檔案管理重點

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檔案管理重點范文第1篇

關鍵詞：重點工程檔案管理項目組負責制

引言

宣鋼5#、6#焦爐及配套設施改造工程從立項、審批、設計到開工建設，形成了大量的有價值的檔案資料，這些檔案資料全面反映了工程建設的詳細情況。做好這些資料的收集與管理，對工程建設過程管理和工程竣工投產后的正常生產組織維護，具有十分重要的意義。同時，我們也看到，隨著我國市場經濟體制的逐步建立，重點工程項目在投資、管理、建設等方面發生了一系列的變化，對工程檔案的收集、歸檔、管理提出了新的要求。宣鋼焦化廠在組織好工程建設的同時，把工程建設資料的收集歸檔作為工程建設的一項重要工作來抓，切實加強企業重點工程檔案管理工作。在工程管理實行全新的項目組負責制的基礎上，建立了重點工程項目檔案負責制，從實際出發，認真做好工程建設資料的收集工作，理順工作程序，采取有效措施，在保證重點工程項目檔案工作與建設進程同步的基礎上，保障工程檔案資料收集工作的正常進行，確保5#、6#焦爐技改工程項目檔案完整、準確、系統。

一、建立重點工程項目檔案負責制，形成覆蓋工程建設各個方面的工程資料收集網絡體系

宣鋼5#、6#焦爐技改工程是宣鋼為實施鐵鋼材各600萬噸規劃目標的重點配套項目，也是為張家口市城市居民提供優質煤氣氣源的一項重點工程。焦化廠繼續采用“項目組負責制”的工程管理模式對整個工程進行管理，在工程所涉及人員各自身份不變的情況下，成立工程項目指揮部，下設四個項目組，由廠長、承擔工程任務的生產車間主管領導、科室的技術人員組成，在不改變現有編制的情況下，充分利用現有的人力資源，而每個人原來所承擔的廠內業務不變，同時規定了各項目組的職責和任務，對項目的招標、合同簽訂、工藝技術論證、方案確定、施工組織、設備到貨驗收、資料整理收集等方面進行管理。

宣鋼5#、6#焦爐技改工程竣工資料收集的齊全完整準確，對焦化廠今后的生產管理、技術改造具有十分重要的作用，因此焦化廠加強對檔案工作的集中統一管理，建立重點工程項目檔案負責制。我們按照統—領導、統一制度、分級管理的原則，成立了檔案工作領導小組，統一協調檔案管理工作，由總工程師主管檔案工作，檔案室設立專職檔案員，在各項目組指定專業技術人員擔任兼職檔案員，形成了全廠的檔案管理網絡。技改工程指揮部在工程開始時，即把有關技術文件材料收集工作落實到人，做好積累、保管工作，由各工程項目組組長負責檔案管理，做到每個重點工程均有專人管理，負責工程資料收、發、轉、整理、歸檔及竣工檔案收集等日常工作，其它項目組負責本工程范圍內的技術方案、設計審查、施工組織、網絡，這樣從組織機構上形成了一個專、兼職檔案員、各項目組、各施工單位相結合的工程資料收集網絡體系，保證檔案管理與項目建設同步進行，確保了工程資料的完整收集，避免了工程資料收集上的疏漏。

二、圍繞工程建設，理順工作程序，形成全面的重點工程檔案收集渠道

近年來隨著技術進步和宣鋼發展的要求，焦化廠技術改造任務加大，生產與基建施工項目交叉點多，為確保重點工程項目檔案資料齊全完整，在基建工程項目開工之前，將有關計劃通知各部門的檔案管理人員，讓檔案人員參加設備開箱與有關工程會議，使檔案人員在文件資料形成之初就能把握文件的來龍去脈，以便及時完整地收集相關資料，使應當歸檔的資料“粒粒歸倉”，對基建、技術等檔案的收集、整理、保管、移交、存檔規定了明確的工作程序。工作程序由檔案管理部門、各建設單位的工程技術人員和施工人員共同制訂，制訂出的工程項目檔案工作計劃，既符合工作進程，又符合檔案管理要求。

