論企業控制收賬款管理思考

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【提要】應收賬款是企業因銷售商品，或提供勞務等活動為客戶提供商業信用所形成的應收而未收的款項。形成應收賬款的直接原因是賒銷。在市場經濟的條件下，應收款項這項賒銷活動是不可避免的，雖然大多數企業希望現銷而不愿賒銷，但是面對競爭，為了穩定自己的銷售渠道、擴大銷路、減少存貨、增加收入，不得不向客戶提供信用業務。應收賬款的形成增加了企業風險。因此，企業必須加強應收賬款的管理，合理確定信用政策，及時收回應收賬款。

【關鍵詞】企業應收賬款控制

一、應收賬款的成因

1．業務人員在開拓市場，爭取客戶訂單的時候，通常都會遇到來自客戶的要求:采取先交貨后付款的方式進行交易，并且要求盡可能地提供寬松的信用條件（盡可能多的賒銷數量和盡可能長的付款時間）。然而，結果往往是，相當一部分客戶卻未能履行付款承諾。

2．客戶信息主要是掌握在業務員手中，公司各級決策者缺乏形成正確決策所需的足夠信息和資信依據。對于一些信用較差的客戶或交易價值不大的客戶卻因為業務人員盲目開發，缺乏準確的信用風險評估而放松了交易條件，為日后收款帶來隱患。

3．很多企業面對激烈的市場競爭環境，采取了各種形式的層層業務承包方式（如銷售額提成），然而，這些經營管理方式在追求對員工或管理者激勵的同時，往往弱化了企業風險控制機制，大量的貨款拖欠和壞賬給企業造成了巨大的損失。

4．貨款回收工作主要是依賴于業務員，在回款期限上隨意性大，客戶延期付款的情況過多，一些客戶已形成慣性拖欠。而財務部門只是事后管理，處理長期欠款。

二、應收賬款是一項風險投資

具體表現在:

1．應收款項越多，壞賬損失的概率就越大;

2．為了盡快收回應收賬款，向客戶提供現金折扣時會損失部分現金收入;

3．催收應收賬款會增加收賬費用;

4．應收賬款機會成本較大;

5．在通貨膨脹的條件下，應收款項會給企業帶來購買力的損失。更嚴重地說，應收賬款的失控會導致企業的倒閉。

在買方市場條件下，完全實行無賒銷經營是相當難的，不可避免會產生新的應收賬款，關鍵是如何控制新增欠款，使之無風險或將風險降到最低。

三、應收賬款的控制

（一）售前管理—建立健全客戶信用標準

應收賬款過多，會影響企業現金流、財務狀況和正常經營，單純的事后催收和控制遠不能解決問題，不能清除應收賬款對企業的消極影響，同時催收和控制本身也給企業帶來諸如增加費用、喪失市場、內部失衡等新的麻煩，這就敦促經理人要創新思維，把眼光投向事前控制。因此，建立企業信用管理制度顯得十分重要。售前管理主要是將管理重點前移到銷售業務發生之前，針對客戶的價值和風險進行統一的評估和預測。

1．以了解客戶為前提

客戶不僅是公司財富的來源，也是公司風險的來源。沒有健全、科學的管理制度，再好的技術手段也不能發揮應有的作用，因此應該做好客戶的資信檔案管理及信用等級評估，因為給予客戶一定的信用額度即意味著信賴，而信賴應以了解為前提，因此必須了解以下三個方面的風險:

（1）償付風險—客戶有破產危險嗎？此方面主要是評估客戶的資金實力如何，償還能力如何？

（2）流動性風險—客戶能及時付清貨款嗎？此方面主要是評估客戶的付款情況。

（3）銷售量風險—客戶業務在增長還是在下降？此方面主要是評估客戶的銷售總量、市場占有率、銷售網絡及開拓能力。

通過以上三方面的評估，對客戶定出一個風險級別及一個初步的賒銷額度。

2.要求客戶填報賒銷申請表

申請表內容包括:

（1）企業名稱并說明類型，如個人、合伙或是有限責任公司。

（2）發票及賬單寄送地址。

（3）獨資人或合伙人的全稱及家庭住址。必須清楚任何形式的非有限責任公司的獨資人或合伙人的個人財產也有清償公司債務的責任。

（4）有限責任公司的注冊號、注冊地點、稅務登記號及聯系人等。

（5）企業創建時間。創建時間不到兩年的企業，破產的可能性相對較高，在雙方的買賣關系進一步發展之前，盡可能壓縮信用額。

（6）估計進貨額。此數據一定要由客戶估計，而不是銷售人員估計，因為后者往往過于樂觀地高估，從而為賒銷額度的確定造成風險。

（7）其他賒銷參考。如客戶的銀行信貸評級、財務報表、信貸機構的報告、所在地的產品市場需求、市場競爭、最終用戶、客戶管理能力等，甚至包括一些表面印象,如與客戶接觸感覺如何？客戶內部組織完善嗎？他們回復電話、信件及時嗎？辦公室廠房情況如何等。

3．建立客戶賒銷表，形成客戶賒銷管理制度

在收到有關客戶的賒銷申請表后，可結合現有客戶的賒銷限額或信用期限，對有關客戶重新評估，決定一個合乎實際銷售情況的賒銷額度及賒銷期限。所以要確定一個原則:就是只有那些有償付能力的客戶才應列入公司賒銷對象。建立每個客戶賒銷表，以此為賒銷行為的依據，隨著客戶資信情況及銷售情況的變化及時調整賒銷表，對客戶增加及更名按同樣程序進行，這樣使賒銷行為有法可依，賒銷對象具體化，用以控制賒銷風險。

