檔案管理科學(xué)化水平路徑選擇淺談

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摘要：無論是高校、事業(yè)單位，還是政府部門都需要進(jìn)行檔案管理工作，科學(xué)化檔案管理工作可以提高工作效率、方便工作的開展。隨著我國信息科學(xué)水平的發(fā)展，檔案管理水平也在不斷的提高。本文主要對(duì)提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇進(jìn)行分析，從而為從事檔案管理工作的人員提供有效借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化；路徑選擇

0引言

當(dāng)今世界，社會(huì)發(fā)展速度非?？?，為了適應(yīng)快節(jié)奏的社會(huì)，提高人們工作效率，就需要摒棄傳統(tǒng)的低效率的工作模式，發(fā)展科學(xué)化、高效率的工作方式，選擇科學(xué)化的工作方式在檔案管理工作上的作用體現(xiàn)的尤為明顯。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的幫助之下，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革，創(chuàng)造出電子化的檔案管理新模式，對(duì)提高檔案管理工作的效率有重要意義。

1提高檔案管理科學(xué)化水平的重要意義

1.1推動(dòng)我國信息化發(fā)展水平

隨著信息革命的到來，各種先進(jìn)的信息技術(shù)不斷的出現(xiàn)在人們眼前，并便利于人們的生活，使人們的生活、工作都得到了較大的改善。在這個(gè)信息化水平極高的社會(huì)上，低效率、不科學(xué)的檔案管理模式已經(jīng)不能夠滿足社會(huì)的需要，因此，需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，創(chuàng)新的內(nèi)容包括檔案管理工作的形式、內(nèi)容、模式、載體、平臺(tái)，檔案收集、整理等等，科學(xué)化的檔案管理工作建立在先進(jìn)的信息技術(shù)水平之上，因此要充分的利用信息技術(shù)，使檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化。由此可見，檔案管理和信息技術(shù)的發(fā)展是相輔相成的，提高檔案管理科學(xué)化水平也可以推動(dòng)我國信息化的發(fā)展水平[1]。

1.2提升我國文化軟實(shí)力

檔案中記錄著國家或者企業(yè)、單位，抑或是一個(gè)人的發(fā)展歷程，從檔案中可以看出國家發(fā)展的歷史印記，也可以看出一個(gè)國家文化發(fā)展的進(jìn)程，這對(duì)于研究國家的發(fā)展有重要意義。檔案在記錄的過程中遵循著真實(shí)、簡(jiǎn)潔的原則，從檔案中可以清晰的看出國家的發(fā)展歷史、文化建設(shè)的過程，檔案管理工作是對(duì)這些進(jìn)程的一個(gè)整理，從整理的過程中可以發(fā)現(xiàn)國家文化發(fā)展的規(guī)律，這些規(guī)律對(duì)于提高國家的文化軟實(shí)力有非常重要的作用。

1.3方便工作開展

檔案中清晰的記錄了過去發(fā)生的大事小事，如果不對(duì)檔案加以整理，檔案無秩序的堆放在一起，就會(huì)顯得非常雜亂，不利于工作的開展。如果對(duì)檔案進(jìn)行整理，并在整理的過程中秉承著科學(xué)化的原則，就會(huì)形成一套完整的檔案管理體系，各類檔案分類整理的非常整齊，一旦工作中需要調(diào)用以前的資料，就可以快速的定位到所需要的資料，既高效又準(zhǔn)確，非常方便人們工作的開展。

2提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑探析

2.1對(duì)檔案管理工作進(jìn)行正確定位

檔案管理是一個(gè)國家、企業(yè)、事業(yè)單位、高校的核心內(nèi)容，因此，每個(gè)單位都要將檔案管理工作作為日常工作的中心內(nèi)容，以科學(xué)的思想、發(fā)展的思想看待檔案管理工作，明確檔案管理工作的目的是方便人們進(jìn)行查閱。在單位中，從事檔案管理工作的人員要明確自己的工作內(nèi)容，明確自己工作的重要性，樹立正確的服務(wù)意識(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)自己工作的正確定位。

2.2推動(dòng)檔案管理的信息化

傳統(tǒng)的檔案管理工作是手工模式的，單位內(nèi)部有一個(gè)專門的記錄小組，對(duì)單位里發(fā)生的大事小事進(jìn)行手工記錄，并按照時(shí)間的順序排列起來，這種傳統(tǒng)的檔案管理工作存在很多弊端，比如：占地空間較大、時(shí)間長筆記模糊等等。隨著我國計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，單位的工作趨于信息化，檔案管理工作也引入了信息化模式，單位內(nèi)部的檔案被記錄在網(wǎng)絡(luò)中，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的智能排序、智能搜索，這樣可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作載體由紙張向電子數(shù)字的轉(zhuǎn)變，提高經(jīng)濟(jì)效益以及環(huán)保效益。除此之外，檔案管理記錄的過程中有很多資料人們長久不用，如果采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，就會(huì)有很多不用的資源占用位置，相反，采用信息化的檔案管理模式可以將所有的記錄信息資源利用起來，讓每一個(gè)檔案都有自己的歸處，一旦單位內(nèi)部工作人員、領(lǐng)導(dǎo)需要調(diào)用檔案資料，就可以隨時(shí)找出所需資料，這種信息化的檔案管理模式非常方便，因此，需要推動(dòng)檔案管理的信息化發(fā)展[2]。

