公司檔案管理辦法

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公司檔案管理辦法范文第1篇

會計檔案亦是企業檔案的重要組成部分，多年來始終受到國家財政與檔案主管機關重視：1984年，財政部和國家檔案局聯合下發《會計檔案管理辦法》；1998年8月，財政部、國家檔案局針對我國市場經濟發展，經濟和會計工作中的新情況、新問題及原會計檔案管理規定中不適應經濟發展和會計改革要求的問題，重新修訂了《會計檔案管理辦法》；1999年頒布的《會計法》。國家一系列法律法規不僅為會計檔案管理提供了法律依據，同時表明在市場經濟條件下和建立現代企業制度進程中，加強會計檔案管理，對于貫徹執行《會計法》，提高會計工作科學化、規范化水平具有重要意義和作用。

為加強我國會計檔案的科學管理，《會計法》原則規定了會計檔案的范圍、保管、銷毀等問題，從而將會計檔案管理納入法制化軌道。會計檔案管理是一項技術性、政策性都很強的工作，為此，《會計法》授權國務院財政部門會同有關部門制定《會計檔案管理辦法》，對會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀，以及單位變更后的會計檔案管理等問題作出了更加明確的規定。

各種法規頒布以來，我集團堅持把會計檔案管理作為企業檔案工作的重要內容，先后制定了《會計檔案管理暫行規定》、《會計檔案整理標準》等制度標準，推行了會計檔案集中統一管理，集團公司主要生產、輔助單位的會計檔案紛紛移交檔案部門保管，提高了會計檔案規范化管理水平。1999年，根據國家頒布的《會計法》，結合我集團實際情況，檔案主管部門會同財務部門重新修訂了我集團《會計檔案管理辦法》，加大了會計檔案管理力度，進一步提高了我集團會計檔案工作的管理水平。具體體現在以下諸方面：

一、對交由檔案部門管理的會計檔案進行了系統整理、排列、編目，有的檔案室還引進計算機管理模式，形成了比較好的管理基礎，為及時、快捷查閱創造了條件。

二、會計檔案移交檔案部門管理，減輕了會計人員負擔。確保了會計核算材料的安全質量。

三、對會計檔案實行集中統一管理，符合檔案法規要求，使企業檔案更加齊全完整。

四、由于會計檔案借閱實行嚴格的審批手續，使查閱利用控制在允許范圍，有效保護了企業秘密。

五、會計檔案管理規范化，促進了會計檔案作用發揮。據統計，近年來會計檔案為我集團內部審計、清產核資、追收欠款、解決經濟糾紛、維護合法權益提供了依據和參考。取得明顯成效與經濟效益。

六、集團公司實施會計電算化后，按照國家有關規定制定了相應的實施細則，對會計檔案存檔手續、保證備份數據的安全：打印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式的會計檔案管理：對隨計算機配置而來的操作系統、各類應用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統軟件和以上軟件的備份磁盤，均作為會計檔案保管；同時對備份磁盤會計檔案出借的管理及對偽造、非法涂改變更、故意毀壞數據文件、帳冊、備份磁盤等的行為的處置都做了詳細的規定，通過一系列可操作性的規定，不僅完善了內控制度也保證了會計檔案完好。

縱觀我集團會計檔案管理工作，雖然取得一定成績，但也存在一些問題：

(一)少數單位的會計檔案未能按法規要求管理。《會計法》規定“當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當移交本單位檔案機構統一保管”。截止目前，我集團少數輔助單位或“三產”企業仍存在著會計部門自行保管會計檔案現象。

(二)部分超過保管期限的會計檔案不能及時鑒定銷毀。《會計檔案管理辦法》規定，保管期限已滿的會計檔案除未結清債權債務的原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀外，可以按照報批程序銷毀。由于很多應銷毀會計檔案不能正常銷毀，加大了檔案部門工作量，并影響檔案庫房、裝具合理使用。

