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我們在收集醫院電子檔案時必須做到全面、仔細,避免出現遺漏現象,保證檔案原始性、真實性、安全性。在電子檔案使用過程中,最主要保證的是電子文件的安全性。一般檔案工作人員在登錄網絡系統虛擬環境中確認身份的重要技術是——數字簽名。顧名思義,就是完全可以替代現實生活中的親筆簽名,這就在電子檔案系統中在技術上和法律上都有了保障,這也是檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據。在進行電子歸檔工作時,最先應按其基本技術條件進行檢測:硬件環境、軟件環境以及電子檔案信息記錄的格式和有無計算機病毒等。計算機病毒已成為危險電子檔案的罪魁禍首,對計算機系統安裝“防火墻”和殺毒軟件,杜絕使用非法軟件和隨意下載不正規網頁上的軟件以確保網絡與系統的安全。
在計算機應用平臺上,必須設置操作系統密碼和檔案管理信息系統使用密碼,加強檔案存儲的安全性。對不同的訪問者授予不同的權限,以防止無權限者操作系統和訪問信息資源,同時要定期更改密碼以防密碼泄露破解。醫院電子檔案的保管期限應該按照所設的《醫院檔案工作規范》所設定的保管期限執行,密級則由形成電子檔案的內容和重要程度劃分,以防止電子檔案被的丟失,確保電子文件的完整、真實和安全。檔案工作中應建立崗位責任制和管理人員安全管理措施,在電子檔案的管理中必須要嚴格遵守醫院電子文件規范來執行,加強對電子文件的有效監督和歸檔,將符合條件的電子文件移交給檔案機構。
健全電子檔案歸檔管理問題
醫院的檔案資料一般都是來源于醫院領導、各個管理科室和醫療技術科室寄部分醫護人員手中等等,檔案的原始資料比較分散和存在多樣性,往往對檔案的收集增加了難度。如果要保證檔案檔案的完整性就需要建立一個完善的電子檔案管理網絡,在同一原則下集中管理分別對各個科室檔案工作人員把好檔案收集的源頭,來實現檔案材料歸檔的齊全完整。同時,檔案工作是一項經常性、長期性的工作,為了確保這項工作的科學發展,各個檔案工作人員必須履行醫院檔案工作的收集歸檔制度,明確電子檔案歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求、移交手續等,使有關工作人員有章可依、按章辦事,改變工作中的隨意性,并將收集歸檔工作落實到個人,列入崗位職責當中,以強化相關人員的職責,確保各部門形成的檔案材料符合要求且及時移交。
總結
檔案在收集和歸檔中不僅需要檔案知識和處理技能還需要很強的責任心,并且對基本的檔案價值具有高度的靈敏性,并且伴隨著形勢的發展,醫院檔案專業人才的素質提出了愈來愈高的要求,檔案人員要加強自身學習,不僅要加強檔案方面的專業知識的學習,還要學習一些其它相關學科的知識,如計算機應用基礎知識、網絡技術知識、數字化技術知識及相關的醫學知識,不斷提高自身的業務能力和水平。
作者:金毅單位:江蘇省淮安市第三人民醫院辦公室