提升鐵路單位物資監(jiān)管措施
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本文作者：張仁軼作者單位：中鐵十六局集團第一工程有限公司
1．項目物資成本管理意識落后。目前大多數(shù)鐵路部門的財務(wù)僅關(guān)注簡單的成本核算，對項目整體地物資成本（材料、物流、人工成本、庫存滯留、施工時間成本）產(chǎn)生的超支或者結(jié)余原因方面沒有具體的分析，成本管理沒有針對性的依據(jù)及意見。同時，整體項目沒有細致的成本預(yù)算及科學(xué)的成本費用分析，在管理上獎懲措施不到位，缺乏各部門之間有效的配合和監(jiān)督的規(guī)章制度及執(zhí)行能力。
2．建設(shè)單位物資采購現(xiàn)狀。物資采購在企業(yè)的商業(yè)活動中占有重要的地位，目前，建設(shè)單位雖然已經(jīng)意識到其重要性，但很大程度上，也只是“老套”執(zhí)行。采購環(huán)節(jié)控制不當，管理職責(zé)、管理權(quán)限劃分不明確，物資流通無規(guī)范秩序，采購成本過高，采購物資質(zhì)量無統(tǒng)一標準，質(zhì)量無法保證。
3．物資管理機構(gòu)、制度不規(guī)范。沒有專門的物資管理部門，物資管理工作無專人負責(zé)，物資管理工作不能獨立執(zhí)行。且沒有明確的制度規(guī)范物資管理行為，未明確規(guī)定的個人工作職責(zé)要求，物資管理不規(guī)范，無章可循，無法可依。只能簡單地完成供應(yīng)和服務(wù)的任務(wù)，無法實現(xiàn)用最低的成本，創(chuàng)造最佳的效益。
4．物資管理業(yè)務(wù)人員素質(zhì)下降。在緊張的工程項目進行過程中或繁忙的準備工作階段，物資管理在施工生產(chǎn)中的作用往往被忽視，能夠切實為鐵路物資管理部門提供有效方案的高級物流專業(yè)人才緊缺，整體層次低，人員配備隨意性大，嚴重影響鐵路物資質(zhì)量管理水平的提高。人員業(yè)務(wù)的不專業(yè)，也是嚴重制約著建設(shè)單位經(jīng)濟效益提高的原因之一。
5．工程質(zhì)量意識不強，影響企業(yè)整體質(zhì)量形象，對物資成本造成浪費。在整個工程建設(shè)發(fā)展史上，有很多因為工程質(zhì)量導(dǎo)致的事故案例，工程質(zhì)量事故是影響經(jīng)濟損失最直接的表達方式，也是成本浪費最直接的表現(xiàn)之一。而工程質(zhì)量意識因多方面因素造成的下降，同時也是造成工程質(zhì)量多數(shù)返工維修成本價值增高的原因之一。
6．信息繁瑣無序，信息管理薄弱。隨著鐵路設(shè)施品類繁多技術(shù)更新快，物資采購、物流、儲存、發(fā)放、物資回收再利用等一系列活動過程中產(chǎn)生海量的單據(jù)、合同、報表、文件等資料，數(shù)據(jù)的收集、處理及分析都處于薄弱的環(huán)節(jié)。員工對每個環(huán)節(jié)的信息不了解，管理人員不能夠通過有效的物資管理信息掌握工作進展情況，不能從大量繁瑣、無序的工作中解脫出來，多數(shù)企業(yè)還存在使用人海戰(zhàn)術(shù)去解決各個環(huán)節(jié)的信息控制和統(tǒng)計，人工成本較大，綜合工作效率不高。
二、提高鐵路建設(shè)單位物資管理工作的措施
1．提高科學(xué)成本管控及根據(jù)現(xiàn)狀制定實際有效的成本管理體制。總結(jié)歷年來財務(wù)成本信息，對所有的預(yù)算、結(jié)算產(chǎn)生的超支及結(jié)余分析具體原因，制作相應(yīng)的案例分析。吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，制定其中出現(xiàn)問題環(huán)節(jié)所對應(yīng)的規(guī)范規(guī)章制度，對部門人員工作實行績效考評同經(jīng)濟利益緊密掛鉤，調(diào)動各部門在成本控制方面的主動性，完善管理體制。預(yù)算的每個部分環(huán)節(jié)都要有詳細的說明及用途，制定嚴格的審批執(zhí)行程序及預(yù)算執(zhí)行制度。
2．提高物資采購計劃性及采購管理制度性。采購環(huán)節(jié)控制的首要任務(wù)就是執(zhí)行采購計劃，計劃內(nèi)容包括物資采購的種類、規(guī)格、數(shù)量、標準、價格、供貨時間、供應(yīng)商。并且保證每個物品的采購都要有明確的說明且能按照計劃執(zhí)行，能夠執(zhí)行嚴格的審批流程。詢價過程及結(jié)果核算有詳細的記錄，最終審批要做嚴格的對比方案后實施。另外加強與供應(yīng)商之間合同管理，降低采購風(fēng)險，加強增加對供應(yīng)商的審計工作，來提高供應(yīng)商供貨的質(zhì)量水平，共同降低成本和共享利潤，形成良好的長期合作關(guān)系，形成平穩(wěn)供貨和持續(xù)改善物料質(zhì)量及服務(wù)，提高市場的競爭力。實行各部門與采購部門協(xié)同及信息互饋等內(nèi)容，以消除原采購流程中存在弊端，解決公司采購活動中現(xiàn)存問題。
