衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理問(wèn)題及對(duì)策

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摘要：在衛(wèi)生事業(yè)單位中，檔案管理是一項(xiàng)重要的職務(wù)，它關(guān)系到醫(yī)務(wù)人員在政治思想、醫(yī)療水平、科研能力、獎(jiǎng)罰情況等方向上的綜合表現(xiàn)。隨著日新月異的科技發(fā)展，衛(wèi)生單位的運(yùn)營(yíng)愈發(fā)需要人事檔案的良好管理，人事管理工作將要在新時(shí)代的背景下面對(duì)更多的問(wèn)題與挑戰(zhàn)。本文旨在闡述衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理中常見(jiàn)的問(wèn)題，指出人事制度改革的要點(diǎn)，提出解決人事檔案管理問(wèn)題的相關(guān)對(duì)策，以期為衛(wèi)生單位的良好運(yùn)營(yíng)提供相關(guān)的幫助。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生事業(yè)單位；人事檔案管理；改革要點(diǎn)；相關(guān)對(duì)策

在以往的衛(wèi)生事業(yè)單位中，人事檔案的管理工作一直采用人工檢索與筆錄的方式。時(shí)至今日，衛(wèi)生事業(yè)單位的發(fā)展蒸蒸日上，招聘的醫(yī)務(wù)工作人員與日俱增，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)以往的規(guī)模，人事檔案如果繼續(xù)采用人工管理的方式，將會(huì)無(wú)法滿足衛(wèi)生事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)需要。一旦管理人員出現(xiàn)職位調(diào)動(dòng)，或者有大規(guī)模的人員招聘，人事檔案的管理就會(huì)出現(xiàn)許多未知的問(wèn)題。由此，衛(wèi)生單位需要及時(shí)改正人事檔案的管理中的問(wèn)題，用更先進(jìn)的模式來(lái)加強(qiáng)人事檔案的管理工作。

1衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理中常見(jiàn)的問(wèn)題

1.1單位領(lǐng)導(dǎo)容易忽視人事檔案管理工作的重要性

《中華人民共和國(guó)檔案法》對(duì)檔案管理各個(gè)方面都做出了明確規(guī)定，但在實(shí)際衛(wèi)生事業(yè)單位中各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)法律意識(shí)不強(qiáng)，不習(xí)慣依法辦事甚至以政代法。領(lǐng)導(dǎo)者往往更關(guān)注醫(yī)患問(wèn)題、患者的治療情況、醫(yī)務(wù)人員的業(yè)務(wù)能力，對(duì)于衛(wèi)生單位的人事檔案管理這種基礎(chǔ)工作通常不夠重視[1]。作為衛(wèi)生單位的決策者，他們會(huì)將大部分精力放在衛(wèi)生醫(yī)療能力的發(fā)展與衛(wèi)生單位的名氣宣揚(yáng)上，人事檔案管理工作一般不會(huì)放在他們?nèi)粘Ｘ?fù)責(zé)的事務(wù)中。在許多衛(wèi)生單位的領(lǐng)導(dǎo)者眼中，人事檔案管理工作不需要復(fù)雜的技術(shù)能力，職務(wù)僅僅限于查找、記錄、統(tǒng)計(jì)、管理、保密等簡(jiǎn)單的工作。

1.2人事檔案管理工作者的能力不足

人事檔案管理工作因?yàn)椴皇苄l(wèi)生單位領(lǐng)導(dǎo)者的重視，在人員分配上通常比較稀少。領(lǐng)導(dǎo)者有時(shí)為了減少工資預(yù)算，對(duì)應(yīng)聘的人事檔案管理人員也不會(huì)錄取符合相關(guān)專業(yè)的人才。由此，人事檔案管理者通常不熟悉工作的職能，對(duì)檔案材料的收集整理、分類(lèi)歸納、裝訂歸檔等職責(zé)也沒(méi)有形成習(xí)慣的流程。此外，人事部門(mén)的工作過(guò)于凌亂，工作職責(zé)的分配更是不夠清晰，許多負(fù)責(zé)人事檔案的員工通常還有其他的工作兼職，這也進(jìn)一步造成了人事檔案管理的混亂。而領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作缺乏重視的態(tài)度，這也使得人事檔案管理人員對(duì)工作抱有得過(guò)且過(guò)的應(yīng)付心理。所以，衛(wèi)生單位的人事檔案管理水平始終比較低下。

