電子檔案管理現代化分析

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編者按：本論文主要從黃河檔案信息化建設簡況；檔案管理現代化建設的重要性；思路和建議等進行講述，包括了以人為本，推進檔案信息化建設、要改變檔案工作長期無聲無息的封閉局面、加強對檔案工作者信息意識培養、加強對信息技術應用能力的培訓、加大檔案現代化管理的投入、水利檔案信息化是新世紀檔案事業發展的重要方向等。具體資料請見：

論文摘要：水利檔案利用管理現代化思路和建議

論文摘要摘要：檔案是國家機關、社會團體及個人在社會活動中直接形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。社會功能和社會使命是檔案存在和發展的依據，檔案對社會的發展具有某種或多種積極的功能。隨著科學技術的不斷發展，計算機應用的日益普遍和電子文件的大量涌現，信息技術日新月異的迅猛發展和在各行各業的廣泛應用，不僅對國民經濟和社會發展產生了深刻影響，而且對檔案工作者也提出了新的更高的要求。

1黃河檔案信息化建設簡況

當前，水利行業尤其是黃河系統，已經初步形成了以黃委和網管中心為主點，向全流域擴散為面的、四通八達的網絡體系，而水利系統的檔案管理信息化建設平臺仍然是有待填補的空白，現已迸發出和數字黃河不和諧的音符，已逐漸顯現出對“三條黃河”發展的一種制約功能。因此，順應時代潮流，適時推進水利行業檔案信息化建設，是黃河水利檔案工作適應時代和社會發展的必然選擇，是加速檔案管理現代化的客觀要求，是提高檔案信息服務水平的必由之路。

2檔案管理現代化建設的重要性

同志在黨的十六大報告中明確指出摘要：貫徹”三個代表”重要思想必須使全黨始終保持和時俱進的精神狀態，不斷開拓馬克思主義理論發展的新境界，并且強調，和時俱進就是黨的全部理論和工作，要體現時代性，把握規律性，富于創造性。檔案工作作為水利工作的重要組成部分，同樣面臨著如何始終做到和時俱進的關鍵新問題。隨著經濟全球化的加快推進，科學技術日新月異的飛速發展，非凡是我國加入WTO（世界貿易組織）以后，檔案事業更面臨著一個新的機遇和挑戰。廣大檔案工作者應積極投身于信息化建設的浪潮中，以科學、創新的姿態，抓住機遇，迎接挑戰，增強時代責任感，增強服務意識，充分熟悉到只有通過檔案資源信息化，采用先進的數字和網絡技術，建立起有效、快捷的檔案信息服務網絡體系，形成向全社會開放的服務平臺，實現檔案信息資源的自由共享，才能最大限度地開發和利用檔案資源，為國民經濟和水利行業向前發展提供強有力的信息保障。

3思路和建議

3.1以人為本，推進檔案信息化建設。檔案人才是知識管理人才，信息的知識性及檔案工作的專業性決定了檔案管理者的勞動是知識性勞動。當前，檔案現代化管理的主要內容和核心，就是計算機技術的應用，即計算機檔案管理。電子計算機以其高速運算和極強的數據處理能力給檔案管理者帶來了科學的管理手段和先進的檢索方法。這就要求檔案工作者不僅需要具備圖書、情報、檔案學的專業知識，還需具備現代信息技術應用能力和信息加工處理能力等。目前水利系統檔案人員知識結構還遠遠達不到要求，這將成為制約檔案信息化建設的瓶頸新問題。所以，加快培養和造就一批信息化建設的管理型、技術型和復合型人才就成為了當務之急。

3.2要改變檔案工作長期無聲無息的封閉局面。要面向全行業，乃至全社會，積極參和社會活動，加強協調能力，為檔案工作的開展創造良好的發展環境。

3.3加強對檔案工作者信息意識培養。徹底改變傳統的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調動和運用信息資源管理理論和信息技術手段，加強對檔案信息資源實施科學管理和有效開發利用。

3.4加強對信息技術應用能力的培訓。學習和檔案信息化相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識、外語知識等，提高檔案工作者把握和運用現代化技術的技能，以適應檔案信息化的發展。

3.5強化練習，加強培訓。對檔案工作者分層次進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育，同時突出時代應用知識教育，對檔案工作者進行市場經濟理論、法律、WTO等知識系統的教育培訓，培養一支具有一定數量和質量的年輕的檔案生力軍，培養和選拔優秀人才進入檔案管理隊伍中，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具有較強的開拓創新意識。

3.6加大檔案現代化管理的投入。制約檔案現代化管理的因素有很多，如資金、人才等，但起主要決定因素的是領導者的現代化意識水平，表現以下四點。

3.6.1首先，應投入大量的精力關心和支持這一工作，沒有資金，應想方設法創造條件投入資金；沒有設備，應千方百計配置先進設備；沒有管理人才，應積極培養、選拔高素質的專業人才；把檔案現代化管理納入本單位工作計劃，列入本單位重要達標的內容進行考核。

3.6.2其次，各級領導，尤其主管檔案工作的領導，每年至少要探究一兩次檔案工作的重大事項、重要課題，定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作目前狀況，提出要求，下達任務，指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和新問題。

3.6.3再次，上級領導要重視和加強本系統內的交流和合作，在本系統造成一種互幫互學，你追我趕的競爭態勢，以先進帶動落后，發揮各自的優勢，彌補檔案現代化管理上的差異，取長初短，共同提高。

3.6.4最后，宏觀上要有總體的指導思路，實現發展戰略上的創新，微觀動作上實現管理內涵和技術手段的創新，這對檔案事業無疑具有重要意義。

4結束語

總之，水利檔案信息化是新世紀檔案事業發展的重要方向，檔案信息是促進黃河各項事業發展的重要保證，在以知識和信息為主要特征的知識經濟時代，檔案信息存儲和處理的數字化、收集和傳遞的網絡化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在新世紀發展的各個領域中發揮不可替代的功能，所以我們必須加快電子檔案的現代化建設管理進程，確保黃河檔案為治黃事業和社會經濟發展服務。