（二）售中控制

1．加強銷售合同的管理

對客戶進行信用等級評估后，與客戶簽訂銷售合同。賒銷限額及信用期限是銷售合同其中一個重要的內容。依合同開展銷售的各環節，并按合同與訂單組織生產與銷售，杜絕無合同或不按合同發貨。

2．運用ERP系統，建立健全新增應收賬款的銷審批制度

企業要建立一個以財務為中心，以銷售為龍頭，進銷存一體化的ERP系統，通過銷售系統，建立客戶資信等級評估，確定信用條件，并即時反映該客戶的銷售情況、收款情況及賒銷情況，由信用管理部門隨時掌握客戶的狀態，對不符合信用條件的，如到期貨款未付清的不予發貨，實現系統自動拒絕處理超出信用條件的客戶訂單，使每個客戶的銷售與資金回籠按合同及信用條件操作，保證應收賬款良性循環，最大限度地減少賒銷的風險。3．定期對賬

制訂一套規范的、定期的對賬制度，避免雙方財務上的差異而造成呆、死賬現象，同時對賬之后要形成具有法律效應的文書，而不是口頭承諾。

4．制定合理的激勵政策

在制定營銷政策時，要將應收賬款的管理納入對銷售人員考核的項目之中，即個人利益不僅要和銷售、回款業績掛鉤，也要和應收賬款的管理聯系在一起，制訂合理的應收賬款獎罰條例，使應收賬款處在合理、安全的范圍之內。

5．建立經銷商的庫存管理制度

通過對經銷商庫存的動態管理（銷售頻率、銷售數量、銷售通路、覆蓋區域等），及時了解經銷商的經營狀況，保證銷售的正常運轉，有效地控制應收賬款。

（三）售后控制——應收賬款管理制度

一般而言，客戶逾期拖欠賬款時間越長，賬款催收的難度越大，成為呆壞賬損失的可能性也就越高。企業必須要做好應收賬款的賬齡分析，密切注意應收賬款的回收進度和出現的變化。

1．對應收賬款實行動態管理。財務部應每月做好應收賬

款明細表及賬齡分析表。賬齡分析表應列示如下內容:

（1）各客戶最近四個月的銷售額、收款額、余額。

（2）賬齡情況。時間包括數期內、超數期30天內、超數期30～60天內、超數期60～90天內、超數期90～120天內、超數期120天外。

（3）對余額大或數期長以及銷售量或收款有異常的情況，要用文字說明，以引起高度重視。

（4）對接近超過時效期限的欠款客戶，提前半年采取發對賬函或催收函的形式讓對方確認欠款并延長時效期，以便以后訴訟需要。

（5）對賴賬的客戶或發現客戶有異常情況的，要及時通過法律訴訟。

2．建立應收賬款分類建檔制度

為了增加將來的營業機會必定產生應收賬款，但不能忽視應收款項產生的風險。客戶危險信號包括:①發出空頭支票;②承諾付款未能兌現;③永不回復留言;④發出期票;⑤支票被銀行退回;⑥轉換銀行;⑦卷入法院訴訟;⑧以低于成本傾銷貨物;⑨增長速度過快。當出現以上信號時，企業要將該客戶列入重點跟蹤對象。

3．建立應收賬款催收責任制度

在國外，大部分的賒銷額度與風險級別確定都是根據客戶的財務狀況及銀行資信獲得的。但在國內，因資料相對缺乏，建議結合使用風險級別及二八定律來進行賒銷管理。即20%的客戶占銷售額的80%，應先集中力量將這20%的客戶管理好。給予客戶一定的信用期。比如對有信用的大客戶的信用政策是“貨到30天”的次月5日付款。

4．企業對各種不同逾期賬款的催收方式（即收賬政策）是不同的。對逾期較短的顧客，不過多地打擾，以免將來失去這一市場;對逾期較長的顧客，頻繁地信件催款并電話催收;對逾期很長的顧客，可發律師函，必要時提請有關部門仲裁或提請訴訟等等。

5．追款

（1）聯系。銷售人員要適時與客戶保持電話聯系，隨時了解客戶的經營狀況、財務狀況、個人背景等信息并分析客戶拖欠款的原因。

（2）信函。銷售人員要對客戶進行全程跟進，與客戶接觸率與成功回收率是成正比的，越早與客戶接觸，與客戶開誠布公的溝通，被拖欠的機會就會越低。

（3）走訪。銷售人員要定期探訪客戶，客戶到期付款，應按時上門收款，或電話催收。即使是過期一天，也應馬上追收，不應有等待的心理。遇到客戶風險時，采取風險預警和時時、層層上報制，在某個責任人充分了解、調查、詳細記錄客戶信用的情況下，由主管、經理等參與分析，及時對下屬申報的問題給予指導和協助。

6．對已拖欠款項的處理

（1）文件。檢查被拖欠款項的銷售文件是否齊備;

（2）收集資料。要求客戶提供拖欠款項的事由，并收集資料以證明其正確性;

（3）追討文件。建立賬款催收預案。根據情況不同，建立三種不同程度的追討文件——預告、警告、律師函，視情況及時發出;

（4）最后期限。要求客戶了解最后的期限及其后果，讓客戶明確最后期限的含義;

（5）要求協助。使用法律手段維護自己的利益，進行仲裁或訴訟。