檔案館社會功能管理

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檔案館的社會功能就是指檔案館面向社會面向公眾所具有的檔案服務(wù)功能。發(fā)揮檔案館社會功能創(chuàng)造社會效益是檔案館的生命力之所在。從目前檔案館工作的現(xiàn)狀來看其社會功能的發(fā)揮是不能令人滿意的。主要表現(xiàn)在以下兩個方面

一、利用率低、利用范圍狹窄

據(jù)筆者所知目前大多數(shù)檔案館的年利用人次、卷次是不盡如人意的與國外檔案館的利用率無法相提并論從檔案的利用范圍來看更多的是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)為社會公眾提供檔案服務(wù)的比例很小。

二、社會對檔案館的認(rèn)知程度差

人們對檔案館的性質(zhì)、地位及其工作職能幾乎一無所知。那么究竟是什么原因影響了人們對檔案館的認(rèn)知程度阻礙了檔案館社會功能的實(shí)現(xiàn)呢筆者認(rèn)為有以下幾點(diǎn)

一、檔案館宣傳工作沒有到位

近幾年檔案部門在社會上開展了多層次的宣傳活動。但這些宣傳活動一般是針對檔案法規(guī)及檔案工作自身而展開的對檔案館的宣傳卻未能做到同步進(jìn)行。另外我國的檔案工作者歷來崇尚“默默無聞”檔案館工作人員更是如此只滿足于踏踏實(shí)實(shí)地做好本職工作頭腦中缺乏對自己所從事的工作及取得的勞動成果加以宣傳的意識從而影響到社會對檔案館的認(rèn)知程度。

二、館藏匱乏

面向公眾為社會提供檔案服務(wù)必須有豐富的館藏作為后盾。從目前來看檔案館尤其是區(qū)縣級檔案館館藏匱乏是影響其社會功能發(fā)揮的重要因素。從館藏結(jié)構(gòu)上看雖稱得上“門類齊全”但通常只被領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)利用的文書檔案占大多數(shù)科技檔案、聲像檔案等卻很少。從檔案內(nèi)容上看真正具有查考價值的檔案實(shí)在不多可為社會公眾所用的檔案就更少了。

三、服務(wù)水平不高

檔案館功能的實(shí)現(xiàn)主要體現(xiàn)在檔案服務(wù)上。服務(wù)質(zhì)量的高低必然會影響到檔案館社會功能的發(fā)揮。目前大多數(shù)檔案館的服務(wù)水平尚有待提高。主要表現(xiàn)在

一利用方式單一

對于許多檔案館來說坐等利用者上門采取被動服務(wù)是主要的服務(wù)方式。而結(jié)合本區(qū)域內(nèi)的中心工作提供主動服務(wù)針對館藏檔案內(nèi)容開展方便、快捷的檔案咨詢等行之有效的利用方式仍然是“寫在紙上掛在嘴上”沒有真正付諸實(shí)施。

二利用效率不高

這里所說的利用效率不是針對檔案館工作人員而言的查全率、查準(zhǔn)率而是指利用者進(jìn)出檔案館大門的麻煩、手工檢索的繁瑣、服務(wù)設(shè)施的不完善、閱覽環(huán)境雜亂等一系列問題導(dǎo)致了檔案利用效率的降低令有些利用者望而卻步。

三編研工作缺乏成效

檔案館編研工作起步較晚。截止目前雖有一定數(shù)量的編研產(chǎn)品但大部分為應(yīng)付升級達(dá)標(biāo)匆匆而就質(zhì)量不高實(shí)用性不強(qiáng)利用范圍狹窄利用效果不顯著。因此編研工作沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

上述問題都在不同程度上妨礙了檔案館社會功能的實(shí)現(xiàn)。要改變現(xiàn)有狀況充分發(fā)揮檔案館社會功能筆者認(rèn)為應(yīng)在以下幾方面下功夫

一、采取靈活多樣的方式開展檔案館宣傳工作

一組織宣傳活動

近幾年檔案工作開展得有聲有色面向公眾而進(jìn)行的形式不一的宣傳活動此起彼伏。各級檔案館應(yīng)抓住每一個機(jī)會向社會展示自己。可通過懸掛條幅、印發(fā)圖片、回答公眾咨詢、贈送紀(jì)念品以至舉辦宣傳周、宣傳月等方式強(qiáng)化公眾對檔案館的認(rèn)識。二借助新聞媒體的力量進(jìn)行宣傳

