電子檔案的歸檔工作探討
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對(duì)于電子文件，在收集積累過(guò)程中要制作成紙質(zhì)拷貝件或者微縮品。檔案員收集電子文件時(shí)，應(yīng)注明電子文件的存儲(chǔ)格式及其軟、硬件環(huán)境，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等，應(yīng)當(dāng)與電子文件一同收集。目前單位由于統(tǒng)一使用OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，大量的數(shù)據(jù)匯集在系統(tǒng)終端的服務(wù)器上，因此對(duì)做好電子檔案收集要求提出了更高的要求。
歸檔是確定電子文件檔案身份的過(guò)程，電子文件歸檔關(guān)系到具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的電子文件能否納入檔案管理體系。電子文件歸檔，是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件經(jīng)整理確定檔案屬性后，從計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器或其網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上，拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上，以便長(zhǎng)期保存的工作過(guò)程。電子文件歸檔應(yīng)明確時(shí)間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類(lèi)型、格式、檢測(cè)數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔電子文件的質(zhì)量。電子文件的歸檔堅(jiān)持按時(shí)歸檔的原則，可由本單位的檔案管理部門(mén)集中歸檔，也可由文件形成部門(mén)在形成過(guò)程中即時(shí)歸檔，待工程結(jié)束后集中歸檔。電子文件形成部門(mén)應(yīng)定期將歸檔的電子文件向檔案管理部門(mén)移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。電子文件正式文本應(yīng)保存雙份，具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的文本或圖像、圖形形式的電子文件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等，同步歸檔保存。這樣既可以解決歸檔文件的憑證、依據(jù)作用，又可以解決歸檔文件的提供利用和資源共享問(wèn)題，達(dá)到互補(bǔ)的目的。由于電子文件來(lái)源廣泛，形成者不僅有生產(chǎn)部門(mén)、業(yè)務(wù)管理部門(mén)，還有通過(guò)數(shù)據(jù)錄入人員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等，頭緒繁多，與紙質(zhì)文件相比，受制約因素多，歸檔涉及的問(wèn)題更加廣泛。檔案管理部門(mén)可采取電子文件形成、檔案管理體系等相結(jié)合的方法，按照檔案歸檔的有關(guān)要求，開(kāi)展業(yè)務(wù)指導(dǎo)和協(xié)調(diào)制定有關(guān)的制度，保證電子文件的歸檔質(zhì)量。檔案管理部門(mén)既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專(zhuān)業(yè)技術(shù)部門(mén)，應(yīng)發(fā)揮制定電子文件歸檔制度和標(biāo)準(zhǔn)的職能，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中緊密聯(lián)系，共同形成高質(zhì)量的電子文件檔案。
由于電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，可以隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)或光盤(pán)中，對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性，因此必須選擇適當(dāng)?shù)臍w檔方式。而不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，就目前而言，電子文件歸檔應(yīng)符合下列要求，首先從歸檔時(shí)間上看，應(yīng)以一個(gè)年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤(pán)等存儲(chǔ)載體上，以利于今后的反復(fù)查閱和利用。對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件，可在網(wǎng)上進(jìn)行備份，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺(tái)服務(wù)器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，以雙備份為宜，一套由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管，另一套由文件形成部門(mén)異地保管。歸檔電子文件的格式應(yīng)為通用標(biāo)準(zhǔn)，在對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔的同時(shí)，還要注意對(duì)電子文件的運(yùn)行環(huán)境、使用的操作平臺(tái)、設(shè)備要求等進(jìn)行說(shuō)明，必要時(shí)運(yùn)行電子文件的原程序也要一并歸檔保管。
目前使用單位的OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)及各種業(yè)務(wù)軟件普遍采用刻錄到光盤(pán)或服務(wù)器定期備份的歸檔方法，不但工作量大，而且一旦遇到系統(tǒng)故障或其他天災(zāi)人禍，極易造成數(shù)據(jù)的丟失。應(yīng)積極開(kāi)辟電子文件檔案存儲(chǔ)的新途徑，建立一套既簡(jiǎn)捷方便、又安全保險(xiǎn)的電子文件歸檔方法。可以建立網(wǎng)上檔案室，進(jìn)行電子文件的邏輯歸檔，開(kāi)展電子文件的收集、整理、鑒定、編目，這需要在軟件系統(tǒng)中嚴(yán)格限定不同人員產(chǎn)生、處理、利用文件的權(quán)限。在具體操作中，可以由檔案管理部門(mén)在各生產(chǎn)部門(mén)與相關(guān)管理部門(mén)之間建立電子文件歸檔專(zhuān)用系統(tǒng)，將具有保存價(jià)值的電子文件按統(tǒng)一格式傳輸給檔案管理部門(mén)。或者由信息管理部門(mén)接收各生產(chǎn)部門(mén)的數(shù)據(jù)后，經(jīng)過(guò)集中處理、匯總后輸送給各部門(mén)共享；數(shù)據(jù)由信息管理部門(mén)按檔案管理的統(tǒng)一要求進(jìn)行鑒定、編目整理，傳輸給檔案管理部門(mén)保存，或直接存入光盤(pán)，定期歸檔。也可以以郵件的形式傳遞到檔案管理部門(mén)，或者用硬拷貝的形式送交到檔案室，由檔案管理人員設(shè)置一個(gè)個(gè)的文件夾，對(duì)各個(gè)部門(mén)形成的電子文件進(jìn)行分類(lèi)管理。
做好電子文件的管理工作
電子文件管理已經(jīng)成為信息時(shí)代文件、檔案部門(mén)面臨的新任務(wù)。應(yīng)加強(qiáng)電子文件的日常管理，在電子文件形成過(guò)程中要注意按照行文的要求，選擇好文種、擬好標(biāo)題、標(biāo)明密級(jí)和時(shí)限、發(fā)送范圍等電子文件背景材料。應(yīng)加強(qiáng)電子文件軟硬件設(shè)施管理，要為檔案管理部門(mén)配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤(pán)存儲(chǔ)。檔案管理部門(mén)要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問(wèn)權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，同時(shí)強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的應(yīng)及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過(guò)程中安全、穩(wěn)定。對(duì)已歸檔的電子文件，應(yīng)劃分出不同的保管期限，然后用消毒軟件對(duì)這些電子文件進(jìn)行檢測(cè)，確保無(wú)病毒感染后，再由檔案管理人員將這些電子文件分別轉(zhuǎn)錄到應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)相隔離的存儲(chǔ)器中，在一個(gè)年度或一定時(shí)間后，將這些電子文件轉(zhuǎn)錄至一次寫(xiě)入的光盤(pán)中做脫機(jī)保存。另外還要編制文件索引,供查詢調(diào)閱使用。應(yīng)定期檢查已歸檔光盤(pán)的保存情況，尤其是溫濕度和防塵情況。對(duì)于長(zhǎng)期保存的電子文件，還要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。應(yīng)重視和加快電子文件檔案管理人員的培養(yǎng)，培養(yǎng)和造就一批電子文件檔案管理人員。一是要重視吸納年青有電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)的檔案管理專(zhuān)業(yè)人才；二是對(duì)各部門(mén)的檔案管理員和熱愛(ài)檔案管理工作的人員，進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，使其掌握電子檔案管理的基本知識(shí)技能，為單位電子檔案的收集、整理工作打好基礎(chǔ)。
作者：陳萍單位：江蘇省東臺(tái)市自來(lái)水有限公司