1.3人事檔案管理模式比較陳舊，工作效率不高

2013年10月，國(guó)家檔案局中央檔案館印發(fā)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的通知。各個(gè)企事業(yè)單位都在著手建立信息化檔案。但由于我國(guó)檔案信息化建設(shè)起步較晚，在很多衛(wèi)生事業(yè)單位中，人事檔案工作還沒(méi)有徹底的采用數(shù)字化管理的模式[2]。甚至在許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)的衛(wèi)生單位中，人事檔案工作人員依舊采用筆錄或人工整理的陳舊管理模式。有文獻(xiàn)研究[3]，在某一醫(yī)療單位進(jìn)行人事檔案存檔，在職626份，離退休382份，從前期的一審對(duì)短缺材料的認(rèn)定，到中期二審的材料搜集、鑒定、整理分類(lèi)，到后期編目、排序、裝訂、上架，共計(jì)耗時(shí)7個(gè)月左右時(shí)間，整個(gè)過(guò)程耗用人力約38人次，耗費(fèi)A4紙張21包（每包500張）。整個(gè)整理過(guò)程在人員統(tǒng)籌和材料使用上消耗資源較大。而且，人事檔案工作不僅在檢索、存檔方面的工作效率十分低下，還容易出現(xiàn)檔案損毀或缺失等管理不當(dāng)?shù)膯?wèn)題。

1.4人事檔案工作人員沒(méi)有健全的管理制度

我國(guó)《關(guān)于深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的意見(jiàn)》中指出：“改革人事制度，完善分配激勵(lì)機(jī)制，推行聘用制度和崗位管理制度，嚴(yán)格工資總額管理，實(shí)行以服務(wù)質(zhì)量及崗位工作量為主的綜合績(jī)效考核和崗位績(jī)效工資制度，有效調(diào)動(dòng)醫(yī)務(wù)人員的積極性。”然而實(shí)際上在許多衛(wèi)生事業(yè)單位中，一般沒(méi)有健全的制度來(lái)管理人事檔案的工作人員。如果沒(méi)有制度給予壓力，他們就很難面臨優(yōu)勝劣汰的局面。所以在工作中，大多數(shù)人事檔案人員都抱有敷衍的工作態(tài)度。除了人員的管理不足，在人事檔案管理工作上，許多衛(wèi)生單位也沒(méi)有制定嚴(yán)格的工作條例。在檔案的鑒別、核查、分類(lèi)、歸納、裝訂等職能上，衛(wèi)生單位需要嚴(yán)格規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，如，制定《人事檔案管理室工作規(guī)范》《人事檔案管理人員行為規(guī)范》等。一旦人事檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題，通過(guò)條例與細(xì)則也能明確查清出現(xiàn)問(wèn)題的原因以及應(yīng)負(fù)責(zé)任的人員，讓人事檔案管理工作更加地清晰。

2衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理工作的改革要點(diǎn)

2.1加強(qiáng)人事檔案管理人員的能力培養(yǎng)

首先，要培養(yǎng)管理人員的責(zé)任心。人事檔案管理工作是一項(xiàng)精細(xì)的職務(wù)，需要工作人員有良好的耐心以及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。如果檔案管理人員因?yàn)榇中拇笠饴┯泿灼t(yī)務(wù)人員發(fā)表的論文，或者因?yàn)楣ぷ魇д`造成檔案的缺失，那么會(huì)嚴(yán)重影響當(dāng)事人評(píng)職稱或獎(jiǎng)金發(fā)放等福利的分配。其次，管理人員的專業(yè)能力要緊跟社會(huì)的需求。以往的衛(wèi)生單位規(guī)模相對(duì)較小，檔案管理的工作職能僅限于醫(yī)務(wù)人員的信息記載。而隨著時(shí)代進(jìn)步，檔案編輯整理、文字編撰、檔案信息分析等多種知識(shí)也需要管理人員積極地學(xué)習(xí)掌握。最后，檔案管理人員要有一定的信息技術(shù)。如今已經(jīng)是數(shù)字化時(shí)代，如果管理人員墨守成規(guī)，不肯接受先進(jìn)的管理模式，那么遲早要被時(shí)代淘汰。

2.2提高人事檔案管理人員的安保意識(shí)

在衛(wèi)生部門(mén)的人事檔案工作還沒(méi)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理的時(shí)候，檔案大多為紙質(zhì)裝訂，在保管中經(jīng)常要面對(duì)蟲(chóng)蛀、氧化、水浸、火燒等安全隱患。即使人事檔案已經(jīng)逐漸采用數(shù)字化管理的模式，但依舊會(huì)有大部分的人員資料以紙質(zhì)的方式進(jìn)行記載。如果這些紙質(zhì)檔案沒(méi)有進(jìn)行妥善的管理，衛(wèi)生部門(mén)的人事工作必然會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的混亂。有些衛(wèi)生部門(mén)的人事檔案管理采用了信息技術(shù)來(lái)提供快捷有效的工作模式。但是管理人員過(guò)于信任計(jì)算機(jī)的職能，在安全保護(hù)上掉以輕心。比如存儲(chǔ)電子文件時(shí)造成了數(shù)據(jù)的損毀，或者沒(méi)有建立好防火墻，造成病毒的入侵。在改革人事檔案的管理工作上，一定要加強(qiáng)管理人員的安保意識(shí)，仔細(xì)對(duì)電子文件進(jìn)行核對(duì)存檔，建立良好的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)措施，并且對(duì)某些機(jī)密資料做好分類(lèi)和加密，以防止檔案信息的外泄。

2.3建立人事檔案的數(shù)字化管理系統(tǒng)

