信息化建設(shè)在工程建筑檔案管理的應(yīng)用

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［摘要］在新經(jīng)濟(jì)常態(tài)下，城市化進(jìn)程逐漸加快，工程建筑項(xiàng)目數(shù)量與日俱增，進(jìn)而增加了檔案管理工作的難度。現(xiàn)階段，信息技術(shù)的發(fā)展極其迅速為工程建筑檔案管理工作提供了新路徑與思路，信息化建設(shè)則演變成了工程建筑檔案管理的主要發(fā)展方向。

［關(guān)鍵詞］信息化建設(shè)；工程建筑；檔案管理

現(xiàn)階段，信息技術(shù)滲透到了各個(gè)行業(yè)之中，改變了人們的日常生活與工作，現(xiàn)實(shí)生活中信息技術(shù)帶來的便利化影響隨處可見。就工程建筑檔案管理而言，要想對各類問題進(jìn)行有效的規(guī)避，就需要對現(xiàn)代化技術(shù)予以正確的運(yùn)用，將信息化管理技術(shù)應(yīng)用到工程檔案管理工作中，進(jìn)而促進(jìn)工程管理技術(shù)的提高，并讓檔案管理能夠向著科學(xué)化以及系統(tǒng)化的方向發(fā)展，增強(qiáng)工程建筑企業(yè)的核心競爭力。

1工程建筑檔案的主要特征

就工程建筑檔案管理而言，包含綜合性與復(fù)雜性強(qiáng)的內(nèi)容，諸如工程建筑項(xiàng)目施工設(shè)計(jì)方案、項(xiàng)目合同協(xié)議書、上級部門的審批文件、施工現(xiàn)場地質(zhì)狀況和環(huán)境等，并且還涉及施工資料、施工技術(shù)、設(shè)備購買等[1]。同時(shí)，還需重視第三方信息、試驗(yàn)資料以及竣工報(bào)告等，采取各方配合與協(xié)調(diào)，將檔案整理和管理工作做好。其次，工程建筑檔案存在著特殊性，即一次性、確定性、實(shí)用性。其中，一次性指的是工程建筑項(xiàng)目的整個(gè)過程屬于一次性操作，相應(yīng)的檔案由立項(xiàng)到竣工也是一次性形成；確定性，在整個(gè)工程建筑項(xiàng)目中，檔案存在于各個(gè)環(huán)節(jié)，能夠反映出工程建筑項(xiàng)目的建設(shè)和變化，所以工程建筑檔案存在著真實(shí)性以及完整性；實(shí)用性，結(jié)合工程建筑檔案，能夠?qū)φ鎸?shí)情況予以了解，存在著極其重要的使用與保存價(jià)值，除了能夠?yàn)楣こ探ㄖ?xiàng)目管理、維護(hù)以及擴(kuò)建等提供依據(jù)之外，還能夠?yàn)榻ㄔO(shè)類似工程項(xiàng)目提供參考作用。

2信息化建設(shè)在工程管理中地應(yīng)用

2.1拓寬檔案信息化管理的思路

就檔案管理而言，其目的在于為人們提供服務(wù)，工程建筑企業(yè)之中的檔案管理部門與工作人員，需要將服務(wù)大眾思想作為基礎(chǔ)，對工作思路予以拓展，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理方式[2]。同時(shí)，立足于信息技術(shù)，對信息化管理方式予以優(yōu)化，除了需要重視對檔案資料完整性的維護(hù)之外，還應(yīng)對其予以科學(xué)的保護(hù)，增強(qiáng)對檔案信息的運(yùn)用，以便于人們更好的對檔案信息予以了解。現(xiàn)階段，在我國信息技術(shù)水平逐漸上升的背景下，檔案管理方式出現(xiàn)了較大的變化，傳統(tǒng)手工式管理逐漸向著現(xiàn)代化管理發(fā)展，增強(qiáng)了信息化建設(shè)，進(jìn)而對檔案管理工作者的專業(yè)知識與管理技能提出了更高的要求，對此工作人員需促進(jìn)自身綜合能力的提升，不能夠只停留在傳統(tǒng)檔案管理員水平中。增強(qiáng)對工程建筑檔案的運(yùn)用，可以確保工程質(zhì)量，就工程管理而言意義重大。其次，工程建筑企業(yè)需積極引進(jìn)與培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)與能力兼具的復(fù)合型人才，并在信息化建設(shè)的過程中，重視對人才隊(duì)伍的建設(shè)，大力培養(yǎng)專業(yè)性強(qiáng)以及技術(shù)水平高的人才，確保其能夠在具體工作中為工程建筑檔案管理提供更加有力的支持。

