辦公自動化對秘書影響管理

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摘要：辦公自動化是不僅僅是辦公室內(nèi)部的一場革命，同時它也深入地影響了人們的各種觀點。辦公自動化是一種以計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的辦公方式，對秘書工作產(chǎn)生了深刻的影響，使秘書工作從傳統(tǒng)秘書工作向現(xiàn)代秘書工作轉(zhuǎn)變。這些影響主要體現(xiàn)在，辦公自動化提高了秘書工作的效率和質(zhì)量，促進了秘書工作職能的提升。本文認為，辦公自動化也可能會使秘書過度依賴，因而秘書在工作中應(yīng)該避免這些消極影響。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；秘書工作；影響

引言

辦公自動化的出現(xiàn)掀起了一場辦公革命，它極大地改變了秘書工作的理念、流程、職能，使秘書工作也因此實現(xiàn)了信息化、系統(tǒng)化。辦公自動化已經(jīng)成了現(xiàn)代秘書工作的一部分，它的出現(xiàn)不但減輕了傳統(tǒng)秘書工作的壓力，還促使秘書工作順利完成了自我升級。隨著信息技術(shù)的進一步發(fā)展，辦公自動化也將隨之不斷發(fā)生更新?lián)Q代，并且進一步促進秘書工作的高科技化。因此，研究辦公自動化對秘書工作的影響，并且在此基礎(chǔ)上分析秘書應(yīng)該如何應(yīng)對辦公自動化的浪潮，對于辦公自動化和秘書工作都具有重要的意義。

因此，本文就是在這樣的背景下，針對辦公自動化對秘書工作的影響展開一些研究。本文在研究過程中充分運用了理論分析、實證分析的研究方法，在理論聯(lián)系實際的基礎(chǔ)上，詳盡分析了辦公自動化對秘書工作的影響。希望本文的研究成果能夠?qū)ξ覈k公自動化的發(fā)展進程以及提高秘書工作的效率方面能夠產(chǎn)生一些良好的影響。

一、辦公自動化基本理論

（一）辦公自動化的概念

辦公自動化是隨著當代信息技術(shù)的出現(xiàn)而出現(xiàn)的。辦公自動化（OfficeAutomation，簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，是當前新技術(shù)革命中一個非常活躍和具有很強生命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，是信息化社會的產(chǎn)物。

在行政機關(guān)、企事業(yè)單位工作中，是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，以計算機為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，為科學(xué)管理和決策服務(wù)，從而達到提高行政效率的目的。一個企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標準。

我國專家在第一次全國辦公自動化規(guī)劃討論會上提出辦公自動化的定義為：利用先進的科學(xué)技術(shù)，使部分辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備中，由人與技術(shù)設(shè)備構(gòu)成服務(wù)于某種辦公業(yè)務(wù)目的的人一機信息處理系統(tǒng)。

筆者認為，這個概念科學(xué)地揭示了辦公自動化的內(nèi)涵，因此，本文的討論是基于這個概念展開的。

（二）辦公自動化的層次

辦公自動化分為三個層次，分別是：事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)、信息管理型OA系統(tǒng)、決策支持型OA系統(tǒng)。

（1）事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)。

這一層次只限于單機或簡單的小型局域網(wǎng)上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫等輔助工具的應(yīng)用，一般稱之為事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)。辦公事務(wù)OA中，最為普遍的應(yīng)用有文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發(fā)登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財務(wù)統(tǒng)計、報表處理、個人數(shù)據(jù)庫等。這些常用的辦公事務(wù)處理的應(yīng)用可作成應(yīng)用軟件包，包內(nèi)的不同應(yīng)用程序之間可以互相調(diào)用或共享數(shù)據(jù)，以便提高辦公事務(wù)處理的效率。這種辦公事務(wù)處理軟件包應(yīng)具有通用性，以便擴大應(yīng)用范圍，提高其利用價值。此外，在辦公事務(wù)處理級上可以使用多種OA子系統(tǒng)，如電子出版系統(tǒng)、電子文檔管理系統(tǒng)、智能化的中文檢索系統(tǒng)（如全文檢索系統(tǒng)）、光學(xué)漢字識別系統(tǒng)、漢語語音識別系統(tǒng)等。在公用服務(wù)業(yè)、公司等經(jīng)營業(yè)務(wù)方面，使用計算機替代人工處理的工作日益增多，如訂票、售票系統(tǒng)，柜臺或窗口系統(tǒng)，銀行業(yè)的儲蓄業(yè)務(wù)系統(tǒng)等。事務(wù)型或業(yè)務(wù)型的OA系統(tǒng)其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。為了提高辦公效率，改進辦公質(zhì)量，適應(yīng)人們的辦公習(xí)慣，要提供良好的辦公操作環(huán)境。

