公司檔案管理規(guī)章制度

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公司檔案管理規(guī)章制度范文第1篇

關鍵詞：技改技措檔案 完整規(guī)范 管理

隨著我國社會主義市場體制的逐步建立，國家重點工程項目在投資、管理、建設等方面發(fā)生了一系列的變化，面對市場競爭愈加激烈的嚴峻形勢，很多企業(yè)的老廠區(qū)及老生產(chǎn)線已完全適應不了企業(yè)發(fā)展的需要。為了解決這個問題，企業(yè)只有對現(xiàn)有設施進行技術改造，通過采用新技術、新工藝、新設備、新材料努力提高產(chǎn)品質量，促進產(chǎn)品升級換代，降低能耗和原材料消耗，加強資源綜合綜合利用和治理污染等，提高社會綜合經(jīng)濟效益和實現(xiàn)以內(nèi)涵為主的擴大再生產(chǎn)。 這個生產(chǎn)建設活動過程中產(chǎn)生的檔案便是技改技措檔案。

技改技措檔案管理是指國家對企業(yè)投資的基礎能力建設項目、研保條件建設項目和批生產(chǎn)能力建設項目等專項技改項目以及本企業(yè)自籌資金建設的技改技措項目從立項到國家以及本企業(yè)驗收過程中所形成檔案的全過程管理。企業(yè)技改技措項目檔案是企業(yè)技改技措工程建設過程和建設成果的真實反映，它對于加強技改工程質量控制，以及工程日后維修、改建、擴建等具有重要作用。

技改技措項目檔案由于投資大、建設工期長、工種多，檔案資料多種多樣，管理難度很大。如何確保技改技措檔案管理的規(guī)范、完整，筆者認為只有明確部門和人員的職責范圍，制定嚴格的管理規(guī)章制度，加強檔案收集歸檔、整理組卷等各個環(huán)節(jié)的管理，才能確保技改技措項目檔案的完整規(guī)范。

一 、 技改技措項目檔案工作的基本原則

企業(yè)的技改技措工程是一項復雜的企業(yè)生產(chǎn)建設活動，它所產(chǎn)生的項目論證、立項、報批、批復等文件；各項設備儀器的招標采購，調(diào)試運行維修等文件；工程建設審批，勘察設計、實施到竣工驗收過程中形成的文件；以及以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體的電子文件等等，檔案種類繁多，牽涉到企業(yè)內(nèi)部計劃部門、設備部門、儀器部門、基建部門、 科技信息部門、檔案部門等眾多部門，如何才能管理好這些檔案，筆者認為最重要的就是要有一個牽頭單位實行自上而下的責任保證體系和監(jiān)督管理體系，這就是企業(yè)技改技措檔案工作的基本原則。

企業(yè)的技改技措項目檔案管理應該實行集中與分散管理相結合的管理體制。技改技措項目檔案包括科研檔案、設備儀器檔案、基建檔案和電子檔案等。其管理工作要納入到企業(yè)計劃部門所牽頭的技改技措項目檢查、協(xié)調(diào)、考核、組織驗收等全過程的管理工作。企業(yè)檔案部門應對其它部門的檔案管理工作進行督促和指導。

為確保技改技措項目檔案歸檔工作的及時有序，企業(yè)計劃部門應在下達技改技措項目計劃的同時，向各有關檔案管理部門通知相關內(nèi)容，比如此次技改技措項目所牽涉的設備儀器的名稱、數(shù)目，基本建設工程的內(nèi)容等，檔案人員心中有數(shù)，檔案管理從收集開始就有序進行，切實做到檔案管理與項目建設同時起步。

技改技措項目檔案的驗收工作是工程驗收中很重要的一項內(nèi)容。計劃部門通知各部門驗收時間后，各相關部門的檔案管理人員應按時間節(jié)點對其管理的檔案進行整理、統(tǒng)計，然后向企業(yè)檔案部門提交報告，檔案部門進行匯總后，向計劃部門提交本次技改技措項目檔案管理總結報告，各相關單位檔案管理人員接受審查組對技改技措項目檔案的現(xiàn)場驗收。

二 、確保企業(yè)技改技措項目檔案規(guī)范管理的對策

1． 建立完善的歸檔制度。技改技措項目檔案中最讓人頭疼的問題就是技改技措工程實施期間所歸檔案不夠完整規(guī)范。比如在設備儀器檔案的管理中，由于相關技術人員的不重視，經(jīng)常會出現(xiàn)前期招標文件、合同以及后期檢測運行維修過程中技術報告的丟失和遺漏等，都是檔案歸檔的不夠完整規(guī)范的具體表現(xiàn)。

