檔案管理基礎與實務

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檔案管理基礎與實務范文第1篇

水利水電行業是我國重要的基礎產業，檔案管理工作是水利水電工程管理中一項基礎的、服務性很強的工作。水利水電項目工程量較大，需要分多個階段進行，其中涉及大量協議、資料、采購文件、水文監測數據等信息，這些信息是檔案管理的重要構成部分。在水利水電工程檔案管理工作中，需要緊跟時展步伐，嚴格遵循最新規范的要求。中國電力出版社出版的《水電建設項目檔案管理實務》針對水利水電建設項目中檔案管理工作進行研究，該書編著的目標在于更好地貫徹實施《水電水利建設項目文件收集及檔案整理規范》(DL/T1396—2014)，幫助檔案及相關人員理解與掌握標準，可以作為水利水電行業檔案管理工作人員的培訓教材。全書分為四個部分，分別對規范制定的目的、指導思想、編制原則和主要特點進行了概述，對建設項目文件的收集、整理、歸檔等內容進行了解讀，并對規范的有關條了補充說明。同時，還對水利水電工程項目檔案管理實際工作的操作經驗進行總結，具有較強的實用性，對水利水電工程檔案管理工作的順利開展和繼續完善具有非常重要的現實指導意義。

現代科技的快速發展能夠在一定程度上促進水利水電工程檔案管理的現代化進程，檔案管理信息化對于水利水電工程的發展十分重要。在水利水電檔案管理中，計算機檔案管理系統的優勢十分明顯，能夠有效提升水利水電工程檔案的分類、收納管理水平。在實際檔案管理工作中，運用檔案管理軟件的難度相對較低，只需要簡單地操作檔案管理軟件就能夠有效節省檔案實時管理的工作時間，且檔案資料的管理和交接存檔往往是在一個步驟中完成的?！端娊ㄔO項目檔案管理實務》一書強調，水利水電工程檔案管理工作現代化對于水利水電工程建設發展具有非常深遠的意義，檔案信息管理工作現代化需要實現檔案技術的現代化、檔案管理工作組織現代化以及干部專業化。一是檔案技術現代化，主要涵蓋了檔案工作信息化、檔案存儲縮微化以及激光光盤技術、聲像技術、靜電復印技術的應用;二是檔案管理工作組織現代化，涵蓋了現代化管理思想、科學化管理方法、現代化意識培養、專業化檔案工作隊伍建設;三是干部專業化，主要涵蓋了水利水電工程檔案管理人員專業素養的提高。綜合來看，水利水電工程檔案管理現代化是水利水電工程建設的重要組成部分，對水利水電事業的高質量發展和可持續發展有著重要意義。

結合《水電建設項目檔案管理實務》一書中的內容，水利水電工程檔案管理目前的基本工作是水利水電工程檔案信息的收集、整理、歸檔和保存。水利水電工程檔案管理現代化主要從以下三個方面進行:第一，檔案管理工作流程科學化。當代的科學技術和手段對于檔案信息的收集歸納工作具有非常重要的作用，檔案信息資料的收集整理以及歸檔保存工作需要應用先進的計算機技術來提高工作效率，同時保障檔案信息資料的完整性和安全性，作為水利水電工程管理工作重要的參考依據。第二，硬件設備的強力支持。將硬件設備的完善作為促進水利水電工程檔案管理工作現代化的重要手段，從而有效解決紙質檔案管理存在的問題，如紙質檔案易發霉，紙張信息共享能力差等。第三，定時更新檔案系統?；诰W絡系統的水利水電工程檔案信息自動化，能夠有效地提升檔案管理的工作效率，定時更新檔案管理系統有助于系統工作安全，為水利水電檔案信息存儲提供安全保障。同時，還能夠跟上水利水電工程管理對檔案信息的使用需求，讓水利水電工程檔案管理更加高效便捷。

《水電建設項目檔案管理實務》一書指出，檔案管理作為水利水電工程管理的重要組成部分，其研究工作對于提高檔案信息管理水平、節省勞動成本、保障經濟效益等方面具有十分重要的作用。水利水電工程檔案管理工作的現狀不能滿足不斷增長的檔案數量和多元化的檔案內容，甚至不斷涌現的多種載體的要求，水利水電工程檔案管理工作現代化的訴求顯得愈發重要和緊迫。在這種緊張的局面中，水利水電工程管理工作更需要穩健發展，從檔案管理工作現代化的標準出發，從根本上抓好水利水電工程檔案管理工作的質量，針對水利水電工程檔案管理工作中出現的問題，通過先進技術和設備的引進，不斷提高現代化檔案管理水平，完善檔案管理路徑。與此同時，為了實現水利水電工程檔案管理工作的深入發展，需要將科技含量作為目前檔案管理工作的核心，在檔案信息資源管理工作中不斷優化，重視現代化水利水電工程檔案管理人員的培養，鼓勵檔案管理人員發揮自身潛力與特長，不斷學習和自我提升，以實現水利水電檔案管理現代化的目標。

