中醫院檔案管理轉型探索

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摘要：隨著我國科學技術的發展和醫療事業的進步，建立數字化檔案管理體系已成為目前醫院檔案管理發展的必然趨勢。因此，探索數字化環境中醫院檔案管理的轉型問題具有非常重要的現實意義。基于此，本文從醫院檔案管理數字化概述入手，在分析數字化環境中醫院檔案管理目標的基礎上，對醫院檔案管理的有效策略進行了深入細致的闡述，希望能夠對醫院檔案管理者提供一些有益的參考和借鑒。

關鍵詞：數字化環境；醫院檔案；檔案管理；轉型策略

醫院檔案管理與我國醫療事業的發展有著密切的關系。醫院檔案記錄著醫院的發展歷程，見證著我國醫療事業的發展，具有重要的歷史意義和記錄價值。在數字化環境中，醫院檔案正在朝著數字化的方向發展，這極大地提高了醫院檔案信息的利用效率，但也對檔案管理提出了更為嚴格的要求。

一、醫院檔案管理數字化概述

醫院檔案是社會檔案體系的重要組成部分，是醫療事業發展中具有重要意義和價值的證據和資料信息。在數字化環境中，推動檔案管理數字化是醫院檔案發展的必然趨勢和方向。醫院檔案管理數字化適應了數字化環境的需要，能夠有效地提升醫院檔案信息的利用效率。醫院檔案管理的數字化主要是指利用數據存儲技術、數據通訊技術、數據獲取技術、數據傳送技術、數據壓縮技術、網絡技術、數據庫技術以及快速掃描技術等現代化手段管理醫院檔案。在建立結構有序和主題統一的數字化檔案數據庫的基礎上，為檔案使用人員提供更加迅速、方便、系統、準確、綜合性的醫院檔案資源。

二、數字化環境中醫院檔案管理的目標

一是建立特色數字化檔案資源數據庫。目前，我國醫院的檔案種類繁多，不同類型檔案所記錄的數據也不一樣，如科研檔案、病例檔案、人事檔案、行政檔案、財務會計檔案、藥械設備檔案等，通過建立數字化檔案資源數據庫，對不同類別檔案資源進行整理、分析，分門別類進行管理，在為使用者提供方便的同時，最大限度地提升檔案管理效率。二是建設信息共享的醫院檔案信息庫。醫院檔案記錄了對醫院信息的處理分析情況，對醫院工作者以及醫院事業進步都具有非常重要的意義。原來的醫院檔案大部分都是利用紙質形式記錄的，查閱起來非常困難，需要耗費很多周折才能獲得。除此之外，查閱紙質檔案耗時耗力，在海量的紙質數據信息中，要想找到自己需要的數據具有一定的困難，而醫院檔案管理數字化能夠有效解決實際工作中存在的上述難題。檔案使用人員只要輕輕點擊鼠標就能快速獲取自己所需的數據信息，并通過復制或下載等方式實現各種操作，這不但有利于提高醫院的醫療服務水平，還可促進我國醫療事業的快速發展。

三、當前檔案管理基礎工作中存在的問題

一是檔案管理工作者專業素質低。據調查，當前很多醫院的檔案管理工作者都是年齡較大的員工，這些員工對新知識的接受能力較差，缺乏信息技術知識和操作技能，無法正確理解并準確應用先進的檔案管理方法，這在一定程度上影響了檔案管理數字化的順利開展。另外，檔案管理工作者由于缺乏專業素養而忽視基礎工作的重要性也是影響該項工作順利開展的一個重要原因，很多檔案管理人員對基礎工作的認識不到位，埋怨基礎工作繁瑣復雜，以致在檔案管理過程中出現應付了事的現象。二是檔案編號不健全。對檔案進行編號處理是檔案管理工作的重要組成部分，但目前在部分醫院的檔案管理工作中，管理人員還是按照傳統的管理辦法對檔案進行編號，使得很多新的檔案內容無法錄入。另外，部分醫院還存在一些沒有設計目錄的檔案，這類檔案在內容上沒有準確定義，一旦丟失，其內容便無從查找，對于已經存在的內容也無法順利排序。

四、檔案管理基礎工作的作用

（一）有利于檔案管理工作規范化

檔案管理基礎工作主要是對檔案進行合理分類和準確登記，以便相關人員可以快速檢索到有效的檔案信息并剔除無效和不完整的信息，另外，對檔案的標題進行合理歸類并注明檔案頁碼也有利于增強檔案管理工作的規范性，而檔案管理工作的規范與否直接影響到檔案的完整性和檔案查找工作的效率。

