紙質檔案和電子檔案的差異研究

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有害氣體的成分主要包括二氧化氮、硫化氫、氯氣以及二氧化硫等有氧化性以及酸性的氣體，這些氣體在一定條件下可以破壞、腐蝕磁性的光盤以及載體，使其變質、老化、磁粉脫落，致使保存在上面的檔案信息丟失。而光線的照射會使承載電子檔案的硬件發生氧化，使基帶和盤帶的韌度下降，并加快老化。此外，紫外線所帶來的危害嚴重的影響了載體的剩磁穩定性，使信號減弱，并使記錄信息的讀寫效果深受其影響。

灰塵的影響?？諝庵猩⒙涞幕覊m給檔案紙帶來的危害主要是機械性的磨損紙張，造成“檔案磚”的形成，使毒菌侵害紙張。至于電子檔案，灰塵主要影響其載體，造成化學、物理以及生物損壞?；瘜W方面的損壞主要是指包含在灰塵里面的化學成分造成光盤載體、磁盤以及磁帶的降解、腐蝕等化學反應，嚴重造成硬件上的損壞，使所承載的數據信息丟失；物理損壞則是指刮傷磁帶磁盤的表面，損毀記錄信息；生物損壞則指的是利用灰塵進行傳播的霉菌孢子，居住在磁盤磁帶上，其分泌出的有機酸和酶等分泌物造成磁盤數據的丟失。所以防塵工作對于電子檔案來說具有更重要的意義。

濕度和溫度的影響。電子檔案和紙質檔案對環境的濕度和溫度都有較高的要求。在不適合紙質檔案存放的環境下，較高的濕度和溫度會加快紙張水解氧化的速度，發生字跡材料的洇化、擴散等現象。對于電子檔案來說，不適宜的溫度和濕度容易使聚酯底基發生收縮或膨脹而發生變形，而光盤的載體大部分使用的是鋁、塑料和多碳等材料，這些都會在不適宜的溫度下發生變形，對激光束的定位以及讀寫數據等都有很大的影響。根據相關資料了解到，對于紙質檔案來說，最佳的保存溫度為14—24℃，濕度為45%—60%，電子檔案的最佳保存溫度是16—20℃，最佳保存濕度是40%—50%。

外部震動以及磁場的影響。對于紙質檔案來說，機械震動以及磁場對其是沒有影響的，但對電子檔案的影響是巨大的。外來磁場常常作用在磁性的載體上，使載體的磁性涂層發生磁化或者消磁等現象，破壞記錄的信息，給數據的讀出造成障礙。除此以外，劇烈的機械震蕩使載體中的磁性分子的排列順序發生變化，減弱剩磁，破壞信號。所以電子檔案在存放時一定要遠離磁場較強的環境，可把帶磁性的載體放入具有抗磁功能的儲備物里，如金屬盒或框架內，同時要防止劇烈的機械震動的產生。

資料保護差異保護紙質檔案的主要目標是延長紙張的壽命，作為一個整體的載體和所記錄的信息，紙張保護好了，上面所記錄的文字信息自然會得到保護。不同于紙質檔案，電子檔案的載體與記錄的信息是可以分離的，這個特點使檔案信息極易被盜或者修改，所以在保存電子檔案時還必須要對電腦病毒給予高度的重視，電腦病毒常常隨意修改其他程序，實現自身的拷貝并傳播至其他程序內。所以電子檔案的保護工作還有待研究。當前，常將防火墻、數據加密、存取受權限控制、數字時間印章等方法用來保護電子檔案信息。

技術壽命方面差異紙質檔案的壽命僅與紙張的內部因素以及環境條件有關聯，但是電子檔案的壽命除了以上因素外還與當代的技術更新等方面緊密聯系在一起。電子檔案的信息與載體的結合是通過計算機完成的，只有通過計算機才能實現檔案資料的讀出和寫入。只要技術未及時更新，存入載體內的信息將沒有辦法提取出來。通常將技術過時歸結為兩方面的內容：一方面是技術的革新使新的貯存技術代替舊的；另一方面是出于商業方面考慮，由于廠家的破產或生產產品的內容發生變化使其以前生產的電子檔案設備很難再找到相應配套的產品。通常情況下，電子檔案的載體的壽命遠遠超過了識別他的軟件和硬件的技術壽命，所以技術過時對電子檔案的存儲比載體損壞造成的危害更為嚴重。

載體壽命方面差異盡管紙張的壽命取決于纖維素，而且纖維素在一定的環境下會發生氧化水解等化學反應，只要我們在日常的檔案護理過程中注意對以上兩種化學反應的預防，紙質檔案的存放壽命是可以延至千年以上的。光盤和磁性物質是構成電子檔案的載體。磁帶和磁盤的基本構成是聚酯底基，并且聚酯底基很容易吸塵和產生靜電，這些都會使自身的形狀發生彎曲，使磁粉脫落。粘合劑容易發生膨脹冷縮、生霉、脫落、磨損等缺點都會影響信息的再現。磁粉容易在磁場中受外磁場的影響而發生消磁、退磁等現象。這些不穩定因素的影響使得電子檔案的壽命要比紙質檔案的短得多，常常在5-15年就會結束自己的使命。

完成對電子檔案和紙質檔案的護理工作不是一件容易的事，我們要做好其管理工作，在實現檔案信息資料最大可能利用的同時又可以使檔案信息得到有效和安全的保護。當前的局勢是紙質檔案和電子檔案共存的時代，深入了解二者之間的差異和共同點對日后檔案管理工作會帶來更大的方便。

作者：崔學娜單位：泊頭市郝村鎮人民政府