檔案管理創新的探析

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一、風險應對策略

檔案的原始性和文化傳承性決定了檔案信息安全管理的特殊性，要保障檔案內容的長期性和持續性，就要充分認識風險，采取安全防范體系，增強對風險的抵抗能力。

1.技術方面的風險管理

需要從網絡訪問、信息傳輸、操作系統及其應用軟件系統等各個方面加固網絡訪問控制，避免內網數據的流失，采用入侵檢測技術動態監控網絡，防治數據加密技術信息泄露，利用查殺技術防止系統文件遭破壞，防治規避設備故障風險等。

2.管理方面的風險管理

建立治理措施，制定安全操作規程，推行各類檔案信息的組織、保存和管理策略，按照使用要求采取分級存儲策略進行管理，采取制作紙質拷貝的方式實施格式轉換以及版本跟蹤管理，定期輪換崗位和降低單人集中管理之安全風險。

3.技術和管理的動態監控管理

按照檔案管理制度、標準規范不斷修訂、改進和完善管理制度，在充分了解技術防護產品和使用方法的基礎上，實施安全管理手段加以實施落實。建立監督執行體系。化過程跟蹤與控制，確保檔案管理措施的落實到位，實現信息化工作的總體要求,，通過過程跟蹤、分析和管理，確保各項措施標準規范的完善與升級擴展。

二、檔案管理實現信息化

1.建立檔案信息自動化系統的管理體制

信息自動化是檔案管理系統的建設目標，要把高度集中管理和方便使用相結合。重點解決分散現象，從管理制度上保證業務技術規范硬軟件的選用，把各個層次檔案信息自動化系統實行集中統一管理，不避免自建系統，造成信息分割和資源浪費，組建一個規范化的“檔案信息系統”，建立集中統一管理下的分散式系統。

2.資源的有效化利用

檔案信息化管理就是為了提高檔案資源的有效利用率，擴展利用空間。因此在檔案管理上要密切注意優化使用程序，提高資源的使用率，對于檔案資源的掃描以及整理環節一定要注意資源的準確性，資源信息化系統建設之前要固定人員，在信息的錄入過程中監督人員應履行相應的職責，同時仍需要大量人力物力的投入，對于檔案的更新也應得到一定的技術支持，同時還應配備相關的專門的部門開展檔案的更新工作

3.建立檔案管理信息化的管理系統

隨著現代多媒體技術以及互聯網的廣泛應用，充分利用現代信息的手段，推進信息化進程，不斷順應信息時展的客觀要求。確立一個總體規劃，然后逐步實現檔案管理在信息搜索。

三、檔案管理要實現高利用率

隨著網絡技術的快速發展，利用計算機進行檔案管理工作已經是大勢所趨。不但可以提高管理工作的效率和準確性嗎，還可以增強檔案管理的適用性和兼容性，實現了完成檔案的自動化、電子化。

1.充分利用現代網絡優勢，擴大檔案輻射層面。調動職能部門、社會團體形成自覺支持檔案管理工作的風氣。提高對檔案功能的認識。以多元化的活動積淀下來的歷史印記，有效促進檔案文化傳播、發展以及創新的發展，滿足社會文化建設日益增長的檔案利用需求。

2.加快檔案數字化建設，推進現代化管理。檔案信息數字化是推進檔案現代化管理的基礎，檔案管理技術要與社會先進水平同步。進行檔案信息的現代化管理，不斷提升服務能力。利用網絡的可共享資源，可供人們在與局域網聯通的計算機檢索查閱，如果基本具備檔案信息數字化的客觀物質條件，不需另行大的投入，只需檔案信息的數字化加工。可以大量存儲、管理、利用數字化檔案資源，提高檔案服務水平，實現資源優勢共享。

四、加強檔案管理工作建設

建立完善的人才培養機制，加強崗位培訓工作，提高檔案管理人員整體素質和能力水平，創建有理想、有現代科學技術的綜合型人才以及專業人才的檔案管理團隊，有效地提高管理工作的效率，建設好兼職檔案管理隊伍，加強培訓，掌握文史知識，了解檔案的作用，熟悉檔案信息資源。尊重檔案尊重歷史，不能任意篡改和歪曲檔案的內容和特征，要實事求是原則，尊重歷史忠于職守；建立健全人才競爭激勵機制，培養成具有全面專業知識及技能的檔案管理團隊，成為加快檔案數字化建設，推動現代化管理工作的人才保障。

作者：崔勇單位：富裕縣民政局低保中心