2.3建立健全檔案管理體制

一個(gè)健康科學(xué)的檔案管理模式需要建立在完善的檔案管理體制之上，檔案管理體制上面需要明確寫明檔案管理工作人員的工作內(nèi)容、工作紀(jì)律、工作流程，說明單位建立檔案管理體制的目的，對(duì)違反檔案管理保密原則的員工進(jìn)行嚴(yán)格處分，抓好檔案管理工作的紀(jì)律，讓單位內(nèi)部的檔案管理工作處在公開、透明、真實(shí)、公正的基礎(chǔ)之上。一個(gè)完善的檔案管理體制還需要從檔案的記錄、收集、處理、整理等方面著手，切實(shí)保障檔案管理工作的每一步都有相關(guān)條例保護(hù)，同時(shí)，相關(guān)管理人員還要與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)新的理念，不斷豐富檔案管理體制。

2.4提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

檔案管理工作人員的素質(zhì)對(duì)檔案管理工作來說是一種隱形的推動(dòng)力，工作人員的素質(zhì)越高，檔案管理工作進(jìn)行的就越順利，由此可見，高素質(zhì)的工作人員也是提高檔案管理工作科學(xué)化的路徑選擇之一。高素質(zhì)的工作人員對(duì)待工作的熱情較高，認(rèn)真程度也較高，他們?cè)诠ぷ髦袝?huì)嚴(yán)格遵循單位內(nèi)的各項(xiàng)準(zhǔn)則，做好檔案對(duì)外的保密工作，同時(shí)，高素質(zhì)的工作人員專業(yè)化程度較高、學(xué)習(xí)能力也較強(qiáng)，他們很容易學(xué)習(xí)新的管理檔案的方式以及理念，并合理的運(yùn)用它們，從而有效提高檔案管理工作的效率，這對(duì)于一個(gè)單位來說是尤為重要的。

2.5提高檔案的利用度

一個(gè)國家、單位、高校建立檔案的目的在于利用，因此，在研究科學(xué)化檔案管理路徑選擇時(shí)需要提高檔案的利用度。檔案中可能記載的是一個(gè)人在此單位中獲得的殊榮，可能是本單位或企業(yè)或國家的文化發(fā)展歷程或者重大事件，也可能是制度或模式的轉(zhuǎn)變，因此，將死數(shù)字或者死資料變成人們需要的活資源非常重要，也就是提高檔案的利用度，讓檔案發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。檔案管理工作者需要將海量的信息檔案轉(zhuǎn)變成人們需要的有效信息檔案，這些檔案對(duì)內(nèi)部人員公開，讓內(nèi)部人員對(duì)檔案記錄者進(jìn)行監(jiān)督，保證信息檔案的真實(shí)性，如果員工需要用到這些檔案資料，就可以自行查找，從而減少檔案管理工作人員的工作量，讓信息檔案的價(jià)值能夠充分發(fā)揮出來，推動(dòng)單位或企業(yè)或國家的發(fā)展。

2.6建立檔案管理的科學(xué)發(fā)展觀念

提高檔案管理的科學(xué)化需要建立一個(gè)科學(xué)發(fā)展的觀念，這也是全面貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的方式之一?？茖W(xué)發(fā)展的觀念需要摒棄掉之前不合理的觀念，致力于解決阻礙檔案管理發(fā)展的問題，把科學(xué)發(fā)展的觀念落實(shí)在檔案管理的各個(gè)方面。檔案管理的科學(xué)發(fā)展觀念要求工作人員增強(qiáng)自己的服務(wù)意識(shí)，做到主動(dòng)服務(wù)，并深入到社會(huì)上去進(jìn)行調(diào)查，了解社會(huì)對(duì)信息的需求，從而在單位或者企業(yè)內(nèi)部建立檔案時(shí)更加有目的性、針對(duì)性，同時(shí)，工作人員還要增強(qiáng)信息安全意識(shí)，維護(hù)單位或企業(yè)的合法權(quán)益。在檔案管理方面，要摒棄循規(guī)蹈矩、墨守成規(guī)的觀念，將阻礙檔案管理工作的因素全部的剔除掉，幫助檔案管理工作形成一個(gè)科學(xué)的氛圍[3]。

3結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作需要采用科學(xué)化的手段進(jìn)行完善，改變傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，代之以科學(xué)化、信息化的檔案管理方式，讓檔案管理工作趨向于標(biāo)準(zhǔn)化，信息化、制度化、科學(xué)化。未來社會(huì)的發(fā)展速度非常快，對(duì)檔案管理工作提出了很多新的挑戰(zhàn)，為了適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，還需要不斷的對(duì)科學(xué)化的檔案管理路徑進(jìn)行探索，從而提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

參考文獻(xiàn)

[1]叢婕.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].黑龍江史志,2014,05:78.

[2]鄧丹.關(guān)于提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇的探究[J].經(jīng)營管理者,2014,26:298.

[3]李鐵英,徐華妹.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].經(jīng)營管理者,2015,04:317.

作者：周雪眉 單位：東莞市麻涌鎮(zhèn)人民政府住房規(guī)劃建設(shè)局