對(duì)職校檔案監(jiān)管的思索

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本文作者：王雅麗作者單位：包頭職業(yè)技術(shù)學(xué)院黨委(院長(zhǎng))辦公室

干部人事檔案管理工作中的存在問題

1．傳統(tǒng)的人事檔案管理制度與新時(shí)期人事檔案的利用相矛盾的困境

傳統(tǒng)的干部人事檔案管理模式強(qiáng)調(diào)人事檔案高度保密和保護(hù)性，在《干部檔案工作條例》第七章第三十一條第五款中非常明確的提出“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及家屬及其直系親屬的檔案”。將檔案當(dāng)事人拒絕門外，無形中更加強(qiáng)化了干部人事檔案的政治性與神秘性。對(duì)于干部人事檔案內(nèi)容的特殊性，對(duì)其保密是無可厚非的。而另一方面，高職院校教職員工及社會(huì)公眾在對(duì)自身的福利待遇、住房公證、社保醫(yī)遼等方面的要求，需要個(gè)人檔案的內(nèi)容作為依據(jù)。那么，如何才能更好地處理高職院校干部人事檔案的保密與利用的關(guān)系，成為了對(duì)高職院校干部人事檔案管理工作中遇到的第一個(gè)困境。

2．高職院校干部人事檔案管理體制的困境

從檔案管理學(xué)的分類角度上，把干部人事檔案劃歸為專門檔案類別中，可見它區(qū)別于其它檔案的特殊性。目前，許多高職院校的干部人事檔案管理工作，有的在人事部門，有的在組織部門，還有的在綜合檔案部門，其管理的主體不清晰。按照傳統(tǒng)的管理模式來看，大部分干部人事檔案的實(shí)際利用是組織和人事部門，并且《干部檔案工作條例》中指出干部人事檔案管理在業(yè)務(wù)上受組織人事部門的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)，這樣無形中增加了干部人事檔案材料的往來交接轉(zhuǎn)遞的重復(fù)性工作，造成管理的盲區(qū)。從檔案資料收集、整理的角度看，因?yàn)闄n案管理人員不能真實(shí)地掌握每個(gè)員工的個(gè)人情況，如:參加工作時(shí)間、職稱評(píng)審日期、學(xué)歷等重要個(gè)人信息。對(duì)于交來的檔案資料不能辨別真?zhèn)危绊憴n案材料的鑒定工作，還有可能導(dǎo)至檔案資料缺乏真實(shí)性和準(zhǔn)確性，這樣會(huì)給高職院校組織人事部門了解員工的信息增加難度。從而使得干部人事檔案管理工作的歸屬成為了高職院校干部人事檔案管理工作中遇到的第二個(gè)困境。

3．干部人事檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)有待提高

多數(shù)高職院校干部人事檔案的管理人員沿襲傳統(tǒng)統(tǒng)的檔案管理工作方法，整天被大量的日常事務(wù)性工作所累，而且缺乏專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，在工作中難免會(huì)出現(xiàn)誤差。而且，高職院校對(duì)于干部人事檔案管理工作缺乏有效的激勵(lì)機(jī)制，使干部人事檔案工作者缺乏應(yīng)有的工作積極性，頻繁更換人員現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，從而使高職院校干部人事檔案工作隊(duì)伍不穩(wěn)定。再一方面，目前的狀況下，各高校專門學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)的人員較少，高職院校不容易招聘到檔案管理專業(yè)人員，在一定程度上影響了檔案管理隊(duì)伍的質(zhì)量和水平。