電臺、電視臺、報紙等新聞媒體是宣傳檔案館的最佳場所是溝通檔案館與社會公眾的一座橋梁。檔案館與新聞工作者團(tuán)結(jié)協(xié)作采取“廣而告之”的方式向公眾宣傳檔案館及檔案館工作成果介紹館藏檔案內(nèi)容勢必會收到良好的效果。

三創(chuàng)辦刊物加強(qiáng)宣傳

檔案館可創(chuàng)辦刊物在自己的宣傳媒介上設(shè)立園地公布館藏檔案目錄及館藏檔案史料登載檔案內(nèi)容簡介、介紹檔案館知識并在一定范圍內(nèi)發(fā)行以達(dá)

會功能的實(shí)現(xiàn)中發(fā)揮了應(yīng)有的作用。提高編研產(chǎn)品的質(zhì)量要求編研人員必須堅持實(shí)用性的原則。這一原則應(yīng)貫穿編研工作的整個過程。

四運(yùn)用電子計算機(jī)參與檔案館的管理與利用工作

電子計算機(jī)的高效、準(zhǔn)確有助于實(shí)現(xiàn)檔案館的社會功能。從目前來看應(yīng)努力做到以下兩點(diǎn)

1實(shí)現(xiàn)電子計算機(jī)檢索提高工作效率

現(xiàn)在一部分檔案館雖然配備了電子計算機(jī)錄入了不少檔案信息并編制了各種專題目錄但并沒有真正實(shí)現(xiàn)電子計算機(jī)檢索。一方面是由于適用的管理軟件尚未出臺另一方面有些檔案館把電子計算機(jī)的應(yīng)用看作是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的“花架子”尚未認(rèn)識到實(shí)現(xiàn)計算機(jī)檢索的迫切性。因而檔案館工作效率不高影響了其社會功能的實(shí)現(xiàn)。檔案館工作人員要提高認(rèn)識并與科研部門積極合作盡快實(shí)現(xiàn)電子計算機(jī)檢索。

2建立信息聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

檔案作為一種信息若要充分發(fā)揮其作用必須進(jìn)入信息高速公路進(jìn)入社會的大信息網(wǎng)絡(luò)這是實(shí)現(xiàn)檔案館社會功能的最佳手段。筆者認(rèn)為目前應(yīng)做到兩點(diǎn)第一檔案系統(tǒng)內(nèi)盡快實(shí)現(xiàn)三級聯(lián)網(wǎng)。即市館、區(qū)縣館、檔案室三級聯(lián)網(wǎng)使檔案信息在較為廣泛的范圍內(nèi)得以交流為檔案價值的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造條件。第二盡快加入公共信息網(wǎng)使檔案信息的利用具有更加廣泛的社會性最大限度地發(fā)揮檔案館的社會功能。

五舉辦展覽建立青少年愛國主義教育基地

近幾年檔案館社會教育功能越來越受到重視舉辦展覽建立愛國主義教育基地是發(fā)揮這一功能的主要方式。筆者認(rèn)為舉辦展覽應(yīng)抓住時機(jī)配合國家大事或本區(qū)域的中心工作而開展同時應(yīng)因地制宜不必拘泥于形式那種非要辦出規(guī)模的想法是不切實(shí)際的。

三、進(jìn)一步提高檔案館工作人員的素質(zhì)

檔案館工作人員是否具備較高的素質(zhì)在發(fā)揮檔案館社會功能中起著決定性的作用。提高素質(zhì)應(yīng)做到以下兩點(diǎn)

一鉆研業(yè)務(wù)提高工作水平

檔案館工作人員作為國家財富的保存者、守護(hù)者、檔案館的主人應(yīng)本著對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)開展深層次的研究工作發(fā)揮檔案的價值為實(shí)現(xiàn)檔案館的社會功能盡到自己的責(zé)任。

二塑造新時期檔案館工作者的新形象

現(xiàn)在的檔案館工作人員已不是過去的“看攤者”、“守門人”了。新的時代要求檔案館工作者必須投身于社會把自己的知識、才學(xué)奉獻(xiàn)給社會同時將新的形象展示給社會。筆者認(rèn)為檔案館工作者的新形象應(yīng)是知識領(lǐng)域工作者所具有的較高的修養(yǎng)、情操以及檔案服務(wù)部門所特有的良好的風(fēng)范與氣質(zhì)。理想形象的塑造不是一朝一夕的事情檔案館工作者應(yīng)不斷增加自身的學(xué)識提高自身的修養(yǎng)陶冶自身的情操以自己的博學(xué)以及良好的職業(yè)道德贏得社會公眾的敬重從而提高檔案館的社會地位更好地實(shí)現(xiàn)檔案館的社會功能。