大數據高校人事檔案管理轉型

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摘要：大數據技術為高校人事檔案信息化管理帶來了機遇和挑戰。高校人事檔案管理部門要注重人事檔案信息化、構建大數據平臺，注重人事檔案數據化、確立大數據理念，注重人事檔案安全性、規避大數據風險。

關鍵詞：大數據人事檔案轉型

大數據時代的來臨，使人類社會生活的方方面面發生了革命性的變化，也正在有形無形地影響著人們的行為習慣、思維方式以及工作模式。眾所周知，高校人事檔案管理是典型的、基于數據收集、整理和分析的工作，大數據時代的到來，無疑為我們的工作帶來了挑戰和變革，當然也為我們帶來了新視角和新方法。就現狀而言，國內高等院校人事檔案管理基本上是以檔案的收集、整理、保存為主，在管理理念、思維習慣、行為方式乃至工作模式都遠未達到大數據時代對數據管理的要求。在高度信息化的現代社會，如何利用大數據理念來提升當前高校人事檔案管理水平，轉型高校人事檔案管理模式，是高校檔案工作者面臨的新課題。

一、注重人事檔案信息化，構建大數據平臺

目前，在高校人事檔案管理中，人事檔案信息化的不全面、不系統和遠落后于時代是人們常常詬病的一個主要問題。正如大數據的研究專家指出，大數據不僅僅是數據的體量大，更重要的是認識數據的思維要變化、收集數據和分析數據的思維也要變化。高校人事檔案信息化建設的關鍵在于準確可靠的、數字化的原始數據，這就要求人事檔案管理人員在收集整理檔案材料時，要以高度認真負責的態度審核和鑒別有關材料的真實性、準確性和完整性。在核定好有關材料信息的準確無誤后，要以二級單位或職能部門建立好基礎數據庫，并錄入所有人員的基本狀態數據，如，職工代號、姓名、性別、民族、籍貫、出生和入職日期、政治面貌、學歷學位、職務職稱等。檔案管理人員在錄入這些基本數據后，應繼續根據人事檔案分類編目的統一要求及標準，分門別類地數字化檔案材料的名稱、形成時間、份數及頁碼等。這樣在查詢時，便可以很快地定位想要查詢的內容，并可在索引中清晰地掌握被查詢人員的檔案全貌。當然，基于部門或職能部門的基礎數據庫還應互連、互通，以便基礎數據的及時更新和共享。如，組織部門的職務職級任免、年度績效考核等，人事部門的職稱評聘、師資培訓等，勞資財務部門的工資變動、社保辦理等，只有各部門和單位將人事檔案材料及時歸檔、錄入、更新，人事檔案部門才能統一審核、入庫，并最終達到更替及時、數據準確、信息共享。檔案管理人員素質勝任、管理科學是高校人事檔案信息化的關鍵。因此，高校人事檔案主管部門在配備人員時，要對崗位人員的學歷層次、專業知識、年齡結構等方面提出工作勝任要求，并培訓在崗工作人員的信息化知識、網絡技術知識和大數據知識，切實提升大數據背景下檔案管理人員的服務、管理、適應的素質和能力。

二、注重人事檔案數據化，確立大數據理念

對于大數據，麥肯錫全球研究所給出了大家比較認可的定義，即一種規模大到在獲取、存儲、管理、分析方面大大超出了傳統數據庫軟件工具能力范圍的數據集合，具有海量的數據規模、快速的數據流轉、多樣的數據類型和價值密度低四大特征。轉而言之，大數據變革了我們對世界的思維方式，如從樣本思維、精確思維、因果思維過渡到總體思維、容錯思維、相關思維。大數據的理念使得原本完全獨立的基礎數據庫間有了聯系和交匯，通過這些關聯重聚的數據就變成了更為豐富多樣的信息資源。也就是說，大數據的關鍵作用在于賦予信息內容及信息關系以新的內涵和意義。為此，高校人事檔案管理工作需要將人事檔案信息數據化，而不僅僅是數字化。數據化與數字化之間內涵差距較大。數字化是指將模擬數據變換為以0與1表示的二進制碼；而數據化則是指將現象轉變為可量化分析對象的過程。高校人事檔案信息通過數據化，才能被檢索、比較、統計、判斷、預測，進而有效地體現出數據的潛在價值。在高校人事檔案管理中，管理者常常需要做各種各樣的人事信息統計和判斷，這就需要有一個虛擬系統能夠把分布在不同基礎數據庫中的原始數據按照設定的要求進行描述和統計，大數據的理念給高校人事檔案管理帶來了革新性的理念。就我所在的地方本科院校而言，學校經常會對人事信息進行各類統計，這些數據需要從多個二級單位、職能部門的數據庫中獲取。然而，這里甚為關鍵問題的是，這些不同的基礎數據庫中的信息資源是否是及時更新，是否是完全同步，并且是否可共享。例如，現在要統計全校副職稱在各崗位定級中的薪酬情況和年齡分段情況，這其中需要涉及的信息包括：從師資信息管理系統中獲取某某副教授是某級崗位信息，從檔案信息管理系統中獲得該副教授的年齡情況，從勞資信息管理系統中獲取該副教授的工資信息，實際操作上非常復雜繁瑣。然而，如果這些基礎性數據庫的數據是關聯的、同步的、共享的，那么此種情況統計工作就非常容易且簡單快捷高效。倘若該同志剛剛評上了正教授，師資信息管理系統予以了體現，但勞資信息管理中該教授的工資卻沒有兌現，很明顯會造成人事信息統計數據的錯誤。基于大數據理念，建立在人事檔案數量化的人事管理系統完全可以有效避免此類低級錯誤，達成真正現實意義上的資源共享。

三、注重人事檔案安全性，規避大數據風險

由于當前還處于邁向大數據時代的初期，其應用方式和規模與現實要求還存在較大的距離。因此，我們在充分利用大數據進行高校人事檔案管理的轉型時，也應充分認識到大數據運行的局限性，尤其是目前的數據化技術還存在許多未知風險。一是要規避人事檔案大數據分析與判斷的潛在風險。即不能盲目提升大數據技術的作用卻沒有真正把握數據化資料的真諦，也不能盲目信任大數據技術的力量而忽視其自身的局限性，我們必須清醒地意識到大數據技術僅是提供了某種可能的解決方案或關系，而不是直接的或標準的答案和結果。在實際工作中，人事檔案管理者必須針對人事檔案信息化、數據化過程中可能存在的偏差或干擾建立必要的數據失效風險預警機制，以消除或最大程度地降低人事檔案數據資源的無效分析和誤判風險。二是要規避人事檔案數據資源的流失和泄露風險。由于采集者無法預知所集約的人事檔案信息未來的使用環境和應用目的，人事檔案信息化、數據化后，如何確保數據信息既能有效運用，又能確保不泄密和流失，已成為高校人事檔案部門信息資源開發利用工作中極為關鍵的現實問題。這可能既是人事檔案領域發展的機遇，也可能是引發信息災難的陷阱。因此，我們要建立信息隱私權的保護機制，對特殊信息數據進行必要的模糊處置，對有關個人信息關鍵數據再利用的行為，設置必要的數字化限制技術。高校人事檔案部門作為信息數據采集管理者應按照有關政策法律，要確立信息安全管理制度，依法擔負人事信息安全監管責任。

作者：彭艷 單位：衡陽師范學院人事處