檔案管理基礎與實務范文第2篇

關鍵詞：數字化；檔案管理；信息化建設

數字化時代背景下，檔案管理工作的模式與內容發生很大改變，其中最顯著的就是檔案信息化建設。數字化時代下檔案工作人員應該樹立信息服務的全新理念，保持高度的信息來源與共享需求，全面收集各方面信息，明白用戶的潛在需求，有目的、階段性的推進檔案管理信息化建設，充分滿足客戶不同階段的需求。

一、檔案管理信息化的必要性

新時期下各行業領域都發生著巨大改變，檔案管理工作同樣面臨著改革，以自身情況與發展為基礎，改革檔案管理工作，有效改變傳統管理方法的局限與不足。數字化時代下檔案管理工作主要記錄與整理單位工作內容、人事資料、重大舉措及發展狀況等。檔案管理工作有助于協調內部工作、提高工作效率，整理、歸類、統計及保存原始檔案信息。目前企業改制不斷深入，面臨著新機遇與新挑戰，相關企業要意識到檔案管理工作的重要性，不斷創新工作機制。接下來筆者主要分析數字化時代下檔案管理信息化建設現狀及存在問題。

二、檔案信息化建設現狀與問題

數字化時代下檔案管理信息化建設過程中存在一些問題，筆者結合實際工作經驗將這些問題歸納總結如下。

（一）資金規模有限

檔案信息化建設以基礎設施投資與建設為基礎，也是實現檔案信息化工作的前提條件，可以說基礎設施建設質量與水平直接影響到信息化建設成敗與高低。信息化建設過程中需要購入大量基礎設備與設施，但這些設備與設施價值較高，檔案部門往往經費來源有限，造成相關配置與設置較低，不能滿足網絡信息化建設的標準要求，阻礙檔案信息化建設。

（二）缺乏系統規劃

檔案信息化建設很長時間以來，缺乏統一的規劃管理，造成各單位已建成的檔案信息化業務與技術缺乏通用性，對檔案信息共享產生阻礙。分析市場中存在的檔案管理軟件，可以發現多以單機版為主，并沒有聯網功能，不能滿足數字化與網絡化發展要求。此外檔案管理軟件缺乏信息管理功能，還缺乏檢索文件與信息管理的軟件系統。

（三）安全意識缺失

檔案信息化建設需要信息技術的支持，而信息技術的使用難免會遇到各種安全性問題，而在傳統檔案信息管理工作中，很多部門和人員都普遍缺乏必要的安全保護意識，都簡單的以為只要有了安全防護體系就能確保信息安全，必要的風險防范意識薄弱。而且很多的檔案館為了放便，都將一些數字化工作外包給相關信息企業進行，沒有嚴格的管理制度，不能進行實時監控，容易發生信息泄密和丟失的危險。

（四）業務素質不足

目前大多數檔案管理人員缺乏足夠耐心與工作態度，要求其具備一定的計算機知識以滿足工作需求。但現階段從事檔案管理工作的人員來源復雜，專業素質存在差別，造成很多工作人員并不了解自身職責，造成實際工作中存在遺漏與不全面的問題。使用計算機時，受到自身學識限制，部分檔案管理工作者不能熟練使用現代化設備，影響工作積極性，影響檔案管理工作效率，給檔案管理工作造成一定損失。

三、數字化時代檔案管理信息化建設途徑

數字化時代檔案管理信息化途徑較多，筆者根據上文分析中存在的問題，給出具體的應對解決措施。分別從五個角度展開分析：拓寬資金渠道、規范建設方式、保證資源安全、完善備份管理及提高人員素質。

（一）拓寬資金渠道

檔案管理部門在原有資金來源的基礎上，不斷拓寬資金來源渠道。地方政府在地方預算中納入檔案信息化建設，可以通過擴大電子政務建設規模增加專項資金的規模，保證信息化建設過程中有足夠資金支持。除此之外，信息化建設過程中可以引入社會組織，比如可以和電信部門合作，獲得免費網絡資源與支持等，通過各種方式獲得資金、技術及資源等因素支持。