(三)會計電算化給會計檔案管理帶來的新問題亟待解決。伴隨會計電算化技術的普遍應用，與之俱來的會計電算化所形成會計核算材料的歸檔、保管、利用問題，檔案部門目前尚無較為明確的管理規定與標準，還有待研究探討。

為深入貫徹落實《會計法》，加強會計檔案管理，筆者建議如下：

一、提高認識，把會計檔案管理作為貫徹《會計法》的一項內容來抓。會計檔案管理是會計工作組成部分，直接關乎企業財務管理水平和經濟效益。有關方面應把會計檔案管理作為貫徹《會計法》的具體內容，為規范有序的會計工作夯實基礎。

公司檔案管理辦法范文第2篇

企業檔案管理工作與該單位的組織機構、管理體制等有著密切的聯系。對于現代企業法人治理結構下的中國商飛公司開創性地進行復雜的大型客機項目研制工作，其檔案管理工作必然有其特點和要求。中國商飛公司旗下的支線飛機ARJ21-700已于2008年11月28日實現成功首飛，筆者借鑒ARJ21-700飛機項目檔案管理的實踐，就大型客機項目檔案工作進行一些研究。

一、大型客機項目檔案管理的主要特點

1　大型客機項目檔案共享程度高

大型客機項目是復雜的系統綜合工程，在中國商飛公司領導下三大中心協同合作進行研制，作為大型客機項目的主制造商。同時涉及國內參與設計的供應商、參與制造的供應商等。國外有材料供應商、系統供應商等。大型客機項目中這些參研單位在工作中形成的相關檔案資料，應該是高度共享，一個參研單位的檔案會是另外參研單位工作的輸入條件，各個參研單位檔案既是本企業大型客機項目工作的最終環節，同時又是整個大型客機項目研制過程中的中間環節。檔案數據即形成即利用，必然相互間共享程度高。

2　大型客機項目檔案信息化程度高

從新支線飛機項目管理和檔案管理的實踐來看，新支線飛機項目建立了基于Wind chill的系統平臺。該平臺的實施范圍涵蓋了ARJ21參研的四廠(上飛、西飛、成飛、沈飛)、一院(原第一飛機設計研究院)、三所(630所、637所、623所)以及近20家的國外供應商，成為了ARJ21飛機研制過程中各個參研單位的協同工作和數據交換、共享及管理的統一平臺。同時該平臺與各參研單位內部的自身的系統管理平臺、設計平臺實現數據接口，數據從形成、歸檔、分發、發放完全實現信息管理。然而對參與國內、國外供應商尚輔助以郵件、移動介質以及紙質等手段進行數據傳遞及交換，尚未納入到信息系統平臺管理，檔案管理并未實現完全的信息化管理，數據在傳遞中存在著一些滯后現象。

借鑒新支線項目管理的經驗，大型客機項目信息管理程度必將更高，檔案管理作為大型客機項目管理的重要組成部分，檔案信息化的程度也必將更高。不僅在中國商飛和三大中心內部會實現統一平臺，數據交換無縫鏈接，充分地按需索取。同時實現對國內外供應商的數據管理有序的、規范的信息管理。因而檔案管理實現數據傳遞過程中的完全數字化，傳遞速度、準確性、效率等有根本的改善。

3　數據多頭傳遞，檔案部門負責數據的完整性、一致性、有效性和可追溯性

傳統意義上對企業檔案工作的理解可以主要概括為三個字收、管、用。企業檔案部門往往是企業研制資料的最后管理部門。檔案部門在收集到這些資料后進行索引、分類管理，為檔案檢索利用提供便利。因為檔案資料在歸檔后可能很長時間利用一次甚至可能不用，檔案部門的工作往往被企業管理者忽視。檔案工作者在對檔案編研，深層次加工，為企業產品研制提供參考等工作上花較大的工夫。

