概談信息化革新對(duì)城建檔案的啟示

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一、樹(shù)立城建檔案信息觀是創(chuàng)新的前提

城建檔案部門作為社會(huì)信息業(yè)的組成部分，正面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)，樹(shù)立“城建檔案是城市建設(shè)信息資源的觀念”非常重要。現(xiàn)代城建檔案工作人員如何看待信息技術(shù)，如何認(rèn)識(shí)信息網(wǎng)絡(luò)的功能，這是衡量信息觀念正確與否的一個(gè)具體標(biāo)準(zhǔn)，如果人人具備新的信息觀念，積極了解網(wǎng)絡(luò)、熟悉和使用網(wǎng)絡(luò)，就可能主動(dòng)地去利用，從而大大提高工作效率。我們要牢固樹(shù)立“信息就是財(cái)富”的觀念，積極主動(dòng)地去挖掘、收集、利用有利于城建檔案工作開(kāi)展的各種檔案信息，敏銳地感受城市建設(shè)的變化，從而更好地開(kāi)展城建檔案工作。

二、加強(qiáng)城建檔案信息專門人才的培養(yǎng)是創(chuàng)新的關(guān)鍵

現(xiàn)代城建檔案信息服務(wù)主角的城建檔案工作者，不再是以往的城建檔案管理員，應(yīng)由一般的管理者變?yōu)槌墙n案信息專家，培養(yǎng)信息獲取和開(kāi)發(fā)利用的能力，信息選擇能力，信息更新能力，及信息加工、開(kāi)發(fā)、傳輸、存儲(chǔ)、調(diào)閱和信息利用等能力；掌握各種城建檔案工作信息源、信息檢索工具和檢索方法等方面知識(shí)；由傳統(tǒng)的“城建檔案保管者”變?yōu)椤俺墙n案信息資源的管理者和傳播者”，成為城建檔案信息建設(shè)的行家里手。

三、不斷豐富城建檔案信息資源是創(chuàng)新的基礎(chǔ)

城建檔案信息資源數(shù)字化是數(shù)字城建檔案館建設(shè)的基本條件和前提。沒(méi)有數(shù)字化城建檔案資源庫(kù)，數(shù)字城建檔案館就沒(méi)有發(fā)揮其職能的物質(zhì)基礎(chǔ)；沒(méi)有城建檔案資源數(shù)字化，城建檔案智能化服務(wù)、城建檔案信息網(wǎng)上利用就無(wú)從談起，那么城建檔案對(duì)外開(kāi)放進(jìn)行信息交流，實(shí)現(xiàn)信息資源共享也很難達(dá)到預(yù)期的效果。所以，城建檔案信息資源作為基本資源，在量的積累上要達(dá)到一定高度，經(jīng)過(guò)整合之后能普遍應(yīng)用于社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，進(jìn)一步豐富并優(yōu)化城建檔案館館藏，不斷豐富和完善城建檔案資源建設(shè)，使城建檔案信息不斷“數(shù)字化”，是城建檔案工作追求的價(jià)值目標(biāo)，也是創(chuàng)新的基礎(chǔ)。

四、更新管理手段改善服務(wù)方式是創(chuàng)新的目的

由于城市建設(shè)的飛速發(fā)展和越來(lái)越高的應(yīng)有要求，以及計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍運(yùn)用，出現(xiàn)了大量的電子文件與數(shù)字檔案，這些新型城建檔案管理無(wú)法運(yùn)用傳統(tǒng)的模式和管理手段來(lái)實(shí)施。因此，必須創(chuàng)新管理手段，建設(shè)現(xiàn)代化的城建檔案管理與服務(wù)系統(tǒng)。

（一）要實(shí)現(xiàn)城建檔案管理現(xiàn)代化。通過(guò)城建檔案信息化，城建檔案的日常管理、分類、查詢等工作都可以由信息系統(tǒng)來(lái)完成，通過(guò)計(jì)算機(jī)錄入大量的城建檔案信息并在檔案整理過(guò)程中編制各種專題目錄，真正實(shí)現(xiàn)城建檔案資料方便快速檢索，實(shí)現(xiàn)手工檢索向計(jì)算機(jī)檢索的全面過(guò)渡，從而大大提高了城建檔案檢索的效率。

（二）在服務(wù)方式上要?jiǎng)?chuàng)新。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，城建檔案的保管條件逐步改善，利用范圍越來(lái)越廣，服務(wù)方式應(yīng)隨著形勢(shì)的變化不斷創(chuàng)新。一是讓公眾熟悉和了解城建檔案工作，擴(kuò)大城建檔案工作的知名度。二是宣傳城建檔案意識(shí)和宣傳城建檔案工作，變“看攤守業(yè)、等客上門”等被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)方式。同時(shí)改變傳統(tǒng)的城建檔案利用服務(wù)模式，逐步建立起電話咨詢、主動(dòng)清查到期建筑物、計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)等城建檔案利用服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)多途徑、多渠道、全方位主動(dòng)地服務(wù)，通過(guò)城建檔案信息的上網(wǎng)和新開(kāi)發(fā)的建筑物地理位置查詢，可以向利用者提供更加準(zhǔn)確的館藏城建檔案，提高了服務(wù)的及時(shí)性與準(zhǔn)確性。

五、加快城建檔案信息化建設(shè)是創(chuàng)新的重要內(nèi)容

（一）加快城建檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)數(shù)字化城建檔案館，就要加強(qiáng)庫(kù)房建設(shè)、館藏建設(shè)、檢索工具建設(shè)、規(guī)章制度建設(shè)、城建檔案干部隊(duì)伍建設(shè)及城建檔案服務(wù)利用工作等。加強(qiáng)城建檔案管理現(xiàn)代化軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施和城建檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。尤其是推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理城建檔案，提高計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高城建檔案信息化水平。

（二）加強(qiáng)城建檔案資源的數(shù)字化建設(shè)。城建檔案資源數(shù)字化是城建檔案信息資源建設(shè)的一個(gè)重要方面，也是城建檔案信息化建設(shè)迫切性所在。目前，大量電子文件的產(chǎn)生推動(dòng)了城建檔案信息化建設(shè)，及時(shí)接收各歸檔單位產(chǎn)生的電子文件，并加強(qiáng)對(duì)收集歸檔的電子文件進(jìn)行有效管理，實(shí)現(xiàn)城建檔案信息處理計(jì)算機(jī)化，信息存儲(chǔ)數(shù)字化。

（三）加強(qiáng)城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。通過(guò)軟件系統(tǒng)對(duì)所有城建檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研、統(tǒng)計(jì)等各個(gè)方面能夠?qū)嵭杏?jì)算機(jī)的有效管理和控制，實(shí)現(xiàn)城建檔案工作自動(dòng)化。該系統(tǒng)應(yīng)是以城建檔案館為中心，覆蓋全館的應(yīng)用系統(tǒng)。

（四）扎實(shí)推進(jìn)城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)是網(wǎng)絡(luò)的信息資源，數(shù)字城建檔案館必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。首先加強(qiáng)文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，然后開(kāi)展對(duì)重要城建檔案的數(shù)字化建設(shè)，建設(shè)高質(zhì)量、高水平的全文信息數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步將所有館藏城建檔案全部數(shù)字化。總之，我們城建檔案工作部門要抓住信息化建設(shè)的大好機(jī)遇，與時(shí)俱進(jìn)，全面開(kāi)發(fā)城建檔案信息資源，積極探索信息時(shí)代城建檔案工作的新思路，大力開(kāi)創(chuàng)新時(shí)期城建檔案工作的新局面。

作者：楊芳單位：山東省濟(jì)寧市城建檔案館