（二）規范建設方式

需要建立統一標準與規范進行檔案信息化建設，有效整合內外資源，實現資源共享，實現檔案資源的長期保存。信息資源整理、數據庫建設及網絡建設等都需要得到相關標準規范?，F階段需要不斷完善與優化建設標準，推動檔案信息化建設工作，實現共享、共用檔案信息，優化檔案業務流程，提高檔案管理整體水平。

（三）保證資源安全

在信息化建設過程中由于計算機技術和應用網絡的使用，導致網絡安全問題經常發生，對數據庫和操作系統產生嚴重損壞，面對這些問題，檔案工作者首先要提高自身安全風險防范意識，處理好相關方面的安全建設工作，保證檔案管理工作安全、可靠。同時處理和完善好信息的采集、保存、使用和分析等方面的具體處理措施，做好檔案保密和管理之間的關系，做好重要數據的備份處理工作，提高系統安全防范。

（四）完善備份管理

對于企業檔案信息，完善檔案數據的備份機制非常重要。首先，精細化檔案數據備份流程，明確檔案人員的備份工作職責。檔案人員應當重視日常檔案數據的正確存儲、及時匯總和定期銷毀；其次，制定明確的備份規則，建立數據備份和恢復方案。企業檔案數據的備份可靠性低，缺乏有效性，其主要原因在于一直以來不重視檔案數據備份的重要性，缺乏完善的備份機制；最后，制定數據一致性監控方案。企業檔案業務日趨復雜，業務量也越來越大，檔案數據存在數據修正等情況，或是出現資料類型合并增減等數據屬性變更的情況，從而備份數據和生產數據的結構和數值可能有所不同。

（五）提高人員素質

控制檔案從業人員素質，聘用具有相關從業資格證的人員，保證檔案管理人員具有一定經驗與高素質，在內部形成良好的工作氛圍，人人按照規則辦事，樹立正確的職業觀與道德觀，通過制度規范行為避免發生瀆職行為。除此之外，做好檔案管理人員的培訓工作，確認檔案管理人員熟練掌握檔案管理實務技能，從業資格證并不能說明相關人員具備相應的實務能力，各類人員素質參差不齊，企業在聘用后加強培養，提高檔案管理技能以適應企業檔案管理工作方式。與此同時，企業明確各部門職責，推行崗位責任制。在檔案管理工作過程中，需要加大政策執行工作力度，提升互聯網實際利用率，盡可能滿足檔案管理工作需求，實現檔案管理工作與數字化時代有效結合，促進檔案管理工作更好發展。

四、結語

總而言之，檔案信息化建設過程中應用高科技技術，有助于提高檔案管理效率，給用戶提供更為優質的服務，這也是現代社會發展的必然趨勢。除此之外，提高檔案信息化安全建設、加快檔案信息更新速度，有助于提高檔案資源使用效率，推動檔案管信息化建設。

參考文獻：

[1]韓春霞.信息環境下n案管理的創新分析[J].中國管理信息化.2017（07）：11.

[2]李濤.如何做好大數據時代的檔案管理工作[J].黑龍江檔案.2016（06）：45.

[3]段煉.數字時代檔案管理轉變初探[J].教育教學論壇.2013（30）：12-14.

檔案管理基礎與實務范文第3篇

[關鍵詞]院校合并；檔案管理新情況；解決辦法

[中圖分類號]G717　[文獻標識碼]A　[文章編號]1009-5349(2010)12-0208-01

白城職業技術學院是由白城職工大學，白城師范學院分院、白城教育學院和通榆師范學院等四所院校合并建成的，并先后進行了四次更名。學校合并、更名給檔案管理帶來了新的課題和挑戰。如何管理好合并后學校的檔案，便成為幾年來我們工作中深入探索和思考的一項重要工作。

院校合并后檔案管理狀況。1999年，白城幼兒師范學校與白城教育學院、通榆師范學校合并，合并后更名為白城初等師范學院；2001年更名為白城師范高等?？茖W校分校；2004年更名為白城師范學院分院；2007年白城師范學院分院與白城職工大學合并，更名為白城職業技術學院。由于原各校隸屬不同的管理單位，辦學宗旨、理念及服務對象各異，在檔案管理上也各具特色，檔案類目設置、類目排列及檔號的編制不盡相同，這就需要把這些以前的檔案重新排序，并采取新的管理方式。