在健全組織機構、明確工作程序的基礎上，還進行具體的分工。各項目組負責工程檔案資料收集工作，檔案室與各項目組密切聯系，首先對中冶焦耐工程技術有限公司、宣鋼設計院等完成的有關工程項目的各種設計圖紙、資料、設計變更等材料，經過檔案室收進來、登記、審核、建臺賬，然后將施工圖紙等資料分發到各項目組，并登記上賬，再由項目組向施工單位分發。工程竣工時項目組負責項目竣工資料的驗收，及時將該工程需要歸檔的有關圖紙、文件資料收集齊全完整，進行審查，經過系統的整理后向檔案室移交。各項目組在資料管理上對檔案室負責，既負責接收資料，又負責收集、匯總、整理工程項目檔案并與施工單位一起交付竣工資料。

為更好地做好檔案管理工作，檔案室人員經常深入現場進行指導，一方面向工程技術人員和施工人員宣傳檔案工作在工程建設中的重要作用，使他們在平時工作中有意識地做好工程檔案資料的收集，另一方面加強檔案人員與工程技術人員的聯系，積極提供有效服務，從而通力合作，共同做好工程檔案管理。

三、強化檔案全過程管理，形成做好重點工程檔案工作合力

重點工程項目檔案涉及面廣，貫穿于工程全過程，工程的管理、設計、技術人員和施工人員對工程項目的情況最了解，因此建設和施工單位的每一個檔案管理人員頭腦中都要有“檔案”意識，要認識到做好檔案工作，不僅僅只是為當前工作服務，也是為歷史負責的表現。因此必須把各方面的力量集聚起來，形成齊抓共管的整體全力，即全過程管理。在全過程管理中，按照《檔案法》和《建設項目（工程）驗收辦法》的有關規定，堅持對重點項目檔案工作實行集中統一領導、分級管理的原則，保證工程檔案的完整、準確、系統以及安全保管和有效利用，為竣工后的生產、運行、維修、改擴建服務。

首先，要樹立質量管理意識，運用合同條款和檔案管理的有關規定來提高重點項目建設工程檔案的編制質量。在與施工單位簽訂施工合同和協議時，就把有關檔案資料收集歸檔工作列入合同的條款中，同時在合同和協議中明確提出檔案資料的歸檔要求，將《建設項目（工程）檔案管理規定》下發給進廠的施工單位，做到工程驗收與檔案檢查、交付驗收同步進行。從工程項目的可行性研究論證、施工許可證、初步設計審查、土建、設備、供排水、電器的施工、設計變更單及竣工圖的編制等方面進行檢查驗收，各項目組嚴格把關，并列入廠經濟責任制考核中，以確保工程竣工檔案的形成質量。這樣形成齊抓共管的局面，確保重點工程項目檔案資料齊全、完整、準確。

其次，在搞好重點工程檔案管理中，充分利用先進的檔案管理手段，建立檔案管理網絡。檔案室負責集中統一管理本工程項目的所有檔案，并對項目建設過程的各個階段及各部門、設計單位、施工單位文件資料的形成、積累、整理、歸檔工作進行監督和指導。讓網絡覆蓋整個工程項目，使之適應現代社會需要，為項目建設單位提供更好的服務。

四、注重實效，健全完善的保證措施

重點工程項目建設是一個動態的過程，從項目的提出、設計到施工、驗收，檔案一直處于活躍的狀態，直至驗收以后，才能相對穩定。工程項目檔案記載了工程項目活動的全過程，一旦工程出了問題，或交工后，需要改建、擴建，檔案資料就會成為寶貴的信息資源。搞好企業重點工程檔案管理，僅靠檔案工作人員埋頭進行具體業務工作遠遠不夠，其檔案管理體制、管理措施在整個檔案工作中有著舉足輕重的作用。

在重點工程項目建設中，影響重點工程資料收集歸檔工作開展的因素主要有工期緊、任務重，部分人員不重視。為了解決這個問題，焦化廠注重健全和完善工程資料收集的保證措施，從制度入手、從驗收環節和經濟手段上進行制約，做好“三約束”，擺正檔案和建設項目的關系，確保了重點工程收集歸檔工作的正常有序進行。

