠在學(xué)校所在地的人才交流服務(wù)中心，期限為兩年。二是畢業(yè)生找到工作時(shí)，必須要及時(shí)辦理就業(yè)手續(xù)，將檔案放回原籍人事局或人才交流服務(wù)中心。三是若畢業(yè)生更換工作單位，所在單位可發(fā)函將檔案調(diào)出。如果超過擇業(yè)期仍未落實(shí)工作，注意這些學(xué)生的檔案將被打回原籍過程中容易丟失。四是檔案由學(xué)生本人保管超過兩年時(shí)就會(huì)變成黑檔。五是建議民辦高職院校學(xué)生盡快補(bǔ)辦存檔手續(xù)，未超過擇業(yè)期的畢業(yè)生去人才市場補(bǔ)辦，超過擇業(yè)期但年齡未超過35歲的按非普通高校畢業(yè)生身份重新辦理，檔案在本人手上需要盡快向相關(guān)的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行咨詢，若檔案曾經(jīng)被打開，需要將相關(guān)資料向有關(guān)部門核實(shí)，補(bǔ)齊代管費(fèi)。
六、總結(jié)
綜上所述，目前我國民辦高職院校畢業(yè)生量大面廣，所進(jìn)的就業(yè)單位大部分是民營企業(yè)，檔案管理、檔案去向、檔案歸屬、檔案作用、檔案的重要性等系列工程，管理起來都很困難，并且民辦高職院校畢業(yè)生是一個(gè)正在集中進(jìn)入社會(huì)的龐大群體，也是企業(yè)發(fā)展后備力量。民辦高職院校畢業(yè)生對檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，同時(shí)也是目前檔案管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。民辦高職院校檔案管理意識(shí)應(yīng)從在校生抓起，高度重視畢業(yè)生檔案的重要性，讓學(xué)生在校內(nèi)就了解個(gè)人檔案的重要性，提高學(xué)生檔案管理的意識(shí)。對學(xué)生采取開設(shè)專題講座、讓學(xué)生積極參與，共同做好民辦高職院校檔案工作。
作者：鄭瑩瑩 單位：惠州經(jīng)濟(jì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院
