建筑施工企業(yè)商務(wù)管理表單化應(yīng)用

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摘要：作為國(guó)有大型建筑施工企業(yè)，項(xiàng)目地點(diǎn)分散、涉及領(lǐng)域眾多、管理難度大，要實(shí)現(xiàn)“以高效益經(jīng)營(yíng)為核心，規(guī)范與效率并重”，必須在實(shí)踐基礎(chǔ)上，將相關(guān)的規(guī)則、流程、表單固化，形成制度，以強(qiáng)有力的促進(jìn)企業(yè)管理提升。

關(guān)鍵詞：國(guó)有大型建筑施工企業(yè)；商務(wù)管理；表單化；流程化

中國(guó)葛洲壩集團(tuán)第一工程有限公司是中國(guó)葛洲壩集團(tuán)股份有限公司核心骨干企業(yè)。公司注冊(cè)資本9.8億元，具有年完成水工混凝土澆筑500萬(wàn)立方米以上、年填筑土石方填筑5000萬(wàn)立方米以上、年裝機(jī)容量2000MW以上的施工能力。公司擁有水利水電工程施工總承包特級(jí)資質(zhì)、市政公用工程施工總承包壹級(jí)資質(zhì)、地基基礎(chǔ)工程專(zhuān)業(yè)壹級(jí)等多項(xiàng)資質(zhì)。公司承建工程遍布國(guó)內(nèi)20多個(gè)省市區(qū)和7個(gè)國(guó)家。先后承建世界最大水電工程——長(zhǎng)江三峽水利樞紐工程，世界最大水利工程——南水北調(diào)工程，世界最高面板堆石壩——湖北清江水布埡工程，世界最高碾壓混凝土大壩——廣西龍灘水電站，世界最大薄壁U形渡槽——南水北調(diào)湍河渡槽工程，國(guó)內(nèi)乃至世界范圍內(nèi)最大的單體地下空間工程——南京江北新區(qū)地下空間一期PPP項(xiàng)目，等一系列標(biāo)志性工程。作為集團(tuán)內(nèi)最早走出去的建筑企業(yè)之一，公司承建了柬埔寨最大水電工程——達(dá)岱河水電站；在埃塞俄比亞承建了FAN項(xiàng)目以及東非最大的EPC項(xiàng)目——GD-3水電站；在阿根廷承建了中國(guó)在海外承建的最大水電站——阿根廷圣克魯斯NK/JC水電站；在尼泊爾、伊拉克、剛果布、泰國(guó)、老撾、科威特先后承建了一系列建設(shè)項(xiàng)目。公司緊跟國(guó)家發(fā)展步伐，踏準(zhǔn)發(fā)展節(jié)奏，堅(jiān)持結(jié)構(gòu)調(diào)整、轉(zhuǎn)型升級(jí)，全面進(jìn)軍高端業(yè)務(wù)，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)、跨越發(fā)展開(kāi)辟了新的路徑。公司始終堅(jiān)持強(qiáng)企富民的企業(yè)宗旨，秉承改革創(chuàng)新、勇?tīng)?zhēng)一流的企業(yè)精神，致力于建設(shè)行業(yè)一流的國(guó)際化工程公司。公司為加強(qiáng)商務(wù)體系標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，強(qiáng)有力的提升企業(yè)商務(wù)管理水平，公司出臺(tái)了《在建項(xiàng)目商務(wù)管理手冊(cè)》，為項(xiàng)目部成本管控和變更索賠工作提供了詳細(xì)操作指引，提高了項(xiàng)目部成本管控能力。具體介紹如下：

一、管理手冊(cè)基本結(jié)構(gòu)

