小議賬務(wù)處理中輔助核算思考
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隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的復(fù)雜化，企業(yè)所包含的業(yè)務(wù)活動(dòng)的種類越來(lái)越多，所涉及的專業(yè)領(lǐng)域也越來(lái)越廣，各種業(yè)務(wù)的工作量也越來(lái)越大。為了提高企業(yè)的管理力度和經(jīng)營(yíng)效率，很多單位實(shí)施了加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，細(xì)化會(huì)計(jì)核算的政策，對(duì)全部工作進(jìn)行深入細(xì)致的分析，要求在此基礎(chǔ)上進(jìn)行明確的分類核算和管理。在傳統(tǒng)的方法下，企業(yè)會(huì)開(kāi)設(shè)明細(xì)賬進(jìn)行核算，這樣增加了明細(xì)科目的級(jí)次，造成科目體系龐大，同時(shí)會(huì)給會(huì)計(jì)核算和管理資料的提供帶來(lái)極大的困難。計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理子系統(tǒng)則借助計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，設(shè)置了輔助核算模塊。通過(guò)該功能模塊，不僅能方便地實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算功能，而且能為管理提供快速便捷的輔助手段。
一、輔助核算賬的功能
輔助核算賬用于某些在日記賬簿和分類賬簿中未能記載或不完全記載的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，作為備查賬進(jìn)行登記。在手工方式下，輔助核算是獨(dú)立于會(huì)計(jì)科目分類核算的。一般是根據(jù)記賬憑證分別登記會(huì)計(jì)科目分類賬和備查賬，兩套賬是各自獨(dú)立的。科目分類賬需要登記全部憑證，而輔助核算賬僅需登記有關(guān)部分憑證，而且兩次登帳交叉重復(fù)、工作量大、準(zhǔn)確率低、不易核對(duì)。在財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)中，所謂輔助核算功能，是指當(dāng)一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，在進(jìn)行記賬處理時(shí)，不但要記到總分類賬、明細(xì)賬等正式賬簿，還要求記到相應(yīng)的輔助核算賬簿。賬務(wù)處理系統(tǒng)一般提供以下幾種輔助核算賬：?jiǎn)挝煌鶃?lái)輔助核算賬、個(gè)人往來(lái)輔助核算賬、項(xiàng)目管理輔助核算賬和部門(mén)管理輔助核算賬。
二、輔助核算功能的運(yùn)用
（一）單位往來(lái)業(yè)務(wù)輔助核算
單位往來(lái)是企業(yè)和其他企業(yè)間發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。會(huì)計(jì)科目中的“應(yīng)收票據(jù)”、“應(yīng)收賬款”、“預(yù)收賬款”、“預(yù)付賬款”、“應(yīng)付賬款”等都是處理單位往來(lái)業(yè)務(wù)的賬戶。當(dāng)企業(yè)往來(lái)客戶比較多，往來(lái)業(yè)務(wù)比較頻繁，清欠、清理往來(lái)賬的工作量大時(shí)，如果繼續(xù)時(shí)使用手工方式的科目設(shè)置，如：
113應(yīng)收賬款
11301應(yīng)收賬款-廣東11302應(yīng)收賬款——福建
1130101應(yīng)收賬款-廣東——A單位1130201應(yīng)收賬款——福建——C單位
1130102應(yīng)收賬款-廣東——B單位1130202應(yīng)收賬款——福建——D單位
……
由此可見(jiàn)，將地區(qū)、單位作為往來(lái)科目的二級(jí)、三級(jí)科目的設(shè)置，造成科目體系龐大，給會(huì)計(jì)工作造成了極大的不便。因此，對(duì)于往來(lái)客戶較多，往來(lái)核算管理要求高的單位來(lái)說(shuō)，可使用系統(tǒng)提供的單位往來(lái)輔助核算賬。
實(shí)施步驟如下：
首先，在系統(tǒng)初始化中對(duì)上述科目重新設(shè)置，將應(yīng)收賬款的性質(zhì)定義為“單位往來(lái)”，即113應(yīng)收賬款單位往來(lái)
這表示上述科目要設(shè)立單位往來(lái)輔助核算賬。接著，將具體的地區(qū)、往來(lái)單位等二、三級(jí)明細(xì)科目從科目體系中剝離出來(lái)，即
01廣東
0101A單位
102B單位
……
02福建
0201C單位
0202D單位
……
這些地區(qū)、往來(lái)單位等信息錄入后，存放在單位往來(lái)通信錄文件中統(tǒng)一管理。