（二）有利于提高檔案查找效率

在查找檔案時首先要調取檔案的錄入分類名單和存儲位置，因此，完善檔案管理基礎工作，將檔案準確地錄入信息庫有利于提高檔案信息的查找效率。檔案管理人員將檔案信息進行編輯、分類并匯總，為檔案名稱設置必要的關鍵詞，從而充分利用計算機使檔案的檢索工作更加方便高效。

（三）有利于加快檔案管理的現代化進程

檔案管理工作的現代化程度主要體現在檔案管理人員對計算機及先進信息技術的應用程度上，在計算機的高運算率和強大引擎下，檔案信息的檢索工作將變得更加方便快捷。如果檔案管理人員能夠在眾多的信息中做出正確的檔案排序，分清信息主次，將重要信息與次要信息分開處理，便可以在檢索過程中迅速找出有用的信息，也方便對重要信息和利用率較高的信息進行優先處理。由此可見，在檔案管理基礎工作中采用科學的方法和先進的技術可以有效加快檔案管理工作的現代化進程。

五、數字化環境中醫院檔案管理的策略

（一）增強數字化資源管理意識

近幾年來，我國醫療事業發展迅速，很多醫院檔案管理問題凸顯出來，這應當引起有關人員的足夠重視，加快建立健全醫院檔案管理體系，充分認識到醫院檔案管理工作的重要性，更好地激發工作人員的創新和敬業精神，不斷探索醫院檔案管理的新方式、新方法。另外，傳統的醫院檔案管理方式無法滿足新形勢下對醫院檔案管理工作的要求，因此，醫院檔案管理人員應當增強數字化資源管理意識，進一步建立健全數字化醫院檔案管理體系。

（二）建設特色數字化醫院檔案

為充分開發利用醫院檔案資源，更好地服務社會，應建立特色數字化醫院檔案，借助先進的數字化技術為用戶提供更多的檔案信息資源，并通過建立資源檢索平臺實現快捷高效的檔案檢索服務。通過建立特色數字化檔案可以對醫院的檔案信息資源進行詳細說明和分類，最大限度地降低用戶使用難度，利用數據集成服務為用戶提供更加高效的檔案信息服務。

（三）融入現代信息技術

目前，隨著信息技術的快速發展，我國社會已步入了網絡時代，信息技術已被普遍運用到了各行各業中，并發揮了巨大的作用。因此在數字化環境中，醫院檔案管理也要充分利用當下的先進信息技術，以起到事半功倍的良好管理效果。伴隨著我國醫療事業的飛速發展，傳統的信息管理模式已無法滿足醫院發展的需求。利用現代化的數字技術不但可以對醫院各項醫療信息進行全面系統的記錄，而且不會受到時間和空間的影響，進而最大限度地提升醫院檔案管理的效率。因此，建立醫院檔案管理信息平臺非常必要，醫院檔案管理人員要充分發揮檔案管理信息平臺的作用，積極加強與相關部門間的溝通協調，以更加方便快捷地取得相關檔案資料。

（四）加強管理隊伍建設

為了更好地適應目前醫院檔案管理數字化轉型的需要，應當對現有的醫院檔案管理機制進行一些適當的調整，這就對醫院檔案管理人員的專業素養提出了新的更高要求。醫院檔案管理人員不但要具備檔案管理專業知識與計算機實踐操作能力，而且還要具有良好的處事協調能力，從而為醫院提升醫療服務質量提供有力的檔案信息支持。為此，要加強醫院檔案管理隊伍建設，定期開展各種業務培訓，采取“請進來”、“走出去”、以會代訓等各種方式提升檔案管理人員的業務素質和綜合能力，更好地適應崗位工作需要。此外，傳統的檔案管理模式也有很多值得保留和借鑒的地方，在檔案管理數字化轉型過程中應當有選擇地予以甄別，取其精華、棄其糟粕，從而不斷完善醫院檔案管理工作體系，更好地促進醫院檔案管理工作水平的提升。

六、結語

總而言之，隨著信息技術的快速普及，醫院檔案管理數字化成為時展的大勢所趨，如何在數字化環境中實現醫院檔案管理轉型成為醫院檔案管理工作者普遍關心的課題。對此，需要結合目前醫院檔案管理工作中出現的一些新問題，通過增強數字化資源管理意識、建設特色數字化醫院檔案、融入現代信息技術、加強檔案管理隊伍建設等有效策略，進一步推動醫院檔案管理數字化轉型，促進醫院的健康、穩定發展。

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作者:王欣 單位:淄博市第一醫院