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    人事部人員工作安排意見

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    人事部人員工作安排意見

    一、目前各人員主要工作內容狀況:

    招聘專員--

    1、架構維護及人員招聘需求收集與審核;

    2、聯系學校、職介所、勞動局、勞動力市場等渠道,了解人才渠道信息,拓展與維護招聘渠道;

    3、招聘信息,搜集人才信息;

    4、利用多種手段進行人才測評與篩選;

    5、根據公司薪酬體系初步審核各崗位薪酬定位的合理性;

    6、統計每月的招聘結果、人員需求、招聘計劃、進行招聘分析;

    7、與離職員工做離職面談,了解與分析離職原因,作相關統計,并據此搜集公司改進意見,對可挽留的員工進行挽留,辦理離職手續;

    8、上遞錄用人員資料,電話通知錄用者,跟進審批進程,辦理入職手續;

    9、接大量應聘者咨詢電話、部門間溝通、處理上司臨時安排的事務。

    考勤專員--

    1、數據的收集與入錄;

    2、臨時工離職辦理;

    3、辦理入職人員的IC卡;

    4、核算離職人員考勤;

    5、有時幫助簽訂勞動合同;

    6、出月報表;

    7、接電話、部門間溝通、處理上司臨時安排的事務。

    勞資專員--

    1、審核與辦理各類人事處理單,包括獎罰單、晉升單、調動單、調薪單等;

    2、簽訂、與續簽勞動合同;

    3、辦理社保和住房公積金;

    4、開出離職者的退保證明;

    5、工傷與醫療事件的跟進與處理;

    6、接電話、部門間溝通、處理上司臨時安排的事務。

    勞資專員--

    1、人事檔案管理,包括所有在職員工/臨時工入職者、離職者資料、獎罰、晉升、調動、調薪、培訓記錄等單據的人事系統錄入歸檔、出檔;

    2、制作每月人事月報表;

    3、各部門間溝通、處理上司臨時安排的事務。

    招聘和培訓工作的重點是偏重質量。

    考勤和勞資工作的重點是偏重數量。

    二、目前一些勞資工作的銜接情況:

    1、入職工作銜接情況:

    ⑴()電話通知入職,登記、填寫、交待辦理程序與相關福利待遇情況--

    ⑵()辦IC卡、工卡--

    ⑶()簽合同、辦社保--

    ⑷()入人事系統、五大中心,對每一份入職資料進行整理,制作員工檔案明細目錄。

    2、離職工作銜接情況:

    ⑴()面談(填《離職調查問卷》、《離職面談記錄表》、登記《離職人員名單》),給《離職審批表》--

    ⑵()收面談問卷和離職表,登記,開退保證明,上遞審批--

    ⑶()收退保證明和離職表,給離職者《工作移交表》,辦理離職--

    ⑷()核算考勤--

    ⑸()離職入系統,原始資料抽出歸檔。

    目前的分工情況,沒有清晰的思路,導致了銜接多,內部溝通時間損耗多。銜接越多,效率越低,出錯率越高。這是部門工作的一個性質。

    三、人事部人員工作內容調整建議

    調整思路:招聘、培訓工作做專,以提高質量;勞資、考勤工作分清,以提高效率。

    具體調整建議:

    1、勞資專員一--在職人員勞資關系處理

    ⑴審核與辦理各類人事處理單,包括獎罰單、晉升單、調動單、調薪單等;

    ⑵人事檔案管理,包括入職者、離職者資料、獎罰、晉升、調動、調薪、培訓記錄等單據的歸檔、出檔;

    ⑶協助臨時工、保安的招聘工作。

    2、勞資專員二--入、離職人員勞資關系處理

    ⑴辦理入職與轉正;

    ⑵合同的簽訂與續簽;

    ⑶辦理社保與公積金;

    ⑷離職與退/轉社保和公積金關系。

    ⑸工傷與醫療事件的跟進與處理。

    工作銜接與工作量分析:

    ㈠入職工作(33分鐘)

    ⑴接收招聘專員給予的可確認入職的職位申請表--

    ⑵通知入職事項--(3分鐘)

    ⑶填相關表、交待辦理流程--(10分鐘)

    ⑷辦理與發放工牌、IC卡--(15分鐘)

    ⑸簽訂合同--(5分鐘)

    ⑹交檔案管理者

    ㈡轉正工作(20分鐘)

    轉正人員跟進,向部門遞交轉正單,辦理轉正

    ㈢社保、公積金辦理與轉移(3天)

    ㈣離職工作(11分鐘)

    ⑴接收面談者遞來的面談問卷及用人部門遞來的離職審批表,上遞審批--(1分鐘)

    ⑵離職流程交待與辦理--(10分鐘)

    ⑶交考勤專員結算考勤--

    ⑷考勤專員交離職檔案給檔案管理者

    辦理一個人的入、離職、轉正手續約耗時64分鐘。

    假設每月有100人辦入、離職、轉正手續,每天用6小時辦理(另有1小時接電話,1小時會議、部門溝通、休息),每月實際工作日為24天,則:

    3天+64*100/60分鐘/6小時=20天

    20/24=83%,根據80%飽和工作量原則,此種安排的工作量適宜。

    根據此崗設計的工作內容,要求勝任者辦事嚴謹、仔細,靈活性要求不高,同時有一定的對外活動能力。其中的轉正若跟進不及時,根據新勞動法,容易引起勞動糾紛,所以對"嚴謹"的要求最高。

    以上分工方式能最低限度的減少內部工作銜接,減少多余的內部時間損耗,提高工作效率。預計此種分工方式能使部門內部勞動時間節約10%左右。

    根據目前人員狀況,阿蓉更熟悉公司歷史與運作,結合目前她的工作內容,接手在職人員勞資關系處理會相對比較適合;

    工作認真、仔細、上進、好學,建議接手入、離職人員勞資關系處理。接手新工作內容,會進一步帶動她的工作積極性。

    3、目前有、負責招聘工作,如果需要把職業態度培訓、情商培訓、壓力管理訓練、職業心理訓練、職業生涯心理輔導、拓展訓練等課程開發并獨立講解,則需招聘一名有資歷的培訓專員。

    四、入職簽批流程調整建議

    目前的入職簽批要求是:

    A、通知來面試時要求帶齊照片、證件原件和復印件(部分崗位必須要簡歷)(實際操作中,經常有人帶部全或忘記帶,而且很多服務員和保安應聘者是不約而來,更不能保證其能帶齊證件過來);

    B、錄用后,通知被錄用者準備好照片、證件復印件,辦理體檢表或健康證(本地的過來交,外地的傳真過來),然后上遞由蔡總審批;

    C、審批下來后,通知過來辦入職手續。

    從錄用通知,到交健康證,最短需要2、3天;從上遞吳總審批,到通知來辦入職手續,需要的時間不確定,最短也要2天。為辦入職,很多人往人事部跑兩次。

    調整建議:

    錄用后,通知被錄用者備齊照片、證件復印件,辦理體檢,同時上遞審批,批下來后就通知帶齊資料過來辦理入職。由于辦理體檢與上遞審批是同時進行,就可縮短入職時間,讓被錄用者少跑一次。

    當然,要簡化入職(以及離職)流程,最根本的是要改變入、離職審批制度。

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