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      檔案管理創新與服務模式研究

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      檔案管理創新與服務模式研究

      【摘要】為了適應檔案信息化管理的發展,特種設備檢驗所必須肩負起特種設備檢驗質量與安全,保障企業、人身和財產安全,為人民服務等時代重任,實現檔案管理工作的創新,優化服務模式。本文結合云浮市特種設備檢驗所的實際工作,探究了特種設備檔案信息化管理和行業服務模式的新思路。

      【關鍵詞】特種設備;檔案管理;服務創新

      云浮市特種設備檢驗所承擔本行政區域內在用鍋爐、壓力容器、壓力管道的定期檢驗;承擔鍋爐、壓力容器、壓力管道制造駐廠監檢和安裝監檢;協助有關部門進行事故調查,開展檢驗技術研究;對本行政區域內的電梯、起重機械、廠內機動車輛等特種設備的質量、安裝、使用進行安全檢驗;統計、上報有關檢驗檢測數據;參與特種設備質量、安全事故調查、分析,提出技術報告;對企業的檢測檢驗工作進行技術指導;對特種設備用戶、安裝、保養單位提出的關于特種設備質量、安全方面投訴,進行技術分析或技術檢驗;開展檢驗、檢測技術研究;承擔特種設備安全監察部門交辦工作。

      一、云浮市特種設備檢驗所的現有配置

      (一)人員配置。

      成立了檔案目標管理工作領導小組和鑒定小組,所長任組長,辦公室主任負責落實具體工作,本所綜合檔案室歸口辦公室管理,設有專責檔案員、兼職檔案管理員和資料管理員6人,負責收集各部門檔案并向綜合檔案室提供文件和資料,網絡覆蓋全所各個部門。

      (二)設備配置。

      綜合檔案室總使用面積78m2,其中辦公閱覽室24m2,庫房面積54m2。檔案室現有設備:密集架9列,電腦、打印機、空調機、復印機、碎紙機、照相機、電風扇、各1臺,鐵柜13套、圖書柜5個、目錄柜1個、溫濕度計1套、干粉滅火器2個。

      (三)室藏。

      綜合檔案室現有文書、基建、設備儀器、會計、聲像、專門、實物等8類檔案共計2843卷(冊)、50007件,圖書資料697冊。設備儀器檔案114卷,包括辦公和檢測設備儀器檔案。2000-2015年會計檔案731卷,主要收錄云浮市特種設備檢驗所、云浮市隆盛特種設備技術服務部、云浮市粵科特種設備服務部、云浮市特種設備協會從2000年到2015年報表、帳簿、憑證。照片檔案5冊106張。主要有組織沿革類、會議業務類、宣教文體類、榮譽實物類四個小類。實物檔案32件,光盤1冊9張,包括本單位獲得的獎狀、獎旗、獎牌、獎杯、獎章、證書、牌匾、字畫、紀念品、錦旗、花瓶及工藝品等的榮譽實物。

      二、特檢所實現檔案管理創新的必要性

      (一)創新是檔案管理工作的客觀需求。

      自我所于2010年獲“省特級檔案綜合管理目標單位”以來,我所一直重視檔案的管理與創新工作。近年,隨著技術機構的改革發展,特種設備管理體系也不斷更新換代,只有實現特種設備檔案管理的創新,促進管理工作水平的進一步提高,才能實現技術機構業務工作的高效運轉。在特種設備檢驗所檔案管理方式不斷改革的同時,管理模式和服務方式逐漸向多樣化發展,特種設備檔案的作用越來越突出,同時對服務模式的要求也逐漸提高。面臨這些重要的變革,傳統的檔案管理方式顯然不能滿足要求,因此創新工作勢在必行。

      (二)創新促進檔案服務方式變革。

      有一部分特種設備檔案管理仍然應用傳統手工檢索的方法,工作效率難以提高,為了改變這一現狀,必須重點優化檔案管理的服務方式,適應特種設備檔案管理的價值需求。傳統的檔案管理方法表現出較強的被動型,不能實現信息化社會的需求,因此必須創新服務模式和管理模式。

      三、創新檔案管理和服務模式的重要策略

      (一)健全檔案管理制度。

      健全的檔案管理制度是實現管理工作規范化的根本,需要以行業規定為基礎,加強設備檢驗、檔案收集、保密和利用等方面的工作,制定科學詳細的管理制度。在這一工作中,我所制定了《廣東省云浮市特種設備檢驗所檔案管理辦法》《云浮市特種設備檢驗所關于檔案保管期限的暫行規定》等一系列的檔案管理制度,形成了《廣東省云浮市特種設備檢驗所檔案管理制度匯編》,規定了檔案的立卷歸檔要求、分類方案、保管期限、保密、借閱、移交、鑒定、銷毀制度,明確了檔案室的職能和檔案管理人員的職責。通過會議傳達、印成小冊子發放到各部門等辦法,要求廣大員工在工作中認真貫徹落實,自覺遵守檔案管理制度,有效利用檔案,讓檔案更好地為特種設備檢驗工作服務,提高工作效率。