在大型客機項目檔案管理工作中，各企業檔案部門除了行使好檔案的收、管、用的職能外，還承擔了數據傳遞的重要責任。從新支線飛機項目檔案管理的現狀來看，設計所檔案部門在形成工程數據檔案的同時，通過系統平臺將數據發給生產廠檔案部門。生產廠的檔案部門將數據作為生產依據在企業內部各生產車間進行數據傳遞。由此可以看到檔案部門直接參與型號項目管理工作，進行數據的有效傳遞。從新支線項目檔案管理趨勢以及大型客機檔案管理的特點來看，各企業間工作實質性的、最終的接觸將以檔案部門交換的數據為依據；適航審查、檢查設計、生產符合性將以檔案部門保存數據為準；企業人員工作利用也將以檔案部門發出的數據為準。檔案部門在數據傳遞中將越來越多地承擔數據的完整性、一致性、有效性和可追溯性的工作職能。為此檔案工作組織結構以及功能行使也在型號項目研制中有所拓展。檔案部門將在大型客機型號項目中發揮更為重要的作用。

4　新增民機特點的檔案門類

民用飛機項目具有其區別于軍用飛機項目的特點。最為典型的民機必須接受適航審查，取得TC證和PC證。民機必須顧客至上，注重售后服務，民機必須加強客戶服務工作。中國商飛公司開創性地籌建了上海飛機客戶服務有限公司。

針對民機特有的工作，檔案管理工作應該摸索出適航檔案管理和客戶服務檔案管理特點，制定新增門類檔案管理辦法及規定，將該部分檔案進行有效的管理和提供利用。

在民機研制中還將產生其他民機特有的工作，檔案工作應該與時俱進，充分適應型號研制的需要，建立、健全民機檔案管理體系。

二、大型客機項目檔案管理的設想

針對大型客機項目檔案管理的特點，筆者認為建立統一的檔案管理制度體系和工作原則，可以為大型客機項目的檔案管理的各項工作順利開展奠定良好的基礎。

1　大型客機項目檔案制度體系建設

沒有規矩，不成方圓。在大型客機項目這個復雜的系統工程中，為了使各項工作協調一致，制度保障就顯得尤為重要。中國商飛公司檔案管理部門將建立大型客機項目檔案制度體系，以指導中國商飛內部、三大中心，甚至供應商的檔案管理工作。

大型客機項目制度體系的建設從型號檔案門類上應包括設計類文件的檔案管理辦法、制造類文件的檔案管理辦法、客戶服務類文件的檔案管理辦法、試驗類文件的檔案管理辦法、試飛類文件的檔案管理辦法、適航類文件的檔案管理辦法等。從檔案業務要求上應包括檔案文件的管理規定、檔案工作程序、檔案控制程序、檔案發放和接收程序、檔案歸檔著錄通用要求、檔案系統平臺管理要求等。

2　大型客機項目檔案管理的原則

變前端控制為源頭控制。前端控制是現代文件和檔案管理的重要理念。前端控制以文件生命周期理論為基礎，把文件從形成到永久銷毀的不同階段看成一個完整過程。在這個過程中，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體活動是中端，保存、利用或銷毀

是末端。前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規則進行系統分析、科學規劃，把需要和可能在文件形成階段實現或部分實現的功能盡可能在這一階段實現。檔案工作者總是試圖在前端對文件進行控制，就檔案工作實踐來看，往往是事倍功半，收效甚微。

對大型客機項目檔案的管理應走出前端控制的誤區。努力將大型客機項目檔案的歸檔要求貫徹到標準化管理的要求中，進一步規范文件的源頭控制。源頭控制強調在文檔頂層設計框架中對整個業務范圍和流程進行分析、描述和設計，建立信息化的總體架構以實現理論上一致、功能上協調、結構上統一、資源上共享的目標。主要體現在從全程著眼，規范電子文件從生成、流轉到保存的技術、方法和規則，以確保電子文件長久真實、完整、可讀、可用。檔案部門人員必須在項目前期與標準化管理部門人員充分溝通，將檔案管理要求貫徹到標準化管理的頂層要求，在審簽流程中規范文件的形成過程。進而保證歸檔文件的標準化、規范化，以利于查詢和利用。