《中華人民共和國(guó)檔案法》在第十三條中提出“采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化”。時(shí)至今日，信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用于社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，衛(wèi)生事業(yè)單位的各個(gè)部門(mén)也逐漸重視信息技術(shù)的運(yùn)用。人事檔案的管理工作不能忽略信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，在人事檔案工作中貫徹信息技術(shù)的應(yīng)用，不僅可以加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的歸納整理，還可以為衛(wèi)生事業(yè)單位提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在信息技術(shù)的幫助下，管理人員可以用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的設(shè)施將醫(yī)務(wù)人員的檔案資料由紙質(zhì)存檔向電子存檔完成過(guò)渡，以確保檔案資料得到更好的管理。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)需要調(diào)閱某員工的資料時(shí)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)也能更好地進(jìn)行查詢。通過(guò)數(shù)字化的管理，人事檔案工作的質(zhì)量會(huì)得到明顯的提高，衛(wèi)生事業(yè)單位的人事工作也會(huì)免除許多后顧之憂。

3解決衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理問(wèn)題的相關(guān)對(duì)策

3.1加大人事檔案管理工作的宣傳

檔案管理工作十分重要，但通常衛(wèi)生事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人和人事檔案的管理員工對(duì)此沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)。人事檔案工作需要加大相關(guān)宣傳，讓衛(wèi)生單位從上至下都能對(duì)這項(xiàng)工作有更深刻的了解。這樣領(lǐng)導(dǎo)人才會(huì)更加重視人事檔案的管理工作，加大預(yù)算的投入與日常關(guān)注，其他醫(yī)務(wù)人員也會(huì)努力配合管理人員，讓人事檔案對(duì)員工的信息資料進(jìn)行更有序的收集與整理。衛(wèi)生事業(yè)單位要積極宣傳人事檔案管理工作的重要性，向每一位員工明確地剖析這項(xiàng)職務(wù)的工作內(nèi)容與管理作用，以促進(jìn)人事檔案管理工作的順利運(yùn)行。

3.2建立成熟的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)

想讓人事檔案管理工作更好地運(yùn)行，只在管理人員的專業(yè)素質(zhì)上加大培養(yǎng)的力度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。一旦出現(xiàn)管理人員的職務(wù)調(diào)動(dòng)或者員工辭職等情況的出現(xiàn)，人事檔案管理工作又將要面臨許多的問(wèn)題。為了預(yù)防這種情況出現(xiàn)，衛(wèi)生事業(yè)部門(mén)要未雨綢繆，提前建立一支專業(yè)水平過(guò)硬的檔案管理團(tuán)隊(duì)，并提前招納實(shí)習(xí)生為團(tuán)隊(duì)成員做輔助工作。由此，既提高了人事檔案管理工作的效率，也在日常工作中完成了預(yù)備管理員工的培養(yǎng)。一旦有突然狀況的發(fā)生，管理實(shí)習(xí)生也能迅速投入崗位，保證人事檔案的管理工作不會(huì)中斷。

3.3分類(lèi)推進(jìn)人事制度改革，建立健全合理的獎(jiǎng)懲制度

《中華人民共和國(guó)檔案法》中規(guī)定，各單位檔案機(jī)構(gòu)必須認(rèn)真履行的職責(zé)：貫徹執(zhí)行有關(guān)法律法規(guī)和國(guó)家有關(guān)方針政策，建立健全本單位的檔案工作規(guī)章制度。同時(shí)根據(jù)國(guó)務(wù)院印發(fā)的《關(guān)于分類(lèi)推進(jìn)事業(yè)單位改革的指導(dǎo)意見(jiàn)》，要求以健全聘用制度和崗位管理為重點(diǎn)，逐步建立科學(xué)規(guī)范的人事管理制度。比如對(duì)沒(méi)有編制的管理人員，衛(wèi)生單位可以專門(mén)制定合理的獎(jiǎng)懲制度，以員工的工作能力與具體表現(xiàn)作為參考，每季度或者年終發(fā)放適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀者給予重點(diǎn)培養(yǎng)。由此，可以激發(fā)檔案管理人員的工作動(dòng)力，衛(wèi)生事業(yè)單位的其他人事工作效率也會(huì)得到明顯的提高。

4結(jié)束語(yǔ)

總而言之，人事檔案管理工作關(guān)系到衛(wèi)生事業(yè)單位的良好發(fā)展。這需要建立賞罰分明的人事檔案管理制度，用科學(xué)的模式提高人事檔案管理效率，加強(qiáng)培養(yǎng)人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。在當(dāng)前的社會(huì)背景下，衛(wèi)生單位的人事檔案管理工作需要不斷尋求創(chuàng)新，與時(shí)代共同發(fā)展，這樣才能促進(jìn)衛(wèi)生事業(yè)單位的良好運(yùn)營(yíng)。

參考文獻(xiàn)：

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[3]張春梅.從誠(chéng)信檔案角度淺析衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理工作[J].山西職工醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2017，27（3）：75-76.

作者:黃海蓉 單位:溧陽(yáng)市衛(wèi)生健康局檔案室