針對這個問題，企業(yè)應根據(jù)國家相關法律法規(guī)規(guī)定，結合本單位實際情況制定切實可行的技改技措項目檔案管理制度，作為指導監(jiān)督技改技措項目檔案管理的執(zhí)法依據(jù)。使相關技術人員在工程管理的每一個環(huán)節(jié)中能夠有法可依，有章可循，杜絕部門和人員之間的推委扯皮，從而保證技改技措檔案歸檔的完整規(guī)范。 其次，結合工程項目施工進程所涉及的內(nèi)容和單位，制定相關單位人員的職責范圍、工作標準及考核措施，加強對相關技術人員的考核，將檔案管理納入每一位員工的績效考核范圍，增強工作責任心，也便于監(jiān)督、檢查和管理。

2．加強企業(yè)內(nèi)部相關人員的檔案管理培訓。由于企業(yè)技改技措工程量大、施工時間長、所涉及的部門和人員多等特點，如果技術人員的檔案意識不夠強，自覺性、主動性較差，對國家及行業(yè)關于技改技措工程檔案的相關要求了解不深，就會直接影響技改技措檔案的規(guī)范管理。要解決這一問題，企業(yè)的檔案部門應該組織本企業(yè)與技改技措工程相關的專、兼職檔案員以及設備、基建、科技部門相關技術人員參加技改技措項目檔案管理培訓，使相關人員進一步理順技改技措項目檔案管理的工作思路和方式方法，對于與技改技措工程檔案相關的管理規(guī)定、編制規(guī)范等技改技措項目檔案管理標準有進一步的理解和認識，提高全員的檔案意識，為技改技措項目檔案工作的全面展開打下堅實的基礎。

3．加強各基層單位檔案管理人員對技改技措項目檔案認識，強化管理，加強工作責任感。技改技措項目檔案在企業(yè)整個生產(chǎn)經(jīng)營活動中起著非常重要的作用，檔案管理人員在項目建立之初，就要重視檔案的收集歸檔工作，認真學習有關企業(yè)技改技措項目制度，對工程管理的每一個環(huán)節(jié)進行認識和了解，這樣才會在檔案收集方面變被動為主動，為檔案的完整規(guī)范打下基礎。其次，在檔案整理方面嚴格按照技改技措項目檔案管理制度執(zhí)行，比如整理組卷時封面、標簽的填寫，頁碼的打印，裝訂的規(guī)格，目錄的制作等，按照統(tǒng)一的標準執(zhí)行，切實做到技改技措項目檔案的齊全、完整、規(guī)范。

三、結語

總之，技改技措項目檔案作為近年企業(yè)檔案重要的組成部分，如何加強規(guī)范管理，直接影響著企業(yè)的生產(chǎn)和再生產(chǎn)。只有制定嚴格的管理規(guī)章制度，明確企業(yè)內(nèi)部相關部門和人員的職責范圍，加強檔案收集、歸檔、整理、提供利用等各個環(huán)節(jié)的管理，才能確保技改技措項目檔案的完整規(guī)范，使技改技措項目檔案在企業(yè)的現(xiàn)代化建設中發(fā)揮其應有的作用。

參考文獻：

公司檔案管理規(guī)章制度范文第2篇

摘要：隨著電力的飛速發(fā)展和電力改革的不斷深化，檔案管理工作也隨著發(fā)生了變化，面對新的歷史時期、新的工作需要，檔案管理工作顯得尤為重要，論述如何做好縣級供電公司檔案管理工作，更深入了解并做好檔案管理工作。

關鍵詞：檔案管理；問題；對策

Abstract: with the rapid development of electric power and the deepening of the reform of the power, file management also with the change, in the face of the new historical period, the new work needs, it is particularly important to file management, this paper discusses how well the county electric power supply company file management, more in-depth understanding and do the file management.