將檔案管理緊密結合大型客機項目的研制。以往的很多情況是檔案工作者往往不知道該型號、該任務會產生哪些資料，會有多少資料需要歸檔。尤其是對于那些不需要檔案部門參與發放等工作的數據、資料。大型客機項目檔案管理工作可與項目的研制緊密結合，將檔案歸檔建立在大型客機項目管理計劃、考核、任務評審等的基礎上，把大型客機項目管理計劃作為檔案的歸檔計劃，做到對型號檔案歸檔的資料有據可查。將歸檔情況上報型號管理部門，作為型號管理考核的依據以督促型號資料的歸檔。參加大型客機型號的各項任務的評審會，既對各類資料有效地歸檔，又充分了解型號研制的進展，為檔案編研、檔案的深加工奠定了基礎。通過多項措施將檔案管理緊密結合大型客機項目的研制，充分為項目研制工作服務，同時全面地收集型號檔案資料，便于今后的利用。

對大型客機型號檔案的合理組卷。因為飛機設計是一項極為復雜的系統工程，各設計系統之間相互之間有著千絲萬縷的聯系，技術文件之間相互引用，多頭引用，循環引用等，型號檔案的組卷存在一定的困難。

筆者認為可以從飛機的研制階段、具體型號任務等方面對型號檔案進行組卷。飛機研制可以分立項論證階――可行性論證階段――預發展階段――工程發展階段――批生產和產業化階段五個階段。如果需要查找一份設計文件，可能在不同階段的文件描述也是不同的，這樣僅能從文件名稱上作些區分。如果檔案人員能夠在型號研制的不同階段對檔案進行邏輯上的組卷，筆者認為能夠為用戶查詢利用提供便利。同時也整理出型號檔案的脈絡，為民用飛機研制積累有益的經驗。然而，僅靠檔案人員從文件的題目、內容等判斷該文件屬于某個階段，很難判斷準確。從以往的實踐來看，每次飛機的轉階段都將召開評審會，進行系統、全面的評審。可以以評審時間來劃分，做個粗略的判斷，作為型號項目檔案分階段劃分的有效依據。在劃分每份檔案的所屬階段后，應可以再按主題進行組卷。主題可以分類別對待，如外協項目以合同為脈絡，試驗及試驗件以試驗管理流程為脈絡，特殊任務如物理樣機、展示樣機、電子樣機等可以以具體任務的執行流程為脈絡……總之，合理的組卷，能夠為檔案利用者提供更清晰檔案的查找線索。

三、基于大型客機項目的檔案系統建設

1　建立數字檔案館

數字化時代，飛機的研制將全部實現數字化定義、數字化設計、數字化制造，這就對檔案部門提出了更高的技術要求，如何通過信息系統平臺實現異地數據的接收與發放；檔案部門與設計、工藝、質量等部門的信息系統如何進行數據的在線歸檔；檔案部門對原有紙質檔案等傳統載體檔案進行數字化處理的管理利用等問題要達到知識管理目標，都需要通過建設數字檔案館來實現。

大型客機項目是國家投資，型號項目檔案理應歸國家所有，中國商飛公司代表國家對大型客機項目檔案進行管理。中國商飛公司下屬三大中心在大型客機項目中目標一致、職能各異、避免了企業因為知識產權、商業秘密等原因，檔案、資料的交換壁壘，為建立公司統一的數字檔案館奠定了基礎。

中國商飛公司可建立統一的系統平臺，統一的檔案管理制度、統一的數據源，形成共享模式的大型客機項目數字檔案。三大中心的大型客機型號檔案是中國商飛公司大型客機項目檔案的重要組成部分。在中國商飛檔案部門的指導下，搭建大型客機項目數字檔案館的共享功能框架。

