檔案管理知識

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檔案管理知識范文第1篇

關鍵詞：知識管理；圖書檔案管理；功能

知識經濟時代下，知識管理成為當今社會一種新的管理形式，其與知識經濟發展需求相符，能夠在實際管理中發揮作用，對于檔案、資料以及文獻等實行知識管理，不僅能夠提高檔案資料的使用率，同時也能夠保證檔案資料的完整度，對整個人類社會的存在和發展十分重要。而知識管理的完善，能夠為以信息為主的知識經濟發展奠定基礎，符合時展潮流，是圖書檔案管理實現創新發展的途徑之一。

一、知識管理在圖書檔案管理中的功能

1.知識管理概述

（1）內涵。隨著知識經濟的發展，知識已經成為當今社會具有一定價值性的資源，其也成為一種管理方式。知識社會發展中，知識本身具有價值性，對企業發展產生一定作用，現階段，很多知識都決定著企業的生存發展。隨著社會競爭的加大，企業為了能夠占據一定的競爭地位，就需要擁有更多知識資源，并對其及時更新，對此，企業需要做好知識管理工作，圍繞知識，通過對知識資源的整合利用建立完善的知識競爭體系，獲取競爭優勢，推動企業實現持續發展。總之，知識管理符合社會發展趨勢，新形勢下，企業需要有效利用知識管理，提高競爭。（2）特征。知識具有流動性以及共享性，重視這兩個特性，充分利用集體智慧，進而提高組織創新和應變能力，促使組織能夠在激烈的市場競爭中占據一定地位，并鼓勵組織員工，使組織員工能夠提高自覺性與能動性，組織要重視組織及人才，在內部營造學習氛圍。（3）核心。知識管理的重點就是收集分析各種信息以及知識，并將其共享出來，實現知識創新，同時能夠提高知識的附加值，進而提高組織創新能力。知識管理核心就是建設能夠運用并創造知識的組織，作為組織重要資源，知識能夠為組織提高競爭力，組織通過對知識資源進行嚴格管理，并通過知識共享使知識的價值充分發揮出來，豐富組織知識資源，進而建立知識共享新機制。組織利用知識管理創新經營管理，提高管理效率和質量。

2.知識管理功能

現階段，我國圖書檔案管理部門在檔案管理工作中引入了知識管理方法，以實現創新管理，進而對我國圖書檔案管理事業的發展起到推動作用。知識管理功能主要表現在以下兩方面：（1）有利于顯現個人知識圖書檔案管理受到市場競爭的影響，其已經不存在固定性，檔案管理人員較高的流動性使得組織無法實現平衡發展，因此，需要注意組織內部資源保存和信息分享工作，這是圖書檔案管理的基礎工作。知識管理的典型特點就是能夠顯現知識，建立科學規范的知識制度需要管理人員密切配合，共同協作，而這就需要管理人員具備豐富的知識，營造良好的學習環境，管理人員需要提高自身素養，積極參與培訓學習，將發展目標集中到圖書檔案管理工作中，管理時，要注意總結和歸納經驗，并與其他管理人員展開交流溝通，及時找到問題解決方法，建立統一的檔案管理組織，提高競爭力。（2）有利于挖掘潛在資源在實際操作時，知識管理的主要對象不是知識本身，其還涉及了知識管理中建立的管理體制，其在實際進行時，最終目的是能夠使用知識，提高知識利用率。也就是說，知識管理中，管理工作者需要提高知識利用率，對此，需要在實際管理時挖掘檔案中的潛在資源，將知識擴展開來，實現創新應用，挖掘新知識，而這就需要管理人員憑借知識管理知識來管理檔案資源，擴大檔案容量，進而在現有檔案中將潛在知識挖掘出來，提高相關知識利用率。

二、檔案管理現狀分析

信息時代下，檔案管理實現了電子化發展，原有的紙質檔案存儲轉變為信息存儲，其不僅能夠使檔案信息實現真正共享，同時也能夠確保信息真實，便于檔案閱讀和提取。電子化管理檔案可以為社會大眾提供更加便利的服務，建立信息化檔案管理系統可以提高管理效率，將管理科學性發揮出來，被人們所采用，真正實現為社會服務的目的。但是，當前檔案管理也存在一些問題，管理人員本身素質不高，對電子信息技術不夠了解，一般檔案管理人員年齡普遍偏大，這類人本身缺乏專業訓練和專業知識，對電子系統相對陌生，在檔案存儲和管理上相對困難。同時，實際管理中，檔案工作基礎設施不完善，沒有及時更新，設備老舊，導致工作效率和管理質量較低。

三、圖書檔案管理中知識管理的具體應用

1.檔案信息管理應用

檔案信息管理應用主要體現在顯性知識和隱性知識應用。（1）顯性知識應用。檔案中涉及的思想、史實就是顯性知識，這些知識能夠被用戶直接接受，將其作用發揮出現需要進行組織管理。首先，檔案管理者需要利用專業知識將檔案信息分類，并根據類別為用戶提供，讓用戶全面了解相關的知識信息。檔案信息涉及面廣，包含的知識比較多，用戶在了解這些顯性信息后會自行加工創新，將圖書檔案價值充分發揮出來。其次，拓展圖書檔案傳播渠道，知識管理中，不僅需要收藏保管相關信息，還需要重視檔案價值，并利用其價值，實現知識創新，這就需要加強圖書檔案的傳播共享，利用互聯網、沙龍等渠道加大傳播流動。（2）隱性知識應用。隱性知識是在個人經驗和個人思想、信念等基礎上形成的一種知識，圖書檔案中所包含的隱性知識無法單純用語言傳播，因此，需要對其進行組織管理，將其轉換成顯性知識，實現知識的交流和共享。