      (二)克服經費困難,提高軟硬件配置。

      在資金緊張的情況下,我所加大投入管理設備、設施的力度,按照檔案目標管理的要求,完善閱覽室與檔案室的辦公環境,配置了專門電腦、更新檔案密集架目錄條,并為庫房安裝了防盜鐵門、鐵窗,加強了檔案資料的安全性,保證了“三鐵”“八防”措施的落實,為“省特級檔案綜合管理目標單位”的管理再上高檔次、再上新水平提供了可靠的物質保障。另外,借助先進的信息技術開展管理,從傳統的紙質檔案管理過渡到信息資源管理中,將檔案資料進行合理的數字化轉換,將數據信息存儲在磁盤中便于及時查詢,重要資料做好備份。值得注意的是,在信息化管理方面,必須不斷提高管理人員的技能,降低錯誤率。

      (三)加強業務學習,進一步提高管理水平。

      為了進一步提高檔案管理水平,我所選配責任心強、懂業務、熟悉電腦操作的同志管理檔案。定期開展業務培訓工作,管理人員及時參與到市檔案局和省檔案局組織的培訓工作中。在內部管理方面,本所組織學習《檔案法》《保密法》等相關內容,定期到市檔案館、上級主管部門和市質量計量監督檢測所參觀學習。在組卷、歸檔工作中,及時將不明確的問題記錄下來,及時向市檔案局請教。通過業務學習的方法提高了檔案管理人員的綜合素質,很大程度上促進了檔案管理水平的提高。

      (四)科學領導,合理部署。

      為了實現特種設備檔案管理的統一領導和高質量管理,我所成立了所長任組長、辦公室主任為副組長,不同的科室負責人為成員的檔案工作領導小組。辦公室主任負責具體工作,檔案室歸口辦公室統一管理,為檔案辦公室配備專責檔案管理人員1名,各部門指定一名資料管理員及兼職檔案管理員,分工負責,團結協作,形成上下結合、左右協調的綜合管理體系。為了進一步抓好檔案管理質量,積極組織工作人員,在市檔案局多年的悉心指導下,不斷完善特種設備的檔案管理分類編號、保管范圍和保管期限表等,全面搜集已有的檢驗檢測檔案和相關的存檔資料,實現統一歸檔、統一編號、統一管理。

      (五)提高檔案利用率、提高服務質量。

      結合實際工作的需求,充分應用檔案管理軟件編制專題目錄和編研材料,例如《大事記》《組織沿革》《檔案管理制度匯編》《全宗指南》《檔案利用實例》《基礎數字匯編》《歷年文書檔案歸檔說明》等。同時對不同檔案檢索工具、密集架標簽、檔案存放位置示意圖等進行優化,將所有文書檔案存入電腦,提高查詢效率,為質量技術監督工作提供更優質的服務。另外,檔案管理人員樹立為人民服務的進步觀念,在完善檔案管理工作的同時,對已有的服務環境進行優化。下一步,我所將高度貫徹落實檔案管理及評估工作的相關政策與要求,結合行業的實際情況,探索建立檔案服務網站,使得網上業務得到擴展,同時加強數據庫建設,實現電子文件的高效管理和應用,加快檔案管理的數字化建設進度。特種設備檔案為社會服務,將為特種設備的應用和維護提供嚴格的標準,為特種設備的管理和應用提供指導,從而實現生產過程的安全管理,為城市建設貢獻更大的力量。

      四、結束語

      在完善特種設備檔案管理的過程中,需要不斷研讀與貫徹執行上級有關檔案管理的相關政策與指示精神,不斷結合特種設備檔案管理的專業特點,健全檔案管理制度,提高管理人員的綜合素質,加快信息化建設進度,創新檔案服務方式。只有不斷提高管理水平,才能保證特種設備檔案發揮真正的功能,為社會生產提供指導。

      【參考文獻】

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      [2]張誠棟.淺談特種設備安全技術檔案管理存在的問題及對策[J].船舶標準化與質量,2014,26(5):55.

      [3]張建.淺談特種設備作業人員培訓檔案管理[J].機電技術,2015,22(2):145.

      作者:姚翠艷 單位:云浮市特種設備檢驗所

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