4.1在《經濟責任制考核》上進行約束。把工程資料的歸檔情況，作為對車間、部室的一項考核內容。工程資料收集歸檔不及時、不齊全的，與各單位獎金掛鉤，進行扣罰。

4.2在工程竣工驗收環節上進行約束。按照國家檔案局重點建設項目整體驗收的組織原則，認真做好檔案驗收工作，查漏補缺，發現問題，及時糾錯改誤；工程竣工驗收前必須先交齊工程竣工的有關資料，工程資料不齊全的不進行竣工驗收。

4.3在工程決算、付款上進行約束。把工程建設資料收集、歸檔的及時性準確作為辦理施工單位工程決算、支付工程款、支付工程質保金的一個重要條件。各工程項目組、檔案室負責對施工單位的工程竣工資料歸檔情況進行審核、驗收，齊全完整的予以簽字確認。經簽字確認的，給予決算、付款。驗收不合格的，不簽字確認，并不予付款、決算。:

五、開發利用檔案信息，促進檔案管理工作

檔案管理重點范文第2篇

關鍵詞：工程檔案;建設項目;檔案管理;管理制度

1存在的問題及解決對策

重點工程建設項目的檔案是工程建設的真實記錄與質量鑒定的重要依據。當前，由于一些施工單位城建檔案的整體意識不強，并且嚴重存在著只關注工程建設卻忽視檔案管理的情況；只注重眼前的效益，卻忽視了長遠的效益；注重新聞媒體的宣傳效果，缺乏存檔的意識；注重文字材料的形成，卻忽視了聲像檔案的收集和保管，這樣將會造成部分檔案資料散存最終導致遺失。施工單位的工程管理人員一般都是由臨時人員所組成，當中有著較強的階段性和流動性。臨時的工程單位和工作人員將造成工程項目文件材料收集不齊與整理不規范。所以，要想解決臨時性問題，選配辦公人員時要選擇有著城建檔案專業技術的人員，并建立工程管理制度時要建立檔案管理制度，而且要布置和檢查工作時要注重檢查檔案工作。施工單位臨時性選好了人員，從而忽略了項目檔案管理人員的培訓工作。在各個施工企業的工程管理人員是非常注重工程技術人員的技術水平，在選用高級工程技術人員時，就不會聘用中級或者初級的工程技術人員，很多都是大?；蛘弑究茖W歷的人員，一般來說文化層次較高，但是卻沒有城建檔案工作的經驗，沒有經過培訓與專業技術的人員。所以，一些施工單位對檔案工作也注入很大的精力，一些檔案人員也不斷的努力，但是都在憑著感覺工作，其工作成果可想而知也就沒有那么完美，很多地方都是不專業不符合規范要求的。由于工程項目有著很大的臨時性，這也決定了其不可能對擔負檔案工作的檔案人員進行較長時間的培訓工作，因此，要選用現成的檔案專業人員來作為解決問題的主要對策。當然，這不是排斥對檔案人員短期的強化培訓工作，在沒有非常專業的檔案管理人員的前提下，更要重視對檔案管理人員的培訓工作。并且還要派送檔案管理人員到相關部門進行專業的培訓，從而使得檔案管理人員能夠很好的做好檔案管理工作。

2提升重點建設項目檔案管理水平的措施

2.1提前介入，分類指導

根據不同項目的特點，來采用不同樣式的服務方式，前期介入要做到分門別類。并且按照文件材料形成與工程進度的特點，要從工程建設的開始就要選好專人來負責即時文件材料收集的工作，從而做到檔案管理和工程建設保持同步。

2.2強化過程管理和服務

在工程項目開始前和進行施工后以及竣工驗收等環節都是要對其進行工程嚴格的控制，從而來保障施工過程與竣工后的結果保持統一。在一些重點工程開工建設的前期，要將工程竣工檔案的質量要求傳達到相關的施工單位，并在一些重點工程的建設過程當中，要做到主動到施工現場對施工與監理單位如何編制工程竣工檔案進行相關的指導工作。