2.檔案實體管理應用

知識管理能夠促使人們對圖書檔案價值重新認識，作為知識載體，圖書檔案屬于戰略資源，其不僅記錄了歷史信息，和各種資源憑證，同時也需要開發利用。圖書檔案管理需要注意將實體管理轉移到信息和知識管理上，改變傳統的人工管理方式，采用先進的新技術進行管理，進而在其中應用知識管理，有效開發利用圖書檔案信息，完善檔案實體管理。（1）流程知識管理。首先，拓展檔案信息收集范圍，豐富的館藏對于圖書檔案管理十分重要，當前館藏中，主要為文書檔案，但是隨著電子技術的發展，電子文件也需要予以重視，此外，還需要主義收集口述、實物等檔案及其資料。其次，對檔案進行合法鑒定，加強檔案的鑒定工作，對各種檔案進行分類鑒定，普通檔案可以采用宏觀鑒定法，特殊檔案采用直接鑒定法，便于圖書檔案的管理和開發應用。再次，圍繞知識單元整理檔案，知識管理中，圖書檔案管理重點在于知識和信息，對其分類整理，在知識單元基礎上篩選檔案，用計算機存儲分類，通過數據庫和系統檢索功能為用戶提供使用服務。最后，合理配置資源，在檔案管理中應用知識管理，要平衡好價值檔案和檔案效益關系，通過現有經驗和分配理論對圖書資源進行合理分配，提高檔案管理效益。此外，圍繞用戶提供知識服務，將用戶作為核心進行檔案實體管理，提供知識服務，將圖書檔案中的知識深入挖掘出來，并提供檢索渠道，便于用戶獲取知識，同時為用戶提供知識創新服務。（2）知識管理技術應用。知識管理中，現代信息技術為其提供了保障，知識管理技術也就是計算機技術的應用，其能夠使紙質檔案實現數字化、電子化管理，在信息技術基礎上對檔案進行管理，運用數據庫、網絡、人工智能等技術管理檔案知識，提高檔案管理效率。

3.檔案機構管理應用

（1）知識服務與組織文化結合。組織文化在一定程度上能夠激勵、約束組織成員，其會在成員活動中外化出來，在組織文化中融入知識服務，能夠使檔案部門形成新的知識服務理念，提高員工服務素質，強化員工專業素養，并推動知識共享。（2）開展知識共享合作活動。圖書檔案管理部門通過與其他部門的溝通合作能夠提高彼此的合作意識，并在合作中將彼此的知識管理經營分享出來，提高知識管理服務質量，同時，能夠滿足內部人員的檔案信息需求，確保組織運行正常。（3）實現技術管理模式。信息技術在檔案機構管理中的作用也十分突出，其能夠實現數字化的檔案管理，利用計算機和網絡技術建立網絡聯盟，實現機構的信息化管理。例如建立辦公自動化系統、檔案信息管理系統等，不僅能夠提高管理效率，同時也能夠減少資源浪費現象。知識管理系統通過存儲利用大量數據，為知識共享目標奠定了技術支持，同時也提高了檔案機構的創新水平。

四、圖書館檔案管理知識管理應用優化措施

1.加大力度投入人才和技術

信息時代下，要想提高圖書檔案管理水平，就需要提高檔案管理人員素質，豐富管理人員知識，更好的應用知識管理方法，提高檔案管理水平。在進行檔案管理時，相關部門需要為管理人員提供學習培訓機會，積極參與繼續教育活動，并建立文化氛圍，為人員提供情景演練機會，使管理人員能夠在后續工作中將知識管理模式主動加入到管理工作中，通過信息技術使知識管理和檔案管理實現有機結合。同時，管理人員利用培訓學習能夠提高專業水平，使其能夠靈活運用知識管理內容，完善檔案管理工作。同時，檔案管理人員需要提高服務意識，轉變工作觀念，建立社會服務理念，多學習他人長處，彌補自身不足，努力提升自己。此外，相關部門需要重視對圖書檔案管理設備的更新維修、管理保養，引進先進的管理系統和電子設備，加大技術投入，建立檔案信息管理系統，為檔案管理工作提供堅實的技術保障和基礎設施保障，進而使圖書檔案管理實現信息化發展。

2.建立知識學習空間

知識社區運行時，其可以被看作是人才庫，該社區內人才流動快，庫內人才基本是在動態飽和狀態中，同時，網絡社區建設導致管理人員能夠使各種人才聚集，為該社區的運行收集更多具有專長的人才。通過建立網絡人才社區，為各種專業人才的隱性和顯性知識傳播奠定了基礎。而在網絡社區平臺中，專業人才也可以按照本身觀點探討相關知識信息，使各種知識能夠在社區中實現傳輸共享，進而構成知識傳輸鏈。總之，隨著各種知識社區的建立，各個社區通過相互交流溝通擴大了知識的傳播范圍，使知識社區范圍哭到，為管理人員實現創新發展起到積極的作用，同時也為知識傳輸交流起到了推動作用。3.創新檔案管理模式在圖書檔案管理中引入知識管理理念和方法，管理人員可以憑借先進的技術和管理方法來管理圖書檔案，在管理時，管理人員需要處理圖書館業務信息和系統作業。知識管理模式的應用能夠將圖書檔案使用者情況直接顯示出來，進而建立智能化圖書館，并在此基礎上對市場動態情況以及方向有所掌握。總之，相較于傳統圖書檔案管理方式而言，知識管理理念和技術應用在最大程度上能夠創新管理模式，推動管理服務的開展，為管理者了解并掌握使用者信息需求提供幫助，進而使檔案管理能夠市場新動向充分挖掘出來，提高圖書檔案管理服務質量。

4.建立知識信息庫

隨著市場環境的變化，新時代下，我國圖書館檔案管理工作者在進行管理作業時，需要學習相關的管理知識，并在此基礎上積極吸收學習檔案管理知識和相關技能，進而提高自身的管理水平，滿足圖書檔案管理工作需要。在實際應用中，顯性知識可以為圖書檔案管理事業發展起到推動作用，這類知識寶庫管理理論和實踐等。因此，管理人員需要在實際作業中將圖書館現有條件作為基礎，在管理時加強知識學習，提高相關能力。此外，管理者還不需要利用圖書館技術平臺，通過技術手段實現知識的傳輸共享，進而提高本身的知識素養以及他人的知識水平。圖書檔案管理者在高科技幫助下學習知識，共享知識，這是知識管理范圍，管理者在共享知識時，需要利用圖書館內部的資源才能夠實現。因此，這一管理模式在推行時需要保證檔案資源實現高效管理，為管理者和他人知識水平提升起到帶動作用。當前，圖書館在實行知識管理方法過程中，需要建立知識庫，在知識管理基礎上推動圖書管理檔案管理實現智能化管理。

