檔案鑒定保管費用因素

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檔案鑒定標準是檔案鑒定工作的關鍵環(huán)節(jié)，而明確影響鑒定標準的因素是正確制定鑒定標準，作好鑒定工作的重要依據(jù)和出發(fā)點。長期以來，我國對影響檔案鑒定標準的因素研究頗深，例如：文件的內容、文件的來源以及社會需求等方面都已達成共識，但保管費用因素卻是近些年來才提到的，并且隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展它在檔案鑒定諸因素中的地位愈來愈重要，重視和加強對保管費用因素的研究有著重要的意義。

一、保管費用的含義及與管理效益之間的關系

眾所周知，保管文件需要一定的物質條件做基礎，即有很多方面的費用支出，如保存空間、裝具、人力等，這些因素會影響著檔案的鑒定，即檔案鑒定人員在判定檔案價值時必須考慮保管費用因素。所謂保管費用，是指對以后保管檔案過程中所需各種費用的估計，它包括庫房費用、處理費用、保護費用和參考費用。其中，庫房費用是指建筑庫房所需的費用；處理費用是指每立方英尺文件對其進行處理和編目所需的工時，它是檔案鑒定中的一個永恒的和決定性的因素；保護費用是指文件在保護或修復過程中所需設備和材料的費用。①由此，檔案人員必須權衡經(jīng)費來源與所保存文件未來的用途。保存費用與研究價值的比較是鑒定人員鑒定檔案的一個不變因素，若是兩種材料包含基本相同的信息，則保存體積較小的，它可以節(jié)省庫房面積。同時，若是一份或幾份文件從宏觀或微觀上發(fā)揮作用的價值低于保存所付出的代價時，亦只能忍痛割愛。

二、保管費用是確定檔案鑒定原則和鑒定標準的重要因素

鑒定標準是人們在鑒定活動中應用于對象的價值尺度和界限。這些標準不是檔案工作人員主觀隨意的產物，它是檔案工作人員在長期的理論研究和實踐工作中總結出來的歷史性結論。因此，它是隨著社會的發(fā)展而不斷完善的，它的內容是客觀的。長期以來，國內外檔案學者對檔案屬性的標準以及主客體需要的標準都作了深入的研究，并對實際工作起到了指導和依據(jù)作用。隨著社會的發(fā)展，檔案數(shù)量的急劇增長，保存檔案的物質條件雖然有很大改善但仍顯得力不從心，這使得檔案的鑒定者們不得不在鑒定檔案時，考慮該檔案的利用價值與保存其所付出的費用之間的比例。換言之，只有當檔案發(fā)揮作用所帶來的利益，超過因保存檔案所付出的代價時，它才具有保存價值。這就是近些年來國內外檔案界提出的效益標準。效益標準的提出豐富了現(xiàn)時期的檔案鑒定理論，這是對謝倫伯格鑒定思想的進一步發(fā)揚。早在50年代，謝倫伯格就認為，任何一份檔案都可能在某個時候、某種場合發(fā)揮作用，但是不可能把它們都保存下來。社會用于保管的能力畢竟是有限的。因此，美國檔案學者菲利普·鮑爾提出：“價值一定要同費用放在一起權衡”。他指出：“一種嚴格而實在的費用核算是所有例行鑒定工作的一個必要條件。”②在國內，有許多檔案學者也提出了同樣的觀點。《檔案工作基本知識》、《檔案管理學基礎》的作者陳兆??、和寶榮教授根據(jù)實際工作的經(jīng)驗教訓提出了必須研究保存效益的觀點。馮惠玲教授亦認為：“任何一個社會、任何一個國家所能提供的檔案保存能力都是有限的，人力、物力、財力等因素必然直接制約檔案保存的質量和數(shù)量。因此，在鑒定工作中應摒棄不計成本、多多益善的觀點，要考慮一下每份檔案是否值得保存，值得保存多久。”③

由此看來，保管費用因素是確定檔案鑒定原則和標準的重要因素，它體現(xiàn)了檔案保管必須注重效益的指導思想，這是一種客觀必然要求所致。但有人認為，保管費用作為鑒定的系數(shù)之一，會影響鑒定工作的客觀性，使鑒定標準受到經(jīng)濟市場的影響。其實，鑒定本質上是解決檔案數(shù)量的無限增長性與人類有限的保存能力之間的矛盾，這個矛盾的最終解決體現(xiàn)的將是檔案管理的效益問題，包括社會效益和經(jīng)濟效益兩部分。其中，社會效益在鑒定標準中主要是在檔案內容屬性標準及主客體需要標準中體現(xiàn)。但是作為經(jīng)濟效益方面在前兩者中無法體現(xiàn)，所以，要想完整地體現(xiàn)檔案管理的效益必須使用反映量化經(jīng)濟效益的保管費用因素，來作為衡量的客觀標準，這不但不會影響鑒定工作的客觀性，相反，它是確定檔案保管價值的最客觀的標準，它是完整的判定檔案價值標準中的不可分割的一部分。特別是對我國這樣的發(fā)展中國家而言，用量化的標準確切地體現(xiàn)經(jīng)濟效益不僅是一種社會發(fā)展的必然，而且具有很大的現(xiàn)實意義。認識到這一點，對檔案鑒定理論是一種豐富，同時，對目前經(jīng)濟轉型時期的檔案工作解決一些實際性的問題將起到不可忽視的依據(jù)作用。

