電算化會計檔案管理

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一、電算化會計檔案指存儲在計算機中的會計數據（以磁性介質或光盤存儲的會計數據）和計算機打印出來的書面形式的會計數據。

會計數據是指記帳憑證、會計帳簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數據，以及會計軟件系統開發運行中編制的各種文檔程序和其他會計資料。電算化會計檔案管理的主要任務是：監督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會計檔案的安全與保密，保證各種會計檔案得到合理和有效的利用，并安全保存。

計算機內會計數據的打印輸出和保存是替代手工記帳單位的重要工作。采用電子計算機打印輸出的會計憑證、帳簿、報表應當符合國家統一會計制度的要求，必須采用中文或中外文對照，字跡要清晰，保存期限按《會計檔案管理辦法》的規定執行。

二、記帳憑證的生成與管理

電算化后，記帳憑證的生成有兩種方式：

1.根據原始憑證在計算機上直接編記帳憑證，由計算機打印輸出。在這種情況下，記帳憑證上應有錄入員、稽核人員和會計主管人員的簽名或蓋章。收付款記帳憑證還應由出納人員簽名或蓋章。打印生成的記帳憑證視同手工填制的記帳憑證，按《規范》、《會計檔案管理辦法》的有關規定立卷歸檔保管。

2.手工事先作好記帳憑證，向計算機錄入記帳憑證，然后進行處理。在這種情況下，保存手工記帳憑證與機制憑證皆可。

在保證記帳憑證清晰的條件下，計算機打印輸出憑證中的表格線可適當減少。

三、會計帳簿和報表的生成與管理

對電算化后的會計帳簿和會計報表的打印和保管《規范》有明文規定，即應當打印出書面形式，其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規定辦理。考慮到計算機打印的特殊情況，在《會計電算化工作規范》中對會計資料生成作了一些靈活規定，包括：

1.現金日記帳和銀行存款日記帳要每天登記并打印輸出，做到日清月結?，F金日記帳和銀行存款日記帳的打印，由于受到打印機條件的限制，可采用計算機打印輸出的活頁帳頁裝訂成冊。如果每天業務較少、不能滿頁打印的，可按旬打印輸出。

2.一般帳簿可以根據實際情況和工作需要按月或按季、按年打印；發生業務少的帳簿，可滿頁打印。

3.在所有記帳憑證數據和明細分類帳數據都存儲在計算機內的情況下，總分類帳可用“總分類帳本期發生額及余額對照表”替代。

4.在保證帳簿清晰的條件下，計算機汀印輸出的帳簿中表格線可適當減少。

四、關于會計電算化系統開發的文檔資料的管理

會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管，保管期截至該系統停止使用或有重大更改之后的1—3年。

五、關于磁性介質及其他介質的管理

存儲計算機中的會計數據（以磁性介質或光盤存儲的會計數據），是在會計電算化情況下新的會計檔案形式。在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并留有副本。

一般說來，為了便于利用計算機進行查詢及在電算化系統出現故障時進行恢復，這些介質都應視同會計資料或檔案進行保存。

采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質存儲會計帳簿、報表，具有磁性化和不可見的特點。因此，必須注意以下幾點：

第一，采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質存儲會計數據，不再定期打印輸出會計帳簿，應征得同級財政部門的同意。

第二，保存期限同打印輸出的書面形式的會計帳簿、報表。

第三，記帳憑證、總分類帳、現金日記帳和銀行存款日記帳仍需要打印輸出，還要按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關帳簿、報表。

六、安全和保密措施

1.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等工作。重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個以上不同的地點，最好在兩個不同建筑物內。

2.采用磁性介質存貯會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。

3.嚴格執行安全和保密制度，會計檔案不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。

對任何偽造、非法涂改變更、故意毀壞數據文件、帳冊、軟盤等行為，都要進行相應的處理。

4.各種會計資料包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤、計算機設備、光盤、微縮膠片等，未經單位領導同意，不得外借和拿出單位。

5.借閱會計資料，應該履行相應的借閱手續，經手人必須簽字記錄。存放在磁介質上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查，防止感染病毒。

七、建立檔案管理制度

檔案管理一般是通過制定與實施檔案管理制度來實現的。檔案管理制度一般包括以下內容：

1.存檔的手續，主要是指各種審批手續，比如打印輸出的帳表，必須有會計主管、系統管理員的簽章才能存檔保管；

2.各種安全和保密措施；

3.檔案管理員的職責與權限；

4.檔案的分類管理辦法；

5.檔案使用的各種審批手續；

6.各類文檔的保存期限及銷毀手續。