檔案管理知識范文第2篇

關鍵詞：標準化 科學化 企業管理 檔案

一、傳統企業檔案管理模式面臨的挑戰

在市場經濟多元化的今天，檔案作為重要的信息資源，對企業的發展越來越重要。企業檔案不但要記錄歷史，還要服務現實，企業檔案已出現數字化管理新模式。借助檔案管理系統提供檔案信息的網絡檢索或瀏覽。當前進行了檔案信息化建設的企業，企業檔案工作備受冷落，大多只是實現了簡單的檔案信息目錄網上檢索，傳統檔案管理模式無法適應知識經濟發展要求，遠沒有實現真正的檔案信息化，只有轉變觀念，改革傳統檔案管理模式，認識進行檔案信息化建設的必要性，才能使檔案管理工作走出困境，發揮檔案應有的作用。

企業檔案機構地位低下。企業領導對檔案工作認識不足，重視支持不夠： 許多國有企業的檔案機構與人員被大幅裁減，檔案保管基礎設施及工作人員的基本工作條件長期得不到改善，檔案機構往往成為被首先、重點清理的對象。檔案業務經費嚴重不足，影響正常工作的開展，檔案人員的薪酬水平遠遠低于其他部門工作人員，檔案機構在企業組織體系中地位下降，嚴重挫傷了檔案人員的職業自豪感和工作積極性，致使大量管理人才的流失，而且也制約了企業檔案工作的開展。

企業檔案管理滯后于信息化發展。企業檔案管理滯后于信息化發展，許多企業檔案機構和人員面對新出現的電子文件，采取回避措施，傳統的檔案實體管理模式卻難以適應信息化發展，固守傳統的檔案實體管理模式，導致電子文件、檔案沒有實施管理或管理不當。

企業檔案信息缺乏系統管理。伴隨著大規模是企業重組和企業合并，由于一些檔案材料分散保管于各部門，零散地分布在機構成員手中，無法相互借鑒，沒有一個機構來集中統一的管理本業的檔案，由于產權關系不明確，導致工作效率低下，工作失誤增多。在有的企業中由于管理不嚴，導致檔案材料被盜，如果企業檔案部門不進行根本性的變革，企業“記憶”面臨著丟失的危險，就難以適應現代企業發展的要求。

二、知識管理與企業檔案管理

知識管理是一個新的概念和事物，隨著知識經濟的發展，知識管理研究也興起一股熱潮，知識管理的對象是知識，管理的目標是運用知識。知識管理是為了有效地提高企業的競爭力，而綜合企業內部和的各種信息、知識，并加以識別、收集、科學的加工和充分的運用，并通過建立知識共享機制，鼓勵知識創新，實現知識的增值；利用企業所蘊含的集體智慧提高企業的應變和創造能力。在知識管理經營管理模式下，增強企業組織對環境的適應能力，企業的發展不再受到資金和自然資源的限制，知識資源對于當今企業具有舉足輕重的作用，知識管理有了強大的生命力和廣闊的發展前途。知識管理思想的內涵，可以概括為知識管理是對企業產生的知識進行管理通過獲取、存儲、學習、傳播、共享，運用這些知識服務于企業的各項管理工作才是知識管理的最終目的。在知識經濟社會中，知識管理將為企業創新增添動力，要使每個員工都能接觸并有效地運用企業的知識，實現將合適的知識在合適的時間給合適的人。可以隨時隨地地找到最需要的知識，企業經主要依靠知識來贏得競爭的優勢，最終實現成本最小，而收益最大。

企業檔案在知識管理中的作用。企業檔案是企業活動的忠實記錄，企業的隱性知識占據了企業知識資源的主體，企業檔案忠實的記載了企業員工在從事生產、管理等各項活動過程中的情況，隱性知識是企業知識資源的核心組成部分，而企業檔案就認識、經驗教訓的總結，積累了大量的企業顯性知識；企業檔案有助于實現企業知識共享，知識共享是通過信息交流、傳遞實現的。有知識為人們所運用，所掌握，知識才有價值。信息交流、傳遞的方式主要有兩種：語言和書面，書面交流是以文件、檔案等形式進行知識的使用和交流。知識應用范圍擴大，價值實現也擴大了企業檔案幫助保護企業知識產權；企業檔案真實地記錄了企業進行知識創新活動的時候的過程、內容、結果，是在市場經濟和科學技術發展下的必然產物，是企業擁有某一知識產權的法律憑證。檔案的憑證作用可以有效地證明知識產權的所有者，當發生知識產權糾紛時，企業檔案可以有效地保護知識產權。企業檔案可以提供尋找相關領域專家的線索，企業檔案為企業員工培訓提供教材，當企業組織結構龐大、員工人數眾多時，知識管理系統記錄了與企業相關的內容，企業外部知識培訓使企業員工能迅速融入本企業，學習并遵守公司的各項規章制；企業檔案反映企業文化，企業檔案形成和產生于企業家和企業員工各種企業活動過程中，知識管理不僅是一項重要的管理活動，更是一種管理理念，企業檔案不僅具備知識特征，還是企業一種重要的知識資源，已成為許多企業戰略行為和價值觀的一部分。

知識管理是企業檔案工作創新的方向，知識管理是知識經濟時代的要求，知識管理順應了知識經濟時代的要求，知識管理的技術支撐是現代信息技術。在整個社會生產系統中，知識產品的生產居于主導地位，作為知識經濟時代的管理模式，其對企業檔案工作創新的意義有： 知識管理的根本目是實現知識的價值、提升企業的核心競爭力，知識管理的出發點是知識是企業的戰略資源，知識管理的基本活動是知識的積累組織、傳遞和應用、創新。它可以促使人們重新認識企業檔案的價值，促使人們重新視定義企業檔案管理工作的目的，促使人們重新思考企業檔案管理的基本活動，以促使人們重新考察企業檔案管理的技術方法。以知識管理思想指導企業檔案工作，企業檔案管理從傳統的手工操作方式走出來，通過挖掘企業檔案的知識價值，采用先進的信息技術，為企業創造價值，提升企業核心競爭力。