要做好合校后的檔案管理應需注意兩個問題；一是如何處理合并的各院校檔案管理體制及檔案管理方法不統一的問題。如白城職工大學檔案實行集中管理。檔案實行微機化，白城師范學院分院檔案沒有實行分散管理，使用的是手工檢索的方法。這些問題成為院校合并后檔案管理工作開展的重大障礙。二是院校合并后檔案管理怎樣強化全員檔案意識，建立健全檔案管理工作制度，解決全宗劃分問題，合理配備檔案管理人員，確定檔案工作目標。

我認為應該從以下幾個方面加以解決：

一、了解檔案的重要性，強化檔案意識

做好檔案管理工作的先決條件就是較強的檔案意識，只有這樣才能在各部門的配合與全員的支持下把文件材料的收集工作做好，而文件材料的收集是檔案管理的基礎工作。合校后職業技術學院可讓全校各級領導和教職工學習檔案法律、法規、檔案制度，以此達到強化檔案意識的目標。讓大家知道檔案是事業發展的重要條件、是國家評估的重要指標，每位教職工都有義務和責任支持學校的檔案工作，每位教職工都有義務把合校之前存在個人手中的檔案及時上交，這個《檔案法》的明確要求，也是一位教師，一位公民應盡的義務，同時，針對合校前各校檔案管理方式、方法不盡相同的問題，要盡快達成共識形成統一的管理制度，使新舊檔案集中保管、利用。

二、加強檔案隊伍人才培養，提高檔案人員素質

建設一支結構合理業務嫻熟檔案管理隊伍，是目前檔案工作的重中之重。今天信息技術的高速發展，對檔案管理人員提出了新的要求，首先要建立一支專門進行檔案管理的隊伍。這支隊伍要在年齡上合理搭配，老中青年齡的人員都要有。這樣可以實現專業結構互補，便于發揮整體效應；其次要實現現代化的檔案管理模式。在專職檔案管理人員的基礎上，每個部門選出一名檔案聯絡員，尤其是精通網絡管理的技術人員，這樣能更有利于檔案管理工作。實踐證明，檔案工作涉及學校各個方面，僅靠檔案部門單槍匹馬，是非常不利于工作的。只有建立穩定的檔案工作網絡，提高兼職檔案員的工作積極性，才能使檔案工作落到實處，為廣大教職員工接受并重視。

三、完善檔案管理制度，使檔案工作有序開展，使檔案工作有可操縱的依據

例行工作按程序化、規范化、科學化的軌道運行，是理順檔案管理工作的重點。一是，要用制度去約束檔案管理人員。檔案管理人員的管理一方面要為學校未來的發展提供以往的一些經驗材料，同時涉及到機密的文件，要用制度去約束檔案管理人員的保密意識。二是，要用制度去保障檔案工作，如通過建立健全的《兼職檔案員職責》《綜合檔案室管理人員職責》等一系列配套管理制度，使檔案管理人員職責明晰，權責明確，責、權、利對等，將檔案工作常規化，確保檔案工作有序開展。

四、結合實際，明確目標，走自主發展之路

院校合并后，辦學規模擴大了，辦學層次提高了，檔案管理工作也應上一個新的臺階。有更高的目標要求，新的工作目標和發展戰略應圍繞職業教育特點，能更好的指導檔案工作有效地開展，一方面在明確檔案工作目標的前提下，才會有檔案工作的發展總方向，可以根據總目標，不斷消除偏離目標的因素，對檔案管理的日常工作加以控制，又能通過調整局部，使日常工作的開展向著有利于促進總目標實現的方向前進：另一方面，有了明確的檔案工作目標，便于加強日常管理，有利于調動檔案工作人員的積極性、增強檔案人員的競爭意識。為此，白城職業技術學院根據確定的新目標，進一步加強自身建設，完善各種管理措施，培養了一批檔案管理人才，并在調查研究的基礎上，總結完善了檔案工作中一些根本性的問題，促進我院檔案工作的發展。并校后，困難很多情況多變，機遇和挑戰并存，在把握機遇的同時，正視認識學院現狀積極面對職業院校改革的新形勢，采取有效措施，促進我院檔案工作的新發展。

[參考文獻]

