檔案縮微品管理

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一、利用縮微品的方法

對于查閱檔案的利用者，我們首先將利用者提供的線索輸入計算機進行查詢。如果利用者需要調閱的檔案已縮微復制，我們將向利用者提供檔案縮微品。通過計算機檢索，獲知利用者所需信息的縮微號，調閱縮微品提供利用。在單位條件允許的情況下，可以通過縮微品計算機輔助檢索系統(CAR系統)查詢所需信息，從而提高查閱檔案的效率。

直接查閱縮微品，對于大多數利用者來說比較陌生、不習慣。這就需要我們向利用者耐心講解注意事項，并進行實際操作演示，直到利用者可以獨立操作為止。如果遇到機密性強的縮微品或利用者急需的情況，我們可以幫助他們查找所需文件。對于不能很快獨立操作的利用者，也可以先幫助查詢，逐步使利用者掌握操作方法。而對那些經常或長期的縮微品利用者，可以專門為他們預留閱讀品，以方便使用。這樣即擴大了縮微復制工作的影響，方便了利用者，也減輕了提供利用人員的工作負擔。

對于未開放檔案的利用，可以將拍攝的卷片制成封套片，向利用者提供經編輯的封套片，從而防止未開放檔案的泄密，也使其中已開放的檔案提供利用。如果未開放檔案經審定開放，可以對封套片重新進行編輯后，再提供利用。如果該全宗檔案經審定全部開放，則既可以提供卷式縮微品，也可以提供片式縮微品。從而解決了方便利用與保證機密安全的矛盾。

我們還可以根據利用者提供的信息，向兄弟檔案館或其他單位、個人通過購買或交換縮微品的方式豐富館藏，從而解決了利用者多地查詢的不便，而且價格也比較便宜。如果利用者在外地或不便到檔案館來使用，在條件允許的情況下，可以通過郵寄或從網絡上傳輸的方式提供利用。

二、創建良好的閱讀環境

創建一個良好的閱讀環境，不但需要有高質量的縮微品和檢索手段，還需要合適的閱讀和復印還原設備及精干的工作人員，這樣可以最大限度的降低利用者使用縮微品的抵觸情緒。

一個良好的閱讀環境，需要縮微品閱覽室內燈光亮度要合適，其燈光亮度與閱讀器屏幕亮度之比為1：3。縮微品閱覽室內閱讀器應按“口”字排列或在四周放置，閱讀復印機要放在角落里，避免互相干擾。放置閱讀器還要預留下足夠的書寫空間。提供可調節高度且有后背的椅子，使不同高矮的利用者均能平視閱讀器屏幕三分之二高度，這樣可以部分減輕閱讀疲勞。工作人員必須耐心地向新利用者教授縮微閱讀設備的使用方法，各種縮微品和閱讀設備的指示信號和每臺機器的圖示都能幫助利用者掌握操作方法。其中來回卷片最容易出現問題，乎沒有一個利用者第一次取片的方法是正確的。現在，利用片一般提供的是負片。雖然正片符合人們的閱讀習慣，但由于縮微品是燈光投影閱讀，長時間閱讀正片比負片易疲勞，而且考慮到塵土、損傷及高縮率的影響，一般以提供負片為好。

一個良好的閱讀環境，要求縮微品閱覽室的工作人員每周對鏡頭、屏幕檢查和清潔一次，還要提醒檔案工作人員注意每一臺機器的使用及其工作條件，從而確保良好閱讀環境的建立。

三、提供便捷的檢索工具

要開展縮微品的利用工作，需要建立多種形式的檢索方法。現在35mm卷式縮微品多采用編碼法。16mm卷式縮微品的檢索方式大多采用閃現法、編碼法和光點法。閃現法就是拍攝時在案卷與案卷之間利用空格及案卷號標識分隔指示，可供手工檢索使用；編碼法是將全盤縮微品的影像用大流水號編排，既可供手工檢索也可供機器自動檢索使用；而全部采用單光點，每一光點對應一個編號，指示一幅影像，專供機器自動檢索使用。目前使用的16mm縮微攝影機主要是美能達DR1600、佳能CF100、貝爾好三種，它們都具有光點和數據檢索系統。由于光點檢索需要專門的設備，所以一般采用閃現法和編碼法進行檢索較為適宜。我們利用檔案的檢索工具和詳盡、準確的拍攝記錄，在案卷目錄、卷內目錄和機檢目錄上分別注明縮微號，以此作出方便快捷的縮微品檢索工具。另外，我們還可以視具體情況編制新的檢索工具，以滿足縮微品提供利用的需要。

如果條件成熟，即擁有計算機輔助檢索縮微品設備和完備的計算機索引目錄，我們就可以利用CAR系統進行縮微品的檢索，就是通過計算機提供的膠片存儲地址，從膠片存儲器內提取膠片，在檢索閱讀機上進行膠片影像的檢索，從而實現縮微品的自動檢索。