小城市城建電子檔案建設

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硬件環境的要求較高電子文件收集進館后，需要妥善的進行保管。存儲電子檔案的載體應采用一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。對于這些磁性介質的保管有一定的要求，包括：歸檔載體應作防寫處理，不得擦、劃、觸摸記錄涂層；環境溫度應保持在17-20℃之間，相對濕度應保持在35-45％之間；存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離；存放地點必須做到防火、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防濕、防高溫、防光；單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓；對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測及時備份；電子檔案要做到一式三份，一份查詢利用，一份保管備用，還有一份異地保存。

相關制度缺乏電子檔案的歸檔工作是一項新生事物，沒有相關的細則規定，在實際執行過程中就會出現許許多多的問題。如文件格式的不規范會造成文件歸檔利用時的不方便；歸檔程序不明確，會造成有價值的文件資料沒有及時歸檔；檢查制度的缺失會造成電子檔案歸檔不完整等等。

人員素質偏低電子檔案管理工作，不但要求從業人員必須具備城建檔案的專業知識，而且要有其他方面（如計算機、工程管理等）的綜合素質。從現實情況看，目前小城市城建檔案管理人員中有相當一部分素質偏低，許多城建檔案機構缺乏專業技術人才，城建檔案管理的水平就上不去。

解決方案及對策

（一）加大宣傳力度，提高思想意識首先要提高管理者自身的思想意識，努力接受新興事物，樹立創先爭優的工作理念，不拘泥于現狀，不固步自封，明確電子檔案的優缺點和實行電子檔案管理的積極意義。在此基礎上，采用多種宣傳手段，從基層到領導，從專業管理單位到建設施工單位，全方面、多層次的將實行電子檔案意義和作用宣傳下去，將電子檔案技術推廣下去。如果大家都認識到城建檔案的電子化工作是一件應該做、必須做的事情，那我們的工作就事半功倍了。

（二）軟件建設筆者認為編制軟件的確立有三種模式：一是依靠現有的成功經驗、即利用周邊大城市城建檔案管理部門已經開發研制好的軟件和成功的管理模式。這樣做，會再更短的時間內很好的進行城建電子檔案管理。同時，在一定的區域內形成統一的管理，方便所在區域內各基層單位的使用，如果各區域之間建設公共聯動系統或互信平臺，那么發揮的效果會更加明顯。二是自主開發。依靠自身資金和技術力量自主開發或組織開發編制軟件。這就對城建檔案管理部門提出了較高的要求。三是開放式管理。目前，市場上存在不少城建檔案的電子文件編制軟件。小城市城建檔案管理部門可以出臺符合于國家規范規定和適合于本地區實際的“電子文件編制軟件要求”，并對各類軟件實行準入制。只有經驗收通過，滿足要求，城建檔案管理部門才推薦使用。從而確立電子文件編制軟件。

（三）加強自身硬件建設對于硬件環境，沒有捷徑可走，只能不斷的加大基礎投入。無論是庫房建設，還是計算機設備的添置，確實保證符合國家規范要求，不折不扣的達到標準。

（四）加強制度建設不斷完善制度建設，細化管理流程，特別是審核制度。采用合理的技術標準和管理標準，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性和可靠性。

（五）提高從業人員素質城建電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎知識和計算機技術等多方面的綜合技能。因此，培養和吸收一批一專多能的復合型人才是當務之急。對于小城市城建檔案管理部門來說，一是要深挖內部潛力，舍得加大培訓投入。對現有人員進行檔案專業理論、電子計算機知識、法律法規、辦公自動化等方面的培訓；二是招收有志于投身城建檔案事業的高學歷、高素質人才，以此提高城建檔案管理人員素質。

（六）盡快投入使用盡快投入使用，也是城建檔案電子化建設的關鍵。一種軟件的使用，存在習慣性。這里的習慣性可以理解為大多數的檔案員接觸第一種城建檔案電子軟件，就會對該軟件的工作界面和操作形成了一種習慣和認同感，會有利于以后軟件工作的推廣。所以，在基本條件成熟的前提下，我們應該盡快推出城建檔案電子軟件。我們可以先以試行和免費測試的模式進行，對電子數據成果不進行強制性要求，以圖盡快打開局面。在此期間，對軟件不足及時進行修改。待到各個條件成熟時，再進行進一步的規范化要求。

對于城建檔案電子化的幾點說明

（一）電子檔案和紙制檔案的關系隨著電子簽章技術的完善和推廣，筆者相信在不久的將來電子檔案也會發揮與紙制檔案同等的法律效用。但現階段由于文件的法律效用等問題，電子檔案在很長的一段時間內還代替不了紙制檔案。這就要求我們在發展城建檔案電子化的同時，還要繼續加強對紙制城建檔案的管理。

（二）檔案信息安全性開展城建檔案電子化建設，也要重視檔案信息安全性的管理。建立相應的城建檔案電子數據保密、保管及其他管理制度，防止數據泄密，也是我們工作的要點之一。

（三）城建檔案電子軟件應具備的幾點特質1、軟件操作簡便，界面友好，只要看說明書就能夠使用軟件。2、軟件應提供符號庫、圖形庫和工程建設法律法規規范文件，在填寫表格的時候方便查看。3、電子表格導入導出功能實用，可以很方便地將多人、做的檔案合并到一個計算機中匯總。4、軟件提供工程項目的組卷功能，方便電子文件的上報。5、軟件應提供檢查功能，包含檢查歸檔文件是否全部完成；文件是否進行電子簽章；文件修改后是否已經打印等。6、快速查找所需表格等。7、及時升級。如采用網上在線升級。只要計算機連接互聯網，軟件自動檢查是否有新版本，如需升級不必再備份恢復檔案數據。

（四）城建電子檔案建設城建電子檔案建設是復雜的長期的系統建設工程，上述介紹只是初步的、具有一定操作性的起步性工作。我們還需要不斷的創新，開拓性的開展城建電子檔案建設探索。

（五）對外服務現階段的城建檔案電子化建設不應該只停留于檔案的制作，還要面向檔案的對外提供利用。利用新技術開發城建對外服務軟件是下一步工作的方向之一。

作者：楚好偉單位：遼寧省大連市城建檔案館