Keywords: file management; Problem; countermeasures

0縣級供電公司檔案管理現(xiàn)狀

縣級供電企業(yè)的檔案管理工作由于意識不強、制度不健全、人員配置不到位等原因，造成檔案管理工作處于被動、滯后散亂、無人管理的狀態(tài)，致使企業(yè)檔案有效資源的開發(fā)與利用受到限制。

1 當前縣級供電公司檔案管理存在的問題

（1）檔案意識不強。檔案的經(jīng)濟效益具有潛在性，它為企業(yè)創(chuàng)造的經(jīng)濟效益和社會效益往往無法在當年體現(xiàn)，常常是間接或若干年后開始逐漸顯現(xiàn)。因此，檔案工作在一定程度上很難得到領導的重視與認可。對檔案的重視程度又直接影響到檔案機構的設置、人員編制、檔案庫房的建立、檔案保管設施的配置以及檔案制度的建立與執(zhí)行。

（2）檔案管理制度不健全。多數(shù)縣級供電公司制定的檔案管理制度不夠健全，檔案未實行統(tǒng)一管理，有的雖建立了一些管理制度卻沒有依法遵規(guī)，檔案管理制度形同虛設，使檔案資料的收集、整理長期處于極端被動狀態(tài)，造成文件資料堆積如山、丟失等現(xiàn)象。

（3）檔案人員待遇低、素質參差不齊。由于檔案人員待遇低，所以有些縣級供電公司配置的檔案員素質不高，如經(jīng)常是將一些老弱病殘的放在檔案室，有如養(yǎng)老院或身兼數(shù)職。

（4）對企業(yè)信息化、現(xiàn)代化趨勢認識不足。有些縣級供電公司領導不能充分認識檔案數(shù)字化和管理現(xiàn)代化的緊迫性，對企業(yè)利用數(shù)字檔案信息技術可以及時將所需信息進行加工、處理、分析，快速反映，提出應變辦法，從而提高企業(yè)經(jīng)濟效益相關知識知之甚少，致使數(shù)字檔案資源管理信息系統(tǒng)在縣級供電公司投入使用3年，仍有部分公司沒有發(fā)揮數(shù)字檔案的作用，造成檔案管理水平嚴重滯后。

（5）各項規(guī)章制度及標準執(zhí)行不到位。每到檢查工作發(fā)現(xiàn)問題，追其根源才發(fā)現(xiàn)原因為人員對標準制度的學習不到位，理解不透徹。標準制度成了擺在桌子上的擺設。

2做好縣級供電企業(yè)檔案管理的幾個途徑

（1）領導重視，增強檔案意識。加強《檔案法》的學習，增強公司干部職工的檔案意識，特別是領導干部的檔案管理意識。領導重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為公司發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與公司業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展，要大力宣傳檔案工作，是公司領導、管理者、職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作。

（2）規(guī)范檔案管理機制，強化工作責任。建立完善的檔案管理三級網(wǎng)絡、檔案管理辦法、“三納入”、“四參加”、“四同步”等有關檔案管理健全檔案管理規(guī)章制度，是檔案管理的關鍵。明確職責，根據(jù)“檔案產(chǎn)生部門負責檔案整理、移交歸檔”要求，將各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。

（3）垂直管理，強化培訓。在全省電力系統(tǒng)開展各專業(yè)進行垂直管理，檔案專業(yè)也對縣公司實施垂直管理，針對縣級供電公司檔案人員學歷、工作能力、綜合管理素質等相對較低，進對各縣電力公司檔案的監(jiān)督、指導工作。電業(yè)局檔案人員深入各縣市供電公司，切實開展檔案調(diào)研摸底，采取到電業(yè)局檔案部門輪崗的辦法、現(xiàn)場觀摩與現(xiàn)場提問、現(xiàn)場解答進行培訓，手把手地教，通過業(yè)務指導與培訓，增強了檔案員的責任感與使命感，提高了檔案管理業(yè)務水平。

（4）跟蹤檢查促提升。在檔案專業(yè)實施垂直管理的過程中，不僅對縣級供電公司的檔案工作要進行多次指導、培訓，還要定期跟蹤、督促、檢查檔案工作的組織建設、信息化建設、制度建立、業(yè)務工作、檔案工作設施設備等方面的進展。檔案的歸檔率、完整率、準確率是否達到標準，使縣電力公司檔案工作步入正常運行軌道。

（5）將檔案管理工作徹實納入到企業(yè)計劃、納入到領導議事日程，納入到企業(yè)職工的經(jīng)濟責任制、崗位責任制中。讓管理層人員對檔案工作有一個正確的認實，要及時研究解決檔案工作中的困難和問題，加大投入，著力解決好現(xiàn)實問題。要認識到檔案工作是歷史、工作成果的最后沉淀；要認識到歸檔工作是工作最終完結的一種體現(xiàn)。讓領導干部真正重視檔案工作，分配足夠合理的人力及財力資源，確保檔案工作的順利進行以及提供保障檔案安全的環(huán)境。