知識管理對企業檔案管理的要求。知識管理要求拓展和完善企業檔案管理職能，強化對檔案知識的開發利用，實施檔案管理的智能化服務，應將檔案管理看成是企業知識管理的重要組成部分，檔案人員從檔案實體保管員轉變為檔案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者；知識管理要求企業完善和優化館藏，檔案工作者必須投身于電子文件的產生和控制過程中，完善和優化館藏資源是檔案工作的基礎和重點，利用檔案館豐富的數字化資源，重要手段則是數字化檔案館的建設，運用先進的信息技術與手段，文檔信息數字化工作是數字化檔案館建設的另一主要內容；知識管理要求企業提高檔案管理技術，對檔案管理來說，更依靠上數據，電子商務等現代信息技術在企業中的應用，檔案信息化離不開企業信息化，對檔案信息資源的深入開發，必須建立健全適應信息化要求的電子文件形成、流轉、處置和監控制度，納入企業整體信息化建設之中；知識管理要求檔案知識實現智能化服務，實現檔案知識智能化服務，可以通過企業知識庫的構建、知識導航的提供、知識的咨詢等手段來實現；知識管理要求檔案工作者提高素質，知識管理要求作檔案工作者必須提高自身素質，檔案知識管理的關鍵因素是人才，掌握現代企業管理知識，要具備一定的信息分析和處理能力，以此提高檔案的管理水平。

三、知識管理背景下構建企業檔案管理模式

面對機遇和挑戰，檔案工作只有主動去適應知識經濟的發展、積極為知識經濟發展服務，才能促進檔案事業的快速發展，發揮檔案工作在知識經濟時代應有的作用。檔案知識是典型的顯性知識，符合檔案知識管理的規律，因此企業檔案實施知識管理是自身的要求；企業檔案實施知識管理是現實的要求，通過大家參與達成共識的知識資源優化處理，解決了過去“按檔案方法分類，不切實際”的問題，避免了“知識類檔案”還按照信息類檔案進行處理的錯誤方式；企業檔案實施知識管理是提高企業競爭力的要求，知識管理將以往的檔案知識規范化、統一化、創新化。

構建檔案知識資源管理模式的目標。管理的思想也在信息化的浪潮中發生了轉變，使檔案管理有了重大改觀。具體目標是使檔案知識資源化、信息化，按信息管理方式分類保存，以供搜索和查詢，按知識資源結構進行管理，即歸類沉淀，對將來的知識型文檔，設計、設立標準模板；實現知識資源支持領導決策，要充分了解分析領導或管理決策的事項及過程，設計、設立訂閱機制，委托專業人員或專家收集知識或信息資料；知識資源及時支持員工學習。構建相應分類的關聯知識資源庫，配備相關知識的文件類到關聯知識庫中，設立員工自學考試內容；知識資源及時支持員工工作，要了解分析各項業務、事務工作，內容及過程，按業務、事務過程環節及環節內作業程序；知識資源管理制度化，用制度的形式確定知識資源管理的組織機構。檔案知識資源管理依托網絡，用信息來實現，在應用系統中對知識資源分層級設立安全訪問權限。

檔案知識資源管理模式構建方案包括檔案知識資源應用功能系統、資源庫委托收集、整理系統、資源庫委托收集整理系統、知識資源庫管理系統。知識資源管理組織建設方案其組織結構可以設計為知識資源管理團隊和知識資源管理中心。建立檔案知識資源管理的制度體系，推進和組織建設的要求。檔案知識資源管理方案實施步驟要開展進行調查研究，它包括管理制度方面的調查研究、硬件方面的調查研究、技術方面的調查研究、人才方面的調查研究；制定實施目標，明確實施要素，建立保障系統，實施要素是方案的主體部分，需要建立包括檔案知識資源管理體制。

企業實施檔案知識資源管理的條件。企業實施檔案知識資源管理的條件，一定的網絡基礎設施是實現網絡化的前提。技術是檔案知識資源管理順利進行的保證，網絡基礎設施的建設情況是關系著檔案知識管理信息能否在網絡上的關鍵。檔案知識資源管理是一項龐大的系統工程，所以資金是否充足也是檔案知識管理能否順利進行得關鍵因素，此人才問題關系到檔案知識資源管理的成敗。

因此要轉變觀念，創新工作方法，推進檔案數字化建設，強化隊伍建設，提高檔案管理人員素質，統籌協作，共同促進檔案知識資源管理的發展。

參考文獻：

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[6]劉長欣.淺析知識經濟時代對檔案管理的挑戰與對策，商情（教育經濟研究），2008，2

檔案管理知識范文第3篇

關健詞：城建檔案；知識管理；創新

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

0、前言

在改革開放和社會經濟全面發展的新形勢下，城建檔案工作發生了深刻的變化。城市信息化建設和電子政務的不斷推進，深刻影響著人們的生產和生活，逐步改變著我們的工作方式，這一方面為城建檔案工作進一步發展提供了更廣闊的空間，另一方面也對城建檔案工作提出了更高、更新的要求。面對機遇與挑戰，城建檔案館如何適應社會需求，開拓創新，是擺在我們面前的首要任務。

一．知識管理理念對城建檔案管理的創新

知識管理作為知識經濟催生的一種全新的管理理念與管理方法,應用的領域十分廣泛,知識管理的理論、實踐與城建檔案工作更有密不可分的關系。雖然知識管理首先是在企業管理中得到推崇和實行,但作為融合多種學科成果、富有前瞻性的學科理論,其影響已快滲透到社會的各個層面。城建檔案工作承擔著保存城市珍貴記憶、促進城市信息資源的合理利用、促進城市可持續發展的重要使命。因此,城建檔案工作要對知識管理理論有清晰的認識,將這種全新的理念融入其工作領域,在知識經濟時代提升自身工作的價值,為城市發展發揮更大的作用。

二、知識管理對城建檔案管理的理論創新

隨著經濟全球化和信息超載的涌現,知識管理必將滲透到社會的各個層面。檔案管理作為知識管理的重要組成部分,只有正面迎接知識變革所帶來的機遇和挑戰,才能擺脫固步自封的局面,真正實現檔案事業的可持續發展。