2.3加大檔案信息資源開發力度

做好重點工程項目檔案的培訓工作，而且要有效結合重點工程建設項目的特點，不斷加強對建設和施工以及監理單位檔案管理人員的培訓工作，培訓的內容要具有針對性和可操作性，并且要進行現場操作的示范與現場答疑工作。

2.4保證檔案完整、準確、系統

重點建設項目要從立項開始到勘測與設計到施工以及竣工驗收等建設全過程的檔案都要進行嚴格的控制，要對檔案的完整性做到很好的保障。同時，要不斷加強檔案管理的硬件建設，配置一些必要的檔案辦公和各種保護設施，從而使得重點工程建設項目檔案得到很好的安全保管。

2.5同步歸檔

隨著我國工程建檔案現代化和信息化的不斷進步，除了完整的紙質檔案，聲像和電子檔案也在不斷的進行。目前，很多重點工程建設項目的建設單位與施工單位以及監理單位都有具體的管理人員，并建立檔案管理部門，健全檔案管理制度，并且不斷加大檔案現代化與信息化建設的投入。

2.6做好竣工圖的積累和編制工作

竣工圖是工程建設當中圖實相符的重要依據，竣工圖有著法律效率和憑證的作用。要嚴格檢查施工單位要按照國家的相關規定來編制竣工圖。在竣工驗收時要重點檢查竣工圖的整體質量，是否和設計變更與工程聯系單所修改的一致，要嚴禁不真實編制竣工圖的情況出現。隨著一些重點工程建設項目的迅速發展，在城市建設方面，實施了許多城市供水和道路以及橋梁等工程項目，這將在很大程度上提高了城市的整體形象。檔案和史冊都是代表著建設人員的辛苦勞動與智慧。檔案工作在為重點項目建設與發展當中將起到非常大的作用，并受到人們的廣泛關注，檔案人員要把握好機遇，堅持依法加強對重點建設項目檔案工作的監管，從而確保重點建設項目檔案工作與建設項目快速發展，使得檔案工作為重點項目建設與發展起到非常大的作用。

3結語

綜上所述，重點工程建設項目檔案很好的體現出了工程項目的實際情況，檔案管理工作是工程項目管理當中至關重要的工作，是對歷史負責，為現實服務的工作。因此，這就是需要不斷加強檔案管理的基礎工作，對檔案資料進行合理的管理及開發利用，從而更好的促進檔案管理水平的提高，來實現重點工程建設項目檔案工作的價值，也為企業的長期發展提供重要的依據。

參考文獻：

［1］趙盼.淺析工程檔案重要性及現實運用［J］.山東水利，2017（02）.

［2］楊陽.淺談工程檔案的整理保存與應用［J］.辦公室業務，2017（05）.

檔案管理重點范文第3篇

【關鍵詞】企業；重點工程；檔案管理

工程檔案管理是企業工程建設管理的重要組成部分，由于企業重點工程建設具有參建單位多、建設周期長、組織機構臨時、建設人員不穩定、管理主體多元、工程項目專業、建設實施系統、施工現場復雜等特點，因此，加強工程檔案管理直接關系到整個工程檔案工作的質量和效率，保證工程檔案的完整、準確、系統、規范。

一、成立工程檔案組織管理體系，爭取領導對檔案工作的重視

工程建設管理機構的成立時，就要結合企業重點工程建設具有 “小籌建、大承包”的特點，抽調既熟悉檔案業務知識又對工程建設專業知識有所了解的檔案員負責工程檔案管理，建立與工程檔案工作相適應的檔案管理網絡體系，由分管領導、專業項目負責人、檔案員組成，并明確各工作崗位中檔案管理職責；同時，與承建單位及其項目部建立橫縱向聯系制度，不定期召開業務交流會，及時溝通信息，了解情況，掌握工程檔案工作進度；堅持工程建設與檔案工作三同步：即工程建設開工與工程建檔同步，工程建設過程與檔案收集、整理同步，工程竣工與檔案交付驗收同步。為了保證工程檔案工作有章可循、有法可依、規范有序開展，要根據有關檔案管理規章制度，結合工程建設具體實際情況，制定建立一整套適合本項目特點工程檔案管理的工作制度，使工程檔案管理有切實有效的控制措施，并把檔案工作納入領導議事日程，納入建設管理工作計劃，納入工程建設管理機構的職責范圍和工程技術人員崗位責任制。