（2）信息管理型OA系統(tǒng)。

信息管理型OA系統(tǒng)是第二個層次。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統(tǒng)中對和本單位的運營目標關(guān)系密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統(tǒng)，是把事務(wù)型（或業(yè)務(wù)型）辦公系統(tǒng)和綜合信息（數(shù)據(jù)庫）緊密結(jié)合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。綜合數(shù)據(jù)庫存放該有關(guān)單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機關(guān)，這些綜合信息包括政策、法令、法規(guī)，有關(guān)上級政府和下屬機構(gòu)的公文、信函等的政務(wù)信息；一些公用服務(wù)事業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括和服務(wù)項目有關(guān)的所有綜合信息；公司企業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括工商法規(guī)、經(jīng)營計劃、市場動態(tài)、供銷業(yè)務(wù)、庫存統(tǒng)計、用戶信息等。作為一個現(xiàn)代化的政府機關(guān)或企、事業(yè)單位，為了優(yōu)化日常的工作，提高辦公效率和質(zhì)量，必須具備供本單位的各個部門共享的這一綜合數(shù)據(jù)庫。這個數(shù)據(jù)庫建立在事務(wù)級OA系統(tǒng)基礎(chǔ)之上，構(gòu)成信息管理型的OA系統(tǒng)。

（3）決策支持型OA系統(tǒng)

決策支持型OA系統(tǒng)是第三個層次。它建立在信息管理級OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)上。它使用由綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構(gòu)造或選用決策數(shù)字模型，結(jié)合有關(guān)內(nèi)部和外部的條件，由計算機執(zhí)行決策程序，作出相應(yīng)的決策。隨著三大核心支柱技術(shù)：網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的成熟，世界上的OA已進入到新的層次，在新的層次中系統(tǒng)有四個新的特點：1、集成化。軟硬件及網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的集成，人與系統(tǒng)的集成，單一辦公系統(tǒng)同社會公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統(tǒng)。2、智能化。面向日常事務(wù)處理，輔助人們完成智能性勞動，如：漢字識別，對公文內(nèi)容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。3、多媒體化。包括對數(shù)字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。4、運用電子數(shù)據(jù)交換（EDI）。通過數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)，在計算機間進行交換和自動化處理。

（三）辦公自動化的作用

辦公自動化在企事業(yè)單位的日常運行中發(fā)揮了重要的作用，基本滿足了人們對于效率和質(zhì)量的雙重需求。而在以往，工作效率和工作質(zhì)量是一對很難調(diào)和的矛盾，必須依靠人自己來解決。但是辦公自動化的出現(xiàn)改變了這一狀況，使人們從繁重的手工勞動中解放了出來。總體上看，辦公自動化的作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）提高辦公效率

以電子計算機為中心形成的信息處理系統(tǒng)是辦公自動化的標志，辦公自動化的功能之一就是數(shù)據(jù)處理。例如：企業(yè)的庫存管理、報表統(tǒng)計、帳目計算、情報檢索，甚至單位的日常事務(wù)管理等大量的數(shù)據(jù)信息處理。在以往，這一切數(shù)據(jù)的處理都必須依靠各自獨立的部門的多位員工，通過統(tǒng)計、計算，手工制成報表上報領(lǐng)導(dǎo)。而今借助OA數(shù)據(jù)處理功能中的各個子系統(tǒng)，各部門只要1人就能及時、準確地把報表傳輸給領(lǐng)導(dǎo)。以便領(lǐng)導(dǎo)盡快做出判斷。所以，辦公自動化是精簡單位人員的有力措施，能極大地提高辦公效率。[①]

這種利用高科技來處理信息的手段顯然優(yōu)越于人工處理的方式，事實上，信息技術(shù)就是憑借其高效率，才改變了人們原來的工作方式，在固定的時間內(nèi)完成比人工操作多好幾倍的工作量。