2.1城建檔案管理原則的創新

無論是國家、社會,還是個人都要遵循一定的原則,遵守特定的規矩。城建檔案的管理伴隨著城建檔案的形成而產生,其管理過程中的原則也是已被固化了的,但是,被大眾認可的或者固化的原則只有跟上時代的步伐、及時創新、查缺補漏才會不被社會所淘汰。①幵放性原則。要建立一個開放的城市建設檔案的知識管理平臺,讓參加城建檔案管理的人員能把他們獲取的新知識添加到城建檔案知識管理系統的平臺中去,與此同時城建檔案管理系統也可以吸收、利用外部的知識資源來豐富城市建設檔案管理系統的知識庫。②發掘性原則。城市建設檔案信息管理者應該意識到知識管理在城建檔案信息管理系統的產品以及其服務的價值創造中所發揮的關鍵作用,所以城建檔案管理者需要明確已有的城建檔案相關知識的價值,并挖掘出來更多有用的價值。

③激勵性原則。城市建設檔案管通過建立包括知識運行機制、績效機制及獎懲機制等知識管理激勵系統,對不同類型、不同層次的檔案管理人員實行不同的激勵方式和激勵策略。從而進一步提高城建管理工作的水平。

④共享性原則。城建檔案管理工作者在交流、共享城市建設相關知識的過程中也能更進一步深化自己的知識,獲得很多有用的、最新的城建檔案管理知識。

2.2城建檔案管理內容的創新

知識管理對城建檔案管理內容的創新即是對城建檔案知識的管理理念的創新、對城建檔案知識的獲取途徑的創新、對城建檔案知識的共享途徑的創新等。深入到知識管理領域的城建檔案管理內容會更加豐富。

①知識創新管理

知識創新管理是對人及信息資源進行動態管理的一個過程?。其目的是要尋找人的知識創新能力與信息處理能力的最好組合,以實現在管理過程中最大程度地傳播和共享知識及信息;提高組織創新及應變的能力,實現組織的發展策略。

知識創新管理主要在以下幾個方面:①城建檔案知識的規劃組織以及與城市建設有關的知識管理政策的制定;②有關城市建設的知識資源的識別、審核、信息資源體系的構建和城建檔案信息系統的維護;③城建檔案知識資源的幵發及創新,包括城建檔案知識管理系統的建設和城建檔案知識資源的潛在價值的開發;④城建檔案知識管理成果評價,即城建檔案知識信息管理系統的評價和知識信息服務體系的評價。

②知識服務管理創新

城建檔案管理在知識服務管理方面的創新主要是通過信息技術幵發使資源數字化和服務方式的網絡化;各種資源的構建使內容創新化;專業知識學科的拓展及對信息資源的廣泛了解使服務手段智能化;對不同對象的深層次了解使服務對象個性化。知識服務管理的創新有助于城建檔案管理人員深入理解城建檔案知識服務的內涵及本質,從而實現城建檔案管理由一般傳統的服務轉向知識型、先進性。

③人力資本管理創新

人力資本管理建立在人力資源管理的基礎之上,將部門中的人作為資本來進行投資與管理,并根據不斷變化的人力資本市場情況和投資收益率等信息,及時調整管理措施,從而獲得長期的價值回報。現代社會對人力資本管理體系的要求能提供最新發展的趨勢和解決問題的最新方法方面的信息。

知識管理的核心是人力資源管理,而人力資源管理的核心又是人力資本管理。人力資本管理建立于員工與企業價值最大化的基礎上的。人力資本管理更關注人員的可持續發展。其可以通過培訓及激勵等多種方法來提高他們的價值。

城建檔案在人力資本管理方面可以釆取運用招聘的內涵,如發掘人員的增值潛力和附加值;進行適合的教育培訓,提高必要專業的知識技能,使其有更好的創造能力;通過績效指標和考核的管理方式進行定期的分析來不斷調整人力資本的投資策略。

④知識產權管理創新

隨著無紙化辦公設計以及計算機技術、網絡技術在檔案領域的普遍應用,城建檔案的記錄、存儲和利用方式有了很大的改變。當前的城建檔案管理日益趨向數字化管理。城建檔案館在應用數字化檔案時,需要建立數據庫進行科學管理。我們提倡城建檔案管理信息和資源的共享,加強各地城市建檔案館之間的資源交流。與此同時,們城建檔案工作者在建設數字檔案館的同時,積極應用知識管理參城建檔案知識的產權的管理,建立新型的城建檔案信息體系。

2.3城建檔案管理職能的創新

城建檔案的管理職能不僅包括對城建檔案實體進行的一系列管理活動,而且還包括行政管理職能。對于城建檔案的管理職能的創新也必須兼顧這兩方面,缺一不可。

①城建檔案管理的內、外化

所謂城建檔案管理的內化是指城市建設的領導高層利用一切可能的資源及機會推廣知識管理的機制所在,使城建檔案建設內化?。通過向城建檔案管理人員闡明知識管理對城市建設檔案管理組織及個人的價值,使得參與城市建設管理的人員認識到知識管理對組織及他們個人的發展的幫助,從而產生運用知識管理與傳統的城建檔案管理相結合的理念。這樣才能提升城市建設檔案管理工作,知識管理內化為城建檔案管理知識。城建檔案管理知識的內化包括對城市建設相關學習的輸入、整合、分析及存儲。

城建檔案管理知識的外化是指內化的知識信息的應用,并與外部知識整合的過程氣包括城市建設相關知識的傳播、應用到實際的城市建設中。實質就是一個知識創新、知識資本產出的過程。城市建設檔案管理系統的知識外化包括內部的知識外化和外部的知識外化,即內部知識整合與外部知識整合。

②城建檔案管理媒介

媒介就是把與某一研究領域相關的人和知識聯系起來,通過群件、內部網、工作流和文件管理系統進行明確、固定的知識匹配和傳送氣現階段,城建檔案信息管理的資源的信息化管理出現了如電子文件歸檔和電子檔案管理、檔案工作如何適應城建檔案管理系統的體制改革等一系列問題。這就要求采用電子化及網絡媒介等手段實現對城市建設檔案資源的管理,為社會提供實用的城市建設檔案資源信息査閱及咨詢服務,同時也可以通過媒介收集社會公眾提供的最新的城市建設資源和信息,從而達到城建檔案管理職能的創新,有傳統的比較單一的職能發展成互動互利的管理系統。