在大型客機數字檔案共享功能框架中，其所存儲資源的長期可存儲性是重要前提，因為共享是一個系統，沒有資源的攝入，存儲、利用無疑會成為無源之水和無本之木，所以大型客機項目數字檔案共享框架必須以三大中心數字檔案館的大型客機項目檔案資料長期可存儲性為基石，通過標準接口實現資源共享與服務整合。其中重點要解決的是集成現有各種異構的設計、制造系統，兼容大客研制過程中應用到的CAD、CAE、CAM、EDA及其他軟件設計等工具設計數據，確保這些數據的一致性、有效性、完整性、可追溯性和安全性，并作為大客研制過程中的統一信息中樞和型號的統一數據中心。

2　建立獨立的檔案系統平臺

以上海飛機設計研究所在研制ARJ21飛機項目來看，目前上海飛機設計研究所檔案管理涉及的系統平臺主要有CPC、ECMS、VPM、OA和金航百科檔案管理等系統。

公司檔案管理辦法范文第3篇

2015年12月11日，新修訂的《會計檔案管理辦法》（財政部 國家檔案局令第79號）正式公布。為方便各單位更好地理解、貫徹和實施，本刊從第二期開始連續四期刊登國家檔案局經科司蔡盈芳同志的文章，就《會計檔案管理辦法》進行全方位解讀，本期對《會計檔案管理辦法》保管期限的修訂內容進行解讀。

向單位檔案管理機構移交時間更加靈活

原《辦法》要求會計年度終了后，會計檔案可暫由會計機構保管一年，一年后應當移交本單位檔案機構統一保管。實際工作中，很多單位會計機構的需要應對會計師事務所的審計以及業務主管部門、審計部門、稅務部門等的檢查，通常近三年的會計憑證、賬簿、報表需要隨時查閱。為此，新《辦法》第十一條規定，“當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由會計機構臨時保管一年后移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經單位檔案管理機構同意。會計機構臨時保管會計檔案最多不超過三年。”

明確會計檔案出境要求

對于會計檔案能否攜帶出境，原《辦法》規定“我國境內所有單位的會計檔案不得攜帶出境”。1999年經國務院批準，國家檔案局的《中華人民共和國檔案法實施辦法》（國家檔案局令第5號）規定檔案出境實行分級審批制度。據此，新《辦法》第二十四將其修改為“單位的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的，應當按照國家有關規定執行。”

《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十九條：“各級國家檔案館館藏的一級檔案嚴禁出境。各級國家檔案館館藏的二級檔案需要出境的，必須經國家檔案局審查批準。各級國家檔案館館藏的三級檔案、各級國家檔案館館藏的一、二、三級檔案以外的屬于國家所有的檔案和屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案及其復制件，各級國家檔案館以及機關、團體、企業事業單位、其他組織和個人需要攜帶、運輸或者郵寄出境的，必須經省、自治區、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準，海關憑批準文件查驗放行。”

會計檔案出境根據其等級不同由不同級別的檔案行政管理部門審查批準，機關、團體、企業事業單位、其他組織和個人的會計檔案需要攜帶、運輸或者郵寄出境的，必須經省、自治區、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準。有關辦理方法可參見各地檔案行政管理部門主頁有關行政審批事項辦理方法。

《關于加強在境外發行證券與上市相關保密和檔案管理工作的規定》第三條規定“在境外發行證券與上市過程中，境外上市公司向有關證券公司、證券服務機構和境外監管機構提供或者公開披露涉及國家秘密的文件、資料和其他物品的，應當依法報有審批權限的主管部門批準，并報同級保密行政管理部門備案。是否屬于國家秘密不明確或者有爭議的，應當報有關保密行政管理部門確定。”第四條規定“在境外發行證券與上市過程中，境外上市公司向有關證券公司、證券服務機構和境外監管機構提供或者公開披露涉及國家安全或者重大利益的檔案的，應當依法報國家檔案局批準。”

對單位間會計檔案交接的修改

會計檔案的移交有可能發生在以下兩種情況中：

第一種情況是因單位分立、合并等變動而引起的檔案移交。新《辦法》第二十一條規定“單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規定處置，各方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，并按照規定辦理交接手續。”上述要求中“復制與其業務相關的會計檔案”和“單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存”均會發生會計檔案交接。

