提升檔案利用效果的路徑

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[摘要]檔案利用是實現(xiàn)檔案工作目的的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是檔案工作的最終目的,這項工作做得好與壞，將直接影響黨和國家及單位的安全和利益，檔案利用效果則是對檔案利用工作及整個檔案管理工作的評價和檢驗。如何充分開發(fā)利用檔案信息資源，將檔案信息提供給用戶，實現(xiàn)檔案的價值，提高檔案利用效果，這是新形勢下檔案工作者必須思考和解決的一個問題。

[關(guān)鍵詞]檔案資源；利用效果；途徑對策

一、檔案資源管理利用工作存在的主要問題

目前，我國的檔案管理已從傳統(tǒng)的實體管理向檔案信息化管理發(fā)展,檔案服務職能已從行政服務向社會化服務過渡,檔案信息資源作為社會共享的信息資源的一部分，也越來越受到人們的重視。隨著社會發(fā)展和公眾檔案意識的不斷提高,人們對各類信息的查詢需求不斷增加,政府在進行社會管理和經(jīng)濟建設(shè)過程中對檔案資源的利用要求也越來越高。然而,由于歷史原因和傳統(tǒng)影響,檔案服務的渠道還受到服務手段陳舊、服務平臺落后、服務資源不足、檔案信息化建設(shè)滯后等因素的制約，在檔案信息資源管理利用過程中存在著諸多問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）管理意識不強，對檔案的重視程度不夠。檔案管理工作對各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為單位帶來巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。但是，相當一部分人員包括部分領(lǐng)導干部對檔案工作重視度不夠，管理人員管檔意識不強，對檔案管理工作重“藏”輕“用”，對于檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益缺乏廣泛的宣傳，使人們在認識上存在一些誤區(qū)，多數(shù)人有“自留自方便”的想法，舍不得也不愿意把部門的材料歸檔，更不愿意向檔案部門移交而是個人封檔保存。這樣不僅不利于資源共享，而且使利用者浪費時間、精力，去重新收集原始數(shù)據(jù)，不同程度地影響了工作的進展。

（二）管理力量薄弱，管理手段落后，管理水平不高，管檔人員素質(zhì)參差不齊。大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、檔案管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員安于現(xiàn)狀，整天是一份報紙一壺茶守攤子，缺乏創(chuàng)新意識和積極的工作態(tài)度，日常事務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，這些都嚴重影響了檔案信息后期的開發(fā)與利用。

（三）檔案的深度加工環(huán)節(jié)薄弱，檔案編研過程中信息資源不足，給深層次開發(fā)利用檔案信息資源帶來重要影響。檔案管理部門在檔案升級過程中，撰寫了一些編研資料，但大部分還是停留在一般簡單的匯編，而提供系統(tǒng)的、數(shù)據(jù)全面、分析準確的專題編研材料還為數(shù)不多，給查找和利用帶來一定的不便。

二、提高檔案利用效果的途徑及手段

（一）提高檔案利用效果，必須解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，增強意識，走出自我封閉的思維模式。加強檔案管理隊伍建設(shè)，優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，有計劃、有重點地進行培訓，更新知識，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，充分調(diào)動檔案人員的積極性和創(chuàng)造性，樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發(fā)點和歸宿，使其養(yǎng)成較強的歸檔意識。經(jīng)常深入基層科室廣泛收集材料，建立完善的檔案收集網(wǎng)絡體系，加強聯(lián)系，溝通信息，廣泛收集。

（二）加強檔案信息化建設(shè)，加快現(xiàn)代化管理步伐。隨著檔案數(shù)量的不斷增加和現(xiàn)代社會對檔案利用的要求，傳統(tǒng)的檔案利用方式和方法已不適應檔案用戶的需求。改進和更新檔案利用的方法和技術(shù)，推動檔案信息資源利用的信息化建設(shè)是提升檔案管理與利用工作的趨勢，因此，檔案管理部門應該順應信息時展的需要，以檔案信息化建設(shè)為契機，認真分析信息化建設(shè)對傳統(tǒng)檔案管理模式造成的沖擊，充分認識信息化建設(shè)所引發(fā)的檔案工作理論與工作方法的突破與變革，應用數(shù)字化技術(shù)手段與網(wǎng)絡工具，提高開發(fā)檔案資源的能力與水平，開展網(wǎng)絡檔案服務。在不斷采用現(xiàn)代化管理手段提高檔案管理與利用現(xiàn)代化水平的同時，以自己獨特的利用服務方式更好地為社會發(fā)展服務，不斷滿足社會對檔案信息的需求。

（三）加大檔案利用宣傳力度，簡化利用手續(xù)，完善利用制度，不斷創(chuàng)造其他的便利社會各個方面和廣大人民群眾利用檔案的檔案利用形式，為利用者提供更豐富的、更便捷、更人性化、更高效的檔案信息服務方式，不斷推出社會關(guān)心、人民群眾需要的檔案信息，真正做到讓利用者方便，讓人民群眾滿意。

總之，提高檔案利用效果是新時期檔案管理工作再提高的系統(tǒng)工程，我們不但要從檔案部門的角度出發(fā)探討如何提高檔案利用效果，也要從利用者的角度出發(fā)進行研究，尋找對策，找出方法，以最大限度地滿足利用者不斷提高的檔案利用需求，從而促進包括利用工作在內(nèi)的整個檔案工作的發(fā)展與進步。