③城建檔案知識共享

城建檔案信息管理系統有城市建設檔案及信息的累積延續性較強、相應的前置性強、內容和數據龐大、專業技術性高及可利用性強,利用率高等特點?。而現階段的城建檔案信息資源比較分散,不利于查詢和利用及管理維護,違背了城市建設檔案集中保存管理的原則;此外,各個城市的城建檔案管理資料的不均收藏的狀況導致很多城建檔案的信息資源被壟斷、閑置或無法查詢、利用效率低下。

所以,要發展城建檔案管理工作,其有效途徑就是建立城建檔案館之間及與社會之間的信息資源的共享。在城市建設系統檔案信息分類的基礎上,建立起涵蓋城建系統全部信息流和檔案類別的數字化框架,通過整合資源、幵放信息及查詢等途徑,把城市建設檔案和信息資源結合從而達到充分收集、歸檔、保存、高效利用及資源共享的目的。

三、知識管理對城建檔案管理的實踐創新

知識管理由于其含義的針對性和適用的廣泛性,可以促進城建檔案管理工作各個方面的完善。本文著眼于知識管理對城建檔案工作的技術層面的應用,即構建“城建檔案知識管理”系統、建立“城市建設博物館”、挖掘城建檔案“隱性知識”及其檔案化、建設城建檔案工作效益“知識管理評價體系”等。

檔案管理知識范文第4篇

關鍵詞：檔案管理系統中小銀行知識管理知識化升級

隨著金融電子化的推進，銀行檔案管理越來越依賴信息系統，但檔案管理系統單一化的保存功能極大地限制了銀行知識管理水平的提升。為改變這一現狀，大型銀行利用其在資金與管理上的優勢，不斷推廣知識管理，特別是直接引進成熟的知識管理系統，極大地提高了知識資源的開發利用率，但中小銀行在資金與管理上的劣勢使其在知識管理推廣及知識管理系統建設方面仍處于落后局面。因此研究中小銀行檔案管理系統的升級問題對提升知識資源的開發利用水平具有重要意義。通過文獻研究發現，對中小銀行檔案管理系統研究的文獻不僅數量少，而且研究方向局限在普通檔案管理系統的設計與應用方面，并沒有關于檔案管理系統升級問題的研究，致使中小銀行檔案管理系統的升級缺乏理論支撐。基于此，本文提出了“知識化升級”模式，知識化升級是指運用知識管理與系統集成原理對組織現有系統進行升級改造以提高知識資源利用率的過程，一方面為中小銀行檔案管理系統的升級提供理論支撐，另一方面為中小銀行推行知識管理提供有效切入點。

一、中小銀行檔案管理系統知識化升級的必然性與可行性

（一）中小銀行檔案管理系統知識化升級的必然性分析

中小銀行檔案管理系統的知識化升級具有內部推力與外部拉力的雙重動力。內部推力因檔案管理系統對業務的支撐力不足而產生，分散于各業務部門的檔案管理系統由于檔案資源的封閉性，在開發利用上沒有很好地開展橫向協作交流，[1]僅僅發揮了檔案保存的功能，沒有為銀行轉向服務型組織提供有效支撐。外部拉力因知識管理系統對檔案管理系統的比較優勢產生。知識管理系統具有功能全面及互動性強等優點，可充分發掘檔案資源的內在價值，而不僅僅是被動保存檔案。

（二）中小銀行檔案管理系統知識化升級的可行性分析

1.檔案與知識的內在聯系是知識化升級的邏輯前提。一方面，檔案具有知識屬性，無論是實體檔案還是電子檔案均蘊含豐富知識；另一方面，知識具有多樣性，檔案是知識的重要子集，銀行知識資源的日益增多，迫切需要功能更加全面的知識管理系統。

2.檔案管理與知識管理的內在聯系是知識化升級的理論基礎。檔案管理正處于由“分布式”“實體化”向“集中式”“電子化”模式轉變的階段。“集中式”使各業務部門的檔案有了橫向交流的機會，“電子化”則為檔案的知識挖掘提供了數據支撐，兩者促使銀行的檔案管理模式開始轉向“檔案知識管理模式”。[2]檔案知識管理不僅可以提升銀行檔案管理的知識化水平，還可以使銀行逐漸形成簡單的知識管理，從而在循環中不斷提升銀行的管理水平。

3.檔案管理系統與知識管理系統的內在聯系是知識化升級的技術依據。維娜?艾莉的知識“波粒二相性”理論認為知識既具有實體性，又具有過程性。傳統的銀行檔案管理系統，側重從實體視角管理知識，主要管理可編碼化知識。但強調知識共享與創造的過程視角更加符合銀行日益復雜化的業務需求，知識管理系統則為過程視角的產物。

二、中小銀行檔案管理系統知識化升級的基本原則

（一）堅持集成化的設計原則

銀行的各項業務會產生不同類型的檔案，檔案管理、知識管理與業務流程管理具有密切聯系，為使三者緊密結合，“檔案知識管理”系統應與企業各種業務系統有機融合、充分集成，而不是作為一個單獨的、專門的系統存在。[3]

（二）堅持以業務為驅動，以流程為依托

流程導向模式（BRK模型）認為檔案資源對業務流程存在全過程的支持，[4]而中小銀行的檔案管理系統又內嵌于各個業務流程中，因此知識化升級必須堅持以業務為驅動，以流程為依托。

（三）堅持以用戶為中心，以需求為導向

檔案管理系統的知識化升級必須堅持以用戶為中心，做好需求分析，在集成檔案管理系統的基礎上，逐步增加知識共享、知識推送等模塊，并堅持在后期運行中不斷進行系統優化。

（四）堅持以編碼化為主，人性化為輔

銀行業務具有高度標準化和穩定性等特點，積累了大量易于編碼的顯性和隱性知識，因此以知識編碼化為切入點，逐步推廣人性化的知識管理理念是中小銀行有效實施知識管理的藍圖。