3完善供電企業(yè)檔案管理工作的幾點建議

（1）檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設的實現(xiàn)不是檔案部門的單一工作，檔案信息化建設的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個環(huán)節(jié)都應達到一定水平，并通過網(wǎng)絡加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。

（2）經(jīng)過研究，一個主動完成工作的人與被動接受工作的人相比較，工作效率前者是后者2倍，完成結果也是大不相同。主動就是不用別人告訴你，你就能出色地完成工作。次之，就是別人告訴你一次，你就能去做，再次之，就是別人告訴了他們兩次，他們才會去做，更次之，就是有些人只有在形勢所迫時才能把事情做好。要充分掌握好尺度，抓大放小，讓各管理人員發(fā)揮積極主動性，變“要我做”為“我要做”。在上下同一標準指導下，通過對檔案管理工作不斷創(chuàng)新使得檔案管理工作科學化、規(guī)范化。

（3）所有的標準制度都有，但執(zhí)行的力度卻不盡理想。如果對公司下發(fā)的標準制度不認真進行學習思考，依然按照老習慣老辦法在做工作。公司下發(fā)的檔案管理制度已非常全面，但做好檔案管理工作，不僅僅需要專職檔案人員來執(zhí)行這些制度及標準，更多層面還需要全體員工執(zhí)行及配合才能達到管理的閉環(huán)。管理制度、標準的執(zhí)行具有“強制性”的特點，要執(zhí)行達到閉環(huán)，需要動用行政手段，將檔案管理徹實列入績效考核條款是保證執(zhí)行的方法之一，再次就是專職檔案人員要嚴格按照制度執(zhí)行，對違反標準制度的人員不當“老好人”，通過考核來規(guī)范公司人員的檔案工作行為，最終使得全公司人員自覺并習慣各類檔案管理工作標準制度的執(zhí)行，使得全公司檔案管理工作具有良性循環(huán)的氛圍。

（4）在檔案管理過程中，迎難而上，逐步向信息化、科學化邁進，進一步加強檔案的利用，創(chuàng)新利用的方式以達到資源共享的目的，使之與公司整個層面的管理形成合力。

4結束語

縣級供電企業(yè)通過提高檔案管理意識，嚴格按照國家和上級檔案管理要求，認真貫徹落實各項工作標準，加大檔案軟硬件投入，進一步加強好促進的檔案管理工作，方能實現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化。

參考文獻：

公司檔案管理規(guī)章制度范文第3篇

一、建立離職管理規(guī)章制度體系

人力資源管理規(guī)章制度是人力資源管理行為的表現(xiàn)形式。在樹立“以人為本”管理理念的同時，以制度為形式來體現(xiàn)管理的理念、保障管理行為中勞資關系雙方的權益是必要的。“離職”是員工脫離企業(yè)的程序環(huán)節(jié)，是員工與企業(yè)利益、權益即將終結的環(huán)節(jié)，在此環(huán)節(jié)，企業(yè)更應著力于規(guī)范運作，從離職手續(xù)辦理的各個方面來建立健全相應的管理規(guī)章制度體系。

我國法律未對人力資源管理規(guī)章制度生效要件做出明文規(guī)定，根據(jù)現(xiàn)行法律法規(guī)、司法解釋及其體現(xiàn)的法律精神及基本法理，企業(yè)制定離職管理規(guī)章制度須符合以下條件：(1)必須合法，包括內(nèi)容合法和程序合法。(2)不得違反勞動合同和集體合同的約定。若企業(yè)與員工的勞動合同中就離職有相關的權利與義務約定，應按其執(zhí)行。企業(yè)不可通過規(guī)章制度在員工離職時增加員工的義務，除非員工認可，否則無效。(3)要向員工公示。公示也就是讓員工在制度實施時知悉，未經(jīng)公示而在員工離職時才交予員工閱知的規(guī)章制度，對員工不具有約束力。《最高人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》規(guī)定：用人單位根據(jù)《勞動法》第四條之規(guī)定，通過民主程序制定的規(guī)章制度，不違反國家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動者公示的，可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據(jù)。

通過建立離職環(huán)節(jié)的管理規(guī)章制度體系，企業(yè)得以加強自身管理離職行為的規(guī)范性，杜絕隨意辦理離職手續(xù)情況的出現(xiàn)，在程序上管理、約束企業(yè)與員工離職事務的處理。

