電子檔案歸檔難題研究

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我們在收集醫(yī)院電子檔案時必須做到全面、仔細(xì)，避免出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象，保證檔案原始性、真實(shí)性、安全性。在電子檔案使用過程中，最主要保證的是電子文件的安全性。一般檔案工作人員在登錄網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)虛擬環(huán)境中確認(rèn)身份的重要技術(shù)是——數(shù)字簽名。顧名思義，就是完全可以替代現(xiàn)實(shí)生活中的親筆簽名，這就在電子檔案系統(tǒng)中在技術(shù)上和法律上都有了保障，這也是檢驗電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)。在進(jìn)行電子歸檔工作時，最先應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測：硬件環(huán)境、軟件環(huán)境以及電子檔案信息記錄的格式和有無計算機(jī)病毒等。計算機(jī)病毒已成為危險電子檔案的罪魁禍?zhǔn)祝瑢τ嬎銠C(jī)系統(tǒng)安裝“防火墻”和殺毒軟件，杜絕使用非法軟件和隨意下載不正規(guī)網(wǎng)頁上的軟件以確保網(wǎng)絡(luò)與系統(tǒng)的安全。

在計算機(jī)應(yīng)用平臺上，必須設(shè)置操作系統(tǒng)密碼和檔案管理信息系統(tǒng)使用密碼，加強(qiáng)檔案存儲的安全性。對不同的訪問者授予不同的權(quán)限，以防止無權(quán)限者操作系統(tǒng)和訪問信息資源，同時要定期更改密碼以防密碼泄露破解。醫(yī)院電子檔案的保管期限應(yīng)該按照所設(shè)的《醫(yī)院檔案工作規(guī)范》所設(shè)定的保管期限執(zhí)行，密級則由形成電子檔案的內(nèi)容和重要程度劃分，以防止電子檔案被的丟失，確保電子文件的完整、真實(shí)和安全。檔案工作中應(yīng)建立崗位責(zé)任制和管理人員安全管理措施，在電子檔案的管理中必須要嚴(yán)格遵守醫(yī)院電子文件規(guī)范來執(zhí)行，加強(qiáng)對電子文件的有效監(jiān)督和歸檔，將符合條件的電子文件移交給檔案機(jī)構(gòu)。

健全電子檔案歸檔管理問題

醫(yī)院的檔案資料一般都是來源于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、各個管理科室和醫(yī)療技術(shù)科室寄部分醫(yī)護(hù)人員手中等等，檔案的原始資料比較分散和存在多樣性，往往對檔案的收集增加了難度。如果要保證檔案檔案的完整性就需要建立一個完善的電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)，在同一原則下集中管理分別對各個科室檔案工作人員把好檔案收集的源頭，來實(shí)現(xiàn)檔案材料歸檔的齊全完整。同時，檔案工作是一項經(jīng)常性、長期性的工作，為了確保這項工作的科學(xué)發(fā)展，各個檔案工作人員必須履行醫(yī)院檔案工作的收集歸檔制度，明確電子檔案歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求、移交手續(xù)等，使有關(guān)工作人員有章可依、按章辦事，改變工作中的隨意性，并將收集歸檔工作落實(shí)到個人，列入崗位職責(zé)當(dāng)中，以強(qiáng)化相關(guān)人員的職責(zé)，確保各部門形成的檔案材料符合要求且及時移交。

總結(jié)

檔案在收集和歸檔中不僅需要檔案知識和處理技能還需要很強(qiáng)的責(zé)任心，并且對基本的檔案價值具有高度的靈敏性，并且伴隨著形勢的發(fā)展，醫(yī)院檔案專業(yè)人才的素質(zhì)提出了愈來愈高的要求，檔案人員要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，不僅要加強(qiáng)檔案方面的專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，還要學(xué)習(xí)一些其它相關(guān)學(xué)科的知識，如計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、數(shù)字化技術(shù)知識及相關(guān)的醫(yī)學(xué)知識，不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力和水平。

作者：金毅單位：江蘇省淮安市第三人民醫(yī)院辦公室