檔案管理安全問題探討

前言：本站為你精心整理了檔案管理安全問題探討范文，希望能為你的創作提供參考價值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。

【摘要】檔案管理是檔案工作的重中之重，唯有加強管理方可方可更好的發揮檔案的作用，而在檔案管理中安全又是排在首位的，對此檔案管理人員必須要充分認識到檔案管理安全的重要性，下文對此進行分析，并提出有效的預防措施，提升檔案的安全性。

【關鍵詞】檔案管理；安全問題；安全標準

前言

下文主要闡述影響檔案安全的因素，并根據具體的情況提出確保檔庫安全的對策。

1.影響檔案安全的主要因素

影響檔案安全的因素較多，具體來說，主要可以分為以下幾個種類：

1.1環境因素。

檔案體系內部的環境與外部的環境一起構成了檔案環境，所謂的外部環境主要包括當前技術發展情況，經濟發展狀態與法律發展水平及社會監督體制等因素。而內部環境則主要是指部門內部自身的環境，包括檔案館的建設情況，管理水平，載體的發展情況，信息材料自身等因素。

1.2人員因素。

追根究底，管理水平是由人的水平所決定的，因素，檔案管理人員的素質、安全意識與思想態度直接決定檔案的安全性，從負面影響來說，檔案人員對檔案安全管理的影響主要可以分為管理疏忽與惡意破壞兩種。

1.3消防安全與建筑安全。

要想保證檔案的安全，首先要確定外部環境的安全，因此，檔案館的消防安全與建筑安全亦不容忽視。

2.檔案管理安全性標準體系構建的原則與方法

2.1構建檔案管理安全標準體系的原則。

構建檔案安全體系首先要考慮到系統的設計與規則，具體來說，要遵循以下幾點：首先，系統性原則。構建檔案安全標準體系過程中，要運用系統理論對檔案安全管理的各環節、各要素進行系統分析，進而實現檔案安全管理優化的目標。其次，實用性與通用性原則。所謂實用性就是要求這一體系不要脫離實際，要根據館內的情況進行，要隨著環境的變化而不斷修正。除此之外，也切忌特立獨行，必須要具有一定的通用性，便于檔案館內的交流，學習。最后，權威性原則。從我國當前的情況來看，檔案工作標準不是強制性的，這就要求在體系內頒布的標準必須要具有指導性或者是強制性的特點，增加標準的力度。

2.2構建檔案管理安全標準的方法。

首先，要做到與其他標準間的協調。目前，檔案行業所采取的標準較多，包括國際標準，國家標準有行業標準幾種，因此在制定新標準的過程中必須要參考這些原有的標準，不能過于強調這些標準的優點，也不能過于重視這些標準的不足，必須要綜合考慮，盡量制定出與本單位最適合的標準。同時，在日后的工作中也要隨時關注行業辯護，不斷調整與完善。其次，要協調好與相關領域間的關系。檔案工作涉及領域較廣，包括圖書、文物、遺產等等，與這些行業間都存在或多或少的較差，因此，在制定標準的過程中也必須要注意分析這些行業標準，做到不矛盾，不抵觸，互相輔助，提升行業的管理水平，提高安全性。最后，協調好標準管理與制度管理間的關系。安全標準體系構建過程中應采取標準管理為主，制度管理為輔的方式，同時與相關的法律法規相結合，提升體系的不足。我國的檔案安全標準體系必須要堅持立足實際，堅持與綜合、宏觀的角度進行設計。

3.采取有效措施提升庫存檔案的安全性

3.1明確責任，增強防范意識，保證檔案實體的安全性。

首先，做好防火工作。針對當前檔案館的情況，必須要配備相應的防火設備，同時要根據具體的情況，制定火災應急預案，同時要將責任明確到人，簽訂安全管理責任書，實行層層責任制。在單位內要選擇恰當的時機進行安全演習，增強管理人員的安全防火意識。

3.2樹立信息安全意識，確保檔案信息的安全性。

作為新時期的檔案安全管理人員必須要不斷完善自身的知識結構，提升安全教育水平，在工作中必須要做到以下幾點：首先，要掌握計算機的相關知識，了解病毒知識及其危害，同時也要了解導致信息安全事故所應承擔的責任，進而提升在工作中的安全意識，養成良好的計算機使用習慣，定期維護病毒庫，在生活中注意保密，嚴守口令與密碼，減少被他人利用而導致信息丟失的情況，增加信息的安全性。其次，在人員發生變動的情況下必須立即更新密碼設置。檔案行業人員流動相對較大，一旦發生人員流動，新的人員必須在第一時間進行密碼與口令的更改，以免被人隨意侵入，導致危險。再次，檔案室的計算機要實行專人專用制度。每人配備一臺計算機，自己對自己所分配的機器負責，同時要對計算機的使用作出明確的規定，嚴禁安裝不必要的軟件與游戲，減少病毒入侵的機會。最后，確保計算機使用的合理與合法性。

3.3加強對設施檢查制度的管理，保證設施的安全。

檔案館內有電源線、網絡線、防盜系統線等，管線密布，各類電器設備多，而且用電量較大，使用時間集中，因此，必須要定期進行檢查與維護，一旦發現問題必須第一時間做出處理。

3.4增強保存意識，避免原件丟失。

文字檔案都存在唯一性，但檔案的利用也是不可避免的，因此，在進行檔案使用過程中盡量提供復印件，減少原件磨損的幾率，而電子文件則要做好異地備份工作。為保護電子檔案原件，在實際檔案管理工作過程中，通過對電子檔案的原件進行復制，以復制件替代原件，對其進行封存妥善保管。可以減少原件的日常磨損，進而延長其保存時間。

結束語 

綜上所述，我們不難看出，檔案安全管理問題看似簡單，但實際工作內容繁瑣，多變，這就要求檔案管理人員要從自身、環境、制度等多方面共同著手進行管理，加強建設，提高認識，加強相關法律法規的建設，完善技術標準，實現檔案管理的統一化目標，提高檔案管理的安全性。

參考文獻：

[1]常麗.淺談檔案信息化及其網絡的安全防范[J].浙江檔案,2006(02).

[2]謝秀紅.企業檔案信息化建設中系統安全問題探索[J].山西檔案,2006(04).

[3]蔣洪濤.檔案信息化管理的優勢及安全問題[J].銅陵學院學報,2006(05).

作者：于春玲 單位：黑龍江省科學院高技術研究院