二、加強員工離職商業(yè)秘密的保護

對于掌握企業(yè)商業(yè)秘密(含經(jīng)營信息及技術信息)的關鍵崗位的重要管理人員和專業(yè)技術人員的離職，企業(yè)不僅要在離職辦理中注意防范問題的出現(xiàn)，而且應在勞動合同等法律文書中做出約定。

脫密期約定。所謂脫密期，是指對負有保守企業(yè)商業(yè)秘密義務的員工，企業(yè)在勞動合同解除或終止前的一定期限內(nèi)，使其脫離涉及商業(yè)秘密的崗位。在企業(yè)與關鍵崗位的

核心員工簽訂的勞動合同中，可以對員工要求解除勞動合同的提前通知期做出約定，在這個期限內(nèi)，企業(yè)可以讓了解、掌握企業(yè)商業(yè)秘密的員工脫離原工作崗位一段時間或變更其工作內(nèi)容，同時企業(yè)應采用適當?shù)谋Ｃ茉O施及其他合理的脫密措施，使企業(yè)的商業(yè)秘密得到進一步的保護。

競業(yè)避止約定。 企業(yè)在員工入職、工作期間可與員工簽訂競業(yè)避止協(xié)議，也可以在員工離職時與員工簽訂。需要注意兩個問題，一是競業(yè)避止期限；二是競業(yè)避止補償。原勞動部(關于企業(yè)職工流動若干問題的通知)規(guī)定：“用人單位也可以規(guī)定掌握商業(yè)秘密的職工在終止或解除勞動合同后一定期限內(nèi)(不超過3年)，不得再生產(chǎn)同類產(chǎn)品及有競爭關系的產(chǎn)品或經(jīng)營同類業(yè)務，但用人單位應當給予該職工一定數(shù)額的經(jīng)濟補償。”

因此，對于掌握商業(yè)秘密員工的離職，企業(yè)應從員工在職時即通過與員工簽訂相應的法律文件來約束其離職行為，依據(jù)法律規(guī)定進行企業(yè)權益的自我保護，防范法律風險的出現(xiàn)。

三、離職工作交接事務處理要點

員工離職時需將其負責的工作事項向企業(yè)做一交接對此，員工所在的工作部門及HR部門應認真處理。

歸還所領用的辦公物品。在實踐中，常發(fā)生員工帶著辦公設備(如筆記本電腦等易攜帶物品)擅自離職而不回公司辦理離職手續(xù)的情況，給企業(yè)正常工作造成一定負面影響與財產(chǎn)損失。針對此情況，一方面企業(yè)在辦理員工入職手續(xù)時即應要求提供并核實清楚員工的相關證件材料，以備追查員工線索；另一方面，在日常管理中應建立起相關工作制度與物品管理制度，對于辦公物品的管理與使用實行可行的登記備案；第三，企業(yè)應掌握一定的技巧，分析員工的離職心理，找到員工離職的動機，若因企業(yè)原因致使員工不信任企業(yè)不辭而別，企業(yè)應在法律規(guī)范內(nèi)履行必要的義務，要求員工辦理正常的離職手續(xù)；第四，員工帶走公司財物，數(shù)額較大的，將構成侵占公司財產(chǎn)的犯罪行為，企業(yè)應及時向公安機關報案以維護企業(yè)利益，而不可拖延，貽誤了處理事件的時機。

工作內(nèi)容的交接。在本文第二點中，我們已經(jīng)介紹過離職員工若掌握一定的商業(yè)秘密，企業(yè)應針對其工作內(nèi)容采取一定的包括簽署法律文件的措施。對于其他員工，工作內(nèi)容的交接同樣是離職中必須履行的程序。如《會計法》第四十一條規(guī)定：會計人員調(diào)動工作或者離職，必須與接管人員辦清交接手續(xù)。根據(jù)此規(guī)定，若離職會計人員不予配合辦理工作交接手續(xù)，企業(yè)有權暫緩給其辦理離職手續(xù)。

四、離職中的薪資處理

勞動糾紛的發(fā)生常由員工離職時勞動關系雙方?jīng)]有就工資、補償金數(shù)額等問題達成一致意見引起。對此，筆者認為，企業(yè)應從以下幾點來考慮如何正確處理，以防范法律風險的出現(xiàn)。