第二種情況是單位業務移交而引起的移交。新《辦法》第二十一條規定“單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由承接業務單位保存，并按照規定辦理交接手續。”第二十三條規定“建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，需要移交給建設項目接受單位的，應當在k理竣工財務決算后及時移交，并按照規定辦理交接手續。”上述業務移交和建設項目移交也會發生會計檔案交接。

對于上述發生會計檔案交接，根據新《辦法》第二十四條規定，紙質會計檔案的交接，“移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位有關負責人負責監督。交接完畢后，交接雙方經辦人和監督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。”會計檔案交接文據的格式可參照《檔案交接文據格式》（GB/T 13968-1992）中第三條和第四條相關內容執行；新《辦法》對會計檔案交接最大的修改是電子會計檔案的交接，電子會計檔案的交接的有關要求解讀請參照《中國檔案》2016年第3期《修訂內容要點解讀（之二）》

對違反《會計檔案管理辦法》處罰的修改

原《辦法》并沒有對違返其管理規定進行處罰的條款，給會計檔案管理責任追究帶來了困難，不利于規范會計檔案的管理。對原《管理辦法》修訂征求意見過程中，不少單位提出需要增加罰責的意見。為此，新《辦法》增加了第二十七條，規定“違反本辦法規定的單位和個人，由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門依據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規處理處罰。”盡管新《辦法》并沒有對違反有關規定如何處罰作出具體的規定，但由于違返新《辦法》均屬檔案違法違紀，可依據以下法律法規進行處罰。一是依據《刑法》第三百二十九條 “搶奪、竊取國家所有的檔案的，處五年以下有期徒刑或者拘役”，“違反檔案法的規定，擅自出賣、轉讓國家所有的檔案，情節嚴重的，處三年以下有期徒刑或者拘役”的規定。二是依據《中華人民共和國檔案法》第二十四條、第二十五條的規定；三是依據監察部、人力資源和社會保障部、國家檔案局聯合印發的《檔案管理違法違紀行為處分規定》（國家檔案局令第30號）中有關規定；四是依據《中華人民共和國會計法》第四十二條、第四十四條規定。

其他修改內容

一是完善會計檔案利用的有關要求。原《辦法》規定，“各單位保存的會計檔案不得借出”。實際工作中，在業務主管部門的檢查、國家審計部門的審計中或者司法工作中，會計檔案會被借出。因此新《管理辦法》規定，“單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規定必須借出的，應當嚴格按照規定辦理相關手續。”

二是對不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位做出了特別規定。針對小微企業等不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位以及依法應當建賬的個體工商戶，新《辦法》規定“其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執行。”（第二十八條）。此外，隨著我國會計服務外包發展迅速，很多小微企業委托中介機構記賬，因此，新《辦法》明確了記賬中涉及的會計檔案管理問題，規定“單位委托中介機構記賬的，應當在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的管理要求及相應責任。”

三是對委托記賬機構的檔案管理責任明確了要求。新《辦法》第二十六條規定，委托人委托記賬機構記賬，應當在相互協商的基礎上，訂立書面委托合同。委托合同除應具備法律規定的基本條款外，應當明確下列內容：（1）雙方對會計資料真實性、完整性各自應當承擔的責任；（2）會計資料傳遞程序和簽收手續；（3）編制和提供財務會計報告的要求；（4）會計檔案的保管要求及相應的責任；（5）終止委托合同應當辦理的會計業務交接事宜。記賬機構接受委托對單位的會計檔案進行管理的，應當遵照《辦法》的有關規定執行。記賬機構如滿足新《辦法》第八條、第九條規定條件的，可以利用信息化手段管理委托人的電子會計檔案。

