機關(guān)文秘人員修養(yǎng)和文檔管理

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文字秘書是黨政部門和企業(yè)、事業(yè)單位必設(shè)的工作人員。其作為一種工作職務(wù)，不僅僅是抄、寫、收、發(fā)，而且還通過事務(wù)性工作的處理，起到領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀作用；同時，就一般情況而言，中小機關(guān)、企事業(yè)單位的文字秘書又是文書檔案的管理者。文書檔案的價值，關(guān)鍵在于檔案的質(zhì)量，而檔案資料的質(zhì)量，又取決于文字秘書和文檔管理工作人員的自身素質(zhì)。為此，本文就從文字秘書的自身修養(yǎng)談起，進而就文字秘書的修養(yǎng)與文書檔案管理的關(guān)系問題談?wù)勛约旱恼J識。

一、較好的文字秘書的素質(zhì)修養(yǎng)，是文書檔案管理的重要基礎(chǔ)條件

文字秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，一是記錄和抄寫；二是文稿起草。記錄，有領(lǐng)導(dǎo)的口授記錄，有接待來訪者的記錄，還有會議記錄和電話記錄等等；抄寫，即對字跡潦草或因在起草過程中經(jīng)反復(fù)推敲、多次修改和勾劃的文稿進行譽寫以便于繼續(xù)修改或交付打印。幫助領(lǐng)導(dǎo)譽寫稿件使之能騰出時間去做其它工作，這是文字秘書應(yīng)盡的責任。起草文稿，是文字秘書工作的主要部分。文稿的起草過程，常常是由領(lǐng)導(dǎo)和文字秘書合作進行的。有時，是領(lǐng)導(dǎo)親自動手，秘書幫助譽寫。以及做一些收集、補充和核實；有時，是領(lǐng)導(dǎo)口授主要內(nèi)容，秘書記下后負責文字的加工整理；有時則是領(lǐng)導(dǎo)只口授一個要點，或者同秘書一起在討論中形成一個要點，然后由秘書據(jù)此去收集材料、推敲觀點，形成文字。這最后一種，領(lǐng)導(dǎo)只是出題目，而從擬定提綱、收集材料、起草文稿到討論修改，則都由文字秘書單獨負責。特別需要指出的是，在起草文稿的時候，文字秘書不但可以在醞釀和討論文稿的時候提出自己的意見供領(lǐng)導(dǎo)參考，而且可以在起草時直接把自己的想法寫上去，形成初稿，讓領(lǐng)導(dǎo)人去決斷，而不是照葫蘆畫瓢，這樣形成的文稿才能真實、全面、生動地反映傳達領(lǐng)導(dǎo)的決策、方針、意圖等，并使之成為群眾性的行動。

要達到上述目的，文字秘書就必須具備較高的素質(zhì)。他除了具備一般工作人員的基本條件外，還應(yīng)有自己特殊的知識修養(yǎng)、技能修養(yǎng)、品德修養(yǎng)、作風修養(yǎng)方面的要求。知識修養(yǎng)、技能修養(yǎng)好不好，是一個文字秘書稱職不稱職的問題；品德修養(yǎng)、作風修養(yǎng)好不好，是一個文字秘書合格不合格的問題。因此，文字秘書要自覺地、全面地加強這四個方面的修養(yǎng)，努力把自己造就成為德才兼?zhèn)?、既合格又稱職的國家特殊崗位上的工作人員，在自己的工作崗位上，不僅僅通過文字的抄寫、記錄和文稿起草做好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，同時，由其經(jīng)手、處理的具有較高水平的文字材料，也為文書檔案提供了準確的、豐富的、詳實的具有較高價值的原始資料。因此，較好的文字秘書的素質(zhì)修養(yǎng)，是文書檔案管理的重要基礎(chǔ)條件之一。

二、文字秘書同時應(yīng)該是一名優(yōu)秀的文書檔案管理工作者

由于人員編制和機構(gòu)設(shè)置的局限，許多機關(guān)、企事業(yè)單位的文書檔案管理都是由文字秘書兼職的。按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，文書檔案管理方面的業(yè)務(wù)又隸屬當?shù)貦n案局領(lǐng)導(dǎo)，因此，文字秘書應(yīng)在遵循檔案管理必須堅持黨性、實踐性和科學(xué)性的基礎(chǔ)上，按照文書檔案管理工作關(guān)于統(tǒng)一管理、完整與安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業(yè)務(wù)修養(yǎng)。