1．關于工資結算。勞動關系雙方依法解除或終止勞動合同，企業(yè)應在解除或終止勞動合同時，即員工離職時，一次付清勞動者工資。員工向企業(yè)提供了勞動，有取得勞動報酬的權利，企業(yè)不得克扣或者無故拖欠勞動者的工資。需要說明的是，企業(yè)向離職員工結清工資應是離職手續(xù)中的一項，這是規(guī)范的做法。有些企業(yè)習慣于要求離職員工在企業(yè)下月正常發(fā)薪日來領取工資而不是離職時予以結清，這樣辦理容易留下隱患。例如，員工張某在公司任平面設計人員，從D公司辭職時，D公司未向其支付當月工資，張某擔心D公司扣減其工資，于是將其在公司所使用的計算機配件外置MO及整套設計圖庫光盤在交接中隱瞞并帶離公司。后公司發(fā)現(xiàn)缺少物品，拒絕向其發(fā)放工資。之后，經(jīng)勞動爭議仲裁及法院一審、二審審理，判決要求D公司足額向張某支付工資，但對D公司要求返回物品的主張不予支持。從本案例可以看出，企業(yè)有必要建立離職薪資結算制度，以防范可能出現(xiàn)的糾紛。

2．關于經(jīng)濟補償金和賠償金。在員工離職時，勞動關系雙方應依據(jù)勞動法律法規(guī)、政策及雙方的勞動合同約定，明確企業(yè)是否需要向員工支付經(jīng)濟補償金及存在勞動關系一方是否有向另一方支付賠償金的義務。不論是法定義務還是約定義務，企業(yè)都不應推脫，應切實保障離職員工的正當合法權益，否則，容易導致勞動糾紛的發(fā)生。

3．其他薪酬福利事項的處理。員工在企業(yè)工作期間，企業(yè)為員工繳納各項社會保險及住房公積金等，在員工辦理離職時，企業(yè)應與員工協(xié)商確定轉移手續(xù)的辦理時間及雙方如何配合辦理等。

五、規(guī)范人事檔案轉移程序

員工因與企業(yè)解除勞動合同或其他原因而離職，企業(yè)有義務為員工辦理必要的相關手續(xù)，包括向員工出具離職證明、轉移員工個人人事檔案等。在實踐中，經(jīng)常有企業(yè)以員工在離職時不向企業(yè)交付培訓費用、違約金、賠償金等為由扣留員工的個人檔案，也不給員工辦理有關離職手續(xù)，以為這樣就可以制約員工，限制其離職，實際上企業(yè)是以非法的手段維護自己的利益、糾正員工的違法或違約行為，這是錯誤的。

勞動部、國家檔案局在《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》中規(guī)定：企業(yè)職工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在一個月內(nèi)將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(組織人事)部門。

通過上述規(guī)定可知，企業(yè)無權以任何理由來扣留已離職員工的檔案。企業(yè)只有依法處理事務才可以防范可能出現(xiàn)的法律風險：若員工拒絕承擔違約責任或賠償責任不辭而別，企業(yè)應通過提起勞動爭議仲裁申訴這種法律途徑來維護自己的合法權益。

六、對離職手續(xù)文件的要求

準備齊全的離職手續(xù)文件。在員工離職時，企業(yè)應要求離職員工簽署這些文件手續(xù)。

在制作文件手續(xù)時，應著重考慮將勞動關系雙方的權利義務的履行情況，在相關文件中得以明確表述。文件手續(xù)內(nèi)容包括以下幾點：工作材料、工作內(nèi)容交接的確認；離職薪資結算的確認；離職時雙方簽訂的協(xié)議文書；依具體情況需離職員工簽署的其他文件手續(xù)。

公司檔案管理規(guī)章制度范文第4篇

（一）對工程檔案管理不夠重視

檔案的作用具有間接性、滯后性、潛在性等特點，決定了檔案工作往往容易被忽視，成為工程項目管理中的薄弱環(huán)節(jié)。很多工程建設單位在項目成立初期，對檔案的認識不夠，忽視檔案的重要性，認為檔案工作只是在建設工程竣工后進行集中的整理資料，所以只是在工程投產(chǎn)或竣工之后，才依靠單位的檔案管理部門對形成的大量資料進行突擊整理、分類、歸檔。這樣容易造成大量文件材料散失，收集不全;為工程施工過程中資料的收集和整理帶來不便，導致工程資料的失真，工程竣工檔案驗收的延期。

（二）檔案資料編制質量不高，完整性、系統(tǒng)性不足

許多施工單位不配備專職資料員，整理資料時不嚴格按照相關規(guī)范、標準執(zhí)行，導致歸檔資料質量不高。有的單位在工程竣工交付使用后，項目建設全過程中的資料不能及時歸檔，嚴重影響了檔案的完整性。由于項目建設人員對項目檔案工作重視不夠，加之檔案形成的分散性和階段性特點，極易造成文件材料不能保持有機聯(lián)系，分類不科學，整理不規(guī)范，系統(tǒng)性得不到保證。

