管窺加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理有效途徑

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一、工程項(xiàng)目檔案管理問(wèn)題的原因分析

（一）人員問(wèn)題

工程項(xiàng)目的檔案管理工作人員素質(zhì)不高，專業(yè)的檔案人員緊缺。建筑公司工程項(xiàng)目的文檔保管人員調(diào)動(dòng)頻繁，有些職員剛熟悉工程文檔工作就被調(diào)走了，或是辭去文檔收集的工作。工程項(xiàng)目施工單位沒(méi)有專職檔案保管人員，各種資料由不同部門(mén)的人保管，在工程后期，有些資料簽字手續(xù)不完備，需要施工單位或監(jiān)理人員簽字，但是這些人很難短時(shí)間內(nèi)處理這些事情，延遲了工程文件、檔案整理時(shí)間。

（二）管理問(wèn)題

工程項(xiàng)目的檔案部門(mén)長(zhǎng)期以來(lái)屬于企業(yè)的邊緣部門(mén)，企業(yè)不愿意花高薪聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理工作人員，工程項(xiàng)目檔案管理工作發(fā)展進(jìn)度遲緩。建設(shè)單位對(duì)工程項(xiàng)目檔案的管理理念淡薄，認(rèn)為工程檔案無(wú)法為工程建設(shè)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。對(duì)工程項(xiàng)目檔案的管理僅局限在“被保管好、不丟失”層面，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到工程檔案是工程建筑公司的重要信息資源、知識(shí)資源，能夠?yàn)楣緞?chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的價(jià)值。

（三）技術(shù)問(wèn)題

工程項(xiàng)目檔案是建設(shè)公司最寶貴的資源之一，但是當(dāng)前很多工程項(xiàng)目建設(shè)單位仍然以手工操作為主，只是簡(jiǎn)單運(yùn)用office軟件進(jìn)行文檔輸入，工作效率低下，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的查找、分析困難重重，遠(yuǎn)不能滿足信息時(shí)代的要求，工程檔案管理的信息技術(shù)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用已迫在眉睫。工程項(xiàng)目檔案管理不僅需要使用傳統(tǒng)的信息技術(shù)，也要逐步建立具備提供多層次、全方位的數(shù)據(jù)參考的統(tǒng)一平臺(tái)。

二、做好工程項(xiàng)目檔案管理的方法

（一）理順工程檔案各參與方的關(guān)系

工程項(xiàng)目檔案管理工作涉及多個(gè)單位和部門(mén)，做好這一工作必須理順工程檔案參與方之間的關(guān)系。建設(shè)單位要為工程項(xiàng)目的可行性研究準(zhǔn)備必要可靠的數(shù)據(jù)和資料，對(duì)招投標(biāo)文件、施工圖設(shè)計(jì)、工程監(jiān)理單位委托、工程驗(yàn)收文件等準(zhǔn)備齊全，嚴(yán)格執(zhí)行，積極協(xié)調(diào)和設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位與施工單位的關(guān)系以保證工程文件、檔。另外勘察、設(shè)計(jì)、施工、工程監(jiān)理單位都必須在其資質(zhì)等級(jí)許可的范圍內(nèi)承攬工程、開(kāi)展工作。

（二）規(guī)范工程文件、檔案填寫(xiě)的基本要求

工程項(xiàng)目檔案工作能否做到準(zhǔn)確與工程文檔填寫(xiě)的基本要求及其責(zé)任是否明確直接相關(guān)。檔案是否完整是檔案價(jià)值能夠充分實(shí)現(xiàn)的前提條件。由于建筑行業(yè)的施工是一項(xiàng)長(zhǎng)期、繁雜的過(guò)程，也是形成工程文件、檔案種類最多、數(shù)量最大的重要時(shí)期。工程項(xiàng)目文檔的管理必須明確各自的責(zé)任劃分，嚴(yán)格審核工作開(kāi)展情況。

（三）建立工程項(xiàng)目檔案管理文化

建立工程項(xiàng)目組織文化可以從以下方面努力：培育良好的工作氛圍，提高組織向心力，明確崗位分工和職責(zé)，建立激勵(lì)約束機(jī)制，提高職員工作熱情，促使員工提升自我工作能力。充分重視挖掘工程檔案的價(jià)值，實(shí)時(shí)更新文檔，根據(jù)工程項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)程進(jìn)行跟蹤服務(wù)，定期、不定期地召開(kāi)工程檔案管理和工程檔案信息資源開(kāi)發(fā)會(huì)議，采取有力措施完善現(xiàn)有制度的不足。完善檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并加強(qiáng)維護(hù)，保證交流通暢。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)

做好工程項(xiàng)目檔案管理工作的核心在于人才的培養(yǎng)。文檔管理工作持續(xù)性不強(qiáng)、質(zhì)量不高，歸根結(jié)底在于檔案管理人員的缺乏和素質(zhì)不高。工程建設(shè)企業(yè)必須加強(qiáng)文檔工作人員的培養(yǎng)，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行定期的工程項(xiàng)目建設(shè)專業(yè)和文檔管理方面的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)符合工程文件、檔案管理要求的復(fù)合型人才。

作者：田園單位：北京印鈔有限公司