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摘要:在信息時代下,高校檔案管理工作需要不斷的進行創新,才能夠適應時代和潮流的發展。本文簡要介紹了信息時代下,高校檔案管理工作創新的必要性,同時給出了開展檔案管理工作創新的相關對策,為我國高校檔案管理工作在信息時代下的創新提供了一定的借鑒作用。
關鍵詞:信息時代;高校檔案管理;創新;對策
一、引言
高校檔案管理工作要緊跟時代潮流發展,持續不斷的進行創新,只有這樣,才能夠在信息時代下獲得更好的發展。高校檔案管理工作涉及的范圍和信息越來越廣,同時工作量也在逐漸提高,要持續不斷的重視我國高校檔案管理工作,切實將高校檔案管理工作和信息化技術結合起來,促進高校檔案信息化的發展。
二、信息時代下高校檔案管理工作創新的必要性
1.緊跟時代潮流發展的需求。
高校檔案管理涉及到成千上萬人的檔案,因此,要關注檔案管理工作中的效率和質量。為了解決效率和質量的問題,高校的檔案管理工作要緊跟時代潮流發展,持續不斷的進行創新,堅決抵制那些傳統落后的管理觀念和方式,時刻以高校未來發展的需求為依據,對檔案管理工作的方法、觀念等進行調整和創新,只有這樣,才能夠更好的滿足信息時展的需求,充分的發揮我國高校檔案管理工作的價值。
2.滿足高校檔案管理工作發展的需求。
高校檔案管理工作要將實體資料轉變為虛擬資料,在落實的過程中,需要將管理工作的對象和性質等進行轉型,需要學校各級領導高度重視和大力支持,充分的采用當前的科技手段和管理方法進行創新,推動高校檔案管理工作的發展。但是我國當前的檔案管理工作依然存在著手工管理方式,致使很多檔案資料無法提供使用,無法滿足人們對于檔案資料的需求,因此,檔案管理工作的創新勢在必行。
3.高校檔案管理工作發展的必然性。
在眾多高校中,檔案是一種信息資源,此種資源具有很高的價值。隨著信息化時代的發展,高校的檔案管理工作也需要進行創新和改革,采用統一的平臺,將各個部門的檔案資料進行統一規范管理,實現實體資料向著數字化和信息化方向發展,不僅能夠極大的提高檔案資源的利用效率和質量,同時還能夠確保信息資料的準確性和完整性,更近一步的完善檔案管理工作。
4.增強環保意識。
采用傳統的檔案管理方式,會浪費大量的紙張資源,同時還不利于管理保存,因此,采用現代化的管理方式,能夠持續不斷的增強環保意識。但是要想將數以萬計的紙質檔案轉化為數字化信息,還需要開展大量的工作,需要各方領導的支持和相關人員的不懈努力。
三、開展高校檔案管理工作創新的措施
1.更新管理觀念。
在當前競爭激烈的社會中,如何快速獲取所需信息,已經成為了各行各業邁向成功的重要因素。檔案記錄著人們的過去,有著很強的隱秘性,因此檔案管理方式往往不能夠主動的為人們提供相應的閱讀服務,此種觀念往往是管理人員思想觀念的被動化所導致的。檔案管理人員要改變傳統思想觀念,針對高校檔案資源,要根據檔案本身,需要保密的堅決保密,但是針對那些可以利用的檔案,還是要對其進行積極主動的開發,通過現代信息技術,逐步實現檔案資源信息化管理,為人們提供幫助。
2.規范信息化管理標準。
采用傳統的檔案管理方式,極大的制約了我國檔案管理工作的發展和完善,當取締傳統的管理模式時,還需要建立和健全檔案管理的標準和相應制度。要規范電子檔案如何形成、歸檔和標識,同時針對存儲和查詢方面的管理,也要有著相應的規范。檔案管理的標準和制度都要力爭往高層次方面制定,要嚴格實施。通過標準和制度,能夠確保電子檔案的安全存儲和信息交流的暢通無阻。在高校日常的檔案管理過程中,不斷是何人的人事檔案,都要采取統一的格式和代碼等,確保檔案信息化管理標準能夠貫徹執行下去。
3.提高管理人員的綜合素質。
在高校檔案管理過程中,要想創新,就必然離不開人才。要在高校內建設一支高素質管理隊伍。針對檔案管理人員的聘用,要吸收和引進專業人才來為我所用,同時還要精通計算機等相關知識,要經常對管理人員進行培訓,提高他們的管理水平。由于檔案管理具有一定的隱秘性,以此檔案管理人員還需要具有相應的思想政治覺悟,以期為檔案管理工作的真實性、完整性和安全性打下堅實基礎。
4.加大軟硬件方面的設施投入。
檔案管理的信息化對于硬件和軟件設施方面都有著很高的要求,高校要劃撥資金,要加大在硬件和軟件方面的投入,添置相應的辦公設備和器材,如電腦、掃描儀、攝像設備和打印機等,同時還要重點開發相應的軟件,確保實現檔案信息資源的共享,為人們提供檔案的瀏覽和查詢等。
四、結束語
總之,在當前的信息化時代下,要想做好高校的檔案管理工作,就必然離不開創新。要積極主動的轉變管理思想,大膽創新,要吸收和引進他人的先進管理經驗來為我所用,要規范信息管理的標準,提高相關管理人員的綜合素質,同時還要高校加大在軟硬件方面的投入力度,只有這樣,才能夠確保高校檔案管理工作緊跟時代潮流發展,為更多的人們提供檔案服務。
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作者:許靜 單位:山西工程技術學院