（三）歸檔時間長、環(huán)節(jié)多，影響檔案歸檔的齊全性、完整性和準確性

工程竣工檔案不僅包括施工文件和竣工圖，而且還包括前期文件和竣工驗收文件，這兩部分資料積累都是源于公司各職能部門活動，從文件資料的產(chǎn)生到歸檔要經(jīng)歷相當長的時間，經(jīng)過許多環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)都會影響竣工資料質量，影響檔案歸檔的齊全性、完整性和準確性。而且工程項目承建單位多，檔案從形成到歸檔，需要多個單位共同配合完成，這樣容易造成文件材料收集難、歸檔問題多。參與建設的各個單位的階段性資料不能及時收集與整理，造成檔案內(nèi)容不準確、缺項，檔案載體不符合要求，形成了大量缺簽字、原件蓋章手續(xù)不完備的無效文件。

二、提高工程檔案管理質量的措施

（一）領導重視是做好工程項目檔案管理的前提

工程項目檔案管理需要各級領導的充分重視，并強化責任意識。首先，要根據(jù)工程量的大小，本著精干、高效、協(xié)調(diào)、有力的原則，合理設置基層工程項目檔案管理機構和配備專職檔案員，從機構和人員編制上保障工程項目檔案工作有人抓、有人管，從宣傳、經(jīng)費等方面予以傾斜，形成施工現(xiàn)場工程管理人員自覺參與工程項目檔案管理工作的良好氛圍。其次，要建立工程項目檔案管理領導責任制；將工程項目檔案管理工作納入企業(yè)管理工作的整體規(guī)劃，明確責任主體，建立主要領導負總責，分管領導為第一責任人，現(xiàn)場專兼職檔案人員抓落實的工作機制，做到層層有人抓，處處有人管，形成縱向逐級負責，橫向聯(lián)系緊密，工作協(xié)調(diào)一致的工程項目檔案管理網(wǎng)絡。

(二)制定和落實符合實際情況的檔案管理規(guī)章制度

加強項目管理制度和管理建設，結合實際確定工作程序，制定明確的崗位責任制，進行考核并與獎懲掛鉤。建設項目由于大規(guī)模、長工期、多資料、單位和環(huán)節(jié)眾多，在檔案管理工作中要想做到規(guī)范化、標準化，僅靠幾個工作人員的力量是很難完成的。因此，依據(jù)不同項目特點制定檔案管理組織，建立不同的方案，就成為做好項目檔案管理工作的根本保障。可以以“四同步”制度來確保做好項目檔案的收集工作，即項目下達計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結與項目文件材料完全歸檔同步。

(三)定期開展技術文件整理的檢查與指導

考慮到技術文件的瑣碎性和施工現(xiàn)場的繁忙，工人都集中精力于施工，而對技術文件就是應付研究，或工程進行到一定階段后補，這樣就不能夠真實的反應施工過程，如不認真進行督導檢查，到最后很可能出現(xiàn)技術文件不全、不真實、不完整，甚至有大量文件資料流失的現(xiàn)象。所以檔案工作者要有超前的工作思路，一切工作要在項目開工之前打好提前量，及早做好各類技術文件歸檔的準備，發(fā)放技術文件整理分類方案及規(guī)范表格，統(tǒng)一標準。對各施工單位技術文件的歸檔工作定期或不定期進行檢查指導，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正、解決。

(四)加強對有關人員的培訓

公司檔案管理規(guī)章制度范文第5篇

⒈項目單位依法管理重點建設項目檔案工作的意識明顯增強。從這次檢查的情況看，項目單位能組織本單位有關人員學習檔案法律法規(guī)及檔案工作的標準與規(guī)范，如甕福紫金化工有限公司對有關檔案工作人員進行了三次檔案知識培訓。有關施工、監(jiān)理單位在工程建設過程中也比較重視項目文件的形成、積累，及時向建設單位移交符合規(guī)范要求的檔案資料。項目單位檔案工作機構、人員、經(jīng)費普遍得到落實，各項檔案業(yè)務建設得以順利開展。

