小議地稅部門檔案管控

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[摘要]地稅檔案管理工作是地稅系統(tǒng)稅收管理工作的重要組成部分,是地稅系統(tǒng)稅收管理工作不可缺少的輔助工具,也是地稅管理部門處理業(yè)務(wù)和履行職能的重要手段。加強(qiáng)地稅檔案管理工作,能有效地促進(jìn)地稅管理工作,更好地服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,為黨委、政府提供決策依據(jù)。

[關(guān)鍵詞]地稅檔案管理思考

一、常山縣地稅檔案管理現(xiàn)狀

近年來,常山縣地稅十分重視稅收檔案工作。共建立了縣地稅局綜合檔案室、縣稽查局檔案室、第一稅務(wù)分局檔案室、第二稅務(wù)分局檔案室等4個(gè)檔案室,專職人員有4人,兼職15人。其中:省二級(jí)檔案室3個(gè)、市一級(jí)檔案室1個(gè)。文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、聲像檔案等都按規(guī)定要求整理成冊(cè),基本達(dá)到了《浙江省地稅系統(tǒng)稅收征管檔案管理辦法》要求。

二、檔案在稅收征管中發(fā)揮積極作用

常山縣地稅局十分注重發(fā)揮檔案工作在指導(dǎo)稅收征管、服務(wù)稅收等方面的積極作用,隨著稅收征管檔案管理水平的逐年提高,也為稅收征管工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)提供了優(yōu)質(zhì)服務(wù)和信息保障。主要體現(xiàn)在:

一是通過檔案整理提升水平。日常工作中,對(duì)納稅人認(rèn)定事項(xiàng)準(zhǔn)確與否,適用的稅種稅率有無錯(cuò)誤,稅額計(jì)算精確度如何,選案和稅務(wù)檢查是否認(rèn)真,違章處理是否合理合法,稅款的減免有無違反政策現(xiàn)象等,都以稅收征管資料為主要依據(jù)。在稅收檔案收集整理、補(bǔ)充完善、科學(xué)歸檔過程中,做到資料收集齊全,分類合理,檢索快捷,查閱方便的要求,從而促進(jìn)內(nèi)部管理水平的進(jìn)一步提升。

二是在稅收檢查中發(fā)揮作用。稅務(wù)檔案是稅收征管工作的執(zhí)法依據(jù),也是稅務(wù)工作日益程序化、規(guī)范化的體現(xiàn)。過去由于檔案管理不規(guī)范,在查閱以往年度征管資料時(shí)極為不便,有些戶籍資料甚至不全,一些稽查案件因缺乏證據(jù)而無法定論。從地稅導(dǎo)入ISO9000質(zhì)量管理系統(tǒng)以來,檔案工作納入了正常管理程序,檔案工作規(guī)范化不僅提高了稅收征管水平,也提高了工作效率,特別是在稅收檢查中,檔案發(fā)揮了重要的作用。

三是為征管考核提供了依據(jù)。稅收檔案能夠直接體現(xiàn)一個(gè)地方稅收征收管理情況,上級(jí)稅務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的稅收征管質(zhì)量考核很多是通過查閱稅收檔案,分析檔案數(shù)據(jù)等手段進(jìn)行定量或定性的。

四是為稅務(wù)宣傳積累資料。對(duì)涉及地稅工作的重大活動(dòng),我們每月通過大事記形式記錄,并注重各種圖片資料、音響資料的收集。在每年的稅收宣傳月活動(dòng)中,借取綜合檔案室的一些文檔、聲像資料制作形成圖文并茂、生動(dòng)翔實(shí)的宣傳圖片,通過這些資料圖片宣傳,讓社會(huì)各界理解和支持稅收工作。

三、常山縣地稅檔案管理工作中存在的不足

過去由于多種原因,該局把檔案管理作為一項(xiàng)階段性工作,每年安排一段時(shí)間集中整理,而平時(shí)檔案工作很少顧及,缺乏經(jīng)常性的檔案管理和利用。從省地稅局印發(fā)《浙江省地稅系統(tǒng)稅收征管檔案管理辦法》以來,地稅征管檔案工作才逐步走上正規(guī),但從目前各地稅收檔案管理現(xiàn)狀來看,尚存在以下不足:

一是征管資料收集不到位、不全面。具體表現(xiàn)在基層稅務(wù)分局除稅務(wù)登記、納稅申報(bào)資料外,其他稅收資料很難完整掌握,特別是通過網(wǎng)上申報(bào)之后,紙質(zhì)資料越來越少,許多涉稅資料不法收集到位。二是征管資料分類不一致。對(duì)征管資料的管理,不僅僅是按檔案管理的要求進(jìn)行裝訂,更重要的是要把征管資料進(jìn)行分類、歸并,使其在內(nèi)容上有完整性、統(tǒng)一性,能夠準(zhǔn)確反映征收管理的全過程,有利用價(jià)值。在實(shí)際工作中,按照征管資料的功能和用途不同,可分為稅務(wù)登記、納稅申報(bào)、票證管理、稅務(wù)稽查、其他法律文書類等。但各類文書資料的整理、收集、歸檔由各個(gè)不同的部門管理,同一納稅人當(dāng)年形成的征管資料被分成二個(gè)或三個(gè)部分,增添了推行征管資料“一戶式”管理的難度。各基層單位根據(jù)各自的經(jīng)驗(yàn)和需要分類,往往存在分類不科學(xué),內(nèi)容不齊全,重形式,輕內(nèi)容,重復(fù)歸檔,是分戶管理還是分類管理,歸檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等問題,致使資料歸檔、查閱很不方便。

三是征管資料管理流程不統(tǒng)一。沒有統(tǒng)一、完善的稅收征管資料管理流程,或即使有統(tǒng)一完善的稅收征管資料管理流程,各征管單位對(duì)稅收征管資料的采集、傳遞、接收、錄入、歸檔管理仍各行其是。由于管理流程混亂,致使資料內(nèi)容殘缺不全,有的單位上年度的稅收征管資料到下一年就丟失了,殘缺的現(xiàn)象比較明顯,影響了征管資料的系統(tǒng)性、真實(shí)性和連續(xù)性。

四是信息化管理應(yīng)用水平較低。隨著辦公自動(dòng)化、稅收信息化為核心的的新一輪稅收征管改革,地稅征管檔案明顯滯后于稅收工作的要求,信息不能共享,查閱不方便。絕大部分的征管資料都是人工歸檔,計(jì)算機(jī)在征管資料管理上的利用程度比較低,由于缺乏對(duì)檔案資料及相關(guān)數(shù)據(jù)的綜合分析、指導(dǎo)和應(yīng)用,難以達(dá)到檔案利用的最佳效果,檔案管理不能適應(yīng)稅收征管信息化發(fā)展的要求。

四、完善征管檔案管理的幾點(diǎn)建議

一是建立縣局綜合檔案室。原有的縣局綜合檔案室、地稅稽查分局檔案室、分局檔案室等,統(tǒng)一以縣局為單位建立綜合檔案室,這樣既符合精簡、統(tǒng)一、效能的原則,有利于解決重復(fù)管理檔案、重復(fù)工作的問題,能有力地推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)的高效運(yùn)作。實(shí)行由縣局統(tǒng)一管理,各分局不再獨(dú)立管理檔案,原有檔案全部移交縣局綜合檔案室集中管理。縣局各部門檔案工作職責(zé)由原來的直接管理為協(xié)助管理,主要負(fù)責(zé)收集、整理檔案資料,并按要求將上一年檔案資料移送縣局綜合檔案室。這樣既可以節(jié)省人力、物力、財(cái)力,又可以集聚多種因素,較大力度加強(qiáng)縣局機(jī)關(guān)檔案室建設(shè),完善功能,提升總體質(zhì)量,而且還可以減輕分局的工作壓力,更好地投入稅收征管工作中去。

二是實(shí)行檔案工作專業(yè)化。要培養(yǎng)適應(yīng)地稅檔案管理新要求的人員,實(shí)行稅務(wù)檔案管理的專業(yè)化顯提十分必要,一要以現(xiàn)代化的技術(shù)要求為準(zhǔn),結(jié)合本單位實(shí)際情況,有計(jì)劃地對(duì)檔案人員進(jìn)行繼續(xù)教育。二要從工作崗位和個(gè)人基礎(chǔ)條件出發(fā),突出重點(diǎn),解決檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)老化問題,提高檔案人員對(duì)相關(guān)學(xué)科知識(shí)的擴(kuò)展,以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化和信息化的需要。

三是充分發(fā)揮和利用檔案職能。通過檔案綜合分析職能為稅收征管服務(wù)。要強(qiáng)調(diào)對(duì)檔案人員的崗位責(zé)任意識(shí),提高對(duì)檔案工作的認(rèn)知性,甘為稅收業(yè)務(wù)做保障。嚴(yán)格執(zhí)行《浙江省地稅系統(tǒng)稅收征管檔案管理辦法》,注重維護(hù)檔案的完整與安全,抓好檔案的收集、整理、歸檔,充分發(fā)揮檔案信息資源作用,更好地服務(wù)地稅事業(yè)的發(fā)展。