公司在干好大項(xiàng)目，創(chuàng)造高效益，全力打造“廉潔項(xiàng)目”“陽(yáng)光工程”的總體思路下，以項(xiàng)目高效益經(jīng)營(yíng)為核心，以主合同管理、分包合同管理為線索，串連項(xiàng)目商務(wù)管理各環(huán)節(jié)，深度優(yōu)化基礎(chǔ)管理流程，基本形成了簡(jiǎn)潔實(shí)用、科學(xué)系統(tǒng)的，并與公司發(fā)展態(tài)勢(shì)相適應(yīng)的商務(wù)管理手冊(cè)（如圖1所示）。本手冊(cè)以一個(gè)核心、兩條主線、三個(gè)階段、四個(gè)專(zhuān)項(xiàng)、五種方式，全面梳理了項(xiàng)目商務(wù)管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)（如圖2所示）。一個(gè)核心是指，以“高效益經(jīng)營(yíng)”為核心，即集團(tuán)公司新班子上任以來(lái)，提出的要以“效益論英雄”貫徹到商務(wù)管理的全過(guò)程。兩條主線是指，以商務(wù)工作中對(duì)上的主合同，對(duì)下的分包合同為主線，開(kāi)展商務(wù)管理工作。三個(gè)階段是指，從項(xiàng)目管理的策劃階段，實(shí)施階段，完工階段，實(shí)現(xiàn)全生命周期的穿透式分析，動(dòng)態(tài)化管理。四個(gè)專(zhuān)項(xiàng)是指，按照商務(wù)管理工作的專(zhuān)項(xiàng)內(nèi)容劃分為四部分，主合同管理、分包合同管理、變更索賠管理和成本管控。五種方式是指，該手冊(cè)采用五種方式對(duì)商務(wù)工作進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明：制度清單、任務(wù)圖、流程圖、表單、操作說(shuō)明，以便各使用單位理解商務(wù)管理工作。公司各級(jí)管理人員借助于手冊(cè)，能更系統(tǒng)地進(jìn)行商務(wù)管理，更全面地制訂工作計(jì)劃，更快捷的管理指令，更明確地對(duì)新進(jìn)員工進(jìn)行指導(dǎo)，更清晰的對(duì)工作進(jìn)行考核。

二、管理手冊(cè)的主要內(nèi)容

通過(guò)規(guī)范化的商務(wù)管理，解決商務(wù)工作“做什么、怎么做”的問(wèn)題。商務(wù)管理工作復(fù)雜而又精細(xì)，本手冊(cè)每一章節(jié)采用制度清單、任務(wù)圖、流程圖、表單、操作說(shuō)明這五種方式對(duì)商務(wù)工作進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明，以便各單位理解商務(wù)管理工作（如圖3所示）。

（一）制度清單。給項(xiàng)目部定規(guī)矩，列出了項(xiàng)目部在各商務(wù)管理環(huán)節(jié)中應(yīng)制定的基本制度，及制度中的主要內(nèi)容。如在主合同管理章節(jié)，制度清單就包括：合同交底管理辦法，往來(lái)函件管理辦法，計(jì)量結(jié)算管理辦法，變更索賠管理辦法等。

（二）任務(wù)圖是告訴項(xiàng)目部做什么。如在分包合同管理章節(jié)，在策劃階段，應(yīng)完成分包策劃；在采購(gòu)階段，應(yīng)完成編制采購(gòu)計(jì)劃，招標(biāo)文件，限價(jià)編制，分包合同簽訂等工作；在施工階段，應(yīng)完成合同交底、中間計(jì)量，中間結(jié)算，臺(tái)賬編制，分包商過(guò)程考核，糾紛處理等工作；完工階段，應(yīng)完成分包商退場(chǎng)，完工結(jié)算，分包商成本實(shí)測(cè)等工作。

(三)流程圖和表單，是告訴項(xiàng)目部怎么做。通過(guò)梳理項(xiàng)目部各項(xiàng)商務(wù)管理工作，繪制出了32項(xiàng)工作流程，31項(xiàng)表單，任何一個(gè)新項(xiàng)目開(kāi)工，通過(guò)商務(wù)手冊(cè)即可全面展開(kāi)商務(wù)工作，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)的表單化、流程化應(yīng)用，至少商務(wù)工作不會(huì)出現(xiàn)大的偏差。