領導對工程檔案工作的重視，并在人力、物力、財力上給予大力支持，是順利開展工程檔案工作的關鍵所在。因此，在工程施工建設過程中，要積極主動爭取領導對工程檔案工作的重視，及時反饋工程檔案工作在開展中存在的問題，使檔案工作擺上領導議事日程，并列入監理例會、專業協調會、商務談判的主要議題內容來抓，要強調檔案工作重要性，同時提出具體的措施要求；要求參建單位，為確保工程檔案資料的完整、準確、系統，要通力協作認真做好工程檔案資料的收集、整理、移交工作；同時，將工程檔案工作的業務經費列入工程預算，能切實保證工程檔案工作順利開展有可靠的經濟來源。

二、通過多種途徑和方法，提高參建人員檔案業務水平

根據工程建設的不同階段，采取多種形式，組織檔案員、工程技術人員，認真學習宣傳《檔案法》、《檔案法實施辦法》等法律法規，學習關于建設項目竣工檔案驗收細則、項目施工及驗收技術規范及工程檔案的歸檔范圍、保管期限、整理細則、分類編號、案卷質量等內容的有關規定規范，提高參建人員的檔案意識，使領導、工程技術人員充分認識到做好工程檔案工作的重要性及如何做好工程檔案工作，形成人人理解支持重視工程檔案工作的良好氛圍。

工程檔案工作是一項的系統工作，不是單靠檔案人員所能完成、做好的，也不能完全依賴工程技術人員，要求所有參建人員必須統一認識、配合協調、依靠共同努力才能完成、做好的。因此，從事工程建設的檔案人員必須具備扎實的檔案專業知識，并熟練掌握實際操作技能，還必須對工程建設專業知識有所了解；同樣，工程技術人員除了精通工程建設專業技術外，也要對檔案專業知識有所了解。工程建設初期，要邀請上級檔案主管部門領導和專家到工地現場舉辦檔案業務知識講座，宣傳有關檔案的法規政策，使參建人員對檔案業務知識有所了解，正確認識檔案工作在工程建設中的作用和地位，為順利開展工程檔案工作打下基礎；同時，要求檔案人員參加工程建設基本專業知識培訓，使檔案人員對工程建設的基本程序、內容、技術規范有所了解，從而促進工程檔案整理質量。工程建設過程，要針對項目檔案的特點和存在問題，采取請進來，走出去的辦法，組織檔案人員及有關工程技術人員，對有關檔案管理問題進行講解、咨詢，并進行現場操作演示，增強相關人員對檔案工作的感性認識和理性認識，以提高工程檔案工作質量。工程檔案人員和工程技術人員可互相學習、交流，了解對方專業知識和工作內容，保證工程檔案收集及時、準確、完整；此處，檔案人員和工程技術人員還要正確對待上級主管部門與指導部門對工程檔案工作的監督、檢查、指導，不斷提高各自的管理水平和業務素質。

三、利用經濟制約手段，切實有效地開展檔案工作

隨著社會主義市場經濟的深入，建筑市場的規范，合同、協議在工程建設中的作用日益突出。建設單位與承建單位在合同關系中是平等主體，任何手段都不能制約影響有效合同的簽訂、履行。因此，合法有效地利用合同的法律效力和經濟制約手段搞好工程檔案工作，是非常必要的。