（2）提高辦公質(zhì)量

辦公自動化在實現(xiàn)高效率的同時并沒有降低其質(zhì)量，相反還在程度上提高了辦公質(zhì)量。辦公自動化依托的是當代的計算機技術(shù)，利用計算機強大的信息處理技能來實現(xiàn)信息高效、精準地處理。在傳統(tǒng)的秘書工作中，秘書必須在紙張上用筆起草、核算、修改等，整個流程是單線程的，而且由于人自身的因素，整個過程中難免會發(fā)生錯漏。但是在辦公自動化的辦公環(huán)境下，信息處理系統(tǒng)能夠最大程度上避免這些疏漏。事實上，利用計算機進行文件復(fù)制、傳輸，一般是不會出現(xiàn)錯誤的。

（3）促進辦公面貌的轉(zhuǎn)變

辦公自動化促進了辦公面貌的整體改變，使整個辦公過程呈現(xiàn)出條理化、系統(tǒng)化。而在以往，辦公室里可能堆滿了紙張、文件、書籍、草稿等，整個辦公室凌亂不堪。這些狀況嚴重影響了辦公的效率和質(zhì)量，在這樣的工作環(huán)境里，工作人員難免會產(chǎn)生一些錯誤，此外還會造成精神的過分緊張和焦慮。

辦公自動化則很大程度上改變了這種面貌。在采用了辦公自動化的企事業(yè)單位的辦公室里，人們見到是是一副有條不紊的景象，人們利用高科技的通信手段實現(xiàn)信息的互通和共享。在這樣的工作環(huán)境中，人的精神也比較輕松、愉快，工作起來不用像以前那樣承受巨大的壓力，有利于促進員工的身心健康。

（4）促進觀念轉(zhuǎn)變

辦公自動化同時也促進了人們觀念的轉(zhuǎn)變。以員工招募這個環(huán)節(jié)來說，以往用人單位可能會選擇那些字寫得工整漂亮的人員來擔任相關(guān)工作。但是現(xiàn)在用人單位更傾向于將工作崗位給那些熟悉辦公自動化、熟悉信息處理的人員。

對于秘書來說，辦公自動化也改變了他們的觀點，能否使用和駕馭辦公自動化操作，使他們首先要考慮的事。

二、辦公自動化對秘書工作的影響

上文簡要介紹了辦公自動化的一些理論，筆者認為，辦公自動化對秘書工作產(chǎn)生了重大的影響，因為秘書是整個辦公場所的核心，秘書工作是辦公室工作的主要組成部分。因此，在接下來的論述中，本文將詳細介紹辦公自動化對秘書工作的影響。

三、秘書工作應(yīng)對辦公自動化的策略分析

從上文的分析可以看出，辦公自動化對秘書工作產(chǎn)生了深遠的影響，這些影響既有正面影響又有負面影響，但是主要是積極的影響。在辦公自動化被廣泛采用的今天，秘書以及企事業(yè)單位自身也應(yīng)該對辦公自動化作出一定的回應(yīng)，只有這樣才能充分發(fā)揮辦公自動化的作用。筆者認為，秘書工作對辦公自動化的應(yīng)對主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

此外，秘書在辦公自動化的環(huán)境下同樣需要具備統(tǒng)籌安排各項事務(wù)的能力，秘書可以充分利用辦公自動化環(huán)境提供的設(shè)備進行記錄、通聯(lián)、籌劃各種事項，但是需要加強協(xié)調(diào)能力，以便將領(lǐng)導(dǎo)的計劃付諸實施。

結(jié)語

本文研究了辦公自動化的基本概念，在此基礎(chǔ)上分析了辦公自動化對秘書工作的影響，本文的主要觀點是，辦公自動化對秘書工作的影響非常大，既有積極影響也有消極影響，但是總體上說辦公自動化對于提高工作效率和工作質(zhì)量有著重要的意義。辦公自動化只是一種工作手段，其本身不能代替人們發(fā)揮創(chuàng)造性，因此，秘書在工作過程中應(yīng)該加強自身綜合素質(zhì)的提高，不能過度地依賴于辦公自動化。辦公自動化對于秘書的心理素質(zhì)和協(xié)調(diào)能力提出了更高的要求，需要秘書在工作中積極應(yīng)對，以更好地完成秘書工作。

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