(四)操作說(shuō)明，是告訴項(xiàng)目部如何做好商務(wù)工作。任何一名商務(wù)人員，通過(guò)商務(wù)手冊(cè)中的制度清單，任務(wù)圖，流程圖，表單，就可以基本開(kāi)展商務(wù)工作，如果想更深入、更細(xì)致的進(jìn)行商務(wù)管理，在操作說(shuō)明中有詳細(xì)工作方法和工作要點(diǎn)。如在成本管控章節(jié)中，詳細(xì)介紹了施工過(guò)程中的成本管控，包括如何確認(rèn)收入；如何進(jìn)行施工方案的經(jīng)濟(jì)比較，對(duì)重大項(xiàng)目、關(guān)鍵部位和重要施工環(huán)節(jié)留存第一手資料；如何根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)制定計(jì)量規(guī)則，堵塞計(jì)量管理漏洞；如何控制好分包成本，不盲目下達(dá)指令；如何管理自營(yíng)直接成本，包括作業(yè)人員薪酬、材料費(fèi)、設(shè)備使用費(fèi)，現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)費(fèi)等；如何進(jìn)行成本分析、單機(jī)核算、材料核銷(xiāo)等。每一步驟都做出了詳細(xì)的說(shuō)明。

三、商務(wù)資料管理

各項(xiàng)目業(yè)主，審計(jì)越來(lái)越嚴(yán)格，對(duì)我們的商務(wù)基礎(chǔ)資料也提出了更高的要求，因此在商務(wù)手冊(cè)中對(duì)商務(wù)資料做了相應(yīng)的規(guī)定。各項(xiàng)目與商務(wù)管理工作有關(guān)的各類(lèi)資料（例如：施工方案、設(shè)計(jì)通知、監(jiān)理例會(huì)紀(jì)要、外來(lái)文函等），均應(yīng)采用書(shū)面資料和電子資料兩種形式存檔，所有資料編號(hào)必須唯一、連續(xù)，發(fā)生重復(fù)、漏號(hào)的，應(yīng)做出說(shuō)明。所有資料，商務(wù)部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人保管、備份，所有書(shū)面資料應(yīng)有專(zhuān)用檔案室存放，所有電子資料應(yīng)有專(zhuān)用電腦歸檔保存?？偨?jīng)濟(jì)師應(yīng)定期檢查，確保資料的完整性。對(duì)外申報(bào)的商務(wù)資料，必須經(jīng)項(xiàng)目總經(jīng)濟(jì)師審核，項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后，由商務(wù)部門(mén)統(tǒng)一申報(bào)，無(wú)論業(yè)主是否接受，項(xiàng)目部商務(wù)部門(mén)均應(yīng)存檔，做好記錄。分包商申報(bào)的資料，項(xiàng)目部商務(wù)部門(mén)均應(yīng)接收、統(tǒng)一編號(hào)、歸檔，并及時(shí)處理，不得無(wú)故拒收或退回。項(xiàng)目部商務(wù)部門(mén)必須及時(shí)建立、更新、完善各類(lèi)基礎(chǔ)資料臺(tái)賬，與其他部門(mén)相關(guān)的臺(tái)賬應(yīng)每月核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查找原因進(jìn)行修改，確保商務(wù)資料完整、合法、合規(guī)，各類(lèi)資料之間形成閉環(huán)。項(xiàng)目部商務(wù)部門(mén)，定期向公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部門(mén)上報(bào)本單位的各類(lèi)商務(wù)報(bào)表，確保資料的準(zhǔn)確性、完整性。項(xiàng)目部各部門(mén)認(rèn)真配合履行商務(wù)管理職責(zé)，將商務(wù)管理工作作為本部門(mén)主要工作職責(zé)之一，納入項(xiàng)目部對(duì)各部門(mén)的考核。

四、結(jié)語(yǔ)

高質(zhì)量發(fā)展要以高效益經(jīng)營(yíng)為核心，高效益經(jīng)營(yíng)離不開(kāi)高水平的商務(wù)管理。實(shí)現(xiàn)公司健康可持續(xù)發(fā)展是我們使命所在、責(zé)任所系，我們將繼續(xù)堅(jiān)持“不忘初心，牢記使命”，真抓實(shí)干，頑強(qiáng)拼搏的精神，為開(kāi)啟公司高質(zhì)量發(fā)展新征程而努力奮斗。

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作者:李　芳單位:中國(guó)葛洲壩集團(tuán)第一工程有限公司