電子商務(wù)檔案管理智能化趨勢(shì)

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【文章摘要】隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，電子商務(wù)也在各個(gè)領(lǐng)域得到廣泛使用。電子商務(wù)是以信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主的商務(wù)活動(dòng)，它突破傳統(tǒng)的商業(yè)活動(dòng)模式，其便捷性、準(zhǔn)確性和儲(chǔ)存容量大等特點(diǎn)如果運(yùn)用到檔案管理方面，對(duì)檔案管理來(lái)說(shuō)應(yīng)該是一個(gè)很好的契機(jī)。電子商務(wù)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息智能化，不僅可以突破傳統(tǒng)檔案管理模式，減少紙質(zhì)使用，從而為科學(xué)可持續(xù)發(fā)展做貢獻(xiàn)，也可以提高工作效率，精簡(jiǎn)人員。所以，電子商務(wù)檔案管理從傳統(tǒng)模式過(guò)渡到智能化是必然的，智能化將是未來(lái)商務(wù)工作的主要形式。

【關(guān)鍵詞】電子商務(wù)；檔案管理；智能化

0前言

隨著“第三次工業(yè)革命”的開(kāi)始，人類進(jìn)入了信息時(shí)代。互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)越來(lái)越普及，中國(guó)作為十六億的人口大國(guó)，智能化改革也將是未來(lái)發(fā)展的主流方向。近些年電子商務(wù)的崛起，無(wú)疑又帶動(dòng)了一場(chǎng)新的變革，那么作為企業(yè)“命脈”的檔案，不僅影響企業(yè)的整體運(yùn)行，也是一些重要環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)，所以檔案的管理也應(yīng)朝著智能化發(fā)展，不斷突破傳統(tǒng)，為整體發(fā)展做貢獻(xiàn)。電子商務(wù)檔案管理的智能化還沒(méi)有成熟的運(yùn)行機(jī)制，也沒(méi)有得到真正意義上的廣泛使用，所以為了使檔案管理朝著信息化、智能化前進(jìn)，各方都要積極探索，共同努力。

1電子商務(wù)檔案管理智能化的現(xiàn)狀及解決措施

1.1認(rèn)識(shí)存在偏差，應(yīng)注重檔案管理智能化優(yōu)點(diǎn)的宣傳

檔案管理智能化是未來(lái)發(fā)展的主流方式，但由于近幾年才開(kāi)始轉(zhuǎn)變，檔案管理人員的認(rèn)識(shí)還不夠全面，或者存在一些偏見(jiàn)。電子商務(wù)檔案管理全部依靠電子計(jì)算機(jī)，有時(shí)候會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)錯(cuò)誤，讓人不能信服，所以對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，各企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)信息化、智能化優(yōu)點(diǎn)的宣傳，為早日實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化做好準(zhǔn)備。

1.2系統(tǒng)不完善，應(yīng)完善檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)專業(yè)化

上段已經(jīng)提到，電子商務(wù)信息化需要全部依靠計(jì)算機(jī)，目前的計(jì)算機(jī)版本不統(tǒng)一，新的版本或測(cè)試版系統(tǒng)不穩(wěn)定，容易發(fā)生死機(jī)、還原系統(tǒng)等問(wèn)題，進(jìn)而保存的資料容易丟失，難以恢復(fù)。在這種安全可靠性缺失的情況，要求計(jì)算機(jī)技術(shù)人員根據(jù)所在企業(yè)對(duì)檔案管理的要求，創(chuàng)造完善相應(yīng)的電子檔案管理系統(tǒng)，保證其準(zhǔn)確性，為檔案管理做貢獻(xiàn)。

1.3操作人員專業(yè)技術(shù)水平不過(guò)關(guān)，可以進(jìn)行培訓(xùn)，規(guī)范操作

對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，全部依靠計(jì)算機(jī)來(lái)操作，往往在技術(shù)方面不過(guò)關(guān)，這主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面。一方面，在建立檔案的過(guò)程中，操作有困難，不能建立完善的檔案；另一方面，在管理檔案的過(guò)程中，除了基本操作外，如查找、歸類等技能，會(huì)加重自身工作量，影響整體工作效率。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，各企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，讓專業(yè)人士講解計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)應(yīng)用，提高電子商務(wù)檔案管理智能化技能的掌握水平，規(guī)范操作方式，使電子商務(wù)檔案管理智能化系統(tǒng)更加完善。