在輸入憑證時(shí)，遇到科目性質(zhì)為“單位往來(lái)”的科目，系統(tǒng)自動(dòng)從單位往來(lái)通信錄文件中提取地區(qū)、往來(lái)單位，供財(cái)會(huì)人員選擇。這些往來(lái)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)保存在憑證文件中和專門(mén)用于往來(lái)管理的數(shù)據(jù)庫(kù)文件中。財(cái)務(wù)人員可以對(duì)應(yīng)收（或應(yīng)付）賬從不同角度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)查詢，如：可以按科目查詢、可以按單位查詢，也能同時(shí)查詢科目和單位。
（二）個(gè)人往來(lái)輔助核算
個(gè)人往來(lái)是指企業(yè)與企業(yè)內(nèi)部職員之間發(fā)生的經(jīng)濟(jì)往來(lái)業(yè)務(wù)，如個(gè)人借款，差旅費(fèi)借款等。由于各單位的經(jīng)營(yíng)性質(zhì)、經(jīng)營(yíng)方法不同，有些單位的個(gè)人往來(lái)業(yè)務(wù)很少，有些單位的個(gè)人往來(lái)業(yè)務(wù)很多，業(yè)務(wù)發(fā)生也非常頻繁。對(duì)于后者，在進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí)，可啟用賬務(wù)處理系統(tǒng)提供的個(gè)人往來(lái)輔助核算功能。將個(gè)人往來(lái)業(yè)務(wù)的管理、清理工作納入個(gè)人往來(lái)輔助管理中，可大大減少清理工作量，有利于加強(qiáng)個(gè)人往來(lái)戶的管理。
個(gè)人往來(lái)輔助核算的使用與單位往來(lái)輔助核算的原理相同。假設(shè)手工方式下科目設(shè)置如下：
119其他應(yīng)收款
11901其他應(yīng)收款——個(gè)人借款
1190101其他應(yīng)收款——個(gè)人借款——張三
1190102其他應(yīng)收款——個(gè)人借款——李四
……
11902其他應(yīng)收款——差旅費(fèi)借款
1190201其他應(yīng)收款——差旅費(fèi)借款——張三
1190202其他應(yīng)收款——差旅費(fèi)借款——李四
……
要進(jìn)行個(gè)人往來(lái)輔助核算，先對(duì)上述科目結(jié)構(gòu)進(jìn)行修改，并將科目性質(zhì)定義為“個(gè)人往來(lái)”輔助核算。即
119其他應(yīng)收款
11901其他應(yīng)收款——個(gè)人借款個(gè)人往來(lái)
11902其他應(yīng)收款——差旅費(fèi)借款個(gè)人往來(lái)
將具體的個(gè)人明細(xì)科目從原科目體系中剝離出來(lái)，把個(gè)人信息存放在個(gè)人通信錄文件中進(jìn)行統(tǒng)一管理。設(shè)置為：
01張三
02李四
……
在輸入憑證時(shí)，遇到科目性質(zhì)為個(gè)人往來(lái)業(yè)務(wù)的科目（如：其他應(yīng)收款-個(gè)人借款或差旅費(fèi)借款）時(shí)，系統(tǒng)要求用戶確定個(gè)人往來(lái)戶的名稱。記賬時(shí)，該筆業(yè)務(wù)的發(fā)生額分別記入該科目的總分類賬、明細(xì)分類賬、個(gè)人往來(lái)輔助核算賬。同樣，財(cái)務(wù)人員也可以從科目、個(gè)人的角度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和查詢。
（三）項(xiàng)目管理輔助核算
所謂項(xiàng)目，即專門(mén)的經(jīng)營(yíng)對(duì)象。實(shí)際上，它可以是一項(xiàng)工程、一種產(chǎn)品、一個(gè)科研項(xiàng)目等。實(shí)際會(huì)計(jì)核算時(shí)，經(jīng)常要求將圍繞這些項(xiàng)目所發(fā)生的所有收支，按費(fèi)用或收入類別設(shè)立專門(mén)的明細(xì)賬，以便更好完成對(duì)每個(gè)項(xiàng)目投入產(chǎn)出及費(fèi)用情況的核算。按這種核算要求，在手工方式下會(huì)按項(xiàng)目設(shè)立二級(jí)或三級(jí)科目，再在其下級(jí)設(shè)立收支或費(fèi)用明細(xì)科目。
手工方式下，對(duì)產(chǎn)品的收入和費(fèi)用的核算，會(huì)計(jì)科目會(huì)這樣設(shè)置。
137庫(kù)存商品
13701A產(chǎn)品13702B產(chǎn)品；
401生產(chǎn)成本
40101A產(chǎn)品40102A產(chǎn)品
4010101直接材料4010201直接材料
401010101材料一401020101材料一
401010102材料二401020102材料二
……
4010102直接人工4010202直接人工
4010103制造費(fèi)用4010203制造費(fèi)用
4010104其他4010204其他
501主營(yíng)業(yè)務(wù)收入
50101A產(chǎn)品50102B產(chǎn)品
502主營(yíng)業(yè)務(wù)成本
50201A產(chǎn)品50202B產(chǎn)品
很明顯，這樣做有兩個(gè)缺點(diǎn)：一是科目結(jié)構(gòu)復(fù)雜，體系龐大；二是難以進(jìn)行橫向的統(tǒng)計(jì)分析。在計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理系統(tǒng)中，提供的項(xiàng)目輔助核算模塊可以實(shí)現(xiàn)該核算方式。