在與設計、施工、設備供貨等單位簽訂合同協議時，主動商洽將檔案工作所要求的條款寫進有關合同或協議中，有利于檔案部門和有關部門具體操作，可有效防止在工程檔案資料交接驗收和設備開箱移交資料時推諉扯皮現象的發生。條款內容可包括：歸檔范圍、移交套數、案卷質量、驗收交接等具體要求。特別在簽訂設備供貨合同協議時要注意三個問題：一是明確，哪些是設備的隨機及廠家必須提供的資料，哪些是設備廠家技術保密及可不提供的資料；二是清楚，對進口設備，要求供貨方提供哪些政策性所需的文件材料及其提供的方式，并辨認審核其合法性；三是了解，對成品設備要求提供針對整個設備的質保材料及印刷成套的資料手冊，而對非成品設備要求提供集成設備的各構成部分的質保材料及打印裝訂的資料手冊。

目前，某些建設項目為趕工期、早投產收益、早入固資折舊，采取了工程先竣工驗收投產，甚至結算工程款項，只留工程維護款，工程檔案事后再收集、整理、移交，這樣給工程檔案工作帶來多方負面影響：事隨人遷，事后編制竣工檔案，破壞了工程檔案準確性、完整性；喪失經濟制約手段，置工程檔案工作于被動局面；甚至出現將部分工程維護款抵消部分應移交的工程檔案資料，損壞了工程檔案工作的嚴肅性等等；因此，必須適時強調工程檔案是工程建設不可分割的組成部分，并運用適當的經濟手段對工程檔案工作實行有效控制，增強對工程檔案工作與工程建設同步的認識，避免出現工程檔案工作滯后的現象。財務部門在進行工程決算時，要注意檢查竣工檔案資料交接手續是否齊全，竣工驗收證書有無檔案部門的簽字和加蓋“檔案資料驗收專用章”，手續完備的，財務部門才予決算；特別在結算時，要注意審查項目業主檔案部門對工程檔案資料接收的意見，嚴把工程款項結算關。對項目檔案收集整理不符合規范要求的，可從施工單位工程款中扣繳用于工程檔案資料的補辦、補測、補繪、編制整理等費用，留項目業主財務暫存，限期整改，待竣工資料收集齊全、整理規范并經檔案部門驗收后方予返還。

建立相應的獎懲機制。積極爭取質量監督部門、地方建設委員會的支持，把工程檔案資料的質量列入工程質量的評優評先考核指標范圍，并對工程檔案資料質量的獎罰及其金額比例、方式以合同的形式予以具體確定；同時，加大工程管理機構內部人員考核力度，把工程檔案資料的質量落實到具體的人和崗位，明確職責，獎罰分明。

四、加強建設工程項目檔案驗收移交的工作

檔案管理重點范文第4篇

【關鍵詞】檔案管理 項目 招標 一、項目概況

我院病房門診綜合建設項目于2004年開始調研，并形成可行性研究報告，2007年立項，2008年被列入省重點預備項目，2009年被列為福建省重點項目之一，并正式動工，至今仍在緊張地施工中，距竣工驗收投入使用尚有一年多的時間，工程耗時長，其檔案形成的周期也很長。同時檔案形成涉及到拆遷安置、規劃、設計、監理、施工等諸多部門，檔案的載體有紙質、照片、錄像、電子光盤等，因此如何高效地做好病房門診綜合樓的檔案管理就成了擺在我們面前的一項重要工作。

二、健全管理組織和制度

醫院自項目開始調研，就指定基建辦專職人員負責檔案的收集，并按規范要求及時向醫院綜合檔案室移交。項目立基后即成立病房門診綜合樓建設項目領導小組，領導小組下設項目辦，具體負責重點項目的建設有關工作。同時成立項目檔案管理工作領導小組，制定下發了《病房門診綜合樓建設項目檔案管理網絡及崗位職責》、《病房門診綜合樓建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》，醫院綜合檔案室對項目檔案進行統一管理，項目辦和施工、監理單位均設有專人負責建設項目檔案管理，形成了由醫院分管理領導、項目辦、綜合檔案室、各相關職能科室、相關勘測、設計、監理、施工等單位專兼職檔案管理人員組成的檔案管理網絡體系，明確各相關人員的崗位職責。對工程檔案資料實和行分級管理，由建設、勘察、設計、施工、監理單位的主管或技術負責人主持各自單位的工程資料管理的全過程工作，使檔案管理與項目建設同步進行，保證了資料的完整性。