[1]陳兆，和寶榮，王英瑋，檔案管理學基礎(第三版)，中國人民大學出版社，2003年

檔案管理基礎與實務范文第4篇

一、如何完善檔案管理

（一）對檔案管理的完善，首先是檔案館員要有對檔案管理工作的熱愛之情。“干一行，愛一行”，想要干好這項工作，先要熱愛檔案管理工作，有了這份熱情，才會自覺不自覺地為之付出和投入。否則敷衍了事，得過且過，檔案編碼將成為一堆亂碼，查找檔案將成為大海撈針，以這樣的態度是做不好檔案管理工作的。

（二）對檔案管理的完善，還要具備檔案學的專業知識。這是做好檔案管理工作的前提條件。

對檔案管理的完善，光有熱情是不夠的，還要完善檔案館員的專業知識，這樣才能科學地管理檔案，確保檔案管理工作有質有序地展開。檔案館員要認真學習和熟練掌握《檔案法》和《檔案法實施辦法》，能夠按照本部門檔案管理的各項規章制度辦理檔案管理事項。這樣才可以熟練運用各項制度處理工作中的管理事項和突發事件。

（三）隨著科學技術的發展，檔案管理手段更加先進和多樣化，檔案館員更要具有熟練應用現代化設備的技能，其中能夠熟練運用計算機是最基本的一項技能。

計算機的運用已經取代了絕大部分的手寫工作，檔案的檢索方式也由原來單一的手工檢索變為手工檢索與計算機網絡并用的方式。檔案館對檔案的整理、編目、保管、外調等方面實行計算機管理，既省時省力，又減少了檔案的損毀和滅失率。檔案管理運用計算機網絡進行管理，更加方便、快捷，是檔案管理的一項突破性進展。部分檔案館還開展了網上共享、網上閱讀、網上導航以及在線咨詢等業務。網絡在檔案管理中發揮著舉足輕重的作用。

四、現代社會是知識的時代，知識是社會發展的動力，所以檔案館員還要具備多學科知識，這樣才能更好地完成檔案管理工作。

檔案館是以檔案信息服務于社會各界的科學文化事業機構。檔案的涵蓋面廣，學科涉及各個領域，這就要求檔案館員盡可能多地了解和知道相關的知識及其發展動態，才能對網上的信息進行準確的鑒別，有針對性地提供所需的相關檔案和信息，自如地應對參考咨詢工作。隨著與國際交流和合作的機會日益增多，對英語的掌握也是必需的。外語是當今檔案館員知識結構中不可或缺的重要組成部分。掌握英語是時代對檔案館員提出的一項基本要求，以保證檔案館在知識日顯重要和網絡迅猛發展的時代與時俱進，不斷提高和發展。

檔案管理不但對檔案館員提出了要求，對檔案館員的需求也要有相應的安排和宏觀的考慮，要制定規劃，立足長遠。

二、對檔案管理人才的需求

（一）檔案方面管理人才的引進也是檔案管理應該考慮的一項重要問題，要有長遠目標，制定系統、全面的人才培養與引進機制。

（二）對于檔案管理的崗位，要根據實際情況，按需設崗，根據人員的學歷、擅長、知識結構、素質安排具體的崗位，擇優錄取，以達到人盡其才。

（三）檔案館員的分工要向專深方面發展，以滿足深層次服務的需要。檔案館員的知識更新是要不間斷地進行的，需要不斷地改進和推進，在工作實踐中不斷改革和創新，這樣才能滿足不斷發展的新形式，才能按需提供服務。

（四）要給予檔案館員學習和交流的契機，可以根據不同需求有計劃地進行在職培訓和脫產學習，參加學術科研活動，這樣可以擴大視野，提升檔案館員的科研水平和學習水平，使理論水平和學術水平得到升華，提高檔案館員自身的服務意識和素質，不斷更新觀念，以一種投資少、見效快的方式，進行全面提升。還可以對檔案館員進行崗前培訓和輪崗培訓，補缺和拓寬檔案館員的知識層面。

對檔案管理水平的提高就是對檔案館員知識水平和服務水平的提高，這是館員一個自我提高和提升的過程，除了注重自身的學習和修養，用知識豐富自己外，還要有創新意識，以更好的服務對檔案進行管理，以便檔案管理工作更好地展開和完善。

【參考文獻】

[1]何屹.檔案管理實務.北京大學出版社.

[2]王英瑋.專門檔案管理.中國人民大學出版社.

[3]薛四新.現代檔案管理基礎.機械工業出版社.