文字秘書兼做文書檔案管理，主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護、利用、信息和統(tǒng)計等環(huán)節(jié)的工作。這些環(huán)節(jié)之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環(huán)節(jié)中的中心環(huán)節(jié)，其它環(huán)節(jié)都為利用服務(wù)，為利用打基礎(chǔ)和創(chuàng)造條件。做好文書檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務(wù)，是文書檔案工作人員的根本任務(wù)。

作好文書檔案管理工作，是為了保證文書檔案在中心工作中的作用，即作為機關(guān)工作的參謀作用，作為宣傳教育的素材，作為歷史的憑證，作為科學(xué)研究的必要基礎(chǔ)條件，其重要性是不言而喻的。由于機關(guān)文書檔案管理工作是通過機關(guān)辦公部門的內(nèi)設(shè)機構(gòu)即文檔室進行的，而這類文檔室對于較小機關(guān)而言，則具有綜合性，它不僅是管理文書檔案，同時統(tǒng)管了諸如人事、科技、會計等檔案，門類更多，內(nèi)容更豐富，工作更復(fù)雜，這樣，要求提供大量的參考資料，要求為機關(guān)中心工作的利用創(chuàng)造方便的條件，而且要求提供的資料迅速、準確，這就增加了一定的難度。因此，文字秘書在加強秘書工作修養(yǎng)的同時，又必須具有文書檔案工作人員的有關(guān)理論、業(yè)務(wù)、紀律、技能等方面的修養(yǎng)，做一名合格的文書檔案管理工作者。

三、在新形勢下，加強文字秘書、文檔管理人員培訓(xùn)教育的必要性

綜上所述，由于中小機關(guān)的文書檔案管理，一般情況下都是由文字秘書兼任的，因而文字秘書的自身修養(yǎng)直接影響著文稿的質(zhì)量和文檔管理的水平。文字秘書工作與文書檔案管理工作，從專業(yè)上說，雖然有區(qū)別，但業(yè)務(wù)關(guān)系上又相互聯(lián)系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一個載體，可以這樣說，文字秘書的修養(yǎng)是決定文檔資料價值，進而搞好文書檔案管理，使文書檔案發(fā)揮應(yīng)有作用的基礎(chǔ)，這就是該事物間的本質(zhì)聯(lián)系。

黨的十一屆三中全會以來，隨著黨和國家把中心工作轉(zhuǎn)移到經(jīng)濟建設(shè)、改革開放和市場經(jīng)濟的發(fā)展完善，各類部門在機關(guān)建設(shè)中，對文字秘書的要求越來越高，對文書檔案的管理及其作用的發(fā)揮也越來越重視，機關(guān)文書檔案管理作為黨和國家專門檔案局的基層和基礎(chǔ)工作就顯得尤為重要。經(jīng)過二十年來的努力，做為檔案管理的重要方面——文書檔案的管理有了較大的發(fā)展，但文書檔案管理隊伍的建設(shè)，特別是廣大基層部門機關(guān)的文書檔案管理隊伍的建設(shè)及其文書檔案管理的水平還存在著明顯的與時代要求不相適應(yīng)的方面。突出地表現(xiàn)在能勝任文字秘書又兼文書檔案管理的人員數(shù)量少、崗位不穩(wěn)定。存在這種局面的主要原因首先是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對文字秘書的要求不高，對文書檔案工作不重視，認為文秘人員只是抄抄寫寫、跑跑顛顛，無足輕重，文書檔案管理工作只是收收發(fā)發(fā)、裝裝訂訂，無須專業(yè)，更有少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)受社會風氣不良影響，把文秘、文檔人員做為自己的親信、隨從，來去以符合自己的口味為標準。其次，是不關(guān)心對他們的培訓(xùn)教育，專業(yè)水平得不到提高。

為此，針對文字秘書和文書檔案管理的重要性以及在實際工作中存在的問題，應(yīng)該從以下幾個方面加強隊伍建設(shè)。第一，以公務(wù)員基本素質(zhì)要求為基本條件，在配備文秘、文檔管理人員時，應(yīng)選調(diào)那些所學(xué)專業(yè)的有關(guān)人員；第二，對在崗的專業(yè)人員應(yīng)定期地進行教育培訓(xùn)，使他們在品德、業(yè)務(wù)、技能等方面有不斷提高，以適應(yīng)新形勢的要求；第三，在所屬業(yè)務(wù)管理部門的指導(dǎo)下，對機關(guān)文字秘書、文檔管理人員，特別是文字秘書兼文檔管理的工作人員進行定期考核，合格者，應(yīng)發(fā)給相應(yīng)的專業(yè)資格證書并享受規(guī)定的工資津貼，鼓勵他們作好本職工作。

以上是本人在實際工作中的一些體會，談出以上看法，愿意與在機關(guān)從事文字秘書和文書檔案管理工作的同行們商榷、探討。