（五）堅持自主集成為主，軟件外包為輔

隨著集成技術的日益成熟，軟件的集成成本與難度不斷降低。由于資金劣勢，中小銀行較為可行的方式是以堅持自主集成為主，在集成各類檔案管理系統的基礎上，逐步添加一些簡單的知識管理功能模塊，特別復雜的模塊則可外包給專業軟件公司。

（六）堅持開放性與安全性并重

銀行檔案具有高度機密性，所以系統必須建立嚴格的權限制度規范檔案開放，但知識管理的有效實施依賴于知識共享，只有充分共享各類知識資源，知識管理才會成為有源之水，因此系統升級必須堅持開放性與安全性并重。

三、中小銀行檔案管理系統知識化升級的路線與關鍵技術

中小銀行具有組織層級少、人員規模小、業務種類少等特點，所以現有檔案管理系統基本能支撐其業務活動，高跨度或直接引進的升級模式并不適合中小銀行，因此筆者提出了漸進式的升級路線，即首先運用集成技術對現有的檔案管理系統進行無縫化連接，然后根據需求分析添加相應的知識管理模塊，同時逐漸推廣知識管理理念，并結合系統運行中出現的問題不斷改進現有系統，最終建成高效益、多功能、人性化的知識管理系統。在升級過程中，技術選擇至關重要，因此筆者根據知識化升級的實際要求，總結了檔案管理系統知識化升級的關鍵技術。具體如下： （一）中間件技術。中間件技術是最成熟的集成技術之一，廣泛應用于信息系統的集成領域。中間件介于應用系統和系統軟件之間，可銜接網絡上應用系統的各個部分，同時屏蔽了底層操作系統的復雜性，降低了程序設計的難度。[5]

（二）Web2.0相關技術。Web2.0相較于Web1.0的優勢在于更加以人為本，體現了人人參與的互聯網精神，這與知識管理的分享理念十分契合，Web2.0技術可極大提升組織的隱性知識管理水平。中小銀行適合采用以下技術：

1.Blog技術。Blog是一種在網絡上自由個人日志的網絡交流方式，其他用戶可以對相關日志進行評價，從而促進知識互動。

2.Wiki技術。Wiki是一種社會互動式編寫形式，不同用戶可以自由編寫與完善相關類目，最終形成一個可不斷更新的知識目錄。

3.RSS技術。RSS可以聚合多樣化的信息來源，并可自動過濾無用甚至有害信息，用戶可通過RSS訂閱自己感興趣的知識。

（三）J2EE技術。J2EE是Sun公司為企業級應用推出的標準平臺，它把各類不同的組件、服務架構及技術的層次包含其中，使得依循各種J2EE架構的不同平臺之間存在良好的移植性、兼容性。

（四）PHP技術。PHP是由Java語言和C語言混合而成的語言，具有極強的兼容性與可擴展性，可以實現系統的跨平臺操作，具有開放的源代碼，易于系統的不斷完善和升級。

四、中小銀行檔案管理系統知識化升級的具體策略

（一）普及知識管理理念

檔案管理系統的知識化升級不僅是技術的升級，更是管理理念與方法的升級。因此在升級過程中，要不斷宣傳知識管理的理念與方法。

（二）盤點知識，評估現狀

知識化升級的目的是幫助中小銀行建立科學有效的知識管理體系，在系統升級之前，必須要對包含檔案資源在內的知識資源進行盤點并評估組織的知識管理現狀，以便有效支撐知識化升級的持續推進。

（三）統籌規劃，協同推進

中小銀行檔案管理系統的知識化升級是需要各部門配合的系統工程，因此應建立相關領導小組負責知識化升級的統籌規劃，并制定部門間的協調機制以推進知識化升級工作。

（四）突出重點，全面推進

中小銀行應根據自身情況，堅持以檔案管理為重點，形成良好的檔案管理制度，實現組織知識的高度編碼化，并以此為切入點，全面推進知識管理。

（五）增強系統柔性

檔案管理系統的知識化升級是一項持續性工作，必須樹立長遠觀念，在知識化升級過程中合理增強系統柔性，提高系統兼容性，為今后檔案管理系統的持續升級打好基礎。

（六）選擇適合的升級技術

技術選擇是知識化升級成功的重要因素，因此在選擇技術時，不能僅考慮技術的先進性，還要充分結合成本、功能需求以及系統兼容性等因素，堅持以最優成本完成知識化升級。

五、檔案管理系統知識化升級的發展趨勢

檔案管理系統的知識化升級與信息技術和檔案理論的發展密切相關。一方面，由于檔案管理正經歷由實體管理向電子管理、知識管理的轉變，所以未來的檔案管理系統必將融合更多的知識管理功能；另一方面，隨著大數據、云計算以及物聯網等信息技術的深入發展，檔案管理系統將不斷融合最新的信息技術以提升其知識化水平，如可設計一種基于RFID技術的智能檔案管理系統，實現對檔案的自動化、智能化管理；[6]在大批量電子文件的鑒定方面則可引入大數據技術以實現文件鑒定的智能化操作；通過云存儲技術實現檔案資源的異地存儲等。

注釋及參考文獻：

[1]張玉芬.銀行檔案管理的問題與對策[J].浙江金融，2007（7）：63.

[2]徐擁軍.企業檔案知識管理模式―基于雙向視角的研究[J].檔案學通訊，2007（5）：50-53.

[3]徐擁軍.“檔案知識管理”系統構建的原則與策略[J].檔案學通訊，2009（2）：58-62.

[4]安小米，朝樂門，徐少同等.知識管理方法與技術[M].南京：南京大學出版社，2012：107―112.