檔案管理基礎與實務范文第5篇

關鍵詞：檔案 數字化 管理

所謂“數字化”檔案管理是指將傳統的以紙張、錄音帶、錄像帶為存儲介質的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件可以通過文字識別等技術達到相配于每張圖片的科學手段，再運用級存儲管理技術將圖片和索引字段存儲于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存儲介質上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網、廣域網、企業內部網、國際互聯網，最終實現“數字化檔案”管理網絡的新興的檔案管理技術。

一、“數字化”是檔案管理工作的必由之路。

檔案數字化是信息時代的必然要求。檔案信息數字化是隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存貯，以網絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現資源共享。辦公自動化要求檔案管理數字化，信息化建設始終保持以應用為導向，以數據為基礎，以網絡建設為中心，積極吸引新技術，完善各種應用系統并向網絡化發展，無紙化辦公已成普及之勢，正是由于計算機的廣泛使用，因而形成了大量的數字檔案信息，同時也為檔案的數字化管理提供了可能。此外，檔案數字化較之傳統檔案管理有不可替代的先進性， 社會經濟的飛速發展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛盾，過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的推一手段，致使成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

二、“數字化”檔案管理的主要障礙。

（一）電子文件與紙質文件的“雙套制”保存，造成資源浪費。“雙套制”保存是指將具有相同內容的紙質文件和電子文件一并保存。在一些單位的辦公自動化網絡系統中，各部門在網上傳遞、承辦文件，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發紙質文件歸檔保存。這樣就形成了相同內容、兩種類型的文件并發、保存的局面，造成人力、物力、財力的浪費，勢必影響電子文件的廣泛應用和檔案事業的進一步發展。

（二）辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容，各自為政，給電子文件歸檔達成困難。據了解，目前很多單位都采用了以電子計算機及網絡技術為基礎的辦公自動化系統，這一系統絕大部分是由本單位或上級主管部門設計的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統則是檔案行政管理部門為使檔案現代化管理標準化、規范化、實現資源共享而推廣的檔案現代化管理軟件。由于這兩套系統設計單位不同，不同軟件環境下形成的數據難以轉換，無法進行電子文件歸檔，因而給原始數據的收集和錄人造成了一定的困難。

（三）電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優點，但也會帶來一定的不安全因素。如電子文件對軟硬件設備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數據丟失、病毒侵害等。這些都給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。

（四）數字化檔案的利用率不高，給企業的現代化進程造成障礙。雖然辦公自動化系統推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識當成一項緊迫的任務來抓，人們仍延續傳統觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網絡形式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由干沒有得到合理的開發利用而造成雙重的浪費。

三、“數字化”檔案管理采取的措施。

（一）加強對檔案工作者的培養與培訓。一是徹底改變傳統的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調動和運用信息資源管理理論和信息技術手段對檔案信息資源實施科學，有效地開發利用。二是加強檔案工作者對信息技術應用能力的培訓，學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎、數字化技術、網絡技術、現代管理、外語知識等，提高檔案工作者掌握和運用現代化技術的技能，以適應檔案信息化的發展。三是強化檔案工作者訓練，加強培訓，對檔案工作者分層次進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育培養一支具有一定數量和質量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具有較強的開拓創新意識。

（二）正確處理傳統與現代化的關系。正確處理紙質檔案與電子檔案的關系，紙質檔案的信息內容附在紙質載體上，與紙質載體密不可分，因此真實性和原始性容易鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強。但受載體形式限制，紙質檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內容通過光電信號的相互轉換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計算機等專用設備進行再轉換，雖然存儲量大、節省了儲存空間，但在信號轉換過程中，由于受載體的轉換條件、存儲介質的穩定性和技術操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺，因此對電子檔案真實性的鑒別有一定的難度。我們應該積極實行“雙套制”保存電子檔案，即在保存電子檔案的同時也保存對應的紙質檔案。

（三）加大檔案現代化管理的投入。應投入大量的精力關心和支持這一工作，創造條件投入資金、配置先進設備；積極培養、選拔高素質的專業人才；把檔案現代化管理納入工作計劃，列入考核范圍；各級領導，尤其是主管檔案工作的領導，每年要定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現況，提出要求、下達任務，指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題；領導要重視和加強本系統內的交流與合作，以先進帶動后進，發揮優勢，彌補檔案現代化管理上的差異，取長補短，共同提高；宏觀上要有總體的指導思路，實現發展戰略上的創新，微觀動作上實現管理內涵和技術手段的創新。

參考文獻：

[1] 葛紅.企業檔案信息化建設的實踐與思考[J].檔案學通訊，2011（1）.

[3] 彭容.檔案信息化建設的幾點思考[J].檔案學通訊，2004.（1）.