⒉項目檔案管理制度和檔案業(yè)務規(guī)范逐步健全。11個省重點建設項目單位有3個成立了重點建設項目檔案工作領導小組，統(tǒng)一領導和協(xié)調(diào)重點建設項目檔案工作，有3個項目由于市場等原因進展較慢，還處于籌建階段。但從檢查情況看，這些項目單位在工程建設剛開始時就成立檔案工作機構或指定負責建設項目檔案工作的人員，并要求各施工、監(jiān)理單位也明確分管檔案工作的領導和負責檔案工作的人員，從而形成覆蓋建設單位各部門，各施工、監(jiān)理單位的檔案管理網(wǎng)絡。項目單位還重視業(yè)務規(guī)范的研究和制定，形成了一批具有較強現(xiàn)實指導意義的業(yè)務規(guī)范。如甕福紫金建立了《甕福紫金化工股份有限公司建設工程檔案管理規(guī)定》并下發(fā)各參建單位執(zhí)行，確保了項目檔案的齊全、完整和案卷質量的統(tǒng)一。

⒊項目檔案的全過程管理模式初步形成。為保證各項檔案管理規(guī)章制度的貫徹落實，推動重點建設項目檔案工作的順利開展，項目單位注意采取必要措施加強對檔案工作的控制管理，在簽訂設計、施工、監(jiān)理和設備采購合同時，對檔案資料的形成質量與整理移交工作提出明確要求。特別是在監(jiān)理合同中除了要求監(jiān)理單位做好自身形成文件的積累、整理、歸檔工作外，還要負責對施工單位文件材料的形成和管理進行監(jiān)督。工程施工過程中，監(jiān)理單位在進行工程質量監(jiān)督的同時，還對檔案資料的形成質量進行監(jiān)督控制，對文件材料形成不完整、不準確、不符合規(guī)范要求，指出后施工單位又不及時改正的，監(jiān)理單位制止其進入下一道工序的施工。監(jiān)理單位在進行單位、分部、分項工程質量評定時，同時評定文件材料的形成質量。項目建設單位在檢查工程質量、進度的同時，也要檢查檔案資料的形成、管理情況。在檔案整理上按照“誰形成、誰負責”的原則，由建設單位各部門和施工、監(jiān)理單位立卷整理后向建設單位檔案部門歸檔。

二、存在的主要問題

我縣的重點建設項目檔案工作取得了一定的進步，但是發(fā)展仍不平衡，還有相當部分的重點建設項目檔案工作處于失控狀態(tài)。

⒈部分項目單位對檔案工作未給予足夠重視。通過檢查，我們發(fā)現(xiàn)目前尚有相當一部分單位（主要是家族式企業(yè)）的領導沒有認識到檔案工作的重要性，對檔案工作不重視，不過問，不支持，所在單位未建立相應的檔案工作機構，沒有配備必要的檔案人員，使檔案工作處于無人過問的狀態(tài)，重點建設項目檔案散失在施工、監(jiān)理單位或個人手中，給項目建成后的使用和維護留下了隱患。

2.重點建設項目檔案人員的業(yè)務素質仍有待進一步提高。重點項目建設單位多為新建單位，檔案人員一般都是新手，對檔案業(yè)務普遍不熟悉。有的檔案人員雖然具備一定的檔案業(yè)務素質，但往往又對工程建設不熟悉，無法全過程跟蹤指導檔案工作。從總體上來看，重點建設項目檔案工作人員的業(yè)務素質還不能完全適應重點建設項目檔案工作的客觀需要。

3.部分重點建設項目檔案管理滯后于項目建設進度。從執(zhí)法檢查情況看，目前仍有部分重點建設項目未配置檔案用房和必要的檔案管理和保護設施，檔案資料未及時歸檔和案卷質量不夠規(guī)范等情況。

三、幾點意見

⒈進一步宣傳貫徹《檔案法》等檔案法律法規(guī)，堅持依法管理重點建設項目檔案工作。針對當前工作中存在的領導重視程度不夠，少部分重點建設項目檔案工作處于失控狀態(tài)的問題，將加強對《檔案法》、《省檔案條例》等檔案法律法規(guī)的宣傳貫徹，使重點建設項目各有關單位的領導認識到管理和保護檔案是重點項目建設和管理的客觀需要，也是國家法律法規(guī)的規(guī)定要求；同時要繼續(xù)通過執(zhí)法檢查等形式監(jiān)督管理重點建設項目工作。督促項目建設單位自覺加強《檔案法》等法律法規(guī)的學習，深刻認識檔案工作與工程質量終身責任制的關系，并積極組織檔案法律法規(guī)的宣傳貫徹，提高重點建設項目全體建設者和管理者的檔案法制意識，督促有關人員在各自職責范圍內(nèi)做好重點建設項目檔案工作。