以上述產(chǎn)成品核算為例，項(xiàng)目輔助核算操作步驟如下：
首先，進(jìn)行會(huì)計(jì)科目設(shè)置，把要進(jìn)行項(xiàng)目輔助核算的科目（如：費(fèi)用、成本、收入等）的性質(zhì)定義為“項(xiàng)目核算”。如：
137庫(kù)存商品項(xiàng)目核算
401生產(chǎn)成本項(xiàng)目核算
40101直接材料項(xiàng)目核算
4010101材料一項(xiàng)目核算
4010102材料二項(xiàng)目核算
……
40102直接人工項(xiàng)目核算
40103制造費(fèi)用項(xiàng)目核算
40104其他項(xiàng)目核算
501主營(yíng)業(yè)務(wù)收入項(xiàng)目核算
502主營(yíng)業(yè)務(wù)成本項(xiàng)目核算
將具體項(xiàng)目從科目體系中剝離出來(lái)，在項(xiàng)目輔助核算模塊中定義有關(guān)項(xiàng)目代碼、名稱等資料。如
01產(chǎn)成品
101A產(chǎn)品
102B產(chǎn)品
在日常業(yè)務(wù)處理中，錄入憑證時(shí)，當(dāng)輸入科目的性質(zhì)為“項(xiàng)目核算”時(shí)，系統(tǒng)將要求財(cái)會(huì)人員錄入或選擇項(xiàng)目代碼。記賬后，即可在項(xiàng)目輔助核算模塊中查詢各種項(xiàng)目核算與管理所需的賬表，即項(xiàng)目總賬、某科目的項(xiàng)目明細(xì)賬和某項(xiàng)目的項(xiàng)目明細(xì)賬，以及項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表和項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃報(bào)告。通過(guò)該功能模塊，不僅方便地實(shí)現(xiàn)對(duì)成本、費(fèi)用和收入按項(xiàng)目核算，而且為這些成本、費(fèi)用及收入情況地管理提供了快速方便地輔助手段。
（四）部門(mén)管理輔助核算
為了加強(qiáng)管理、提高經(jīng)濟(jì)效益，許多企業(yè)單位都實(shí)行了部門(mén)核算，考核標(biāo)準(zhǔn)包括收入和費(fèi)用兩項(xiàng)指標(biāo)。因此，賬務(wù)處理系統(tǒng)要求提供部門(mén)核算輔助功能，即對(duì)收支類業(yè)務(wù)，除了按類別進(jìn)行核算外，還需要按部門(mén)進(jìn)行核算。如“管理費(fèi)用”科目下，除了要按類別分成管理人員工資，辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等項(xiàng)目進(jìn)行核算，然后還需要進(jìn)行對(duì)每個(gè)費(fèi)用在不同部門(mén)中進(jìn)行核算。如果一個(gè)單位有10個(gè)部門(mén)需要進(jìn)行部門(mén)考核核算，管理費(fèi)用類別項(xiàng)目有10個(gè)，那么在“管理費(fèi)用”科目下就應(yīng)設(shè)置100個(gè)明細(xì)科目。這種核算方式在手工條件下工作量是相當(dāng)大的，但在計(jì)算機(jī)條件下，利用系統(tǒng)提供的部門(mén)核算輔助功能，卻能輕而易舉地實(shí)現(xiàn)。下面以管理費(fèi)用為例介紹部門(mén)輔助核算功能的使用。
首先，在系統(tǒng)初始化時(shí)設(shè)置會(huì)計(jì)科目。即
521管理費(fèi)用
52101辦公費(fèi)部門(mén)核算
52102差旅費(fèi)部門(mén)核算
52103保管費(fèi)部門(mén)核算
52104業(yè)務(wù)招待費(fèi)部門(mén)核算
……
接著將部門(mén)（高層、中層、底層部門(mén)）從科目體系中剝離出來(lái)，在部門(mén)代碼設(shè)置模塊中定義。即
01一部
02二部
03三部
………
輸入憑證時(shí)，若輸入科目性質(zhì)為“部門(mén)管理”的科目，系統(tǒng)將自動(dòng)提示用戶輸入相應(yīng)的部門(mén)或顯示部門(mén)代碼對(duì)照表供財(cái)務(wù)人員選擇部門(mén)。在記賬時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)形成部門(mén)核算與管理所需的各種數(shù)據(jù)。在系統(tǒng)中，用戶可以查詢部門(mén)總賬、部門(mén)明細(xì)賬，以及自動(dòng)輸出部門(mén)收支明細(xì)表和部門(mén)計(jì)劃執(zhí)行報(bào)告。
綜上所述，在計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理系統(tǒng)中，開(kāi)設(shè)輔助核算賬簿能起到較好的管理作用，使用輔助核算賬不但能簡(jiǎn)化科目結(jié)構(gòu)、減少科目數(shù)量，而且能方便的對(duì)一些特殊的核算進(jìn)行橫向或縱向統(tǒng)計(jì)的分析，這一切工作并不需要用戶錄入額外或重復(fù)的數(shù)據(jù)就能實(shí)現(xiàn)。使用輔助核算賬在強(qiáng)化會(huì)計(jì)信息的管理和控制同時(shí)，還能為企業(yè)的預(yù)測(cè)、決策提供信息和依據(jù)。
