高職檔案監(jiān)管反思

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本文作者：張學(xué)東作者單位：廊坊廣播電視大學(xué)

電子檔案的科學(xué)化歸檔

電子文件是20世紀(jì)90年代出才開始使用的詞匯，是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸與處理的文件，并具有文件的一般定義。與紙質(zhì)檔案相比，電子文件由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)生成，具有非人工識(shí)讀性，只能采用計(jì)算機(jī)讀取的方式提供信息，它的內(nèi)容只能通過機(jī)器來利用。電子文件對系統(tǒng)的依賴性，它的生成、利用、管理要在相應(yīng)的系統(tǒng)環(huán)境下完成。

1、建立健全電子文件歸檔制度。電子文件的收集歸檔涉及的人多，必須靠制度約束，要納入學(xué)校工作程序。檔案管理工作人員負(fù)責(zé)收集，對未聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)要人對人收集，從具備用專用軟盤到定期收集，分別建立戶頭全面跟進(jìn)，對電子文件的存儲(chǔ)介質(zhì)、存儲(chǔ)格式、光柵圖像格式、文本文件等做出詳細(xì)的歸檔標(biāo)準(zhǔn)。只有規(guī)范的電子文件，才能更加長期保管和利用。

2、主動(dòng)與電子文件的形成部門配合，共同制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格執(zhí)行。由于電子文件的管理工作跨部門，標(biāo)準(zhǔn)化所涉及的種類多，范圍廣，標(biāo)準(zhǔn)化工作的難度大大超過紙質(zhì)文件。

3、建立完善的電子文件管理系統(tǒng)。電子文件的收集與電子文件管理系統(tǒng)不可分離。電子文件從形成到銷毀或永久保存是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過程，這個(gè)過程可以納入統(tǒng)一的電子文件管理系統(tǒng)中。因而，收集電子文件必須注意其完整性，電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)與內(nèi)容同樣重要。電子文件的背景信息收集應(yīng)在電子文件形成時(shí)就開始著手，這涉及到識(shí)別與標(biāo)記電子文件，涉及到將電子文件與背景相連接。在某些情況下，還需要將關(guān)鍵的背景信息植入到元數(shù)據(jù)中或電子文件自身中來達(dá)到這一目的。

4、電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化著錄。電子文件有可讀性的要求，在技術(shù)不斷升級(jí)的情況下，需要對其進(jìn)行不斷的復(fù)制和遷移。電子文件不可能不變，在變化中維護(hù)其真實(shí)性的方法之一就是對電子文件和電子文件管理活動(dòng)進(jìn)行著錄，所以電子文件的著錄不僅是編制檢索工具的手段，同時(shí)還起到維護(hù)電子文件真實(shí)性的作用。為保證著錄信息的準(zhǔn)確，減少重復(fù)勞動(dòng)，在電子文件形成之時(shí)由形成者完成一些著錄項(xiàng)目的編制工作，這一功能要設(shè)計(jì)到電子文件管理系統(tǒng)中，由系統(tǒng)給形成者提要求。為了方便電子文件形成部門的著錄，保證這項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)化，以便檔案部門將著錄數(shù)據(jù)納入統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中。

電子檔案管理的安全性

1、加強(qiáng)對電子檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。高職院校要明確分管領(lǐng)導(dǎo)，確定電子文件報(bào)送員和審核員，做好電子檔案的管理、維護(hù)等日常工作，同時(shí)上報(bào)的文件進(jìn)行審核把關(guān)，以便正常開展工作，確保電子文件檔案安全保管。

2、加強(qiáng)對電子檔案管理流程的控制。檔案工作人員要把需要和可能實(shí)現(xiàn)的管理功能盡早實(shí)現(xiàn)，要考慮到電子文件信息易更改、易流逝，如果還像過去一樣，按照生成、積累、立卷、鑒定、歸檔、分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么結(jié)果很可能是很多工作還未來得及開展之前，電子文件就被更改甚至刪除了，導(dǎo)致文件流失、失真等現(xiàn)象的發(fā)生，造成重復(fù)勞動(dòng)。

3、加強(qiáng)對新型載體的安全使用。隨著計(jì)算機(jī)存貯技術(shù)的多樣化和存貯載體的不斷更新，檔案工作者要注意跟蹤技術(shù)的新發(fā)展，并對檔案信息新載體的使用和保管方法進(jìn)行實(shí)驗(yàn)論證，深人研究，以保證檔案的安全可靠和長久保存。

4、加強(qiáng)對電子檔案的保護(hù)。電子文件存在許多安全隱患，如非法用戶的攻擊，病毒的侵害，系統(tǒng)本身的缺陷，各種誤操作等等。因此，必須做好計(jì)算機(jī)安全防護(hù)工作，設(shè)立防火墻，安裝網(wǎng)絡(luò)病毒實(shí)時(shí)監(jiān)控軟件，設(shè)置嚴(yán)密的權(quán)限管理系統(tǒng)，以及采用硬盤鏡像和雙機(jī)容錯(cuò)等，以確保電子文件的安全。