3．提高物資管理系統(tǒng)功能設(shè)計。創(chuàng)建單獨的物資管理部門，對整個物資運轉(zhuǎn)流程進行監(jiān)督審計。基層站段通過之前提到的流程系統(tǒng)及時上報預(yù)算，采購按需詢價對比拿出可行方案及成本核算，物資處嚴格審批后，轉(zhuǎn)入采購流程，以保證及時招標采購。創(chuàng)建完整、準確的物資目錄信息，物資倉儲管理中涉及的操作信息要有記錄，如：收料、發(fā)料要記錄日期、物資名稱規(guī)格型號、數(shù)量、金額、目錄價、經(jīng)辦人等信息，庫管員、材料員、車間使用人三者之間責(zé)任清楚，收料、發(fā)料后動態(tài)更新庫存量。根據(jù)需要應(yīng)及時更新物資目錄，物資目錄要便于維護、查詢，更方便地查詢收料、發(fā)料、庫存情況，使物資采購、分發(fā)工作更加合理、便捷。物資管理部門對一個時期消耗的各類物資進行統(tǒng)計，為成本分析、預(yù)結(jié)算分析和節(jié)支決策等工作提供快捷的信息支持，可方便地統(tǒng)計分析庫存情況，生成各種統(tǒng)計報表。
4．提高物資人員業(yè)務(wù)水平，減少人為控制因素，實行制度約束。加強人力資源管理水平，不斷提高從業(yè)人員的素質(zhì)，引入現(xiàn)代化管理手段，提高成本控制意識及工作水平考核，適應(yīng)現(xiàn)代化大生產(chǎn)的要求，增強獎懲機制。物資管理人員自身要明確職責(zé)和任務(wù)，無論從工程的現(xiàn)代項目管理理論還是物資管理的現(xiàn)代物流理論來看都需要提高計算機信息技術(shù)的系統(tǒng)管理理論，需要涉及面廣、專業(yè)性強，而且發(fā)展迅速，更新快，必須自覺不間斷地學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)，在物資采購、運輸、倉儲過程中遇到的問題能化繁為簡、迎刃而解、保證質(zhì)量。同時，企業(yè)必須創(chuàng)造條件盡快培養(yǎng)和造就一批高素質(zhì)的物資管理專業(yè)人才，在打造精品工程的同時打造一支過硬的物資管理隊伍。嚴格控制人員編制，不準隨意超定編配備管理人員。本著“精干高效，結(jié)構(gòu)合理，一崗多責(zé)，一專多能”的原則組建。只有這樣，才能做到減員提效，提高全員勞動生產(chǎn)率，達到降低管理費支出的目的。壓縮管理人員編制，在精干管理人員隊伍上下工夫，提高企業(yè)管理水平和整體經(jīng)濟效益。
5．提高質(zhì)量意識，增大質(zhì)量成本。工程建筑要保證質(zhì)量，避免不必要維修費用的支出，工程的質(zhì)量與企業(yè)的信譽和知名度也是密不可分的。建筑單位應(yīng)樹立強烈的質(zhì)量意識，做好工程防護和交付工作。施工物資成本控制得當，工程建設(shè)過程嚴格執(zhí)行，嚴格按照質(zhì)量標準驗收，保證工程完成的質(zhì)量，使用戶滿意，這樣才能減少后期的服務(wù)及維修費用。否則，質(zhì)量一旦發(fā)生問題，維修費用勢必加大，企業(yè)的經(jīng)濟損失和管理費用勢必增加，企業(yè)的整體利益和外部形象也會大打折扣。切實抓好成本管理、質(zhì)量管理，努力探索和促進施工企業(yè)生產(chǎn)力發(fā)展的創(chuàng)新。調(diào)動廣大職工關(guān)心生產(chǎn)經(jīng)營，努力降低成本，挖潛提效，提高企業(yè)在市場的競爭能力，以最少的資金投入換取最大的經(jīng)濟效益。并針對已經(jīng)完成的建筑工程，要定期進行質(zhì)量回訪，收集留檔相關(guān)資料。創(chuàng)造品質(zhì)工程才能在激烈的市場競爭中立于不敗之地。
6．信息化管理。利用現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)實現(xiàn)鐵路物資管理信息化勢在必行。信息化工作要考慮鐵路物資權(quán)限管理各部門各環(huán)節(jié)多級結(jié)構(gòu)這一特點，綜合規(guī)劃，統(tǒng)一軟件。信息系統(tǒng)的用戶，在采購部門、招標部門、管理監(jiān)督部門、設(shè)備管理部門、信息統(tǒng)計部門、人力資源部門及供應(yīng)段、基層站段，例如材料計劃員、倉庫管理員，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等，都要設(shè)立并實時更新業(yè)務(wù)上的交互需求信息，建立監(jiān)督信息平臺，每個部門信息監(jiān)管的負責(zé)人各自擔(dān)負不同的物資信息管理職能，相互聯(lián)系相互制約。另外，這一信息手段最重要的是要利用在采購平臺中，形成電子商務(wù)系統(tǒng)，除積累供應(yīng)商基本信息和采購需求外，還要定期對供應(yīng)商在一個時期的信譽度進行評價考核，在一定程度上起到自我監(jiān)督作用。