三、加強檔案管理人員的業務能力

醫院先后派出專職檔案員和兼職檔案員參加全省重點項目檔案管理培訓班，培訓內容包涉及建設項目檔案管理法規、規章及有關標準解讀；重點建設項目檔案的收集、分類、整理原則與方法；重點建設項目檔案管理基礎知識和重點建設項目檔案驗收與移交等。相關人員參加培訓回來后，醫院組織相關部門人員和設計、監理、施工等單位專兼職檔案管理人員進行座談，交流學習心得。通過重點項目檔案管理的重要性通過培訓和座談，工程管理人員和專兼職檔案管理人員在增強檔案意識的同時也提高了檔案業務水平，為保證建設項目檔案的質量打下良好的專業基礎。

四、歸檔關口前移，確保重要檔案材料的完整

醫院在與勘察、設計、監理、施工等相關單位簽訂合同、協議時，即對建設項目檔案的收集、整理、移交以及檔案資料的質量等提出明確要求，確保建設項目檔案管理工作在建設各個階段初始就能得到足夠的重視。同時在病房門診綜合樓建設過程中，許多文字材料、合同等需通過辦公室文秘人員編輯、用印等，因此為確保檔案材料的完整、真實性，醫院辦公室指定文秘人員在這些文字材料形成時即保留一份原件，并用專柜保管。并在項目辦設兼職檔案員，負責病房門診綜合樓各類檔案材料的收集，一些重要的上級來文均要求及時送交辦公室。辦公室文秘人員每年年底對一年來收集的進行整理，并編制目錄，移交醫院綜合檔案室保管，綜合檔案檔案管理人員根據規范要求對檔案進行整理分類。為更好地做好檔案管理工作，醫院定期召集各相關單位召開的項目建設專題工作會議均邀請醫院辦公室綜合檔案室專職檔案員參加，同時專職檔案員經?，F場向工程技術人員和施工人員宣傳指導檔案工作，在加強與相關單位工作人員聯系的同時，增強了他們的檔案管理管理意識，使他們有意識地做好項目工程檔案資料的收集，確保檔案資料的完整性。

檔案管理重點范文第5篇

關鍵詞:電子檔案 檔案管理 高等學校

一、高校檔案管理現狀

縱觀近幾年高等教育發展情況，如表所示，2007年相較于2006年，高校(含普通高校和成人高校)數量增加了十所，學生總規模增加了兩百萬左右，高校教職工人數增加了十萬；而2008年相比于2007年，高校(含普通高校和成人高校)數量增加了三百多所，學生總規模增加了近兩百萬，高校教職工人數也是以萬為單位遞增；連續三年，高校數量、學生及教職員工人數都呈穩定持續增長態勢。

每年，數以千萬的檔案變動、更新、維護，確實是對檔案管理工作的巨大挑戰。根據2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》，高等學校檔案是指“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案記載著學校的教育歷史，更是全校師生員工德、能、勤、績和學校教育教學活動的真實記錄，具有重要價值。這就更體現了檔案管理在高校工作中的重要地位。

二、電子檔案管理的利弊

1.電子檔案在現代檔案管理中的優越性

首先，依靠計算機強大的信息處理能力，能大大提高工作效率。相對于傳統的檔案管理工作，檔案的抄寫、用筆用字的規范、統計、存儲都需要耗費大量人力，同時還容易疏漏出錯。采用信息技術可以使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便，同時也具有很高的可靠性。

其次，通過電子文檔的方式存儲文件檔案，可以實現檔案的充分交流與共享。傳統的紙質檔案調檔搜索繁瑣，對于遠距離共享或調度也十分不利，造成信息更新效率降低，文件信息查找困難等。利用信息化手段，高效的辦公自動化軟件可以實現檔案的體系管理，索引更靈活，搜索查找更快速便利。還可以根據不同要求實現分類、搜索、排序、過濾等操作，使文檔的管理和調度更便捷。