檔案管理知識范文第5篇

【關鍵詞】檔案管理；優化制度；事業單位

事業單位和政府部門一樣屬于公共服務部門，他不同于其他民營和個人單位，服務性和公共性是其主要職能，事業單位的運行不以獲利為目的，主要是為了推動社會公共設施和公共服務的建設，為我國居民提供更加快捷、更高質量的服務。檔案管理工作同樣也是事業單位的一項重要工作，對事業單位工作的正常運行有著十分重要的意義，但事業單位工作量大、種類繁多、部分工作不透明都給檔案管理工作帶來了阻礙。因此，如何優化事業單位檔案管理工作制度對事業單位的工作質量起著關鍵性作用。

一、事業單位檔案管理的重要性

事業單位工作性質特殊，種類復雜，在工作時需要進行記錄、存檔，這導致事業單位儲存資料量巨大，進一步加大事業單位檔案管理工作的難度。目前我國的事業單位運行情況沒有進行全面的公開化和透明化，部分工作具有一定的隱蔽性，故對事業單位的工作情況進行檢查時，只能通過對檔案資料的檢查來對事業單位的工作狀況進行檢查和監督，所以事業單位的檔案管理在事業單位的整體運行中占有重要地位。事業單位的管理水平也可以通過檔案管理水平來體現，所以事業單位在進行檔案管理過程中，一定要充分認識檔案管理的重要性，建立科學規范的檔案管理制度，保證檔案管理質量，有提高檔案管理效率。在檔案管理過程中，事業單位還要充分認識到檔案對單位以及社會的發展都會產生重要影響，如果檔案資料沒有符合相關規定會對事業單位的運行造成一定困難，也會給人民群眾留下管理不利的印象，故檔案管理是保證事業單位正常運行的重中之重。

二、事業單位檔案管理制度中國存在的問題

1.缺乏足夠的檔案管理意識

事業單位的檔案管理工作十分容易被忽視，因其具有服務性的性質。造成這種現象出現的原因可能是事業單位沒有對檔案管理工作起到足夠的管理意識，對檔案管理工作的認識程度不高，同時缺少必要的人力物力支持，這些都會導致檔案管理工作被忽視。事業單位可以采取一些有效的手段提高對檔案管理的重視程度，例如將檔案管理工作納入年終工作考核中，這樣有利于檔案管理工作的順利進行。

2.沒有建立完善的檔案管理制度

現階段我國的檔案管理現狀是沒有科學規范的管理制度，為了促使檔案管理制度的形成，我們可以在進行檔案管理工作時制定規范守則，對檔案內容進行全方位的覆蓋，簡化檔案管理工作，是復雜的工作量簡單化。對于事業單位來說，可以通過提高執行能力來加強對檔案的管理，實行責任制度，增強檔案管理人員的責任心，在保證管理質量的同時提高管理效率。

3.缺乏信息化的檔案管理

計算機技術已經改變了人類的生活方式，為人類的生活和工作帶來了極大的便捷，近年來信息化檔案管理的優勢越來越加突出，他使得檔案管理工作變得更加方便、快捷，極大的節省了人力、避免了資金的浪費。但當前一些事業單位還沒有將信息化的管理技術全面應用在檔案管理工作中，使得檔案管理工作變得低效耗時，甚至對已有的電子檔案也缺乏足夠的監督管理，使得信息化檔案管理工作無法正常的開展。

4.缺乏專業的檔案管理人員

檔案管理工作不僅具有較強的制度性，同時也要求管理人員具有較高的專業素養和高水平的管理技術。對于檔案管理人員來說，不僅應該具有良好的職業責任感還應具有較好的專業管理水平。但是目前我國的一些事業單位還沒有專業的、固定的檔案管理人員，有的單位還依靠其他部門的人員來兼職管理檔案工作，這就使得檔案管理工作人員的職責不夠明確、無法隨時隨地的處理檔案管理工作。并且有的事業單位檔案管理人員變動頻率較高，將檔案管理工作視為應付上級組織的檢查，使得檔案管理人員缺乏足夠的管理知識、對業務不夠熟練，從而使檔案管理工作不能正常進行。

三、優化事業單位檔案管理制度的途徑

1.重視檔案管理工作的宣傳

通過各種途徑宣傳檔案管理工作的重要性可以在一定程度上促進事業單位檔案管理制度的改革，如結合單位的具體檔案管理情況通過報紙、雜志、網絡等途徑普及檔案管理在事業單位人力資源開發方面的重要性等。人民群眾通過一系列的宣傳教育工作可以了解到檔案管理工作的重要性及其對社會服務的關鍵性，從而推動事業單位檔案管理工作的發展。

2.重視檔案管理制度的執行和制定

檔案管理制度的制定是檔案管理工作正常進行的基礎，因此事業單位要重視檔案管理制度的制定和執行。并且在對事業單位檔案管理制度進行優化時一定要注意對制度的落實，規范檔案管理人員的行為準則，嚴格按照管理制度進行操作，同時建立相應的監督管理守則和績效獎懲制度，促進檔案管理人員自主的執行檔

案管理工作制度，提高他們的工作積極性，在工作中不斷改進已有的管理制度使得檔案管理制度變得更加全面和完善。

3.加強檔案管理人員的專業培訓

新的檔案管理形勢要求檔案管理人員必須同時掌握傳統的檔案管理技術和當代的信息化管理技術，所以我們必須建立專業水平較高的管理人員隊伍以跟上檔案管理制度的前進步伐，Φ蛋腹芾砣嗽苯行定期的培訓以增加管理人員的專業水平和檔案管理知識。

4.加強電子檔案管理與紙質檔案管理之間的關系的優化路徑

紙質檔案管理方式在目前事業單位檔案管理工作中存在主要方式。隨著數字化時代的迅速發展，檔案管理數字化已經成為了檔案管理工作的必然趨勢，檔案管理數字化可以有效提高檔案管理工作效率及管理水平方面。如果事業單位沒有普及數字化化檔案管理的情況下，也可采用傳統紙質檔案與電子檔案管理相結合的形式，利用計算機技術開展檔案管理工作，來促進事業而單位檔案管理數字化的發展。在實際工作中，我們也可采用傳統的方式進行檔案信息的收集，把檔案信息材料錄入計算機中，由它來進行快速分類生成電子檔案資料，從而發揮現代化技術在提高檔案管理效率方面的作用。

四、結語

檔案管理是事業單位必不可少的工作內容，不僅僅具有日常工作的特性，還是保障事業單位工作正常進行必不可少的一項關鍵內容。事業單位的全部工作人員，尤其是檔案管理專業人員都要重視檔案管理的重要性，建立全面完善的檔案管理制度以保障事業單位高效正常的運行。

參考文獻：