2.2大力引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備

若保存不當(dāng)，紙質(zhì)檔案就會出現(xiàn)損壞，諸如蟲蛀、霉變等無法逆轉(zhuǎn)的狀況。所以，工程建筑企業(yè)需增強(qiáng)對先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)，推動檔案信息化管理進(jìn)程，通過科技的力量來促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量與效果的提升。其次，還應(yīng)結(jié)合類型與規(guī)格對工程圖紙、技術(shù)數(shù)據(jù)等相關(guān)檔案予以分類管理，方便檔案需求時(shí)可以迅速的進(jìn)行查閱。其次，對檔案予以信息化管理，并不是完全的放棄傳統(tǒng)管理工具，而是在引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備的基礎(chǔ)上，通過傳統(tǒng)基本工具對檔案設(shè)備進(jìn)行優(yōu)化，促進(jìn)工程建筑企業(yè)檔案管理工作的順利進(jìn)行。就工程建筑企業(yè)檔案而言，包含各項(xiàng)資料，所以需適當(dāng)?shù)奶嵘O(shè)備采購資金，引進(jìn)RFID系統(tǒng)，其和傳統(tǒng)檔案信息化讀取方式相比之下，速度要快100倍，更加利于工程建筑檔案信息化管理。

2.3加快信息化管理進(jìn)程

新時(shí)期，工程建筑檔案信息化管理還應(yīng)將安全性充分考慮到，只有確保檔案信息安全，才可以促進(jìn)檔案管理質(zhì)量有效提高[3]。因?yàn)閭鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒㈦娮踊墓こ探ㄖn案的過程中缺乏穩(wěn)定性，檔案人員必須將安全防范意識增強(qiáng)，將紙質(zhì)化和無紙化共用的工程建筑檔案管理模式構(gòu)建起來，借助雙項(xiàng)備份對網(wǎng)絡(luò)中的網(wǎng)絡(luò)攻擊現(xiàn)象和病毒感染問題等進(jìn)行有效防御，把工程建筑檔案的安全化管理、信息化歸類、信息化登記做好。如應(yīng)就已經(jīng)展開定期備份的工程建筑信息化檔案做好備份，對備忘錄予以完善確保工程建筑檔案信息化管理的安全保護(hù)手段和保密制度的完善性，嚴(yán)格遵循涉密不上網(wǎng)的基本原則，使工程建筑檔案數(shù)據(jù)庫信息的安全性得到保證，以促進(jìn)工程建筑檔案管理更加高效化，實(shí)現(xiàn)信息化目的。

2.4強(qiáng)化工程檔案管理信息化工作的制度建設(shè)

在工程施工企業(yè)中要想實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，首先必須將一個(gè)和這種管理相適應(yīng)的相關(guān)制度構(gòu)建起來。現(xiàn)階段就建筑領(lǐng)域的企業(yè)，國家已經(jīng)制定了信息化建設(shè)制度和標(biāo)準(zhǔn)。對此，施工企業(yè)需要和自身情況相結(jié)合，創(chuàng)新制度，使其可以和信息化管理相適應(yīng)，唯有如此，才可以使這些檔案的管理水平得到保證。可以遵循監(jiān)理和設(shè)計(jì)等相關(guān)單位的要求，分類歸檔和入庫施工材料、圖紙、文件等。此外，在制度方面，還需要保證進(jìn)入系統(tǒng)的檔案資料十分完整，如此可以確保相關(guān)決策人和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做決策和管理中有據(jù)可循，并可以將這些檔案資料的利用深度最大化提高。

3結(jié)語

總而言之，當(dāng)前社會已經(jīng)充分認(rèn)識到了建筑施工管理領(lǐng)域中信息化技術(shù)的重要性。在實(shí)際管理中，對這些信息化技術(shù)進(jìn)行科學(xué)利用，可以將企業(yè)的工作合作水平有效提高，并可以更好地促進(jìn)資源的流動、共享速度加快，進(jìn)而將企業(yè)的管理效率和水平提高。同時(shí)可以使企業(yè)的運(yùn)維成本得到節(jié)約，確保企業(yè)具有更強(qiáng)的競爭力。因此這類企業(yè)必須和時(shí)展保持同步，積極運(yùn)用信息化技術(shù)開展管理工作。

參考文獻(xiàn)

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[2]李青.淺談新時(shí)期工程檔案管理信息化建設(shè)[J].陜西水利，2019（5）：77-78.

[3]劉瑩瑩.檔案信息化建設(shè)與檔案管理研究[J].民營科技，2017（4）：115-115.

作者:王垚迪 單位:中國航空規(guī)劃設(shè)計(jì)研究總院有限公司