檔案管理安全問題探討

前言：本站為你精心整理了檔案管理安全問題探討范文，希望能為你的創(chuàng)作提供參考價值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。

【摘要】檔案管理是檔案工作的重中之重，唯有加強管理方可方可更好的發(fā)揮檔案的作用，而在檔案管理中安全又是排在首位的，對此檔案管理人員必須要充分認識到檔案管理安全的重要性，下文對此進行分析，并提出有效的預(yù)防措施，提升檔案的安全性。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；安全問題；安全標準

前言

下文主要闡述影響檔案安全的因素，并根據(jù)具體的情況提出確保檔庫安全的對策。

1.影響檔案安全的主要因素

影響檔案安全的因素較多，具體來說，主要可以分為以下幾個種類：

1.1環(huán)境因素。

檔案體系內(nèi)部的環(huán)境與外部的環(huán)境一起構(gòu)成了檔案環(huán)境，所謂的外部環(huán)境主要包括當前技術(shù)發(fā)展情況，經(jīng)濟發(fā)展狀態(tài)與法律發(fā)展水平及社會監(jiān)督體制等因素。而內(nèi)部環(huán)境則主要是指部門內(nèi)部自身的環(huán)境，包括檔案館的建設(shè)情況，管理水平，載體的發(fā)展情況，信息材料自身等因素。

1.2人員因素。

追根究底，管理水平是由人的水平所決定的，因素，檔案管理人員的素質(zhì)、安全意識與思想態(tài)度直接決定檔案的安全性，從負面影響來說，檔案人員對檔案安全管理的影響主要可以分為管理疏忽與惡意破壞兩種。

1.3消防安全與建筑安全。

要想保證檔案的安全，首先要確定外部環(huán)境的安全，因此，檔案館的消防安全與建筑安全亦不容忽視。

2.檔案管理安全性標準體系構(gòu)建的原則與方法

2.1構(gòu)建檔案管理安全標準體系的原則。

構(gòu)建檔案安全體系首先要考慮到系統(tǒng)的設(shè)計與規(guī)則，具體來說，要遵循以下幾點：首先，系統(tǒng)性原則。構(gòu)建檔案安全標準體系過程中，要運用系統(tǒng)理論對檔案安全管理的各環(huán)節(jié)、各要素進行系統(tǒng)分析，進而實現(xiàn)檔案安全管理優(yōu)化的目標。其次，實用性與通用性原則。所謂實用性就是要求這一體系不要脫離實際，要根據(jù)館內(nèi)的情況進行，要隨著環(huán)境的變化而不斷修正。除此之外，也切忌特立獨行，必須要具有一定的通用性，便于檔案館內(nèi)的交流，學(xué)習(xí)。最后，權(quán)威性原則。從我國當前的情況來看，檔案工作標準不是強制性的，這就要求在體系內(nèi)頒布的標準必須要具有指導(dǎo)性或者是強制性的特點，增加標準的力度。

2.2構(gòu)建檔案管理安全標準的方法。

首先，要做到與其他標準間的協(xié)調(diào)。目前，檔案行業(yè)所采取的標準較多，包括國際標準，國家標準有行業(yè)標準幾種，因此在制定新標準的過程中必須要參考這些原有的標準，不能過于強調(diào)這些標準的優(yōu)點，也不能過于重視這些標準的不足，必須要綜合考慮，盡量制定出與本單位最適合的標準。同時，在日后的工作中也要隨時關(guān)注行業(yè)辯護，不斷調(diào)整與完善。其次，要協(xié)調(diào)好與相關(guān)領(lǐng)域間的關(guān)系。檔案工作涉及領(lǐng)域較廣，包括圖書、文物、遺產(chǎn)等等，與這些行業(yè)間都存在或多或少的較差，因此，在制定標準的過程中也必須要注意分析這些行業(yè)標準，做到不矛盾，不抵觸，互相輔助，提升行業(yè)的管理水平，提高安全性。最后，協(xié)調(diào)好標準管理與制度管理間的關(guān)系。安全標準體系構(gòu)建過程中應(yīng)采取標準管理為主，制度管理為輔的方式，同時與相關(guān)的法律法規(guī)相結(jié)合，提升體系的不足。我國的檔案安全標準體系必須要堅持立足實際，堅持與綜合、宏觀的角度進行設(shè)計。