檔案鑒定標準是檔案鑒定工作的關鍵環(huán)節(jié)，而明確影響鑒定標準的因素是正確制定鑒定標準，作好鑒定工作的重要依據(jù)和出發(fā)點。長期以來，我國對影響檔案鑒定標準的因素研究頗深，例如：文件的內容、文件的來源以及社會需求等方面都已達成共識，但保管費用因素卻是近些年來才提到的，并且隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展它在檔案鑒定諸因素中的地位愈來愈重要，重視和加強對保管費用因素的研究有著重要的意義。

一、保管費用的含義及與管理效益之間的關系

眾所周知，保管文件需要一定的物質條件做基礎，即有很多方面的費用支出，如保存空間、裝具、人力等，這些因素會影響著檔案的鑒定，即檔案鑒定人員在判定檔案價值時必須考慮保管費用因素。所謂保管費用，是指對以后保管檔案過程中所需各種費用的估計，它包括庫房費用、處理費用、保護費用和參考費用。其中，庫房費用是指建筑庫房所需的費用；處理費用是指每立方英尺文件對其進行處理和編目所需的工時，它是檔案鑒定中的一個永恒的和決定性的因素；保護費用是指文件在保護或修復過程中所需設備和材料的費用。①由此，檔案人員必須權衡經(jīng)費來源與所保存文件未來的用途。保存費用與研究價值的比較是鑒定人員鑒定檔案的一個不變因素，若是兩種材料包含基本相同的信息，則保存體積較小的，它可以節(jié)省庫房面積。同時，若是一份或幾份文件從宏觀或微觀上發(fā)揮作用的價值低于保存所付出的代價時，亦只能忍痛割愛。

二、保管費用是確定檔案鑒定原則和鑒定標準的重要因素

鑒定標準是人們在鑒定活動中應用于對象的價值尺度和界限。這些標準不是檔案工作人員主觀隨意的產物，它是檔案工作人員在長期的理論研究和實踐工作中總結出來的歷史性結論。因此，它是隨著社會的發(fā)展而不斷完善的，它的內容是客觀的。長期以來，國內外檔案學者對檔案屬性的標準以及主客體需要的標準都作了深入的研究，并對實際工作起到了指導和依據(jù)作用。隨著社會的發(fā)展，檔案數(shù)量的急劇增長，保存檔案的物質條件雖然有很大改善但仍顯得力不從心，這使得檔案的鑒定者們不得不在鑒定檔案時，考慮該檔案的利用價值與保存其所付出的費用之間的比例。換言之，只有當檔案發(fā)揮作用所帶來的利益，超過因保存檔案所付出的代價時，它才具有保存價值。這就是近些年來國內外檔案界提出的效益標準。效益標準的提出豐富了現(xiàn)時期的檔案鑒定理論，這是對謝倫伯格鑒定思想的進一步發(fā)揚。早在50年代，謝倫伯格就認為，任何一份檔案都可能在某個時候、某種場合發(fā)揮作用，但是不可能把它們都保存下來。社會用于保管的能力畢竟是有限的。因此，美國檔案學者菲利普·鮑爾提出：“價值一定要同費用放在一起權衡”。他指出：“一種嚴格而實在的費用核算是所有例行鑒定工作的一個必要條件。”②在國內，有許多檔案學者也提出了同樣的觀點。《檔案工作基本知識》、《檔案管理學基礎》的作者陳兆??、和寶榮教授根據(jù)實際工作的經(jīng)驗教訓提出了必須研究保存效益的觀點。馮惠玲教授亦認為：“任何一個社會、任何一個國家所能提供的檔案保存能力都是有限的，人力、物力、財力等因素必然直接制約檔案保存的質量和數(shù)量。因此，在鑒定工作中應摒棄不計成本、多多益善的觀點，要考慮一下每份檔案是否值得保存，值得保存多久。”③

由此看來，保管費用因素是確定檔案鑒定原則和標準的重要因素，它體現(xiàn)了檔案保管必須注重效益的指導思想，這是一種客觀必然要求所致。但有人認為，保管費用作為鑒定的系數(shù)之一，會影響鑒定工作的客觀性，使鑒定標準受到經(jīng)濟市場的影響。其實，鑒定本質上是解決檔案數(shù)量的無限增長性與人類有限的保存能力之間的矛盾，這個矛盾的最終解決體現(xiàn)的將是檔案管理的效益問題，包括社會效益和經(jīng)濟效益兩部分。其中，社會效益在鑒定標準中主要是在檔案內容屬性標準及主客體需要標準中體現(xiàn)。但是作為經(jīng)濟效益方面在前兩者中無法體現(xiàn)，所以，要想完整地體現(xiàn)檔案管理的效益必須使用反映量化經(jīng)濟效益的保管費用因素，來作為衡量的客觀標準，這不但不會影響鑒定工作的客觀性，相反，它是確定檔案保管價值的最客觀的標準，它是完整的判定檔案價值標準中的不可分割的一部分。特別是對我國這樣的發(fā)展中國家而言，用量化的標準確切地體現(xiàn)經(jīng)濟效益不僅是一種社會發(fā)展的必然，而且具有很大的現(xiàn)實意義。認識到這一點，對檔案鑒定理論是一種豐富，同時，對目前經(jīng)濟轉型時期的檔案工作解決一些實際性的問題將起到不可忽視的依據(jù)作用。