面對(duì)困境的選擇途徑

1．合理開發(fā)和利用干部人事檔案資源，發(fā)揮檔案的社會(huì)效益

干部人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人的現(xiàn)實(shí)活動(dòng)中產(chǎn)生和形成的文件，那么它必將會(huì)在今后的活動(dòng)中發(fā)揮一定的作用，它是一個(gè)人的工作和生活的真實(shí)的寫照。干部人事檔就像是一個(gè)人昨天、今天、明天的橋梁和紐帶。積累著大量的人才信息，它與個(gè)人生活與切身利益密切相關(guān)。干部人事檔案直接為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)，這也是有別于其它檔案的重要標(biāo)志。隨著社會(huì)化大繁榮的不斷發(fā)展，人才的交流互動(dòng)也更加頻繁，而更為廣闊的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展則需要人事檔案提供有力的依據(jù)。所以，今后甚至于更長(zhǎng)時(shí)期，無論單位或個(gè)人對(duì)于干部人事檔案的利用都是必不可少的。美國(guó)著名的3M公司、聯(lián)想公司廣州分公司等一些國(guó)外和南方一些著名的公司，都將員工的檔案信息公布在互聯(lián)網(wǎng)上，供職工查閱，對(duì)人事檔案的管理采用了社會(huì)化開放式的管理模式。隨著時(shí)代的不斷前進(jìn)，需要高職院校干部人事檔案管理工作者重新思考。干部人事檔案的管理服務(wù)工作，在法律和道德允許的范圍內(nèi)，強(qiáng)化干部人事檔案工作的制度建設(shè)，拓展干部人事檔案工作的利用范圍。不僅要能滿足組織、人事等部門的需要，同時(shí)還應(yīng)滿足廣大教職員工甚至社會(huì)公眾對(duì)干部人事檔案信息合理合法利用的需求。我們應(yīng)發(fā)揮傳統(tǒng)與現(xiàn)代管理模式的優(yōu)勢(shì)，克服兩者的弊病，創(chuàng)建以人為本的高職院校的干部人事檔案管理模式。

2．改革干部人事檔案工作管理模式

目前，針對(duì)高職院校的干部人事檔案管理模式存在著多樣性和復(fù)雜性的特點(diǎn)，在高校檔案界，對(duì)于干部人事檔案的管理模式是放在組織、人事部門，還是放在綜合檔案管理部門管理，也存在不小的爭(zhēng)議，雙方各持已見。部分高職院校將干部人事檔案納入學(xué)院綜合檔案部門管理，也就是集中式管理模式，其實(shí)質(zhì)就是將所有種類檔案集中統(tǒng)一管理。無論干部人事檔案管理歸屬在哪里，高職院校應(yīng)自始自終把檔案的安全保密工作放在首要位置，按照《干部人事檔案管理?xiàng)l例》中的相關(guān)規(guī)定，配備專職管檔人員和相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員。加強(qiáng)干部人事檔案的安全保密工作，確保檔案實(shí)體的安全、保密和完整。堅(jiān)持安全合理利用，維護(hù)檔案權(quán)威。并且應(yīng)在檔案管理部門和組織、人事部門之間建立檔案信息交流制度。只有建立這些有效的制度，并真正應(yīng)用到高職院校干部人事檔案管理實(shí)際工作中去，才能更好地解決檔案管理工作中遇到的難題。

3．建設(shè)一支高素質(zhì)管理人才隊(duì)伍

干部人事檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、復(fù)雜的而且繁重的工作，從事干部人事檔案工作人員首先應(yīng)具備一種矢治不渝、無私奉獻(xiàn)、甘于清貧和寂寞的精神。干部人事檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不斷規(guī)范干部人事檔案管理操作流程，確保檔案資料收集充分，交接手續(xù)齊全，借閱審批手續(xù)完整，記錄清晰，檔案內(nèi)容保管完整。加強(qiáng)干部人事檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)，要更新高職院校領(lǐng)導(dǎo)的工作觀念，逐步建立高職院校干部人事檔工作的責(zé)任與獎(jiǎng)懲機(jī)制，增強(qiáng)檔案工作者的責(zé)任心，提高工作積極性。并要加大培訓(xùn)力度，使高職院校干部人事檔案工作者的素質(zhì)與新時(shí)期檔案工作的要求相適應(yīng)。總而言之，做好干部人事檔案管理工作對(duì)于高職院校檔案管理工作，是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)，我們要不斷創(chuàng)新工作思路，提高檔案工作質(zhì)量，提升高職院校干部人事檔案的社會(huì)價(jià)值。