3.采取有效措施提升庫存檔案的安全性

3.1明確責(zé)任，增強防范意識，保證檔案實體的安全性。

首先，做好防火工作。針對當前檔案館的情況，必須要配備相應(yīng)的防火設(shè)備，同時要根據(jù)具體的情況，制定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，同時要將責(zé)任明確到人，簽訂安全管理責(zé)任書，實行層層責(zé)任制。在單位內(nèi)要選擇恰當?shù)臅r機進行安全演習(xí)，增強管理人員的安全防火意識。

3.2樹立信息安全意識，確保檔案信息的安全性。

作為新時期的檔案安全管理人員必須要不斷完善自身的知識結(jié)構(gòu)，提升安全教育水平，在工作中必須要做到以下幾點：首先，要掌握計算機的相關(guān)知識，了解病毒知識及其危害，同時也要了解導(dǎo)致信息安全事故所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，進而提升在工作中的安全意識，養(yǎng)成良好的計算機使用習(xí)慣，定期維護病毒庫，在生活中注意保密，嚴守口令與密碼，減少被他人利用而導(dǎo)致信息丟失的情況，增加信息的安全性。其次，在人員發(fā)生變動的情況下必須立即更新密碼設(shè)置。檔案行業(yè)人員流動相對較大，一旦發(fā)生人員流動，新的人員必須在第一時間進行密碼與口令的更改，以免被人隨意侵入，導(dǎo)致危險。再次，檔案室的計算機要實行專人專用制度。每人配備一臺計算機，自己對自己所分配的機器負責(zé)，同時要對計算機的使用作出明確的規(guī)定，嚴禁安裝不必要的軟件與游戲，減少病毒入侵的機會。最后，確保計算機使用的合理與合法性。

3.3加強對設(shè)施檢查制度的管理，保證設(shè)施的安全。

檔案館內(nèi)有電源線、網(wǎng)絡(luò)線、防盜系統(tǒng)線等，管線密布，各類電器設(shè)備多，而且用電量較大，使用時間集中，因此，必須要定期進行檢查與維護，一旦發(fā)現(xiàn)問題必須第一時間做出處理。

3.4增強保存意識，避免原件丟失。

文字檔案都存在唯一性，但檔案的利用也是不可避免的，因此，在進行檔案使用過程中盡量提供復(fù)印件，減少原件磨損的幾率，而電子文件則要做好異地備份工作。為保護電子檔案原件，在實際檔案管理工作過程中，通過對電子檔案的原件進行復(fù)制，以復(fù)制件替代原件，對其進行封存妥善保管。可以減少原件的日常磨損，進而延長其保存時間。

結(jié)束語 

綜上所述，我們不難看出，檔案安全管理問題看似簡單，但實際工作內(nèi)容繁瑣，多變，這就要求檔案管理人員要從自身、環(huán)境、制度等多方面共同著手進行管理，加強建設(shè)，提高認識，加強相關(guān)法律法規(guī)的建設(shè)，完善技術(shù)標準，實現(xiàn)檔案管理的統(tǒng)一化目標，提高檔案管理的安全性。

參考文獻：

[1]常麗.淺談檔案信息化及其網(wǎng)絡(luò)的安全防范[J].浙江檔案,2006(02).

[2]謝秀紅.企業(yè)檔案信息化建設(shè)中系統(tǒng)安全問題探索[J].山西檔案,2006(04).

[3]蔣洪濤.檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題[J].銅陵學(xué)院學(xué)報,2006(05).

作者：于春玲 單位：黑龍江省科學(xué)院高技術(shù)研究院