最后，采用信息技術還能提高文件傳遞速度和安全性。普通閃存的讀寫速度都是以MB/s為單位，這樣的速度是傳統書寫無法比擬的；存儲卡體積小重量輕，兩個手指就能輕松移動，如果傳遞記錄著5億文字的紙質檔案，這是無法想象的。在安全性方面，高校檔案經常涉及異地傳遞等遠距離傳送，文件在郵遞過程中丟失等情況時有發生，導致一些重要文件的遺失，信息在調用過程中的丟失或延誤，都給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。所以充分利用網絡進行共享傳遞，能夠有效提高文件的安全性和時效性。

2.電子檔案在應用中的風險

當然，電子檔案也不是萬無一失的。事實上，電子檔案在存儲和使用的過程中，都存在著一定程度的風險。

(1)電子檔案存儲的安全性。由于存儲設備具有高速讀寫速度，倘若被盜取，受侵害的程度將遠大于傳統媒質。另外，由于信息化手段采用統一字體、統一標識，喪失了手寫漢字的特征性，不利于真假鑒別，受侵害的文件不易被發現。由于網絡的風險性存在，通過網絡的遠距離調用存在信息被修改、被盜用等風險。由于高校保存的檔案多是學生、教職工的關鍵信息，安全問題不可忽視。

(2)電子檔案數據的完整性。對于傳統的手工文件，一次的筆誤或處理失誤，其影響范圍有限，而且容易在后面的錄入過程中被發現。而批量處理的文件，一次處理的文件量極大，一次誤操作就可能造成大范圍的結果受影響。此外，文件多處于開放狀態，更新不及時，便可能造成信息丟失。另外電子文件結構復雜，存儲方式多樣，在各種方式轉換中也容易造成信息的缺失。

(3)電子檔案的長期可讀性。電子檔案的信息存儲在不同的介質上，信息的存儲和讀取都需要特定的設備，造成了信息對軟硬件的依賴。當前電子技術發展迅速，計算機軟硬件的更新換代速度快，如果兼容性不夠好，也可能造成信息的丟失，從而直接縮短了電子檔案的壽命。

三、電子檔案管理在高校檔案管理中的應用

針對電子檔案在實際運用中所涉及的風險問題，可以采取以下措施進行預防:

第一，加強電子檔案存儲設備以及網絡的安全性。首先，保障存儲設備的安全，專機專用，定時進行軟硬件更新升級，定期對設備進行管理維護，保證存儲設備的良好狀態；定期對存檔文件更新備份，防止文件在意外情況下的丟失；還可以通過網絡防火墻、身份驗證、數字簽名、病毒預防以及檔案及時備份、嚴格規定讀寫權限，加強電子檔案在存儲處理過程中的安全性，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，預防電子文件被其他用戶非法訪問和隨意刪改，應當不斷改進現代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護水平。

第二，規范操作流程，杜絕檔案在操作過程中的風險。首先加強人員的職業道德意識和安全操作規范培訓，使檔案管理員具備較高的職業操守，同時通過規范的操作，杜絕在人員操作的過程中存在的漏洞。其次，盡量統一各單位檔案存儲的格式、處理軟件，防止文檔在格式轉換或者由于軟件兼容性問題被損壞。

第三，為了保證電子檔案的壽命，使用多種媒介手段進行備份存儲，同時及時升級和更新存儲技術，保證文件存儲的安全性和可讀性。嚴格控制管理人員的權限，做到職責權限同步，防止由于管理人員操作時對其他信息造成的無意刪改。

在這個高度信息化的時代，信息技術無疑為檔案管理，特別是數據量大、更新頻繁和遠程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續采用傳統的手工方式已經無法滿足高校規模發展的需要，只有把工作重點放在信息化管理，網絡資源化建設，充分利用信息高速路的優越性，才能使高校的檔案管理更健全、更高效。

參考文獻:

[1]教育部.2006年全國教育事業發展統計公報.2007(6)

[2]教育部.2007年全國教育事業發展統計公報.2008(5)