2電子商務(wù)檔案管理智能化發(fā)展的方向

2.1檔案管理信息虛擬化

電子商務(wù)檔案管理所有信息存在計(jì)算機(jī)中，運(yùn)用虛擬化的手段，將企業(yè)信息、商品詳情和客戶資料等所有檔案分類存檔，最大程度實(shí)現(xiàn)虛擬化，節(jié)約了時(shí)間和空間。除了管理各類信息外，還可以運(yùn)用云端等互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，備份儲(chǔ)存資料，突破地域和時(shí)間實(shí)時(shí)傳送，還可以更直觀對(duì)比分析，制定更符合實(shí)際情況的發(fā)展策略，為企業(yè)運(yùn)作提供直觀數(shù)據(jù)，方便上級(jí)做決策。

2.2檔案管理信息多樣化

傳統(tǒng)的檔案管理全部依靠人工，在紙質(zhì)資料上填寫(xiě)，或者運(yùn)用半智能方式，在電腦上填寫(xiě)各種信息，然后打印出來(lái)再歸檔，這就只能保存可以轉(zhuǎn)換成文字的資料，大大局限了信息的種類。如果實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)檔案管理智能化，除了可以保存基本的文字資料外，視頻、音頻、圖形、立體等形式也都可以保存，不僅增加了信息的多樣性，還容易引起共鳴，及時(shí)了解客戶需求，以做一些變動(dòng)，跟上消費(fèi)新潮流。

2.3檔案管理信息便捷化

運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案，其便捷性是智能化信息技術(shù)得到廣泛運(yùn)用的一個(gè)突出特點(diǎn)。第一，檔案管理智能化操作簡(jiǎn)單，可以減少錄入時(shí)間；第二，檔案管理智能化可以及時(shí)找到所需資料，不用在檔案柜里按順序查找，節(jié)省查詢時(shí)間；第三，檔案管理智能化還可以把多種數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比分析，運(yùn)用視頻通話和語(yǔ)音通話等方式及時(shí)溝通，打破了地域性和時(shí)間阻礙，這一點(diǎn)應(yīng)該是電子商務(wù)檔案管理智能化最基本的優(yōu)點(diǎn)。

3實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)檔案管理智能化的現(xiàn)實(shí)性意義

3.1突破傳統(tǒng)，節(jié)約資源

上文也提到了，傳統(tǒng)的檔案管理依靠紙質(zhì)文件，也需要保存大量紙質(zhì)文件的空間，同時(shí)管理人員也要好幾名。實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)檔案管理智能化，突破傳統(tǒng)模式，節(jié)約人力資源和紙質(zhì)資源費(fèi)用，本質(zhì)上為保護(hù)環(huán)境做了貢獻(xiàn)。除此之外，也節(jié)省了保存檔案的空間，便于結(jié)構(gòu)精簡(jiǎn)，最大程度節(jié)約開(kāi)支。

3.2便于管理

通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化，更加便于管理所有資料，也方便更新信息和查詢信息。在特殊情況下，可以運(yùn)用儲(chǔ)存卡增加安全性，把所需資料存在儲(chǔ)存卡等設(shè)備上，更突破了網(wǎng)絡(luò)的界限。

3.3提高工作效率

精簡(jiǎn)人員，操作便捷，最大程度上節(jié)約了資源，減少錄入信息、管理信息和查詢信息的時(shí)間，大大增加了工作效率。工作效率的提高直接促進(jìn)企業(yè)進(jìn)步，電商的發(fā)展更加順利，也增進(jìn)了經(jīng)濟(jì)的活力，為普通百姓創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)消費(fèi)環(huán)境。

4結(jié)論

電子商務(wù)近年受到國(guó)家重視，其未來(lái)前景一片光明，電子商務(wù)檔案管理的智能化也是必然的，但在目前還不完善的情況下，存在一些惡意操作，各方應(yīng)該趨利避害，杜絕不良競(jìng)爭(zhēng)，防止惡性循環(huán)。電子商務(wù)檔案管理有著便捷性、系統(tǒng)性的特點(diǎn)，但形式是虛擬存在的，相關(guān)人員要做好應(yīng)對(duì)意外的準(zhǔn)備，為其更好更快朝著智能化發(fā)展盡最大的努力。

【參考文獻(xiàn)】

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作者：程開(kāi)祝 單位：廈門市展威科技有限公司