探求檔案管理社會化任事

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一、企業(yè)檔案管理的傳統(tǒng)化模式存在的問題

傳統(tǒng)管理效率低，企業(yè)自主性較差在市場經(jīng)濟(jì)體制下，我國企業(yè)檔案工作運行機制的形成很大程度上受到行政力量作用的影響，主要是由于國家各級檔案行政管理部門通過組織和文件、檢查評比、人員培訓(xùn)以及經(jīng)驗推廣等比較直接、具體的管理手段推動企業(yè)檔案工作的開展，這些管理的規(guī)定內(nèi)容缺乏一定的靈活性，顯得比較生硬、死板，不利于發(fā)揮企業(yè)主管的主觀能動性，更不利于企業(yè)形成個性化的發(fā)展模式，充分實現(xiàn)開發(fā)和利用企業(yè)檔案信息資源的目的。檔案行政部門和專業(yè)主管機關(guān)在市場經(jīng)濟(jì)體制下職能出現(xiàn)了變動，逐漸增強了企業(yè)的自主性。因此，企業(yè)檔案工作順利開展的重要影響因素是企業(yè)自身對檔案信息管理的需求。

二、企業(yè)檔案管理社會化服務(wù)的策略

（一）健全檔案中介市場體系，構(gòu)建企業(yè)檔案管理新模式

目前檔案中介機構(gòu)在發(fā)展過程中依然存在很多問題和不足，主要沒有足夠的檔案協(xié)會數(shù)量、管理水平低、缺乏較低的行業(yè)自律性、服務(wù)水平不高等，市級的檔案協(xié)會只有深圳市一家，地方檔案中介結(jié)構(gòu)也遠(yuǎn)不能跟上時代前進(jìn)的步伐，只有一家從事中介服務(wù)的檔案機構(gòu)，缺乏檔案協(xié)會的檢查和監(jiān)督，毋庸置疑檔案管理質(zhì)量是比較差的，這足以說明企業(yè)檔案的社會化管理水平依然處于比較低的狀態(tài)。針對企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，在對檔案進(jìn)行社會化管理時，需要不斷規(guī)范中介市場的建設(shè)，規(guī)范的內(nèi)容主要有規(guī)定檔案管理結(jié)構(gòu)的職責(zé)，管理機制采取什么樣措施履行自己的職責(zé)以及對中介機構(gòu)工作實施什么樣的評價。因此，應(yīng)積極建立相應(yīng)的工作運行機制，該機制中需要對職責(zé)有一個明確的認(rèn)識和了解，然后有分明的程序以及有著相互約束、相互制約的關(guān)系，為社會化管理工作能夠正常地運行創(chuàng)造良好的條件。

（二）建立行業(yè)協(xié)會，營造良好的檔案管理社會化環(huán)境

應(yīng)在相關(guān)政策的支持下及相關(guān)信息的引導(dǎo)下建立起檔案中介結(jié)構(gòu)，然后使該機構(gòu)能夠在相應(yīng)的扶持下轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂凶灾鹘?jīng)營能力與獨立核算能力的社會化服務(wù)機構(gòu)，當(dāng)該機構(gòu)進(jìn)入到正常的運行狀態(tài)時應(yīng)采取切實可行的措施使其抓住有利的時機發(fā)展成為具有管理能力的檔案協(xié)會，然后對檔案協(xié)會的檔案管理移交工作給予相應(yīng)的幫助，為其管理工作能夠有計劃、有序地進(jìn)行提供可靠的保障。檔案行政管理部門在指導(dǎo)和扶持檔案協(xié)會的基礎(chǔ)上，應(yīng)最大限度地發(fā)揮自身的作用提高檔案協(xié)會的管理能力，使其能夠為檔案管理的完整、有序以及合理做好充分的準(zhǔn)備。檔案行政管理部門在履行對檔案協(xié)會的監(jiān)督和管理時，也應(yīng)該嚴(yán)格自律、切實履行好自己的職能，能夠在法律法規(guī)的范圍內(nèi)行使自己的行為，實現(xiàn)約束自己及檔案協(xié)會的目的。

（三）實現(xiàn)檔案行政部門與中介結(jié)構(gòu)的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)發(fā)展

隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案中介結(jié)構(gòu)隨之出現(xiàn)，反過來對檔案事業(yè)的發(fā)展也具有重要的作用。雖然在職能方面檔案行政管理部門與中介結(jié)構(gòu)具有一定的差異，但二者需要始終堅持科學(xué)發(fā)展觀的思想，在分工與合作過程中實現(xiàn)協(xié)調(diào)發(fā)展的目的。促使二者協(xié)調(diào)發(fā)展，需要切實做好以下兩方面工作：

1.開展立法研究。關(guān)于檔案中介服務(wù)的問題，國家還沒有制定相應(yīng)的行政規(guī)章或檔案行政法規(guī)，在加強立法和政策研究方面，全國各地的檔案行政管理部門需要從當(dāng)?shù)氐膶嶋H情況出發(fā)制定出切實可行的行政法規(guī)或行政規(guī)章。地方性檔案法規(guī)應(yīng)對檔案中介結(jié)構(gòu)的執(zhí)業(yè)人員素質(zhì)、經(jīng)營范圍以及接受檔案行政機關(guān)監(jiān)督等方面的內(nèi)容作出相應(yīng)的規(guī)定；

2.加大宏觀調(diào)控。針對本地區(qū)的檔案中介服務(wù)問題，檔案行政管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真地調(diào)查，對中介結(jié)構(gòu)的經(jīng)營范圍、數(shù)量、存在的問題以及規(guī)模有一個準(zhǔn)確的了解和把握，然后引導(dǎo)該機構(gòu)能夠從市場需求出發(fā)使不同類型的機構(gòu)發(fā)展具有一定的層次性，防止中介結(jié)構(gòu)進(jìn)行無序的競爭，使中介機構(gòu)變得更加規(guī)模化、合理化以及科學(xué)化，實現(xiàn)檔案社會管理服務(wù)化的最終目的。

作者：孫玉萍單位：吉林省梨樹縣企業(yè)信息中心