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      概論人事檔案管理的困難

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      概論人事檔案管理的困難

      一、醫院人事檔案管理存在的問題

      (一)人事檔案管理人員素質參差不齊

      醫院檔案管理人員大多是從醫院其它科室調崗而來的,在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊,且存在著學歷偏低和管理理念落后等問題,難以推動新形勢下醫院檔案工作的發展。

      (二)人事檔案管理硬件投入不足

      有些醫院由于地方有限,醫療用房緊張,致使檔案用房狹小,不符合檔案保管的標準,有些醫院檔案多,但專供人事檔案放置的檔案柜少,導致檔案沒按規范放置;有些醫院檔案室極其潮濕,易引起檔案材料霉變;有些醫院甚至連必備的切刀、統一的檔案夾,都無法購置齊備。

      二、加強醫院人事檔案管理的對策

      醫院人事檔案管理存在諸多問題,不利于醫院全面掌握人才情況,優化衛生人才資源配置。因此,加強人事檔案工作的管理,有助于醫院的發展和提高醫院的競爭力。

      (一)健全人事檔案管理制度首先必須加強人事檔案管理意識,把檔案管理納入醫院發展和管理的重要內容來抓,然后醫院要根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》等有關法律法規,結合實際情況,逐步完善本單位人事檔案管理的各項規章制度,使每個工作內容都有章可循,并確保各項制度得到落實,使人事檔案管理工作更科學、規范、高效。

      (二)改進人事檔案管理方法在人事檔案管理工作中,應促進人事檔案管理電子信息化,即把人員信息錄入信息系統,必要時可掃描全部內容,將人事檔案做成人才數據庫,提高檔案管理的檢索效率,使人力資源管理部門可迅速在數據庫中查找到人員的檔案信息,為醫院人事決策提供科學依據,在工作中發揮干部人事檔案的可利用價值。

      (三)規范人事檔案管理過程應嚴格按照人事檔案材料歸檔的要求,在收集過程中看所收材料是否完整,是否分類放好,是否蓋上公章。在鑒別上一定要遵循“取之有據、舍之有理”的原則,注重及時更新、補充歸檔材料,并注重保養人事檔案。在裝訂時實行全國的統一標準整理裝訂,做到經常檢查室內清潔衛生、防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等。

      (四)提高人事檔案管理人員素質隨著醫院檔案信息化建設的深入推進,檔案工作由傳統型的管理向高度知識化、高度集約化、高度技術化轉變,檔案領域更需要一支具有較強的綜合技術和管理能力的復合型人才。應加強對檔案專技人員的思想政治素質與業務能力的培訓力度,增強其責任感、緊迫感與專業技能。同時,鼓勵積極自學,鼓勵積極與同行交流學習,不斷拓展自己的知識領域,把學習情況與專業技術年度考核掛鉤,充分調動檔案專技人員的學習主動性,促進其努力提高自身素質。

      (五)加強人事檔案管理的基礎設施建設重視檔案的基礎設施建設,加大資金投入力度,在硬件方面,必須滿足檔案室的辦公用房,配置檔案信息的記錄設備,如掃描儀、相機、攝像機等與檔案保護設備,如空調,除濕機,滅火器等。在軟件方面,要引進計算機信息管理系統,用計算機儲存人事檔案,既可極大地方便使用者閱讀、查找資料,又能夠提高工作效率,節省大量人力物力,為醫院領導提供更加可靠、準確的數據信息。

      三、結論

      醫院人事檔案管理是醫院管理的一項重要內容,只有健全人事檔案管理制度,改進人事檔案管理方法,規范人事檔案管理過程,提高人事檔案管理人員素質,加強人事檔案管理的基礎設施建設,才能不斷開創醫院人事檔案管理工作的新局面。

      作者:嚴金瑜單位:肇慶市第三人民醫院

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