公司檔案管理辦法范文第4篇

doi：103969/jissn1004-7484（x）201309674文章編號：1004-7484（2013）-09-5418-01

企業中建立良好的企業檔案是非常重要的，會計檔案反應著一個企業的經濟業務，并為今后的發展提供者很好的依據。但是在企業中我們發現，往往忽視企業會計檔案的整理，這就是公司財務的失職，檔案管理的好壞反映著一個人的財務的素質，所以我們要做好檔案的管理。另外，檔案是一門很重要的學問，我們需要仔細的去研究、探索，并不是像整理衣服那么簡單，除了歸類還有很多是需要我們去做的，另外，提高公司的財務的水平，我們就必須要做好會計檔案的管理，以便公司的發展，更好的適應現代化企業發展的需要。

1會計檔案管理中存在的問題

11會計檔案保管不規范保存好會計檔案是今后整理的關鍵，所有的信息都在這里面了，但是我們發現有的企業的會計檔案的管理還是很粗放的，責任不明確，有的是交由檔案室管理，有的直接交由會計自己管理，這就容易發生偏差，領導對檔案管理的流程也不是很熟悉。首先領導要明白檔案管理的條例，明確檔案管理的具體的人員，我們要有具體的科室人員來對企業的會計的檔案進行歸納和保存，切不可隨意的堆放。

12會計檔案立卷不規范企業雖然有相應的管理人員，但是還是缺乏對會計檔案整理的流程的具體的認識，有的公司雖然是有相應的會計的憑證，但是沒有進行仔細的粘貼，或者出現了會計信息不完整的情況，這個都會對之后的工作產生影響。另外，會計的憑證、會計的相關的賬簿和報表都應該是分開的，不能隨意的亂放，每個會計報表都是要按照一定的時間進行保存的，我們還要分時短期的、永久的，這都是我們需要注意的問題，另外還要對會計檔案進行有效及時的歸納，以免耽誤了時間。

13紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案管理不同步。企業出現了兩者不同步的現象，會對之后的審核或者校對造成很大的困難，工作能在同一時間進行的我們要在統一時間進行，如果出現了兩者不同的現象，此時我們需要馬上的校對。磁盤或者電子要保存好，另外有的企業的電子已經不能適應現代社會的需要，此時我們就要將企業的這些軟件進行及時的更新，并且進行仔細的保存，兩者而統一。

14會計檔案資料收集不全在進行會計檔案的整理的時候，我們除了對憑證、賬簿進行歸檔，還需要對有關這個會計的所有的資料進行有效的歸檔，為今后的查詢提供良好的基礎。

2解決會計檔案管理存在問題的措施

21加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制實行委派制管理單位的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規范，在核算中心暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，連同打印的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構移交。

22規范會計檔案立卷，裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設置會計科目但無業務發生的賬頁則應保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表””與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內目錄”和“會計移交清冊”。

23規范會計檔案保管如果在企業的內部，我們已經做好了相應的檔案的管理的科室，我們就要做好相關的手續，確保每一次移交會計檔案的過程都是符合公司的流程，確保移交的檔案是正確的，如果企業沒有設立專門的科室，而是由個人負責，那么我們就需要為個人提供最基本的檔案的存放的柜子，并且確保存放的地方是安全的，并且要辦理相關的移交手續。

24規范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理，各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀；企業單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務為止。各單位按規定銷毀會計檔案時，在進行立卷移交的時候，我們要有專門的人員對其進行負責，并且要進行核對，在銷毀之前，要有專門的人員對其進行監督并且在冊子上進行蓋章，并且將具體的情況報告給上級。

25我們為了提高檔案的管理的，就必須對檔案的管理的人員進行相關業務的培訓，強化一些法律的最基本知識，并且通過對會計人員的訓練進行熟練程度的提升，這樣才能逐步提升檔案管理的有效率，并且定期的對會計人員進行定期的考核，提高會計人員的業務水平，將具體的運作的規范運用到具體的工作之中。

公司檔案管理辦法范文第5篇

1制訂規章制度,強化基礎工作管理

會計基礎工作在整個會計核算中,是數據最原始的積累,是核算的開始、結束,沒有嚴格的規范化管理,勢必影響整個核算流程,因此,漣鋼財務部制訂了《漣鋼會計基礎工作規范細則》、《ERP會計業務操作細則》、《漣鋼會計檔案管理制度》、《漣鋼財務部會計憑證管理辦法》、《會計報表編制及要求》、《票據管理辦法》、《內部結算管理辦法》、《資金收付內部控制制度》等一系列規章制度,強化基礎工作管理,建立《財務檢查考核辦法》,由會計科實施定期與不定期檢查,發現問題及時采取措施,將錯誤消滅在萌芽中。

2做好憑證制單人與審核人銜接,搞好成本費用歸口管理

漣鋼在2003年實施ERP,會計核算由二級成功轉換為一級核算,原來成本費用劃分到二級單位控制。實施ERP后,統一由財務部各科室分類控制管理,駐二級單位財務人員制作憑證必須由相應主管科室審核,各主管科室將成本費用細分工落實到人。成本類由成本預算科審核控制,費用類由費用科歸口控制,福利、工資、資金等由會計科匯總審核。做到成本費用專人專科控制管理。實施ERP后成果顯著,2006年1~2月漣鋼生產成本較年度目標計劃降低22706萬元,在同行業排名21名。

3統一采購付款,加強明細帳管理

漣鋼實施ERP前,采購付款是由駐采購部財務科、駐進出口部財務科根據所在單位計劃付款。有的供應商在幾個部門都有業務,既是供應商又是銷售客戶,信息沒有溝通共享,造成付貨款給供應商,供應商又欠公司銷售貨款,浪費資金資源。實施ERP后,在系統內將信息資源共享,同一客戶應收應付款抵減,隨時可查客戶余額情況。在實際操作中,根據財務部《采購物資承諾付款管理辦法》,由資金科按計劃統一審核支付,避免重復或應抵減銷售貨款款項支付,相應節約了資金資源和財務費用,財務費用1~2月較年目標計劃節約2189萬元。應收應付明細帳由銷售結算科、采購結算科專門管理,賬目清晰,差錯率為0。

4規范憑證制作、傳遞,保障原始單據完整、真實

漣鋼在ERP系統中,會計人員按崗位職責給予權限,由專人負責管理,嚴格規定憑證摘要、科目設置、附件說明等,使系統按照憑證科目歸集成本費用、應收應付明細帳,確保明細帳與總帳相符。漣鋼財務部每月憑證約有2000份之多,翻閱查詢不便,憑證摘要描述簡潔明確是查詢的基礎,因此根據《漣鋼財務部會計憑證管理辦法》,要求憑證制單人按照規范填寫摘要、附件說明,使附件完整,查詢快捷,減少時間浪費。由于會計憑證號是系統內自動連貫生成,憑證匯集需各個科室協助完成,漣鋼財務部實際操作是:付款憑證由會計人員直接送到資金科出納柜,以免憑證及附件遺失。銀收、銀付、現收現付憑證由資金科銀行核算會計整理,造具清單送檔案室,記賬憑證由各科室專人歸集造清單送檔案室,最終由檔案管理會計裝訂成冊。避免了原始單據丟失、憑證缺號,保障原始單據完整、真實。

5利用計算機信息系統,規范報表

在現代企業中,以計算機為中心,加強信息溝通,已成為規范會計基礎工作的重要手段。會計報表是會計核算工作最終總報告,是企業經營成果的濃縮反映,是決策層決斷的依據。漣鋼下屬11個子公司,在合并報表中占有重要地位,財務部會計科利用計算機區域信息網絡,規范子公司報表格式、報出時間,使數據信息共享,加快報表報出時間,提高合并報表數據準確率,為領導決策贏得時間。

6完善檔案體系,保障會計核算成果真實性、完整性

會計基礎工作貫穿整個核算過程,從原始數據、票據取得到報表報出、檔案歸檔,涉及面非常廣泛,如采購經辦人員、銷售人員、班組核算員、成本數據獲取人員、基礎數據錄入員、成本費用會計、資金收付會計、報表會計等等,只有明確分工,銜接到位,既分工又合作,才能將會計基礎工作有始有終完成。